Spécialiste, Gestion des dossiers

Messages importants

Nous sommes aussi engagés à instaurer un milieu de travail inclusif et exempt d’obstacles, dès le processus de sélection. Si vous avez besoin de mesures d’adaptation à une étape ou une autre du processus d’évaluation, veuillez envoyer un message à l’adresse indiquée ci-dessous sous la rubrique Personnes-ressources pour en faire la demande. Les renseignements reçus au sujet de mesures d’adaptation seront traités confidentiellement.

Information sur les mesures d'adaptation pour personnes handicapées

Vous devez démontrer dans quelle mesure vous possédez les qualifications essentielles (études et expérience) en répondant aux questions de présélection en ligne. Il ne suffit pas d'indiquer que vous possédez les qualifications requises ou de fournir une liste de vos responsabilités antérieures ou actuelles. Il faut plutôt démontrer COMMENT, QUAND et OÙ vous avez acquis ces qualifications en donnant des exemples concrets.

Les réponses fournies aux questions de présélection constitueront la principale source de renseignements et le curriculum vitae servira uniquement à titre d’information secondaire. À défaut de fournir des réponses complètes, les demandes d'emplois pourraient ne pas être retenues pour considération ultérieure dans ce processus.

Tâches

• Maintenir, classer, indexer, créer et entretenir des sites externes d'accès (caisses de documents) et des modalités de renvoi (classement de courrier électronique et de documents) à l'aide de systèmes manuels ou automatisés;
• Créer de nouveaux dossiers, réviser des dossiers ou des séries de dossiers et recommander des modifications au système de classement des dossiers par sujet;
• Participer à la mise en œuvre des processus et des calendriers autorisés de conservation et de disposition des dossiers;
• Ouvrir et classer le courrier;
• Organiser, réviser et traiter l'information conformément au système d'information de gestion des dossiers;
• Procéder au transfert de documents papiers sur format numérique.

Intention du processus

Le but principal de ce processus est de créer un bassin de candidats qualifiés qui pourraient être utilisé pour combler des postes semblables (temps plein, temps partiel, indéterminée, déterminé, emploi occasionnel) à Transports Canada à Dorval et Québec dans la province du Québec.

Postes à pourvoir : Nombre à être déterminé

Les renseignements que vous devez fournir

Votre curriculum vitae.

Afin que votre candidature soit retenue, votre demande doit clairement décrire comment vous répondez aux énoncés suivants (qualifications essentielles)

ÉTUDES
• Diplôme d'études post secondaires obtenu en gestion de l'information, en documentation, en archivistique ou en gestion des documents.

Équivalence des diplômes

EXPÉRIENCE
• Expérience acceptable* dans la prestation de service à la clientèle.
*Par « expérience acceptable », on entend au moins 4 mois continus d'expérience de travail.

Les énoncés suivants seront utilisés / évalués à une date subséquente (essentiels à l'emploi)

Exigences linguistiques variées
• Français essentiel ou Bilingue impératif BBB/BBB, selon le poste à combler.

Renseignements sur les exigences linguistiques

CONNAISSANCES
• Connaissance des opérations d'un service de gestion des documents.
• Connaissance des concepts et des outils reliés à la gestion des documents et des archives.

COMPÉTENCES CLÉS EN LEADERSHIP
• Valeurs et éthique.
• Engagement.
• Réflexion approfondie.
• Excellence par les résultats.

CAPACITÉS
• Capacité d'établir ses priorités.
• Capacité à communiquer efficacement de vive voix.
• Capacité à communiquer efficacement par écrit.

Les énoncés suivants pourraient être utilisés / évalués à une date subséquente (pourraient être nécessaires à l'emploi)

QUALIFICATIONS CONSTITUANT UN ATOUT - EXPÉRIENCE
• Expérience dans l'utilisation d'un logiciel de gestion électronique de documents tel que IRIMS, LiveLink ou Documentik.
• Expérience récente** des activités relatives à la gestion des dossiers papiers et électroniques tel que le classement, le tri, la recherche documentaire et la classification dans un centre de gestion de l'information.
• Expérience à donner des sessions de formation et d'information.
** Expérience récente est définie comme ayant été acquise dans les 3 dernières années.

EXIGENCES OPÉRATIONNELLES
• Travailler occasionnellement en dehors des heures de travail normales et les fins de semaine.
• Consentir à voyager dans la région du Québec et de la Capitale Nationale.

Conditions d'emploi

• Cote de sécurité : Fiabilité ou secret, selon le poste.
• Consentir et être apte à exécuter ses fonctions dans des espaces parfois exigus et poussiéreux et dans des positions qui peuvent être inconfortables comme s'accroupir et s'agenouiller.
• Consentir et être apte à soulever des boîtes allant jusqu'à 20 kgs.

Autres renseignements

La fonction publique du Canada s'est engagée à se doter d'un effectif compétent qui reflète la diversité de la population canadienne qu’elle dessert. Nous favorisons l’équité en matière d’emploi et vous encourageons à indiquer dans votre demande d’emploi si vous appartenez à un des groupes cibles.

Renseignements sur l’équité en matière d’emploi

• Transports Canada acceptera uniquement les demandes d'emploi en ligne.

• Aucun accusé de réception des demandes ne sera envoyé aux postulants.

• Un examen écrit, une entrevue et la prise de références pourraient être utilisées comme méthodes d’évaluation dans le cadre de ce processus de sélection.

• Les candidats doivent répondre aux qualifications essentielles pour être nommés à un poste.

• Les candidats peuvent être tenus de répondre aux qualifications constituant un atout ou aux besoins organisationnels selon les exigences du poste spécifique à doter.

• Les candidats devront fournir une attestation des études plus tard au cours du processus.

• Les candidats ayant effectué des études à l'étranger devront faire évaluer les certificats et/ou diplômes en fonction des normes de scolarité canadienne. Ceci permettra de fournir une preuve d'équivalence canadienne au moment de postuler un emploi au sein de la fonction publique. Le Centre d'information canadien sur les diplômes internationaux offre un soutien aux personnes qui souhaitent faire évaluer leurs diplômes et leurs titres de compétences professionnels en les dirigeant vers les organisations appropriées. Le Centre d'information canadien sur les diplômes internationaux peut être contacté via son site internet : http://www.cicdi.ca.

• Chaque personne a le droit de participer à un processus de nomination dans la ou les langues officielles de leur choix. Nous demandons aux postulants de mentionner leur(s) langue(s) préférée(s) dans la demande d'emploi.

• Toutes les demandes d'emploi doivent être soumises en utilisant le Système de ressourcement de la fonction publique (SRFP). Il est nettement avantageux de postuler en direct car:
- cela permet de créer un profil de candidature et un curriculum vitae qui peut être réutiliser pour postuler sur d'autres emplois au lieu de remplir chaque fois une nouvelle demande;
- cela permet de vérifier le statut d'une demande d'emploi à tout moment;
- pour certains emplois, cela permet également de trouver des renseignements importants qui sont uniquement accessibles lorsque l'on postule en ligne (incluant le questionnaire d'emploi et l'énoncé des critères de mérite).

• Pour soumettre une demande d'emploi en ligne, sélectionnez "Postulez" ci-dessous.

• Les personnes handicapées qui ne peuvent pas postuler en ligne sont priées de communiquer avec 1-800-645-5605.

Préférence

La préférence sera accordée, dans l'ordre suivant, aux anciens combattants et aux citoyens canadiens.

Renseignements sur la préférence aux anciens combattants

Nous remercions d'avance ceux et celles qui auront soumis une demande d'emploi, mais nous ne contacterons que les personnes choisies pour la prochaine étape de sélection.