Agent administratif/agente administrative (AS-01) - PFSNA

Messages importants

Nous sommes aussi engagés à instaurer un milieu de travail inclusif et exempt d’obstacles, dès le processus de sélection. Si vous avez besoin de mesures d’adaptation à une étape ou une autre du processus d’évaluation, veuillez envoyer un message à l’adresse indiquée ci-dessous sous la rubrique Personnes-ressources pour en faire la demande. Les renseignements reçus au sujet de mesures d’adaptation seront traités confidentiellement.

Mesures d’adaptation en matière d’évaluation

Renseignements utiles:
• Veuillez noter que les candidats éligibles au Programme fédéral de stage pour les nouveaux arrivants (PFSNA) doivent avoir fait l'objet d'une sélection en matière d'employabilité par un organisme d'aide aux immigrants (OAI) au plus tard le 5 avril 2019. Veuillez consulter la page web du PFSNA sur le site web d’IRCC pour de plus amples détails (https://www.canada.ca/fr/immigration-refugies-citoyennete/services/nouveaux-immigrants/preparer-vie-canada/prepare-travailler/federal-stage.html).
• Au moment de présenter votre demande, vous devez être un résident permanent ou un citoyen canadien depuis 10 ans ou moins à compter de la date où vous avez obtenu votre résidence permanente jusqu'à la date où vous avez soumis votre demande au titre du PFSNA.
• Pour les candidats ayant effectué leurs études à l'extérieur du Canada, l'évaluation des titres de compétences étrangers n'est pas obligatoire pour participer au programme PFSNA, mais est fortement recommandée.

Vous devez fournir les renseignements suivants au moment de présenter votre demande :
• SVP, vous assurer d'avoir choisi le type d'emploi temporaire: Durée de l'emploi.
• Veuillez identifier l'organisme d'aide aux immigrants (OAI) qui vous a sélectionné pour l'aide à l'emploi dans le but du Programme fédéral de stage pour les nouveaux arrivants.

Intention du processus

Offrir aux nouveaux arrivants qualifiés un stage rémunéré (emploi occasionnel*). Un bassin de candidats sera créé pour combler des postes au sein de différentes organisations du gouvernement fédéral. Des stages pourraient aussi être offerts au sein d’organisations provinciales et municipales.

*Occasionnel – Un contrat qui se limite à 90 jours de travail par ministère par ministère d’embauche du gouvernement fédéral, par année civile.

Postes à pourvoir : Nombre à être déterminé

Les renseignements que vous devez fournir

Réponse à une question texte adressant ce qui suit :

• En soumettant votre demande, vous devrez répondre à une question texte (maximum de 200 mots).
  La réponse que vous soumettrez servira à évaluer votre « capacité à communiquer efficacement par écrit ».
  Veuillez noter que vous devez fournir une réponse à cette question, sinon votre demande sera rejetée.

Afin que votre candidature soit retenue, votre demande doit clairement décrire comment vous répondez aux énoncés suivants (qualifications essentielles)

ÉTUDES
ET1. Diplôme d’études secondaires ou alternatives approuvées par l’employeur *
* L'alternative au diplôme d'études secondaires approuvée par l'employeur est une combinaison acceptable d'études, de formation et/ou d'expérience reliée au(x) poste(s) à combler.

Équivalence des diplômes

EXPERIENCE
EX1. Expérience de la prestation de services de soutien administratif dans au moins trois des domaines suivants : la coordination de la correspondance entrante et sortante, la gestion des calendriers, la planification et l'organisation de téléconférences, de vidéoconférences, de réunions ou d'évènements, la prise de notes, la saisie de données, la préparation de voyages et/ou la configuration et la tenue de systèmes de classement
EX2. Expérience de l'utilisation de la suite Microsoft Office, dont Word, Outlook et PowerPoint ou des logiciels semblables
EX3. Expérience de la mise en page, du développement et/ou de la distribution de divers documents
Remarque : L'expérience mentionnée ci-dessus peut être démontrée au moyen d'emplois (poste d'étudiant ou autre) ou d'activités liées aux études.

Si vous répondez à certains des énoncés suivants, votre demande doit également clairement décrire comment vous y répondez (autres qualifications)

ETUDES CONSITUANT UN ATOUT
AET1.Un titre ou diplôme d’un établissement d’enseignement postsecondaire reconnu, avec spécialisation acceptable en administration des affaires ou en services administratifs ou autres disciplines acceptables

Équivalence des diplômes

EXPERIENCE CONSTITUANT UN ATOUT
AEX1. Expérience de fournir du soutien à un gestionnaire ou un directeur dans un environnement de bureau
AEX2. Expérience de la prestation de services et conseils aux clients
AEX3. Expérience de la planification d’évènements tels que des réunions, séminaires ou des séances de formation
AEX4. Expérience du suivi de projets ou de dossiers
AEX5. Expérience de fournir du soutien administratif par rapport à des projets et/ou des initiatives (tel que coordonner les tâches et faire le suivi des progrès)
AEX6. Expérience d’initier des demandes, de préparer et/ou de faire le suivi de documentation reliée aux ressources humaines et/ou finances
AEX7. Expérience de la prestation de services de soutien en matière de budget et de finances, incluant, mais sans s’y limiter, l’inscription des transactions financières, le calcul des paiements, la préparation d’estimations de coûts, le traitement des factures, la budgétisation ou la passation de contrats
AEX8. Expérience dans la réalisation et le maintien d’une base de données ou tableurs, ou dans la production de rapports
AEX9. Expérience dans la coordination des demandes d’Accès à l’information et de la protection des renseignements personnels (AIPRP) du gouvernement du Canada

Les énoncés suivants seront utilisés / évalués à une date subséquente (essentiels à l'emploi)

Exigences linguistiques variées
• Anglais essentiel
• Français essentiel
• Bilingue impératif, niveau BBB/BBB
• Bilingue impératif, niveau CBC/CBC

Renseignements sur les exigences linguistiques

CONNAISSANCES
C1. Connaissance des services de soutien administratif
C2. Connaissance des méthodes de classement

COMPÉTENCES
CO1. Initiative
CO2. Coopération et collaboration
CO3. Faculté d’adaptation et flexibilité
CO4. Jugement/Raisonnement

CAPACITÉS
CA1. Capacité de vérifier les documents et d'en faire la correction
CA2. Capacité d'établir des priorités, de travailler sous pression et de respecter des délais
CA3. Capacité de communiquer efficacement par écrit
CA4. Capacité de communiquer efficacement de vive voix

QUALITES PERSONNELLES
P1. Fiabilité

Les énoncés suivants pourraient être utilisés / évalués à une date subséquente (pourraient être nécessaires à l'emploi)

COMPETENCES
CO1. Valeurs et éthique

EXIGENCES OPERATIONNELLES
• Être disponible, disposé et apte à travailler des heures supplémentaires, souvent à court préavis
• Être disponible, disposé et apte à voyager au besoin
Remarque : Les besoins opérationnels peuvent varier selon le poste à combler. D’autres exigences ou qualifications pourraient être considérées par les organisations d’embauche.

Conditions d'emploi

Cote de fiabilité ou cote de sécurité de niveau « secret », selon les exigences du poste à doter. Ce critère ne sera pas pris en considération à l'étape de la présélection. Le processus d'autorisation de sécurité relève du ministère d'embauche.

Autres renseignements

La fonction publique du Canada s’est engagée à se doter d’un effectif compétent qui reflète la diversité de la population canadienne qu’elle dessert. Nous favorisons l’équité en matière d’emploi et vous encourageons à indiquer dans votre demande d’emploi si vous appartenez à un des groupes désignés.

Renseignements sur l’équité en matière d’emploi

Processus d’inscription :
• Toutes les demandes d'emploi doivent être présentées au moyen du Système de ressourcement de la fonction publique (SRFP).
• Les personnes handicapées ne pouvant pas faire leur demande en ligne doivent communiquer avec l’équipe du PFSNA à .
• Vous devez fournir une adresse électronique. C'est par courriel que le comité de sélection communiquera avec vous s'il souhaite vous fournir ou vous demander des renseignements, ou vous inviter à participer aux différentes étapes de l'évaluation. Veuillez fournir une adresse électronique valide et vous assurer de consulter vos courriels fréquemment. Veuillez svp vous assurer que votre système de courriels est réglé correctement. Si les réglages de votre système de courriels sont trop restrictifs, il se peut que les courriels provenant de l'équipe du PFSNA ou du ministère d'embauche soient considérés comme des pourriels et qu'ils soient automatiquement supprimés.
• Lorsque vous répondez aux questions de présélection, vous devez fournir des exemples précis pour démontrer clairement comment vous répondez aux exigences (études et expériences, essentielles et atouts). Durant la présélection initiale, le comité de présélection examinera les demandes d’emploi pour évaluer si les qualifications requises ont été démontrées par les candidats. Les invitations aux entrevues seront faites en fonction des résultats de la présélection.
• Aucun accusé de réception des demandes ne sera envoyé. Nous communiquerons seulement avec les candidats qui auront été présélectionnés.

Processus d’évaluation :
• Il est de votre responsabilité pendant la vie de ce processus de sélection de communiquer tout changement en ce qui a trait à votre adresse courriel à la personne-ressource pour le processus.
• Vous serez demandé de fournir votre curriculum vitae à l'étape de l'évaluation.
• Il est possible qu'un examen écrit ait lieu.
• Les entrevues et les examens auront lieu à l'endroit choisi par l'employeur entre les mois de juin et août. Si vous ne vous présentez pas aux évaluations aux dates et heures fixées, votre candidature pourrait être rejetée. Les candidats recevront un avis de 48 heures pour les entrevues et devront être disponibles.
• Les évaluations pourraient avoir lieu le jour ou le soir.
• Une vérification de références sera réalisée par l'employeur pour les candidats qui se sont qualifiés.
• Veuillez noter que ni Immigration, Réfugiés et Citoyenneté Canada ni les autres organisations et ministères d'embauche NE rembourseront les dépenses relatives aux déplacements et au déménagement.
• Nous communiquerons avec l'organisme d'aide aux immigrants (OAI) indiqué dans votre demande pour vérifier que vous avez fait l'objet de sélection.
• La gestion d’IRCC pourrait choisir une ou plusieurs qualifications constituant un atout lors de la présélection pour déterminer le nombre de postulants qui avanceront à l'étape suivante du processus de sélection.

Processus d’embauche :
• Veuillez noter que même si vous êtes placé dans un bassin de candidats, il est possible qu'aucun poste ne vous soit offert. Le nombre et les catégories de postes disponibles au cours d'une année de programme donnée varient selon les demandes des organismes partenaires.
• Si vous êtes qualifié, votre demande pourrait être diffusée au sein d’Immigration, Réfugiés et Citoyenneté Canada et pourrait être soumise à d'autres organismes, ministères fédéraux et sociétés d'État, ainsi qu'à d'autres organisations participantes des secteurs provincial et municipal pour des possibilités d'emploi potentielles.
• Ce processus de sélection sera utilisé par divers ministères, agences et organisations.

Documents requis :
• Il est possible qu'on vous demande de fournir une preuve de vos diplômes.
• Vous devrez fournir une preuve de résidence permanente ou de citoyenneté.

Préférence

La préférence sera accordée, dans l’ordre suivant, aux anciens combattants et aux citoyens canadiens, à l’exception d’un poste situé au Nunavut, où les Inuits du Nunavut seront nommés en premier.

Renseignements sur la préférence aux anciens combattants

Nous remercions d'avance ceux et celles qui auront soumis une demande d'emploi, mais nous ne contacterons que les personnes choisies pour la prochaine étape de sélection.