Administrateur/Administratrice de bureau

Messages importants

Nous sommes aussi engagés à instaurer un milieu de travail inclusif et exempt d’obstacles, dès le processus de sélection. Si vous avez besoin de mesures d’adaptation à une étape ou une autre du processus d’évaluation, veuillez envoyer un message à l’adresse indiquée ci-dessous sous la rubrique Personnes-ressources pour en faire la demande. Les renseignements reçus au sujet de mesures d’adaptation seront traités confidentiellement.

Mesures d’adaptation en matière d’évaluation

❗❗ 𝗡𝗢𝗧𝗘 𝗧𝗥È𝗦 𝗜𝗠𝗣𝗢𝗥𝗧𝗔𝗡𝗧𝗘 ❗❗
Il est de votre responsabilité, comme candidat, de démontrer de façon claire que vous rencontrez les critères de présélection (c.-à-d. 𝗹𝗲𝘀 é𝘁𝘂𝗱𝗲𝘀 𝗲𝘁 𝗹𝗲𝘀 𝗲𝘅𝗽é𝗿𝗶𝗲𝗻𝗰𝗲𝘀, 𝘁𝗮𝗻𝘁 𝗲𝘀𝘀𝗲𝗻𝘁𝗶𝗲𝗹𝗹𝗲𝘀 𝗾𝘂'𝗮𝘁𝗼𝘂𝘁𝘀). Veuillez noter qu'il n'est pas suffisant d'affirmer que vous possédez les qualifications requises, ou d'énumérer vos responsabilités actuelles. Il faut plutôt donner des exemples concrets qui démontrent comment vous satisfaites les exigences. Fournir de l'information insuffisante pourrait entraîner l'élimination de votre candidature au présent processus. Veuillez consulter l'exemple suivant d'une réponse qui ne rencontre pas la présélection vs. qui rencontre la présélection.
________________________________________________________________________________
𝗘𝗫𝗘𝗠𝗣𝗟𝗘 𝗗𝗘 𝗖𝗥𝗜𝗧È𝗥𝗘: Expérience de l'utilisation de divers logiciels informatiques de la suite Microsoft (au minimum : Word, Excel, ET Outlook).

❌ 𝗡𝗘 𝗥𝗘𝗡𝗖𝗢𝗡𝗧𝗥𝗘 𝗣𝗔𝗦 𝗟𝗔 𝗣𝗥É𝗦É𝗟𝗘𝗖𝗧𝗜𝗢𝗡 : Oui, j'ai de l'expérience dans l'utilisation de la suite Microsoft. Voir mon curriculum vitae.

✅ 𝗥𝗘𝗡𝗖𝗢𝗡𝗧𝗥𝗘 𝗟𝗔 𝗣𝗥É𝗦É𝗟𝗘𝗖𝗧𝗜𝗢𝗡 : J'ai plus de 14 ans d'expérience dans l'utilisation des logiciels de la suite MS Office : Outlook, Word, Power Point et Excel. Pendant mes études universitaires en tant qu'assistante administrative juridique, il était impératif que je maintienne une moyenne de plus de 80 % dans tous les programmes MS Office, et j'ai maintenu une moyenne de plus de 95 % dans tous les programmes.

Au cours de mon expérience professionnelle en tant que poste A, poste B et poste C, j'ai utilisé MS Word quotidiennement pour rédiger divers documents, lettres et mémos destinés aux membres du personnel et à la clientèle. J'ai utilisé MS Excel quotidiennement pour mettre à jour toutes les commandes de produits aux clients de l'industrie, et j'ai maintenu un inventaire précis des pièces. Au poste C de l'entreprise X, j'ai utilisé Excel pour créer une feuille de calcul du budget, suivre les dépenses et créer des rapports de synthèse et des graphiques mensuels. Dans tous les postes énumérés précédemment, j'ai utilisé MS Outlook quotidiennement pour rédiger des courriels et envoyer des documents aux membres du personnel, à la clientèle et aux contribuables, ainsi que la fonction calendrier pour planifier des réunions internes et externes, organiser mes tâches, etc.

En tant que titulaire du poste D au sein de la société Y, j'utilise MS Word pour créer des affiches, des dépliants, des questionnaires et des invitations à la clientèle et aux membres de l'équipe. J'utilise MS Excel pour créer et maintenir un système comptable précis pour les comptes créditeurs, les comptes débiteurs, les revenus et les dépenses.
________________________________________________________________________________

⇒ Les questions de sélection seront utilisées comme outil principal dans le processus de sélection. Le résumé peut être utilisé pour étayer les informations fournies. Le comité de sélection ne peut faire aucune hypothèse sur l'expérience du candidat et ne contacteront pas les candidats pour obtenir des informations supplémentaires ou potentiellement manquantes. Veuillez noter que votre capacité à communiquer efficacement par écrit peut être évaluée via l'application.

⇒ Veuillez lire attentivement la section "𝗔𝘂𝘁𝗿𝗲𝘀 𝗿𝗲𝗻𝘀𝗲𝗶𝗴𝗻𝗲𝗺𝗲𝗻𝘁𝘀" de la présente annonce puisqu’elle contient des renseignements importants concernant votre demande.

Tâches

✅ Fournir des services aux clients en personne, par téléphone et par voie électronique ;
✅ Créer et tenir à jour des dossiers papier et électroniques sur les navires et les candidats ;
✅ Préparer des rapports financiers et respecter les échéances relatives aux prévisions et à l'établissement du budget ;
✅ Le traitement des factures liées à la prestation de services et le suivi des créances anciennes ;
✅ Gérer le centre d'examen pour les candidats ;
✅ Gérer le parc de véhicules de bureau en conformité avec les directives régionales ;
✅ Gérer, suivre et acquérir du matériel de bureau, des biens et des inventaires ;
✅ Produire et soumettre les rapports trimestriels et annuels ;
✅ Assurer la liaison avec Services publics et Approvisionnement Canada en ce qui concerne l'entretien du milieu de travail.

Milieu de travail

📢 𝗧𝗥𝗔𝗡𝗦𝗣𝗢𝗥𝗧𝗦 𝗖𝗔𝗡𝗔𝗗𝗔 : 𝗨𝗡 𝗖𝗛𝗔𝗡𝗚𝗘𝗠𝗘𝗡𝗧 𝗗𝗘 𝗖𝗔𝗥𝗥𝗜È𝗥𝗘 𝗜𝗡𝗧𝗘𝗟𝗟𝗜𝗚𝗘𝗡𝗧! 📢

Appliquez aujourd'hui pour une opportunité de joindre à Transports Canada.
Nous recherchons des candidats dynamiques qui aideront à façonner et à construire le Transports Canada de demain. Les personnes sélectionnées auront la possibilité d'accroître leur expérience et leur expertise. Nous avons hâte d'avoir de vos nouvelles!

Transports Canada compte plus de 6 000 employés talentueux et motivés qui travaillent dans les régions de l'Atlantique, du Québec, de l'Ontario, des Prairies et du Nord, du Pacifique et à l'administration centrale d'Ottawa. Nous élaborons des politiques et applique des lois et des règlements qui favorisent l'efficacité des transports, la sécurité, la responsabilité environnementale et l'harmonisation avec les normes mondiales. Notre vision consiste en un système de transport sûr, sécuritaire, vert, innovateur et intégré qui appuie la croissance commerciale et économique, un environnement plus propre et le bien-être de la classe moyenne canadienne. Notre programme de transformation vise à adopter des nouvelles façons de réfléchir à la prestation des services et de superviser le système de transport.

Nous sommes un employeur qui favorise le bien-être des employés, nous offrons un milieu de travail ouvert et respectueux, des avantages sociaux compétitifs et des horaires de travail flexibles qui favorisent la conciliation travail-vie personnelle.

Transports Canada estime que pour être en mesure de servir efficacement le public, son effectif doit refléter la diversité de la population canadienne. Le Ministère s'engage à avoir un effectif représentatif de la population canadienne qu'il sert. Si vous êtes une personne autochtone, une personne handicapée, un membre d'un groupe racialisé* et/ou une femme et que vous souhaitez apporter des perspectives et des idées différentes, nous vous encourageons à vous déclarer dans le cadre de ce processus de dotation. Ces renseignements peuvent être pris en compte dans les stratégies et les décisions de sélection du ministère afin de respecter notre engagement à éliminer les écarts pour ces groupes.

*Veuillez noter que ce groupe est actuellement désigné comme membre des minorités visibles dans la Loi sur l'équité en matière d'emploi et le formulaire d'auto-déclaration.

Intention du processus

Le besoin actuel est de doter un poste anglais essentiel de façon permanente à Lewisporte (Terre-Neuve-et-Labrador).

Un bassin de candidats qualifiés et/ou partiellement qualifiés pourrait être établi pour doter des postes similaires ou identiques de durées variées (type et durée) au sein de Transports Canada.

Postes à pourvoir : 1

Les renseignements que vous devez fournir

Votre curriculum vitae.

Afin que votre candidature soit retenue, votre demande doit clairement décrire comment vous répondez aux énoncés suivants (qualifications essentielles)

————
É𝗧𝗨𝗗𝗘𝗦
————
𝗘𝗧𝟭. Diplôme ou un grade d’un établissement d’enseignement postsecondaire reconnu.

Équivalence des diplômes

——————
𝗘𝗫𝗣É𝗥𝗜𝗘𝗡𝗖𝗘𝗦
——————
𝗘𝗫𝟭. Expérience dans la prestation de services de soutien administratif*.

𝗘𝗫𝟮. Expérience dans la prestation de service à la clientèle au téléphone, en personne ou par écrit.

𝗘𝗫𝟯. Expérience dans l’utilisation de logiciels de traitement de texte ET de tableurs.

*Les services de soutien administratif se définit comme étant mais sans s’y limiter à: la gestion d’agendas, la planification et l’organisation de réunions/téléconférences, la préparation et le classement des dossiers pour les réunions et de la documentation connexe, l’obtention de l’équipement et des fournitures de bureau, la tenue d’un système de classement, l’entrée de données, la prise de notes, la coordination des arrangements de voyage, et autres tâches connexes.

Si vous répondez à certains des énoncés suivants, votre demande doit également clairement décrire comment vous y répondez (autres qualifications)

————————————————
É𝗧𝗨𝗗𝗘𝗦 𝗖𝗢𝗡𝗦𝗧𝗜𝗧𝗨𝗔𝗡𝗧 𝗨𝗡 𝗔𝗧𝗢𝗨𝗧
————————————————
𝗔𝗘𝗗𝟭. Diplôme ou un grade d’un établissement d’enseignement postsecondaire reconnu avec une spécialisation dans un domaine pertinent au travail à exécuter (p.ex. gestion de bureau, administration de bureau).

Équivalence des diplômes

——————————————————
𝗘𝗫𝗣É𝗥𝗜𝗘𝗡𝗖𝗘 𝗖𝗢𝗡𝗦𝗧𝗜𝗧𝗨𝗔𝗡𝗧 𝗨𝗡 𝗔𝗧𝗢𝗨𝗧
——————————————————
𝗔𝗘𝗫𝟭. Expérience des systèmes de données d'entreprise.

Les énoncés suivants seront utilisés / évalués à une date subséquente (essentiels à l'emploi)

Anglais essentiel

Renseignements sur les exigences linguistiques

—————
𝗖𝗔𝗣𝗔𝗖𝗜𝗧É𝗦
—————
𝗖𝟭. Capacité à utiliser une variété de logiciels informatiques tels que Microsoft Word et Excel

𝗖𝟮. Capacité à communiquer efficacement à l’oral

𝗖𝟯. Capacité à communiquer efficacement à l’écrit

————————————
𝗤𝗨𝗔𝗟𝗜𝗧É𝗦 𝗣𝗘𝗥𝗦𝗢𝗡𝗡𝗘𝗟𝗟𝗘𝗦
————————————
𝗤𝗣𝟭. Raisonnement

𝗤𝗣𝟮. Fiabilité

𝗤𝗣𝟯. Souci du détail

𝗤𝗣𝟰. Entregent

𝗤𝗣𝟱. Sens du service à la clientèle

Conditions d'emploi

Autorisation sécuritaire Cote de fiabilité

———————————————
𝗔𝗨𝗧𝗥𝗘𝗦 𝗖𝗢𝗡𝗗𝗜𝗧𝗜𝗢𝗡𝗦 𝗗'𝗘𝗠𝗣𝗟𝗢𝗜
———————————————
• Être apte et disposé de voyager occasionnellement
• Être titulaire d’un permis de conduire valide

Autres renseignements

La fonction publique du Canada s’est engagée à se doter d’un effectif compétent qui reflète la diversité de la population canadienne qu’elle dessert. Nous favorisons l’équité en matière d’emploi et vous encourageons à indiquer dans votre demande d’emploi si vous appartenez à un des groupes désignés.

Renseignements sur l’équité en matière d’emploi

⇒ Dans le cadre du présent processus de sélection, nous avons l'intention de communiquer avec les postulant(e)s par 𝗖𝗢𝗨𝗥𝗥𝗜𝗘𝗟 aux fins de présélection/évaluation (y compris la transmission des résultats de la présélection et l'envoi d'invitations aux tests écrits et aux entrevues). 𝗟𝗲𝘀 𝗰𝗮𝗻𝗱𝗶𝗱𝗮𝘁𝘀 𝗲𝘁 𝗰𝗮𝗻𝗱𝗶𝗱𝗮𝘁𝗲𝘀 𝗱𝗼𝗶𝘃𝗲𝗻𝘁 𝗶𝗻𝗱𝗶𝗾𝘂𝗲𝗿 𝘂𝗻𝗲 𝗮𝗱𝗿𝗲𝘀𝘀𝗲 é𝗹𝗲𝗰𝘁𝗿𝗼𝗻𝗶𝗾𝘂𝗲 𝘃𝗮𝗹𝗶𝗱𝗲 𝗱𝗮𝗻𝘀 𝗹𝗲𝘂𝗿 𝗱𝗲𝗺𝗮𝗻𝗱𝗲. Il incombe aux candidats de s'assurer que cette adresse est valide et qu'elle accepte les messages provenant d'utilisateurs inconnus (certains systèmes bloquent ces types de courriels). Il est recommandé d'inclure une autre adresse courriel dans votre profil. Il incombe également aux candidats et candidates de s'assurer que les coordonnées qu'ils fournissent sont exactes et mises à jour, au besoin.

⇒ Votre application ainsi que vos réponses aux questions de présélection pourront être utilisées pour évaluer votre capacité de communiquer efficacement à l'écrit.

⇒ Chaque personne a le droit de participer à un processus de nomination dans la langue officielle de son choix. Nous demandons aux postulantes et postulants de mentionner leur(s) langue(s) préférée(s) dans leur demande d'emploi.

⇒ Les personnes qui ne peuvent pas postuler en ligne ou les personnes qui ont un handicap qui les empêchent de postuler en ligne sont priées d'en informer la personne-ressource responsable de ce processus avant la date d’échéance.

Préférence

La préférence sera accordée aux anciens combattants d’abord, puis aux citoyens canadiens et aux résidents permanents, à l’exception d’un poste situé au Nunavut, où les Inuits du Nunavut seront nommés en premier.

Renseignements sur la préférence aux anciens combattants

Nous remercions d'avance ceux et celles qui auront soumis une demande d'emploi, mais nous ne contacterons que les personnes choisies pour la prochaine étape de sélection.