Adjoint(e) administratif(ive) du directeur(rice) général(e) ou du directeur(rice)

Messages importants

Êtes-vous un professionnel ou une professionnelle de l’administration possédant un sens du détail hors du commun et une passion pour l’organisation? Nous sommes à la recherche de professionnels de l’administration dynamiques qui soutiendront les cadres supérieurs dans le Lower Mainland. Il s’agit de nouveaux postes créés afin de jouer un rôle clé pour soutenir le travail de PacifiCan en matière d’emploi et de croissance dans l’ensemble de la Colombie-Britannique. Vous aurez du succès dans ce rôle si vous possédez des qualités de créativité, d’adaptation, d’organisation ainsi que d’excellentes aptitudes à la communication écrite et verbale, et si vous êtes désireux ou désireuse de travailler en équipe. Si cela vous décrit parfaitement, nous aimerions vous connaître!

Tâches

L’adjoint administratif ou l’adjointe administrative du directeur ou de la directrice général(e) offre un soutien à un cadre supérieur, ainsi qu’aux membres de son équipe. L’adjoint administratif ou l’adjointe administrative :

• gère les emplois du temps, les engagements et les déplacements du directeur ou de la directrice;
• coordonne les réponses aux demandes d’information et veille au respect des échéanciers;
• recueille et organise les informations puis choisit le formatage et le style de présentation adéquats;
• prépare et rédige la correspondance administrative, y compris les documents d’information et les rapports;
• relit et révise les documents pour en vérifier la conformité, dans le respect des normes et procédures du Ministère;
• offre au bureau régional un soutien en matière de finances, de ressources humaines et d’activités administratives;
• surveille le ou les budget(s);
• planifie et coordonne les aspects logistiques liés au calendrier des réunions, prépare les ordres du jour, les procès-verbaux, les comptes rendus de décision, et autres.

Milieu de travail

PacifiCan offre un milieu de travail innovateur qui contribue à changer les choses en Colombie-Britannique. Nous nous soucions de nos accomplissements en équipe et nous nous soucions également les uns des autres. PacifiCan se classe constamment comme l’un des meilleurs ministères fédéraux où travailler, et nous sommes motivés à être les meilleurs dans ce que nous faisons. Nous embauchons les meilleurs talents et offrons une expérience d’emploi qui fait ressortir le meilleur des gens. Nous sommes motivés par l’obtention d’excellents résultats pour Britanno-Colombiens et les Canadiens.

Pourquoi envisager une carrière à PacifiCan? Si vous vous joignez à notre équipe, vous pourrez:

✔️travailler avec des gens motivés qui se soutiennent mutuellement et qui adorent leur travail;
✔️contribuer à un travail significatif qui renforce l’économie et améliore réellement la vie des Britanno-Colombiens et des Canadiens;
✔️profiter d’une culture d’apprentissage continu et d’un soutien à votre perfectionnement professionnel;
✔️être exposé(e) à divers secteurs économiques et à des questions d’importance pour l’économie future;
✔️avoir la possibilité de voyager dans la région et de bénéficier d’arrangements de travail flexibles;
✔️travailler avec des équipements et des technologies modernes;
✔️travailler avec une équipe de direction novatrice passionnée par l’embauche et le perfectionnement de gens talentueux, ainsi que l’atteinte de résultats.

Veuillez noter qu’en raison de la pandémie de COVID-19, nous travaillons à distance. Si vous êtes nommé(e) à un poste, PacifiCan fournira des équipements et du matériel pour le travail à distance. À mesure que les restrictions de santé publique s’assouplissent, les candidats retenus devront se présenter à un bureau de PacifiCan à l’emplacement du poste à pourvoir.

Les bureaux de PacifiCan sont des environnements ouverts dont la qualité de l’air est bien régulée, et qui comprennent des bureaux assis-debout ergonomiques et une combinaison d’éclairage naturel et fluorescent. Les exigences physiques de ces postes consistent à passer beaucoup de temps à l’écran d’un ordinateur, ainsi qu’à lire des documents. Ce poste nécessite également de rencontrer des intervenants virtuellement par vidéo et par téléphone, et en personne lorsque les mesures de santé publique liées à la COVID-19 le permettront.

Nous sommes déterminés à instaurer un milieu de travail inclusif et exempt d’obstacles, en commençant par le processus d’embauche. Si vous avez besoin de mesures d’adaptation à une étape quelconque du processus, veuillez communiquer avec Terry Griffin par courriel à . Les renseignements reçus concernant l’adaptation demeureront confidentiels.

Intention du processus

Il s’agit d’un processus de dotation anticipé. PacifiCan embauche jusqu’à quatre personnes pour des postes dans le Lower Mainland. Ces professionnels de l’administration appuieront le ou les directeurs généraux et les directeurs dans un certain nombre de directions générales, notamment Politique et Représentation ainsi que Programmes et Partenaires.

Ce processus pourrait servir à établir un bassin de candidats qualifiés pour doter des postes semblables de diverses périodes d’affectation (y compris, mais sans s’y limiter, les nominations pour une période déterminée ou indéterminée, les affectations internes, les détachements, les mutations, les nominations intérimaires et les nominations à un poste occasionnel). Il pourrait aussi être utilisé pour doter des postes avec diverses exigences de sécurité, exigences linguistiques et conditions d’emploi.

Postes à pourvoir : Nombre à être déterminé

Les renseignements que vous devez fournir

Votre curriculum vitae.

Une lettre d'accompagnement

Afin que votre candidature soit retenue, votre demande doit clairement décrire comment vous répondez aux énoncés suivants (qualifications essentielles)

Études :
• Un diplôme d’études secondaires ou une combinaison acceptable d’études, de formation ou d’expérience.

Équivalence des diplômes

Experience :
• Expérience de la prestation de services administratifs pour un cadre supérieur, notamment :
i) la surveillance d’un budget;
ii) la vérification des factures et le traitement des paiements; et
iii) la surveillance et le suivi de la correspondence.
• Expérience de la planification et de la coordination de réunions, d’emplois du temps et d’ordres du jour d’évènements divers ainsi que la distribution d’informations.
• Expérience de l’utilisation de la suite Microsoft Office (Word, Excel et Outlook).

Si vous répondez à certains des énoncés suivants, votre demande doit également clairement décrire comment vous y répondez (autres qualifications)

QUALIFICATIONS CONSTITUANT UN ATOUT

Études :
• Diplôme d’un programme d’enseignement postsecondaire dans un domaine se rapportant au poste à pourvoir.

Équivalence des diplômes

Expérience :
• Expérience de l’utilisation d’un système électronique de gestion des documents.
• Expérience de l’utilisation d’un système intégré de gestion des voyages.
• Expérience de la préparation de voyages et du traitement des réclamations.

Les énoncés suivants seront utilisés / évalués à une date subséquente (essentiels à l'emploi)

Exigences linguistiques variées

Renseignements sur les exigences linguistiques

Compétences comportementales:
• Adaptabilité et flexibilité
• Jugement
• Priorité sur la qualité et les détails
• Souci du service à la clientèle
• Valeurs et éthique
• Communication interactive efficace

Compétences techniques :
• Communication écrite

Les énoncés suivants pourraient être utilisés / évalués à une date subséquente (pourraient être nécessaires à l'emploi)

DIVERSITÉ ET INCLUSIVITÉ :
• Développement économique Canada pour le Pacifique est déterminée à se doter d’un effectif inclusif et diversifié représentatif de la population qu’elle sert. Concourant à notre stratégie d’atteindre nos objectifs relatifs à l’équité en matière d’emploi, la candidature des personnes se déclarant appartenir à un des groupes désignés aux fins de l’équité en matière d’emploi suivants pourrait être prise en considération : Autochtones, personnes ayant une incapacité, minorités visibles et femmes. Nous vous encourageons à indiquer dans votre demande d’emploi si vous appartenez à un des groupes désignés aux fins de l’équité en matière d’emploi.

Exigences opérationnelles :
• Volonté et capacité de faire des heures supplémentaires, au besoin.

Conditions d'emploi

• Cote de fiabilité OU de niveau « secret » en fonction du poste à pourvoir. Le ou la titulaire doit satisfaire à cette condition d’emploi pendant toute la durée de son emploi.
• Être entièrement vacciné(e) contre la COVID-19, à moins de bénéficier de mesures d’adaptation fondées sur une contre-indication médicale certifiée ou sur un motif de distinction illicite tel que défini dans la Loi canadienne sur les droits de la personne.

Autres renseignements

La fonction publique du Canada s’est engagée à se doter d’un effectif compétent qui reflète la diversité de la population canadienne qu’elle dessert. Nous favorisons l’équité en matière d’emploi et vous encourageons à indiquer dans votre demande d’emploi si vous appartenez à un des groupes désignés.

Renseignements sur l’équité en matière d’emploi

Afin que votre candidature soit retenue, votre demande doit clairement décrire comment vous répondez aux critères relatifs aux qualifications essentielles.

Lorsque vous postulerez, vous devrez répondre à une série de questions de présélection basées sur les critères de formation et d’expérience. Lorsque vous répondez aux questions de sélection, veuillez fournir :
► des exemples concrets et détaillés pour démontrer comment vous répondez aux critères relatifs aux qualifications;
► des renseignements à savoir où, quand (de quelle date à quelle date) et comment l’expérience a été acquise.

CONSEILS À L’INTENTION DES CANDIDATS : Lorsque vous répondez aux questions de sélection, veillez à fournir des informations complètes et détaillées sur votre expérience. Ne supposez pas que le comité de sélection possède une connaissance préalable de votre parcours, de vos qualifications ou de vos antécédents professionnels. Vous devez être précis et fournir des exemples/détails concrets pour chaque élément relatif à l’expérience, car les candidatures seront examinées uniquement sur la base des informations fournies. Si vous ne fournissez pas suffisamment d’informations, votre candidature pourrait être rejetée.

Les communications relatives à ce processus seront transmises par courriel. Les candidats doivent consulter fréquemment leurs courriels puisqu’il pourrait y avoir une date limite de réponse. Il est de la responsabilité du/de la candidat(e) de s’assurer que ses coordonnées sont exactes et mises à jour au besoin. Les candidats qui postulent à ce processus de sélection doivent fournir une adresse courriel qui accepte les courriels provenant d’utilisateurs inconnus (certains systèmes de messagerie bloquent ce type de courriels).

En fonction du nombre de candidats, des besoins ou des plans de ressources humaines, des stratégies de gestion du volume telles que la sélection aléatoire, la sélection descendante ou l’établissement de seuils pour choisir les candidats qui poursuivront le processus de recrutement peuvent être utilisées pour gérer les candidatures.

Conformément à la nouvelle Politique sur la vaccination contre la COVID-19 applicable à l’administration publique centrale, les fonctionnaires fédéraux de l’administration publique centrale doivent remplir une attestation de vaccination. L’obligation d’être entièrement vacciné vise tous les employés, qu’ils fassent du télétravail ou qu’ils travaillent à distance ou sur place.

Préférence

La préférence sera accordée aux anciens combattants d’abord, puis aux citoyens canadiens et aux résidents permanents, à l’exception d’un poste situé au Nunavut, où les Inuits du Nunavut seront nommés en premier.

Renseignements sur la préférence aux anciens combattants

Nous remercions d'avance ceux et celles qui auront soumis une demande d'emploi, mais nous ne contacterons que les personnes choisies pour la prochaine étape de sélection.