Adjoint(e) administratif(ve)

Messages importants

Nous sommes aussi engagés à instaurer un milieu de travail inclusif et exempt d’obstacles, dès le processus de sélection. Si vous avez besoin de mesures d’adaptation à une étape ou une autre du processus d’évaluation, veuillez envoyer un message à l’adresse indiquée ci-dessous sous la rubrique Personnes-ressources pour en faire la demande. Les renseignements reçus au sujet de mesures d’adaptation seront traités confidentiellement.

Mesures d’adaptation en matière d’évaluation

Lorsque vous présentez une demande pour ce processus de sélection, vous ne postulez pas pour un poste particulier, mais à un répertoire dans l'éventualité de postes à pourvoir. Au fur et à mesure que des postes seront disponibles, les postulants pourraient être contactés aux fins d'examen.

COMMENT POSTULER :
Vous devrez démontrer comment vous répondez aux études et à chacun des critères d'expérience énumérés dans les qualifications essentielles et toutes les qualifications constituant un atout applicables sur l'énoncé des critères de mérite pour la présélection en répondant aux questions de présélection en ligne.

Prenez le temps de répondre aux questions avec autant de détails et d'exemples que possible. C'est votre chance de briller, de nous dire ce que vous avez à offrir et pourquoi vous seriez le candidat idéal.

Soyez précis sur les projets sur lesquels vous avez travaillé, où (titre professionnel, organisation), quand (de, à), quel était votre rôle, expliquez en détail les actions, les considérations et les étapes que vous avez complétées afin d'acquérir l'expérience que vous décrivez. Quel était le résultat final?

Si vous indiquez dans vos réponses "Voir mon CV", "J'ai 5 ans d'expérience dans le domaine", "J'ai acquis cette expérience en travaillant au magasin XYZ", "Je réponds à cette qualification" NE SERA PAS ACCEPTÉ. Les candidats ne seront pas sollicités pour des informations incomplètes ou manquantes.

QUALIFICATIONS CONSTITUANT UN ATOUT
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Vous n’êtes pas tenu de rencontrer les qualifications constituant un atout afin que votre candidature soit considérée.

Toutefois, si vous rencontrez une ou plusieurs des qualifications, vous êtes fortement encouragé à le démontrer lors de votre application en ligne comme celles-ci pourraient être utilisées à n'importe quelle étape du processus et peuvent être un facteur déterminant dans le choix de la personne qui sera nommée.

Le 14 juin 2022, le gouvernement du Canada a annoncé qu'il suspendait les mandats de vaccination dans l'ensemble de la fonction publique fédérale. Par conséquent, le 20 juin 2022, la Politique de vaccination a été suspendue jusqu'à nouvel ordre. Bien que la vaccination soit considérée comme une condition d'emploi au moment de l'annonce initiale, les candidats ne seront plus tenus de se faire vacciner avant d'être considérés pour une nomination dans le cadre de ce processus.

Tâches

Un(e) adjoint(e) administratif/ve efficace est une personne motivée qui va au-delà des attentes pour l'équipe, quelqu'un qui se consacre à la prestation de services administratifs/soutien à la clientèle de qualité.

Chaque jour, vous aurez l'occasion de travailler sur une variété de tâches et de développer vos compétences dans de nombreux domaines. Vous établirez des relations, vous aurez la chance de collaborer avec des personnes talentueuses et à développer un riche réseau de collègues ayant des antécédents différents.

Quelqu'un qui a l'expérience de travailler avec les dernières technologies et / ou logiciels efficaces pour améliorer la façon dont le travail est fait serait un atout pour ce poste.

Milieu de travail

Le/La candidat(e) idéal(e) est dynamique et prospère à travailler dans un environnement de travail où les priorités et les échéanciers changent constamment.

Vous devez être à l'aise à gérer un volume de travail élevé afin d’assurer un bon déroulement des activités et de les mener à bien en priorisant les tâches.

Vous devez avoir une excellente capacité à communiquer à l'écrit et à l'oral et ce, dans les deux langues officielles, supporter et collaborer avec enthousiasme avec les autres, à tous les niveaux hiérarchique de l'organisation, pour assurer la continuité des activités tout en étant orienté vers l'action et la résolution de problèmes.

***Veuillez noter qu'en réponse à la pandémie COVID-19 et conformément aux directives de santé publique, des mesures préventives sont prises pour assurer la santé et la sécurité et par conséquent, vous serez en télétravail jusqu’à ce qu'il soit possible de retourner au bureau.

De plus, en réponse à la pandémie COVID-19, durant tout ce processus de recrutement, toutes les évaluations seront faites de façon virtuelle.

Intention du processus

Les résultats de ce processus seront initialement utilisés pour combler deux (2) postes avec un profil linguistique au niveau BBB/BBB de façon indéterminée.

Un bassin de candidats qualifiés sera établi pour doter des postes semblables à durée indéterminée, déterminé ou par intérimaire.

Postes à pourvoir : 2

Les renseignements que vous devez fournir

Votre curriculum vitae.

Coordonnées de 2 références.

Afin que votre candidature soit retenue, votre demande doit clairement décrire comment vous répondez aux énoncés suivants (qualifications essentielles)

ÉTUDES:
Un diplôme d'études secondaires ou des alternatives approuvées par l'employeur.

Les alternatives approuvées par l'employeur à un diplôme d'études secondaires sont:
• Un résultat satisfaisant au test de la Commission de la fonction publique approuvé comme solution de rechange au diplôme d'études secondaires; ou
• Une combinaison acceptable d'études et d'expérience, y compris une expérience d'au moins un (1) an dans le soutien administratif ou le service à la clientèle.

Équivalence des diplômes

EXPÉRIENCE :
EX1 Expérience dans la prestation de services aux clients (en personne, par téléphone ou par écrit).

EX2 Expérience de l'utilisation du logiciel Microsoft Office Suite (MS team, Word, Excel, Outlook et PowerPoint).

EX3 Expérience de la prestation de *services de soutien administratif*

EX4 Expérience dans l'exécution de services administratifs dans au moins quatre (4) des domaines suivants :
o La coordination de réunion, de téléconférences et/ou de vidéoconférences;
o La rédaction de procès-verbaux;
o La gestion des correspondances entrante et sortante;
o La saisie de données;
o Le suivi de diverses sources d’information et/ou de rapports;
o La vérification de la correspondance et/ou des rapports.

*Exemples de services de soutien administratif : suivi et coordination des tâches, contrôle régulier proactif des courriels, classer, prestation des services de messagerie.

Si vous répondez à certains des énoncés suivants, votre demande doit également clairement décrire comment vous y répondez (autres qualifications)

Être disponible pour effectuer des heures supplémentaires au besoin.

Les énoncés suivants seront utilisés / évalués à une date subséquente (essentiels à l'emploi)

Bilingue - Impératif (BBB/BBB)
REMARQUE : Les candidats doivent être en mesure de travailler en anglais ET en français (lecture, écriture et compétence orale) afin d'être qualifiés et considérés pour une nomination.

Renseignements sur les exigences linguistiques

COMPÉTENCES :
- Habileté (littéracie) numérique
- Travaille efficacement avec les autres (Travail d’équipe)
- Jugement
- Réflexion stratégique

CAPACITÉS :
- Capacité à s'autogérer et à travailler sous pression
- Capacité à résoudre des problèmes et être orienté vers l'action
- Capacité à communiquer efficacement oralement
- Capacité à communiquer efficacement par écrit

Les énoncés suivants pourraient être utilisés / évalués à une date subséquente (pourraient être nécessaires à l'emploi)

ÉTUDES
Avoir terminé avec succès un diplôme ou un grade d'un établissement reconnu en secrétariat, en administration de bureau, en administration des affaires, en finances ou en comptabilité ou dans un autre domaine lié au poste.

Équivalence des diplômes

AEX1 Expérience de la correction, révision ou formater divers types de correspondance.

AEX2 Expérience de l'application de procédures ou directives administratives.

AEX3 Expérience en matière de soutien dans le domaine des ressources humaines.

AEX4 Expérience de la prestation de services de soutien budgétaire et financier, y compris les achats et les contrats.

Conditions d'emploi

Autorisation sécuritaire Cote de fiabilité ou secret.

Autres renseignements

La fonction publique du Canada s’est engagée à se doter d’un effectif compétent qui reflète la diversité de la population canadienne qu’elle dessert. Nous favorisons l’équité en matière d’emploi et vous encourageons à indiquer dans votre demande d’emploi si vous appartenez à un des groupes désignés.

Renseignements sur l’équité en matière d’emploi

Selon le nombre de candidat(e)s, les besoins de Transports Canada ou les plans de RH, des stratégies de gestion de volume (par exemple sélection aléatoire, invocation d’un ou plusieurs atouts, approche descendante) peuvent être utilisées pour la gestion des demandes/candidat(e)s.

Des vérifications de références seront effectuées.
Un entretien peut être organisé.
Un examen écrit peut être administré.
Les candidats doivent satisfaire aux qualifications essentielles pour être nommés à un poste.
Les candidats peuvent être tenus de satisfaire aux qualifications constituant un atout ou aux besoins organisationnels, selon les exigences du poste spécifique à pourvoir.

Préférence

La préférence sera accordée aux anciens combattants d’abord, puis aux citoyens canadiens et aux résidents permanents, à l’exception d’un poste situé au Nunavut, où les Inuits du Nunavut seront nommés en premier.

Renseignements sur la préférence aux anciens combattants

Nous remercions d'avance ceux et celles qui auront soumis une demande d'emploi, mais nous ne contacterons que les personnes choisies pour la prochaine étape de sélection.