Adjoint administratif / adjointe administrative (Répertoire)

Messages importants

Nous sommes aussi engagés à instaurer un milieu de travail inclusif et exempt d’obstacles, dès le processus de sélection. Si vous avez besoin de mesures d’adaptation à une étape ou une autre du processus d’évaluation, veuillez envoyer un message à l’adresse indiquée ci-dessous sous la rubrique Personnes-ressources pour en faire la demande. Les renseignements reçus au sujet de mesures d’adaptation seront traités confidentiellement.

Mesures d’adaptation en matière d’évaluation

Lorsque vous présentez une demande pour ce processus de sélection, vous ne postulez pas pour un poste particulier, mais à un répertoire dans l'éventualité de postes à pourvoir. Au fur et à mesure que des postes seront disponibles, les postulants pourraient être contactés aux fins d'examen.

VEUILLEZ PRENDRE NOTE QUE NOUS N’ACCEPTERONS QUE LES DEMANDES EN LIGNE SOUMISES DANS LE SITE CANADA.CA. Les personnes handicapées qui ne sont pas en mesure de présenter une demande en ligne sont priées de communiquer avec la personne-ressource indiquée au bas de la présente annonce.

REMARQUE : Il faut soumettre les demandes en ligne en cliquant sur le bouton ci-dessous. Veuillez ne pas envoyer votre curriculum vitæ ou votre demande à la personne-ressource indiquée, sauf si vous êtes une personne handicapée qui n’est pas en mesure de présenter sa demande en ligne. La personne-ressource peut répondre aux questions générales.

Si vous ne répondez pas complètement aux questions de sélection selon les directives, il se peut que vous soyez éliminé de la présélection. Il est inacceptable d’écrire simplement «Voir C.V. » dans l’espace prévu pour les réponses aux questions. Vous DEVEZ clairement démontrer par écrit que vous répondez aux exigences essentielles liées à l’éducation et à l’expérience. Veuillez fournir des exemples et décrire les travaux/fonctions que vous avez exécutés. Tout manquement à cette exigence pourrait entraîner l’élimination de votre demande durant la présélection.

Votre demande sera conservée au répertoire pendant 120 jours. Un préavis sera affiché au menu Mon dossier de postes de votre compte 20 jours avant l'expiration de votre demande. Si vous n'en tenez pas compte, votre demande sera désactivée et votre candidature ne pourra plus être prise en considération pour les présentations à partir de ce répertoire. Advenant l'expiration de votre demande pendant la durée d'effet de ce répertoire, un préavis sera affiché dans votre compte. Si vous désirez confirmer votre intérêt et réactiver votre demande, sélectionnez le lien Renouvellement de ma demande.

L’ensemble des qualités considérées comme un atout, des exigences opérationnelles et des besoins organisationnels serviront peut-être à trier les demandes. Si vous possédez ces qualités, veuillez clairement démontrer par écrit dans quelles mesures vous répondez aux critères. Veuillez fournir des exemples et décrire les fonctions que vous avez exercées. Si vous ne vous conformez pas à cette exigence, votre candidature risque d'être rejetée.

Une attestation d’études (seuls les originaux seront acceptés) sera exigée et devra être fournie au cours du processus de sélection afin de vérifier que les candidats satisfont à l’exigence liée à l’éducation. Les candidats non en mesure de fournir la preuve qu’ils satisfont à cette qualification essentielle pourraient voir leur candidature éliminée. De plus, veuillez prendre note que si le nom figurant sur vos diplômes diffère de celui qui apparaît sur votre carte d’identité avec photo la plus récente, vous devrez fournir une preuve de changement de nom.

Les études/formations effectuées à l’extérieur du Canada doivent être évaluées. Veuillez prendre contact avec le Centre d’information canadien sur les diplômes internationaux dès que possible pour entamer le processus d’évaluation http://www.cicdi.ca/1/accueil.canada

Tâches

Plusieurs occasions sont offertes au niveau CR-04. En voici quelques exemples :

Commis du Système d’information sur la gestion des ressources humaines (SIGRH) – Examiner et tenir à jour des données, trouver et corriger les lacunes, les incohérences et l’information manquante dans le Système d’information sur la gestion des ressources humaines. Donner des conseils, des explications et des interprétations aux clients au sein de la GRC pour la province de la Colombie-Britannique sur des questions liées à l’exécution de mutations et d’autres transactions.

Commis à la dotation dans la fonction publique – Examiner et traiter des mesures de dotation comme des nominations intérimaires et des contrats d’employé temporaire dans le cadre de la fonction publique. Offrir du soutien à la clientèle par courriel, par téléphone et en personne.

Soutien administratif des services de santé – Les employés qui occupent ces postes travaillent directement avec les médecins et le personnel infirmier et offrent des services aux membres réguliers de la GRC. En travaillant dans notre équipe, vous serez en mesure de donner de l’information pour contribuer à combler les besoins en matière de santé de nos clients.

Commis à l’administration et aux finances – Fournir un soutien administratif général aux employés et à la direction et servir de personne-ressource concernant les préparatifs de formation, de déplacement et de réunions, les véhicules du parc et l’accès aux immeubles. Fournir un soutien en matière d’approvisionnement et de finances, ce qui suppose de commander des fournitures de bureau, de produire des pièces justificatives de journal et des factures et de créer des rapports dans le SAP.

Commis au recrutement : Fournir un soutien administratif général aux employés et à la direction du Groupe du recrutement. Le ou la titulaire pourrait être appelé(e) à aider des membres réguliers à effectuer des examens au besoin et à se déplacer dans la région métropolitaine de Vancouver pour assister à des événements de recrutement comme des salons de l’emploi en milieu collégial ou communautaire. Donner des services généraux à la clientèle, par exemple répondre aux demandes de renseignement par téléphone, par courriel et en personne.

Commis du Groupe de l’analyse du contentieux des affaires civiles (GACAC) – Le ou la titulaire effectue la saisie de données dans la Base de données des réclamations en cas d’incident (W5), offre des services de soutien à la gestion de l’information au GACAC, tient à jour différentes feuilles de calcul Excel, récupère des documents de la base de données du Projet d’environnement de gestion de l’information sur les dossiers de la police (PRIME) et demande la divulgation de renseignements auprès de différents clients de la GRC. Fournir un soutien à nos clients internes et externes par courriel et au téléphone.

Commis au soutien du Groupe de la responsabilité professionnelle : Fournir un soutien administratif général aux employés et à la direction du Groupe de la responsabilité professionnelle. Soutenir l’équipe responsable du harcèlement au Groupe de la responsabilité professionnelle, assurer la tenue de dossiers sur support électronique et sur papier, examiner et saisir des données dans la base de données de l’Outil de gestion des cas administratifs (OGCA) et dans les feuilles de calcul Excel, corriger des documents, coordonner, planifier et organiser des réunions. Offrir du soutien à la clientèle externe et interne par courriel, au téléphone et en personne.

Milieu de travail

À titre d’employeur de choix de plus de 26 000 hommes et femmes, la GRC promet une carrière sans pareil. Service de police national du Canada, la GRC compte plus de 130 ans de traditions et de service. Fière de ses traditions et sûre de pouvoir relever les défis des années à venir, la GRC s’engage à maintenir la paix, à assurer le respect de la loi et à offrir un service de qualité en partenariat avec les collectivités qu’elle sert.

Raisons pour vouloir faire partie de la Direction générale des ressources humaines de la Division E de la GRC :

- Le prestige et la fierté associés à un emploi dans une organisation de renommée mondiale et la possibilité de contribuer concrètement à la réussite d’opérations policières
- Horaire de travail régulier (37,5 heures par semaine) et possibilité d’horaire variable et de congés acquis.
- Salaires concurrentiels
- Régime de pension et assurance des frais médicaux et dentaires, ce qui comprend des congés de maladie payés et des congés payés pour obligations familiales
- Possibilités d’apprentissage continu et d’avancement professionnel
- Accès à des offres d’emploi dans toute la fonction publique
- Accès gratuit à un gymnase et à une salle d’entraînement
- Un programme de santé et de mieux-être en milieu de travail qui fait la promotion de l’adoption d’habitudes saines.

Remarque : Les places de stationnement sont très limitées sur place. Le quartier général de la Division E est situé à proximité des services d’aérotrain et de transport en commun.

Intention du processus

Anticipatoire.

Ce répertoire sera utilisé principalement par le district de l’île de la Division E. Il pourrait servir à doter d’autres postes à la GRC dans la région du district.

Un bassin de candidats qualifiés pourrait être établi et servir à doter de futurs postes temporaires ou permanents vacants (y compris des nominations pour une durée déterminée, des nominations intérimaires, des postes occasionnels, des affectations ou des détachements) de même niveau (à temps plein ou à temps partiel, y compris des quarts de travail). Une fois établi, le bassin de candidats qualifiés sera valide pendant un an. Cette période pourrait être prolongée.

Nous encourageons les candidats à soumettre leur candidature seulement s'ils sont en mesure de travailler à Surrey, C-B. Tous les postes sont situés au 14200 Green Timbers Way, Surrey, C-B.
Si un membre civil (MC) est jugé qualifié et considéré pour une nomination, la nomination ne donnera pas lieu à un changement de statut d'employé de la fonction publique (EFP) pour le MC.

Si un membre civil (MC) est jugé qualifié et considéré pour une nomination, la nomination ne donnera pas lieu à un changement de statut d'employé de la fonction publique (EFP) pour le MC.

Postes à pourvoir : Nombre à être déterminé

Les renseignements que vous devez fournir

Votre curriculum vitae.

Afin que votre candidature soit retenue, votre demande doit clairement décrire comment vous répondez aux énoncés suivants (qualifications essentielles)

Études : Réussite de deux années d’études secondaires ou combinaison acceptable d’études, de formation et d’expérience

Équivalence des diplômes

Expérience :
Expérience récente* et appréciable** de la prestation de services administratifs ou de soutien, comme la gestion d’ordres du jour, la planification et l’organisation de réunions et de téléconférences, la préparation et le collationnage de dossiers de réunion et de documents d’information, l’achat de matériel et de fournitures de bureau, la tenue d’un système de classement, la coordination des déplacements et de la logistique, la surveillance/transmission/résolution des problèmes au besoin, l’assistance à la clientèle, la transmission de renseignements, la saisie de données, la numérisation, etc.

Expérience récente* de l’utilisation de logiciels de traitement de texte comme Microsoft Word.

Expérience récente* de l’utilisation de tableurs comme Microsoft Excel.

* Par expérience récente, on entend une expérience acquise au cours des 36 derniers mois environ.
** Par expérience appréciable, on entend une expérience acquise régulièrement, en général quotidiennement ou hebdomadairement, pour une période d’environ six mois ou plus.

Les énoncés suivants seront utilisés / évalués à une date subséquente (essentiels à l'emploi)

Anglais essentiel
Exigences linguistiques : Anglais essentiel

Renseignements sur les exigences linguistiques

Connaissances :
Connaissance des pratiques et des procédures administratives

Compétences :
Capacité de planifier, d’organiser et d’établir l’ordre de priorité de la charge de travail
Capacité de résoudre des problèmes
Capacité de communiquer efficacement de vive voix
Capacité de communiquer efficacement par écrit

Qualités personnelles :
Bonnes relations interpersonnelles
Esprit d’initiative
Rigueur
Jugement
Fiabilité
Intégrité

Les énoncés suivants pourraient être utilisés / évalués à une date subséquente (pourraient être nécessaires à l'emploi)

Certificat ou diplôme d’un collège communautaire ou d’une école de commerce privée dans un domaine d’études comme le secrétariat, l’administration des affaires, l’assistance juridique ou l’administration de bureau.

Équivalence des diplômes

Expérience de la prestation de services administratifs ou de soutien au sein d’un service des ressources humaines.

Expérience récente* de l’utilisation de PeopleSoft (SGRH) ou de systèmes de RH comparables dans l’exécution de tâches.

Expérience appréciable** de l’utilisation de logiciels de traitement de texte comme Microsoft Word.

Expérience appréciable** de l’utilisation de tableurs comme Microsoft Excel.

Expérience appréciable** de la relecture de documents.

Expérience de travail avec des bases de données telles que : MS ACCESS, PRIME, NARMS, OGCA, W5, CIPC, JUSTIN, SIRP.

Expérience de la prestation de services de soutien budgétaire ou financier, comme les comptes créditeurs, les comptes débiteurs et la comptabilité financière.

Expérience récente* de la prestation de services de gestion de l’information, comme l’indexation, les renvois croisés, le classement, l’extraction, l’archivage ou la destruction de données.

Expérience de l’utilisation d’un système de gestion financière comme SAP ou TEAM.

Expérience de l’interprétation de lignes directrices ou de politiques.

* Par expérience récente, on entend une expérience acquise au cours des 36 derniers mois environ.
** Par expérience appréciable, on entend une expérience acquise régulièrement, en général quotidiennement ou hebdomadairement, pour une période d’environ six mois ou plus.

EXIGENCES OPÉRATIONNELLES
Certains postes à pourvoir exigent des déplacements ou du travail à l’extérieur.

Certains postes à pourvoir exigent d’être titulaire d’un permis de conduire ou de pouvoir se déplacer au même titre qu’une personne qui possède un permis de conduire.

Les personnes retenues pour pourvoir certains postes pourraient être appelées à faire des heures supplémentaires.

Conditions d'emploi

CONDITIONS D’EMPLOI
Divers niveaux d’autorisation de sécurité et de fiabilité de la GRC : cote de fiabilité approfondie, cote de sécurité de niveau secret et très secret.

Autres renseignements

La fonction publique du Canada s’est engagée à se doter d’un effectif compétent qui reflète la diversité de la population canadienne qu’elle dessert. Nous favorisons l’équité en matière d’emploi et vous encourageons à indiquer dans votre demande d’emploi si vous appartenez à un des groupes désignés.

Renseignements sur l’équité en matière d’emploi

Vous pouvez prendre part au processus de nomination dans la langue officielle de votre choix et vous devez préciser la langue officielle préférée dans votre demande.

REMARQUE : Tout candidat retenu devra obtenir une cote de sécurité de la GRC avant d’être nommé au poste et la conserver tout au long de son emploi. Le processus pour obtenir une cote de sécurité de la GRC comprend une entrevue de sécurité et de fiabilité ainsi qu’une enquête sur le terrain concernant des activités criminelles. Dans le cadre de cette enquête, on vérifiera les références, la solvabilité et les finances, les études, les emplois, etc. Par conséquent, le processus peut durer plusieurs semaines ou même plusieurs mois.

Pour obtenir une cote de sécurité de la GRC et se conformer aux normes de la GRC en matière d’éthique, les candidats ne doivent pas être impliqués ou avoir été impliqués dans certaines activités criminelles, avoir fait l’objet d’une destitution ignominieuse, être en faillite personnelle imminente, etc. Pour obtenir de plus amples renseignements et une liste complète des activités, veuillez consulter l’adresse http://www.rcmp-grc.gc.ca/fr/bonne-reputation. Les exigences en matière de sécurité sont les mêmes pour tous les employés de la GRC.
Selon les exigences du poste ou des postes à doter dans le cadre du présent concours en prévision de vacances à l’heure actuelle ou à l’avenir, il pourrait être tenu compte, au moment de la dotation, de l’ensemble des qualités considérées comme un atout, des exigences opérationnelles et des besoins organisationnels. Le Ministère pourrait communiquer avec les candidats et candidates et les évaluer par rapport à ces critères à n’importe quel moment durant ce processus.

Les personnes intéressées doivent posséder les qualités essentielles pour être nommées au poste, de la manière qui sera déterminée par le jury de sélection. Une personne peut être nommée même si elle ne satisfait pas, en partie ou en totalité, aux qualifications constituant des atouts, aux exigences opérationnelles ou aux besoins organisationnels. Cependant, il est souhaitable de rencontrer ces critères ils pourraient être des facteurs déterminants dans le choix de la personne dont la candidature sera retenue.

Veuillez noter que dans le cadre de ce processus de sélection, les frais de déplacement et les dépenses ne seront pas remboursées. Par conséquent, les candidats devront assumer leurs frais de déplacement.

Le comité de sélection pourrait faire appel à la sélection au hasard pour déterminer quelles candidatures seront évaluées et quels candidats ou candidates seront nommés dans ce processus de nomination.

Une sélection descendante pourrait être appliquée durant ce concours.

Si un candidat qualifié est sélectionné et nommé à un poste de durée indéterminée, il sera retiré du bassin de candidats. Les candidats sélectionnés pour des postes de période déterminée (incluant déterminé, intérimaire, ou affectation/détachement), resteront dans le bassin de candidats en vue de processus ultérieurs.

Ce processus et le bassin de candidats qui en découlera seront utilisés seulement pour pourvoir des postes au sein de la GRC.

Si un candidat fournit dans sa demande ou lors de l’évaluation un renseignement qui est considéré comme incorrect ou faux, il sera éliminé de manière définitive.

Les qualifications en matière d’expérience seront évaluées après la présentation des candidatures. D’autres confirmations ou évaluations pourraient être effectuées lors de l’étape de la vérification des références.

Tous les renseignements obtenus au cours du présent processus de sélection, soit du moment de la présentation de la demande jusqu’à la fin du processus, peuvent servir à évaluer les candidats.

VEUILLEZ NOTER : Si le candidat a fourni une adresse électronique, il se peut que le jury de sélection communique avec lui par courriel pour fournir ou demander de plus amples informations et l’inviter à participer à toute portion de l’évaluation. Il incombe aux candidats de fournir des coordonnées exactes et de les mettre à jour au besoin.

Aucun accusé de réception des demandes ne sera envoyé. Nous communiquerons avec les candidat(e)s dès que le processus de présélection sera terminé.

Les candidat(e)s doivent respecter les conditions d’emploi à l’embauche et pendant la durée de leur emploi.

Préférence

La préférence sera accordée aux anciens combattants d’abord, puis aux citoyens canadiens et aux résidents permanents, à l’exception d’un poste situé au Nunavut, où les Inuits du Nunavut seront nommés en premier.

Renseignements sur la préférence aux anciens combattants

Nous remercions d'avance ceux et celles qui auront soumis une demande d'emploi, mais nous ne contacterons que les personnes choisies pour la prochaine étape de sélection.