Adjoint administratif/adjointe administrative

Messages importants

Nous sommes aussi engagés à instaurer un milieu de travail inclusif et exempt d’obstacles, dès le processus de sélection. Si vous avez besoin de mesures d’adaptation à une étape ou une autre du processus d’évaluation, veuillez envoyer un message à l’adresse indiquée ci-dessous sous la rubrique Personnes-ressources pour en faire la demande. Les renseignements reçus au sujet de mesures d’adaptation seront traités confidentiellement.

Mesures d’adaptation en matière d’évaluation

VEUILLEZ PRENDRE NOTE QUE NOUS N’ACCEPTERONS QUE LES DEMANDES EN LIGNE SOUMISES DANS LE SITE CANADA.CA. Les personnes handicapées qui ne sont pas en mesure de présenter une demande en ligne sont priées de communiquer avec la personne-ressource indiquée au bas de la présente annonce.

REMARQUE : Il faut soumettre les demandes en ligne en cliquant sur le bouton ci-dessous. Veuillez ne pas envoyer votre curriculum vitæ ou votre demande à la personne-ressource indiquée, sauf si vous êtes une personne handicapée qui n’est pas en mesure de présenter sa demande en ligne. La personne-ressource peut répondre aux questions générales.

Une attestation d’études (seuls les originaux seront acceptés) sera exigée et devra être fournie au cours du processus de sélection afin de vérifier que les candidats satisfont à l’exigence liée à l’éducation. Les candidats non en mesure de fournir la preuve qu’ils satisfont à cette qualification essentielle pourraient voir leur candidature éliminée. De plus, veuillez prendre note que si le nom figurant sur vos diplômes diffère de celui qui apparaît sur votre carte d’identité avec photo la plus récente, vous devrez fournir une preuve de changement de nom.

L’éducation obtenue à l’extérieur du Canada doit être évaluée. Veuillez communiquer avec le Centre d’information canadien sur les diplômes internationaux dès que possible pour amorcer le processus d’évaluation (https://www.cicdi.ca/1/accueil.canada).

Une preuve de votre citoyenneté canadienne sera exigée et devra être fournie au cours du processus de sélection. L’original d’un des documents suivants est requis aux fins de la vérification :
• Certificat de naissance
• Passeport canadien valide
• Carte de citoyenneté
• Déclaration de rétention de la citoyenneté canadienne
• Certificat de citoyenneté
• Certificat de naturalisation (délivré avant le 1er janvier 1947)
• Certificat d’enregistrement d’une naissance à l’étranger (délivré entre le 1er janvier 1947 et le 14 février 1977)

Si le nom inscrit dans les documents ci-dessus diffère de votre nom légal actuel, veuillez également fournir une preuve de changement de nom. Veuillez répondre à chacune des questions de présélection en détail.

Vous DEVEZ clairement démontrer par écrit que vous répondez aux exigencies essentielles liées à l'éducation et à l'expérience. Veuillez fournir des exemples et décrire les travaux/fonctions que vous avez exécutés. Ne pas le faire peut se traduire par la suppression de votre demande de pré-sélection.

Si vous ne répondez pas complètement aux questions de présélection selon les directives, il se peut que votre candidature soit éliminée. Il est inacceptable d'écrire simplement « Voir C.V. » dans l'espace prévu pour les réponses aux questions.

Intention du processus

Un groupe de candidats qualifiés pourrait être mis en place et servir à pourvoir de futurs postes vacants (y compris des postes semblables temporaires, permanents ou occasionnels, à temps plein ou à temps partiel).

Une fois établi, le bassin de candidats qualifiés sera valide pendant un an et sa période de validité pourra être prolongée.

Si un membre civil (MC) est jugé qualifié et considéré pour une nomination, la nomination ne donnera pas lieu à un changement de statut d'employé de la fonction publique (EFP) pour le MC.

Postes à pourvoir : Nombre à être déterminé

Les renseignements que vous devez fournir

Votre curriculum vitae.

Afin que votre candidature soit retenue, votre demande doit clairement décrire comment vous répondez aux énoncés suivants (qualifications essentielles)

Études :
la réussite de deux années d’études secondaires ou les alternatives approuvées par l’employeur.

Les alternatives à deux années d’études secondaires approuvées par l’employeur sont :
- des résultats satisfaisants au test approuvé par la Commission de la fonction publique à titre d’alternative à deux années d’études secondaires; ou
- un agencement acceptable d’études, de formation et (ou) d’expérience.

Équivalence des diplômes

Expérience :
1. Expérience récente* de l’exécution de tâches administratives (p. ex. fournir de l’assistance au grand public et s’occuper du traitement du courrier, du classement et de l’accueil) dans un bureau.
2. Expérience de la gestion de dossiers en format papier et électronique.
3. Expérience récente* de l’utilisation de différents logiciels (comme Outlook, Word et Excel) dans un milieu professionnel.
4. Expérience du traitement de demandes exigeantes tant en personne que par téléphone.

* On entend par « expérience récente » une expérience acquise au cours des deux dernières années environ.

Les énoncés suivants seront utilisés / évalués à une date subséquente (essentiels à l'emploi)

Anglais essentiel

Renseignements sur les exigences linguistiques

Connaissances :
1. Connaissance des pratiques et des procédures de bureau.

Capacités :
1. Capacité à communiquer efficacement de vive voix.
2. Capacité à communiquer efficacement par écrit.
3. Capacité à planifier et à organiser la charge de travail, et à en établir les priorités afin de respecter efficacement les délais.

Qualités personnelles :
1. Entregent
2. Esprit d’initiative
3. Rigueur
4. Travail d’équipe
5. Souci du service à la clientèle
6. Jugement

Les énoncés suivants pourraient être utilisés / évalués à une date subséquente (pourraient être nécessaires à l'emploi)

Qualifications constituant un atout :
1. Expérience récente* du traitement de comptes financiers à l’aide du système TEAM.
2. Expérience de l’acquisition et de l’organisation de matériel et de fournitures de bureau.
3. Expérience de l’administration et de l’organisation de réunions.
4. Expérience de la gestion des dossiers, des bases de données ou des stocks dans un milieu professionnel.
5. Expérience récente* de l’utilisation du Système d’information sur la gestion des ressources humaines (SIGRH) et du Système national de gestion des dossiers administratifs (SNGDA).
6. Expérience de l’utilisation des systèmes de gestion des dossiers électroniques du gouvernement fédéral (GCDocs).

BESOINS ORGANISATIONNELS :
1. La préférence pourrait être accordée aux employés de la GRC touchés par une réorganisation de l’effectif.
2. Dans le but de parvenir à un effectif représentatif, on tiendra compte de la demande des candidats qui indiquent leur appartenance à un ou plusieurs des groupes désignés suivants : femmes, membres des minorités visibles, peuples autochtones et personnes handicapées.

EXIGENCES OPÉRATIONNELLES (peut s’appliquer pour certains postes) :
1. Consentir à faire des heures supplémentaires à l’occasion lorsque cela est nécessaire, et être en mesure de le faire.
2. Consentir à voyager de façon occasionnelle au besoin, et être en mesure de le faire.
3. Consentir à travailler à distance, et être en mesure de le faire.

Autres renseignements

La fonction publique du Canada s’est engagée à se doter d’un effectif compétent qui reflète la diversité de la population canadienne qu’elle dessert. Nous favorisons l’équité en matière d’emploi et vous encourageons à indiquer dans votre demande d’emploi si vous appartenez à un des groupes désignés.

Renseignements sur l’équité en matière d’emploi

1. Il se peut qu'on fasse passer des épreuves pratiques et/ou des tests normalisés aux fins de présélection et d'évaluation.

2. Le comité de sélection pourrait faire appel à la sélection au hasard pour déterminer quelles candidatures seront évaluées et quels candidats ou candidates seront nommés dans ce processus de nomination.

3. Une sélection descendante relativement aux résultats obtenus ou un point de coupure pourraient être utilisés afin de choisir les candidats.

4. Un ou des examens écrits pourraient être administrés.

5. Des entrevues pourraient être menées.

6. Une vérification des références pourrait être menée.

7. Tous les renseignements obtenus au cours du présent processus de sélection, soit du moment de la présentation de la demande jusqu’à la fin du processus, peuvent servir à évaluer les candidats.

8. Une note de passage sera déterminée pour chacune des qualifications.

9. Notre moyen de communication privilégié avec les candidats est le courrier électronique. Veuillez inclure une adresse de courriel électronique qui acceptera des messages provenant d'une adresse inconnue. (Certains systèmes de courrier électronique bloquent ce type de courriel.) Il incombe aux candidats de fournir des coordonnées exactes et de les mettre à jour au besoin.

10. Chaque personne a le droit de participer à un processus de nomination dans la ou les langues officielles de son choix. Nous demandons aux postulant(e)s de mentionner leur(s) langue(s) préférée(s) dans leur demande d'emploi.

11. Selon les exigences du poste ou des postes à doter dans le cadre du present concours en prévision de vacances à l'heure actuelle ou à l'avenir, il pourrait être tenu compte, au moment de la dotation, de l'ensemble des qualities considérées comme un atout, des exigences opérationnelles et des besoins organisationnels. Le Ministère pourrait communiquer avec les candidats et candidates et les évaluer par rapport à ces critères à n'importe quel moment durant ce processus.

Préférence

La préférence sera accordée, dans l’ordre suivant, aux anciens combattants et aux citoyens canadiens, à l’exception d’un poste situé au Nunavut, où les Inuits du Nunavut seront nommés en premier.

Renseignements sur la préférence aux anciens combattants

Nous remercions d'avance ceux et celles qui auront soumis une demande d'emploi, mais nous ne contacterons que les personnes choisies pour la prochaine étape de sélection.