Agent(e) Services exécutifs / Agent(e) Service des affaires - MODIFICATION DATE DE FIN

Messages importants

Nous sommes aussi engagés à instaurer un milieu de travail inclusif et exempt d’obstacles, dès le processus de sélection. Si vous avez besoin de mesures d’adaptation à une étape ou une autre du processus d’évaluation, veuillez envoyer un message à l’adresse indiquée ci-dessous sous la rubrique Personnes-ressources pour en faire la demande. Les renseignements reçus au sujet de mesures d’adaptation seront traités confidentiellement.

Mesures d’adaptation en matière d’évaluation

Actuellement, le lieu officiel (lieu de travail désigné*) des postes à combler est Gatineau/région de la capitale nationale (RCN). Cependant, en raison de la pandémie COVID-19, les employés sont tenus de travailler à domicile. Lorsqu'un retour éventuel au travail sera possible, il pourrait y avoir, à la discrétion du gestionnaire ou en fonction des exigences opérationnelles, une option ou une exigence continue de travailler à partir d'un autre emplacement de EDSC/Bureau de Service Canada ou de la résidence de l'employé. Par conséquent, les personnes qui estiment posséder les qualifications essentielles énumérées, quel que soit leur lieu de résidence ou de travail, sont encouragées à poser leur candidature.

* Lieu de travail désigné : lieu de travail ou adresse professionnelle où l'employé travaillerait si un régime de télétravail, d'hébergement ou de travail à distance n'était pas en place.

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COMMENT POSTULER :
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Vous devez répondre à des questions de présélection afin de démontrer comment vous rencontrez les qualifications essentielles (études et toutes les expériences essentielles).
Lorsque vous répondez aux questions de présélection, il n'est pas suffisant d'affirmer que vous possédez les qualifications requises, ou d'énumérer vos responsabilités antérieures ou actuelles. Il faut plutôt fournir des exemples concrets et détaillés des tâches que vous avez accomplies afin d’expliquer QUOI, OÙ, QUAND et COMMENT vous avez acquis chacune des qualifications en question.

Pour chaque critère d’expérience, veuillez fournir l’information suivante :
1- Nom du ministère ou organisation où vous avez acquis l’expérience
2- Titre du poste occupé, groupe et niveau ainsi que la/les période(s) pendant laquelle vous avez exercés vos fonctions (M-A à M-A).
3- Détails des tâches ou projets spécifiques qui démontrent de quelle façon l’expérience a été acquise (Situation/défi, tâches/travail, action et résultats).

Advenant que vos réponses aux questions de présélection ne contiennent pas suffisamment de détails afin de démontrer que vous rencontrez les critères de présélection, votre demande ne sera pas retenue dans le cadre de ce processus. Nous ne solliciterons pas les postulants si l’information est incomplète ou absente.

Intention du processus

Ce processus vise à doter deux types de postes/fonctions :

AGENT (E) SERVICES EXÉCUTIFS

Établir, coordonner et gérer l’horaire du cadre supérieur. Surveille les nouvelles questions touchant les activités quotidiennes de l’organisation. Coordonner la correspondance à envoyer. S’occuper du soutien administratif de la logistique. Prendre part à des réunions de gestion, résumer les décisions et les mesures à prendre et surveiller l’avancement des travaux. Contribuer à l’élaboration du budget du bureau, organiser les déplacements et surveiller les dépenses. Entrer les donn.es et l’information dans les systèmes de suivi et de rapport.

AGENT(E) SERVICES DES AFFAIRES

Appuyer les initiatives et projets d'apprentissage en coordonnant et en traitant les exigences administratives, financières et en ressources humaines (p. ex., prévisions budgétaires, comptes rendus des dépenses, feuilles de calcul financier, contrats et autres); coordonner les mesures logistiques et le soutien administratif (p. ex., appel de candidatures, inscription, instructions d'adhésion, estimation de dépenses et autres) pour les services d'apprentissage et les activités de formation à l'interne et à l'externe (p. ex., formation ministérielle, commune et obligatoire, séances de formation opérationnelle pilotes, séances de formation des formateurs et autres).

Un bassin de candidats sera établi et pourrait servir à doter des postes similaires au sein d’EDSC.

Postes à pourvoir : 3

Les renseignements que vous devez fournir

Votre curriculum vitae.

Afin que votre candidature soit retenue, votre demande doit clairement décrire comment vous répondez aux énoncés suivants (qualifications essentielles)

ÉTUDES

Un diplôme d’études secondaires ou un agencement acceptable d'études, de formation et (ou) d'expérience

Équivalence des diplômes

EXPÉRIENCE

Expérience dans l'utilisation des logiciels de la suite Microsoft Office tels que Word, Excel, PowerPoint et Outlook.

Expérience considérable* dans la prestation et la coordination de services administratifs** à un gestionnaire ou une équipe.

*Par « considérable », on entend un minimum de 2 ans d’expérience.

**Les services administratifs se définissent comme étant entre autres : la collecte et la compilation d'informations nécessaires à la production de divers rapports, la coordination requise aux fins d’approbation de documents, la planification et la coordination de réunions, la rédaction de procès-verbaux, le suivi des dépenses et la tenue d'un budget, la gestion des horaires et des courriels ainsi que d'autres tâches connexes.

CAPACITÉS

Capacité d’établir des priorités de gérer efficacement une charge de travail.
Capacité de communiquer efficacement par écrit.

QUALITÉS PERSONNELLES

Rigueur

Les énoncés suivants seront utilisés / évalués à une date subséquente (essentiels à l'emploi)

Bilingue - Impératif (BBB/BBB)

Renseignements sur les exigences linguistiques

CAPACITÉS

Capacité de communiquer efficacement de vive voix.

QUALITÉS PERSONNELLES

Entregent
Sens des responsabilités
Faire preuve d’initiative et être orienté vers l’action
Jugement
Discrétion

Les énoncés suivants pourraient être utilisés / évalués à une date subséquente (pourraient être nécessaires à l'emploi)

QUALIFICATIONS CONSTITUANT UN ATOUT

Expérience dans la rédaction et/ou de la révision de correspondance et l’utilisation de système de suivi comme WebCIMS.

Expérience à utiliser des systèmes tel que People Soft ou SAP.

Expérience de la surveillance, le contrôle et les prévisions budgétaires.

Expérience de la coordination de projets.

Expérience de la planification de voyages au pays et à l’étranger ainsi que de la préparation de formulaires de demande de remboursement des frais de déplacement.

Expérience de l'organisation de réunions et de la coordination du matériel de réunion (c'est-à-dire téléconférence, vidéoconférence).

Expérience dans support d’activités tel que ; les demandes en ressources humaine et financières.

BESOINS ORGANISATIONNELS ACTUELS OU FUTURS

La diversité est la force d’Emploi et Développement social Canada. Si vous êtes une femme, une personne autochtone, une personne handicapée ou un membre d’une minorité visible et que vous souhaitez faire connaître vos points de vue et vos idées, veuillez remplir la section sur l’équité en matière d’emploi (EE) de votre demande. La nomination des membres des groupes visés par l’EE pourrait se faire en vue de s’assurer que notre effectif est inclusif et représentatif de la population canadienne que nous servons.

EXIGENCES OPÉRATIONNELLES

Consentir à faire des heures supplémentaires, y compris la fin de semaine et à court préavis, et être en mesure de le faire.
Consentir à travailler à temps plein et être en mesure de le faire.
Consentir à modifier son horaire de travail quotidien et être en mesure de le faire.

Conditions d'emploi

Certains postes peuvent exiger des horaires de travail suivants :
8am à 4pm (heure normale de l’Est);
8h30am à 4h30pm (heure normale de l’Est);
9am à 5pm (heure normale de l’Est); et
10am à 18pm (heure normale de l’Est).

Sécurité : Fiabilité et certains postes peuvent exiger une cote Secrète

Autres renseignements

La fonction publique du Canada s’est engagée à se doter d’un effectif compétent qui reflète la diversité de la population canadienne qu’elle dessert. Nous favorisons l’équité en matière d’emploi et vous encourageons à indiquer dans votre demande d’emploi si vous appartenez à un des groupes désignés.

Renseignements sur l’équité en matière d’emploi

Seules les demandes d’emploi soumises en ligne sont acceptées. Pour soumettre une demande d'emploi en ligne, veuillez cliquer sur « Postuler en ligne » ci-dessous.

Une variété d'outils d'évaluation peuvent être utilisées dans l'évaluation des candidats, tels que: examen écrit/mise en situation administrée électroniquement, évaluations de rendement, entrevue informelle, vérification des références, et/ou connaissance personnelle/directe des qualifications des candidats par les membres du comité d’évaluation. Certains outils d'évaluation peuvent être administrés par voie électronique, d'autres, en personne.

L'approbation du superviseur est nécessaire dans le cas d'une affectation ou une nomination intérimaire.

Vous devez fournir des attestations d'études.

Chaque personne a le droit de participer à un processus de nomination dans la ou les langues officielles de son choix.

Les candidats qui n’ont pas de résultats d’évaluation de langues secondes (ÉLS), ou dont les résultats sont échus, ou qui viendront a échéance avant la création du bassin, pourraient être appelés à faire les ÉLS dès le début du processus. Le cas échéant, ils devront être disponibles et évalués à la date convoquée, à moins d’un motif valable qui, le cas échéant, sera déterminé par le comité d’évaluation et peut faire l’objet d’un billet médical/preuve.

La fonction publique du Canada s'est aussi engagée à instaurer des processus de sélection et un milieu de travail inclusifs et exempts d'obstacles. Si l'on communique avec vous au sujet d'une possibilité d'emploi ou pour des examens, veuillez faire part au représentant ou à la représentante de la Commission de la fonction publique ou de l'organisation, en temps opportun, de vos besoins pour lesquels des mesures d'adaptation doivent être prises pour vous permettre une évaluation juste et équitable. Les renseignements reçus au sujet de mesures d'adaptation seront traités confidentiellement.

Pour être nommé au poste, vous devez posséder toutes les qualifications essentielles. Les candidats peuvent être tenus de satisfaire aux qualifications constituant un atout ou aux besoins organisationnels, selon les exigences du poste à pourvoir.

Veuillez noter que l’utilisation d’une qualification constituant un atout, la sélection aléatoire et/ou descendante pourrait être utilisée à n’importe quelle étape du processus d’évaluation afin d’identifier les candidatures qui seront retenues.

Nous faisons appel à votre collaboration afin d’assurer l’efficacité du processus, mais nous offrirons également aux candidats une certaine souplesse. Nous n’accepterons aucune demande de changement de dates d’évaluation pour des motifs autres que celles que nous communiquerons aux candidats. À défaut de répondre dans les délais prescrits aux demandes du comité d’évaluation ou à défaut de participer/compléter les évaluations sans aucune raison valable, votre candidature pourrait être éliminée de toute considération future.

REMARQUE : Nous entendons communiquer avec les candidats par courriel incluant les invitations aux évaluations. Vous devez absolument fournir une adresse électronique valide qui permet à des utilisateurs inconnus de vous transmettre des courriels (certains systèmes de courriel bloquent ces types de messages). Il est de votre responsabilité de vérifier régulièrement votre compte emplois.gc.ca, ainsi que votre boîte de courrier électronique afin de vous assurer de ne manquer aucune opportunité. Assurez-vous de vérifier également votre dossier contenant les courriels indésirables. Il vous incombe en tout temps de nous informer de tout changement apporté à vos coordonnées.

Préférence

La préférence sera accordée, dans l’ordre suivant, aux anciens combattants et aux citoyens canadiens, à l’exception d’un poste situé au Nunavut, où les Inuits du Nunavut seront nommés en premier.

Renseignements sur la préférence aux anciens combattants

Nous remercions d'avance ceux et celles qui auront soumis une demande d'emploi, mais nous ne contacterons que les personnes choisies pour la prochaine étape de sélection.