Adjoint administratif/adjointe administrative

Messages importants

Nous sommes aussi engagés à instaurer un milieu de travail inclusif et exempt d’obstacles, dès le processus de sélection. Si vous avez besoin de mesures d’adaptation à une étape ou une autre du processus d’évaluation, veuillez envoyer un message à l’adresse indiquée ci-dessous sous la rubrique Personnes-ressources pour en faire la demande. Les renseignements reçus au sujet de mesures d’adaptation seront traités confidentiellement.

Mesures d’adaptation en matière d’évaluation

Ces énoncés représentent-ils avec exactitude vos intérêts, vos compétences et vos capacités?

– Je maîtrise Microsoft Word et Excel
– Je travaille bien en équipe
– Je suis en mesure de concilier plusieurs priorités
– Je suis en mesure de faire preuve de jugement
– J’aime saisir des données

Si ces énoncés vous décrivent bien, nous vous incitons à envisager une carrière dans la fonction publique à la GRC.

VEUILLEZ PRENDRE NOTE QUE NOUS N’ACCEPTERONS QUE LES DEMANDES EN LIGNE SOUMISES PAR L’ENTREMISE DU SITE Canada.ca. Les personnes handicapées qui ne peuvent pas postuler en ligne sont priées de composer le 1 800 645 5605.

Si vous ne répondez pas complètement aux questions de présélection selon les directives, il se peut que votre candidature soit éliminée à la présélection. La réponse « voir curriculum vitæ » dans l’espace prévu pour donner une réponse ne sera pas acceptée. Vous devez démontrer clairement par écrit que vous répondez aux exigences essentielles en termes d’études et d’expérience. Veuillez donner des exemples décrivant les tâches que vous avez exécutées ou les fonctions que vous avez remplies. Tout manquement à cette exigence pourrait entraîner l’élimination de votre candidature pendant la présélection.

Vous devez fournir la preuve de votre citoyenneté canadienne. Vous devez fournir l’original de l’un de ces documents à des fins de vérification :
• Certificat de naissance provincial ou territorial
• Certificat de naturalisation (délivré avant le 1er janvier 1947)
• Certificats d’enregistrement d’une naissance à l’étranger (délivrés entre le 1er janvier 1947 et le 14 février 1977)
• Certificats de conservation de la citoyenneté
• Citoyenneté

Les candidats doivent fournir une attestation originale d’études au cours du processus de sélection, de façon à ce que nous puissions vérifier s’ils satisfont aux critères relatifs aux études. Les candidats qui ne fournissent pas une preuve attestant qu’ils possèdent cette qualification essentielle pourraient être éliminés du processus. L’éducation obtenue à l’extérieur du Canada doit être évaluée. Veuillez communiquer avec le Centre d’information canadien sur les diplômes internationaux dès que possible pour amorcer le processus d’évaluation, à l’adresse https://www.cicdi.ca/1/accueil.canada.

Si le nom qui figure sur les documents mentionnés précédemment est différent de votre nom et prénom officiels actuels, veuillez également fournir une preuve de changement de nom.

Tâches

Plusieurs occasions sont offertes au niveau CR-04. En voici quelques exemples :

Commis du Système d’information sur la gestion des ressources humaines (SIGRH) – Examiner et tenir à jour des données, trouver et corriger les lacunes, les incohérences et l’information manquante dans le Système d’information sur la gestion des ressources humaines. Donner des conseils, des explications et des interprétations aux clients au sein de la GRC pour la province de la Colombie-Britannique sur des questions liées à l’exécution de mutations et d’autres transactions.

Commis à la dotation dans la fonction publique – Examiner et traiter des mesures de dotation comme des nominations intérimaires et des contrats d’employé temporaire dans le cadre de la fonction publique. Offrir du soutien à la clientèle par courriel, par téléphone et en personne.

Soutien administratif des services de santé – Les employés qui occupent ces postes travaillent directement avec les médecins et le personnel infirmier et offrent des services aux membres réguliers de la GRC. En travaillant dans notre équipe, vous serez en mesure de donner de l’information pour contribuer à combler les besoins en matière de santé de nos clients.

Commis à l’administration et aux finances – Fournir un soutien administratif général aux employés et à la direction et servir de personne-ressource concernant les préparatifs de formation, de déplacement et de réunions, les véhicules du parc et l’accès aux immeubles. Fournir un soutien en matière d’approvisionnement et de finances, ce qui suppose de commander des fournitures de bureau, de produire des pièces justificatives de journal et des factures et de créer des rapports dans le SAP.

Commis au recrutement : Fournir un soutien administratif général aux employés et à la direction du Groupe du recrutement. Le ou la titulaire pourrait être appelé(e) à aider des membres réguliers à effectuer des examens au besoin et à se déplacer dans la région métropolitaine de Vancouver pour assister à des événements de recrutement comme des salons de l’emploi en milieu collégial ou communautaire. Donner des services généraux à la clientèle, par exemple répondre aux demandes de renseignement par téléphone, par courriel et en personne.

Commis du Groupe de l’analyse du contentieux des affaires civiles (GACAC) – Le ou la titulaire effectue la saisie de données dans la Base de données des réclamations en cas d’incident (W5), offre des services de soutien à la gestion de l’information au GACAC, tient à jour différentes feuilles de calcul Excel, récupère des documents de la base de données du Projet d’environnement de gestion de l’information sur les dossiers de la police (PRIME) et demande la divulgation de renseignements auprès de différents clients de la GRC. Fournir un soutien à nos clients internes et externes par courriel et au téléphone.

Commis au soutien du Groupe de la responsabilité professionnelle : Fournir un soutien administratif général aux employés et à la direction du Groupe de la responsabilité professionnelle. Soutenir l’équipe responsable du harcèlement au Groupe de la responsabilité professionnelle, assurer la tenue de dossiers sur support électronique et sur papier, examiner et saisir des données dans la base de données de l’Outil de gestion des cas administratifs (OGCA) et dans les feuilles de calcul Excel, corriger des documents, coordonner, planifier et organiser des réunions. Offrir du soutien à la clientèle externe et interne par courriel, au téléphone et en personne.

Milieu de travail

À titre d’employeur de choix de plus de 26 000 hommes et femmes, la GRC promet une carrière sans pareil. Service de police national du Canada, la GRC compte plus de 130 ans de traditions et de service. Fière de ses traditions et sûre de pouvoir relever les défis des années à venir, la GRC s’engage à maintenir la paix, à assurer le respect de la loi et à offrir un service de qualité en partenariat avec les collectivités qu’elle sert.

Raisons pour vouloir faire partie de la Direction générale des ressources humaines de la Division E de la GRC :
- Le prestige et la fierté associés à un emploi dans une organisation de renommée mondiale et la possibilité de contribuer concrètement à la réussite d’opérations policières
- Horaire de travail régulier (37,5 heures par semaine) et possibilité d’horaire variable et de congés acquis.
- Salaires concurrentiels
- Régime de pension et assurance des frais médicaux et dentaires, ce qui comprend des congés de maladie payés et des congés payés pour obligations familiales
- Possibilités d’apprentissage continu et d’avancement professionnel
- Accès à des offres d’emploi dans toute la fonction publique
- Accès gratuit à un gymnase et à une salle d’entraînement
- Un programme de santé et de mieux-être en milieu de travail qui fait la promotion de l’adoption d’habitudes saines.

Remarque : Les places de stationnement sont très limitées sur place. Le quartier général de la Division E est situé à proximité des services d’aérotrain et de transport en commun.

Intention du processus

Dotation anticipée :
Il se peut qu’on mette en place un groupe de candidats qualifiés qui pourrait servir à pourvoir de futurs postes vacants (y compris des postes semblables dotés pour une période déterminée ou indéterminée ou par intérim, à temps plein ou à temps partiel) au quartier général de la Division E, 14200 Green Timbers Way, Surrey (C.-B.). Une fois établi, le bassin de candidats qualifiés sera valide pendant un an. Cette période pourrait être prolongée.

Si un membre civil est considéré comme qualifié et est nommé au poste, il ne verra pas son statut d’emploi changer à une autre catégorie d’employé.

Veuillez indiquer clairement le type et la durée d’emploi que vous êtes disposé à accepter. Veuillez noter que le fait d’accepter un poste pour une période déterminée ne vous empêche pas de recevoir ultérieurement une offre de poste pour une période indéterminée.

Postes à pourvoir : Nombre à être déterminé

Les renseignements que vous devez fournir

Votre curriculum vitae.

Afin que votre candidature soit retenue, votre demande doit clairement décrire comment vous répondez aux énoncés suivants (qualifications essentielles)

QUALIFICATIONS ESSENTIELLES
Études :
Diplôme d’études secondaires ou combinaison acceptable d’études, de formation et/ou d’expérience.

Équivalence des diplômes

Expérience :
Expérience récente* de l’utilisation de différents logiciels (comme WordPerfect, Word, Excel, logiciel de courriel ou navigateurs Web).

Expérience de l’utilisation d’un système de base de données.

Expérience de la prestation de services administratifs ou de services de soutien administratif comme la gestion d’ordres du jour, la planification et l’organisation de réunions et de téléconférences, la préparation et l’assemblage de dossiers de réunion et de documents de travail, l’acquisition d’équipement et de fournitures de bureau, la tenue d’un système de classement, la coordination des déplacements ou de la logistique, la surveillance, la transmission à un échelon supérieur et la résolution de problèmes au besoin, le soutien des clients, la transmission d’informations, la saisie de données, la numérisation, etc.

*« Expérience récente » signifie l’expérience acquise au cours des deux dernières années environ.

Les énoncés suivants seront utilisés / évalués à une date subséquente (essentiels à l'emploi)

Anglais essentiel

Renseignements sur les exigences linguistiques

Connaissances :
Connaissance des pratiques et des méthodes de bureau.

Capacités :
Capacité de communiquer efficacement de vive voix.
Capacité de communiquer efficacement par écrit.
Capacité de planifier et d’organiser la charge de travail et d’en établir les priorités.
Capacité de gérer des demandes exigeantes tant en personne que par lettre ou par téléphone.

Qualités personnelles :
Entregent
Esprit d’initiative
Souci du détail
Souci du service à la clientèle
Jugement
Sens des responsabilités
Intégrité et respect

Les énoncés suivants pourraient être utilisés / évalués à une date subséquente (pourraient être nécessaires à l'emploi)

QUALIFICATIONS CONSTITUANT UN ATOUT
Études :
1. Obtention récente* d’un certificat ou d’un diplôme d’un collège communautaire ou d’une école de commerce privée de professionnel en administration, de gestionnaire d’entreprise, d’administrateur de bureau ou d’assistant juridique.

Équivalence des diplômes

Expérience :
2. Expérience récente* de la prestation de soutien administratif dans un environnement de bureau comme la gestion d’ordres du jour, la planification et l’organisation de réunions et de téléconférences, la préparation et l’assemblage de dossiers de réunion et de documents de travail, l’acquisition d’équipement et de fournitures de bureau, la tenue d’un système de classement, la coordination des déplacements ou de la logistique.

3. Expérience récente* de la prestation de soutien administratif dans un environnement de bureau, comme la surveillance, la transmission à un échelon supérieur ou la résolution de problèmes au besoin, le soutien de clients, la prestation d’information, la saisie de données et la numérisation.

4. Expérience récente* de la prestation de soutien administratif dans un service de ressources humaines.

5. Expérience récente* de l’utilisation de PeopleSoft (SIGRH) ou de systèmes similaires de RH dans l’exercice de ses fonctions.

6. Expérience appréciable** de l’utilisation de différents logiciels (Word, Excel, logiciel de courriel ou navigateurs Web) dans un environnement de bureau.

7. Expérience appréciable** de la correction de documents.

8. Expérience appréciable** de l’utilisation de bases de données comme : MS ACCESS, PRIME, NARMS, OGCA, W5, CIPC, JUSTIN, SIRP.

9. Expérience de la prestation de services de soutien budgétaire ou financier, notamment les comptes créditeurs, les comptes débiteurs et la comptabilité financière.

10. Expérience récente* de la prestation de services de gestion de l’information, notamment l’indexage, la référence croisée, le classement, l’extraction, l’archivage ou la destruction de données.

11. Expérience de l’utilisation d’un système de gestion financière comme SAP ou TEAM.

12. Expérience récente* de travail à titre d’assistant administratif, d’adjoint exécutif ou de gestionnaire de bureau, ou dans un poste similaire.

13. Expérience de l’interprétation de lignes directrices ou de politiques.

*« Expérience récente » signifie l’expérience acquise au cours des deux dernières années environ.
**« Expérience appréciable » signifie l’expérience obtenue de façon régulière, habituellement quotidiennement ou hebdomadairement sur une période d’environ six mois ou plus.

EXIGENCES OPÉRATIONNELLES
Pour certains postes à pourvoir, il est nécessaire de voyager et/ou de travailler à l’extérieur de son lieu de travail.
Certains postes à pourvoir exigent du/de la titulaire qu’il/elle possède un permis de conduire valide ou la mobilité personnelle normalement associée à la possession d’un permis de conduire.
Pour certains postes à pourvoir, les titulaires pourront être appelés à faire des heures supplémentaires.

Conditions d'emploi

CONDITIONS D’EMPLOI
Différents niveaux de cote de sécurité ou de fiabilité de la GRC : cote de fiabilité approfondie, cote de sécurité « Secret », cote de sécurité « Très secret ».

Autres renseignements

La fonction publique du Canada s’est engagée à se doter d’un effectif compétent qui reflète la diversité de la population canadienne qu’elle dessert. Nous favorisons l’équité en matière d’emploi et vous encourageons à indiquer dans votre demande d’emploi si vous appartenez à un des groupes désignés.

Renseignements sur l’équité en matière d’emploi

Vous devez posséder toutes les qualifications essentielles pour être nommé(e) au poste. D’autres qualifications peuvent entrer en ligne de compte dans le choix de la personne qui sera retenue. Certaines qualifications, essentielles et autres, seront évaluées Durant l’examen de votre candidature. Il vous incombe de fournir des exemples appropriés qui illustrent comment vous répondez à chacune de ces qualifications. Autrement, votre candidature pourrait être rejetée.

Chaque personne a le droit de participer à un processus de nomination dans la langue officielle de son choix. Nous demandons aux candidats d’indiquer leur préférence dans leur demande.

REMARQUE : Les candidats retenus devront détenir une habilitation de sécurité de la GRC valide avant leur nomination et pendant toute la durée de leur emploi. Le processus pour obtenir cette habilitation comprend une entrevue de sécurité/fiabilité et une enquête sur le terrain visant des activités criminelles portant notamment sur la vérification des références, du crédit / de la situation financière, des études, de l’emploi, etc. Par conséquent, le processus peut prendre plusieurs semaines ou plusieurs mois.

Pour obtenir l’habilitation de sécurité de la GRC et maintenir les normes d’éthique de la GRC, les candidats ne doivent pas être ou avoir été impliqués dans certaines activités criminelles, avoir été démis de leurs fonctions pour une cause déshonorante, avoir des faillites personnelles en suspens, etc. Pour obtenir de plus amples renseignements et une liste complète des activités, veuillez visiter le site http://www.rcmp-grc.gc.ca/fr/qualifications-et-exigences et lire la section intitulée « Pour poser votre candidature à un poste de policier, vous ne devez pas : », de même que les facteurs à prendre en considération qui s’appliquent. Les exigences en matière de sécurité sont les mêmes pour tous les employés de la GRC.

Selon les exigences du ou des postes à pourvoir dans le cadre du présent processus, les qualifications constituant un atout, les exigences opérationnelles et les besoins organisationnels pourraient être pris en considération en vue de la dotation de postes actuellement vacants ou en voie de l’être. À tout moment du processus, on pourrait communiquer avec les candidats/candidates afin de les évaluer en fonction de ces critères.

Les personnes intéressées doivent posséder toutes les qualifications essentielles pour être nommées à ce poste, selon le mode déterminé par le jury de sélection. Toutefois, une personne pourrait y être nommée même si elle ne possède pas toutes les qualifications constituant un atout ou n’en possède aucune, et si elle ne satisfait pas aux exigences opérationnelles ou ne répond pas aux besoins organisationnels. Cependant, il est préférable de répondre à ces critères, car ils peuvent constituer un facteur déterminant dans le choix de la personne qui sera nommée.

Une fois établi, le bassin de candidats qualifiés sera valide pendant 12 mois. Cette période pourrait être prolongée.

Veuillez noter que les candidats (y compris les personnes employées par la fonction publique) ne seront pas considérés en situation de voyage/service commandé et que les frais de déplacement ne seront pas remboursés. Par conséquent, les candidats devront assumer leurs frais de déplacement.

La nomination ou le choix des candidatures à retenir pourraient se faire par une sélection aléatoire.

La sélection décroissante pourrait être utilisée.

Les candidats pourraient être appelés à faire un examen écrit.

Les candidats pourraient devoir effectuer un exercice de mise en situation.

Les candidats pourraient être convoqués à passer une entrevue.

Une vérification des références sera effectuée. Les candidats devront fournir des références de superviseurs couvrant les deux dernières années d’emploi.

Si un candidat qualifié est sélectionné et nommé à un poste de durée indéterminée à partir du bassin établi, sa candidature sera retirée du bassin. Si une personne est sélectionnée pour une période déterminée (nomination intérimaire ou une nomination à un poste doté pour une période déterminée, pour une affectation ou un détachement), son nom restera dans le bassin pour les prochains processus de sélection.

Si un candidat fournit dans sa demande ou lors de l’évaluation un renseignement qui est considéré comme incorrect ou faux, il sera éliminé de manière définitive.

Les qualifications en matière d’expérience seront évaluées après la présentation des candidatures. D’autres confirmations ou évaluations pourraient être effectuées lors de l’étape de la vérification des références.

Toutes les communications relatives à ce processus, y compris les courriels échangés, peuvent être utilisées aux fins d’évaluation des qualifications.

REMARQUE : Le jury de sélection peut décider de communiquer avec les candidats au moyen de l’adresse électronique qu’ils ont fournie pour leur transmettre ou leur demander des renseignements ou encore les inviter à participer à une étape donnée de l’évaluation. C’est pourquoi il incombe aux candidats de s’assurer que leurs coordonnées sont exactes et mises à jour, au besoin.

Aucun accusé de réception ne sera envoyé. Nous communiquerons avec les candidats dès que le processus de présélection sera terminé.

Les candidats doivent remplir les conditions d’emploi à l’embauche et pendant la durée de leur emploi.

Préférence

La préférence sera accordée, dans l’ordre suivant, aux anciens combattants et aux citoyens canadiens, à l’exception d’un poste situé au Nunavut, où les Inuits du Nunavut seront nommés en premier.

Renseignements sur la préférence aux anciens combattants

Nous remercions d'avance ceux et celles qui auront soumis une demande d'emploi, mais nous ne contacterons que les personnes choisies pour la prochaine étape de sélection.