Adjoint administratif/adjointe administrative

Messages importants

Vous devez joindre une lettre de présentation à votre curriculum vitæ. Pour chacun des critères relatifs aux études et à l’expérience énoncés dans les qualifications essentielles et les qualifications constituant un atout, vous devez présenter, en 300 mots ou moins pour chaque critère, des exemples concrets illustrant en quoi vous satisfaites à ces critères. En utilisant chaque critère lié à l’expérience comme rubrique dans votre lettre de présentation, veuillez fournir les renseignements OBLIGATOIRES suivants : 1 – le nom du ministère ou de l’organisation où l’expérience a été acquise; 2 – le titre et le niveau du poste occupé et la durée de la période pendant laquelle vous avez exercé vos fonctions; 3 – des renseignements précis au sujet des tâches, des projets ou des réalisations, qui démontrent comment l’expérience a été acquise.

Le curriculum vitæ sera utilisé comme source secondaire pour valider l’expérience décrite dans la lettre de présentation. LES CANDIDATS QUI N’AURONT PAS CLAIREMENT DÉMONTRÉ DANS LEUR LETTRE DE PRÉSENTATION EN QUOI ILS SATISFONT AUX CRITÈRES DE PRÉSÉLECTION ESSENTIELS (Études et Expérience) VERRONT LEUR CANDIDATURE REJETÉE. NOUS NE COMMUNIQUERONS PAS AVEC LES CANDIDATS POUR OBTENIR DES RENSEIGNEMENTS MANQUANTS.

Vous devez posséder toutes les qualifications essentielles pour être nommé à ce poste. D’autres qualifications (atouts) peuvent constituer un facteur déterminant pour le choix de la personne qui sera nommée. Il vous incombe de fournir des exemples appropriés, qui illustrent comment vous possédez chaque qualification. Autrement, votre candidature pourrait être rejetée. Veuillez noter que le critère « capacité de suivre des instructions » sera évalué tout au long du processus.

Tâches

Gérer les ordres du jour, les calendriers et les réunions;

Assurer le contrôle de la correspondance;

Mettre en page et réviser des documents comme des rapports, des courriels, des lettres et des notes de service;

Préparer des dossiers de réunion;

Organiser des réunions;

Réserver les salles de conférence et s’assurer d’obtenir le matériel technologique requis;

Offrir des services de soutien administratif général;

Coordonner des événements et des conférences;

Organiser des déplacements.

Milieu de travail

Le Bureau de mise en œuvre du Cadre pancanadien (BMOCP) créé récemment oriente les efforts déployés par le gouvernement fédéral afin de s’assurer que le Canada atteint sa cible de 2030, soit réduire de 30 % d’ici 2030 les émissions de gaz à effet de serre par rapport aux niveaux de 2005. Le BMOCP regroupe des professionnels dynamiques et talentueux qui cherchent à obtenir des résultats probants pour les Canadiens.

Intention du processus

Lorsque vous présentez votre candidature, vous présentez une demande pour un poste de durée déterminée ou indéterminée au sein du Bureau de mise en œuvre du Cadre pancanadien. Ce processus pourrait être utilisé pour établir un bassin de candidats et de candidates qualifiés ou partiellement qualifiés qui pourrait être utilisé par Environnement et Changement climatique Canada pour doter des postes semblables ayant divers profils linguistiques (anglais essentiel, français essentiel, bilingue impératif BBB/BBB, bilingue impératif CBC/CBC), diverses exigences de sécurité (fiabilité ou secret) et dont la durée peut varier (tel qu’un poste pour une période indéterminée, poste pour une période déterminée) dans la Canada.

Si des fonctionnaires ou personnes employées de la fonction publique sont sélectionnées, les mécanismes de nomination intérimaire, mutation, affectation, détachement ou Échanges Canada pourraient être utilisés selon la situation et selon leur admissibilité.

Postes à pourvoir : Nombre à être déterminé

Les renseignements que vous devez fournir

Votre curriculum vitae.

Une lettre d'accompagnement en 3 000 mots (maximum) "Une lettre de présentation en suivant les instructions indiquées dans la section Messages importants."

Pour être nommé au poste, vous devez posséder toutes les qualifications essentielles. D'autres qualifications peuvent entrer en ligne de compte dans le choix de la personne nommée au poste. Certaines des qualifications (essentielles ou autres) seront évaluées à l'aide de votre demande d'emploi. Il vous incombe de fournir des exemples pertinents démontrant comment vous répondez à chaque exigence. À défaut de le faire, votre demande pourrait être rejetée.

Afin que votre candidature soit retenue, votre demande doit clairement décrire comment vous répondez aux énoncés suivants (qualifications essentielles)

ÉTUDES :

Un diplôme d'études secondaires ou les alternatives approuvées par l'employeur.

Équivalence des diplômes

EXPÉRIENCE :

Expérience de la prestation de services administratifs et de services de soutien* à un gestionnaire ou à un membre du groupe de la direction.

Expérience de la planification et de la gestion quotidienne de plusieurs calendriers.

Expérience de l’organisation de la logistique et de la coordination des documents requis pour des réunions et des téléconférences.

Expérience de l’utilisation des logiciels Internet Explorer et de la suite Microsoft Office, dont Outlook, Word, PowerPoint, Excel.

* Les services de soutien comprennent les tâches suivantes : gestion des horaires, organisation et préparation de réunions/téléconférences, préparation et rassemblement de dossiers de réunion et de documents d’information, approvisionnement en équipement et en fournitures de bureau, tenue d’un système de classement, traitement du courrier reçu et à expédier et autres tâches connexes.

Si vous répondez à certains des énoncés suivants, votre demande doit également clairement décrire comment vous y répondez (autres qualifications)

EXPÉRIENCE (Atout) :

Expérience des préparatifs de voyage et du traitement des demandes de remboursement de frais de voyage.

Expérience du travail dans un milieu où les activités se déroulent à un rythme rapide ou où la pression est grande.

Les énoncés suivants seront utilisés / évalués à une date subséquente (essentiels à l'emploi)

Exigences linguistiques variées
Ce processus de sélection pourrait servir à doter des postes semblables dont les exigences linguistiques peuvent varier tel que bilingue impératif BBB/BBB, bilingue impératif CBC/CBC, anglais essentiel et français essentiel.

Renseignements sur les exigences linguistiques

CONNAISSANCES :

Connaissance des procédures relatives aux voyages.

Connaissance des procédures de gestion de l’information et de contrôle des documents.

CAPACITÉS :

Capacité de mener plusieurs tâches de front, de travailler sous pression et de respecter les échéances.

Capacité de planifier et d’organiser.

Capacité de communiquer efficacement de vive voix.

Capacité de communiquer efficacement par écrit.

Capacité de rassembler des renseignements et de coordonner des horaires et des services.

Capacité de suivre les instructions.

QUALITÉS PERSONNELLES :

Entregent

Fiabilité

Souci du détail

Jugement

Esprit d’initiative

Les énoncés suivants pourraient être utilisés / évalués à une date subséquente (pourraient être nécessaires à l'emploi)

La sélection pourrait se limiter aux membres des groupes d'équité en emploi suivants : les autochtones, les personnes handicapées, les minorités visibles, les femmes

Renseignements sur l'équité en matière d'emploi

Conditions d'emploi

CONDITIONS D'EMPLOI :

Cote de sécurité : Cote de fiabilité; la cote « Secret » pourrait être exigée pour certains postes.

Être en mesure de faire des heures supplémentaires à court préavis.

Consentir à voyager et être en mesure de le faire.

Autres renseignements

Un examen écrit pourrait être administré.

Les candidats seront convoqués à une entrevue.

Le Ministère n'acceptera que les demandes d'emploi présentées en ligne. Toutes les demandes d'emploi doivent être soumises en utilisant le Système de ressourcement de la fonction publique (SRFP). Il est nettement à votre avantage de postuler en direct car :
• Vous pouvez ainsi créer un profil de candidature et un curriculum vitæ que vous pourrez réutiliser pour postuler d'autres emplois au lieu de remplir chaque fois une nouvelle demande;
• Vous pouvez modifier votre demande d'emploi et votre curriculum vitae à tout moment AVANT la date limite indiquée dans l'annonce d'emploi;
• Vous pouvez vérifier la situation de votre demande d'emploi à tout moment;
• Vous pouvez recevoir électroniquement votre convocation à des examens et à des entrevues, ainsi que vos résultats.
De plus, pour certains emplois, vous pouvez trouver ainsi des renseignements importants qui sont accessibles uniquement si vous postulez en ligne (y compris le questionnaire d'emploi et l'énoncé des critères de mérite).

Les candidats convoqués à une entrevue devront apporter une attestation de leurs titres de compétence, que ce soit un diplôme ou un relevé de notes officiel. Les candidats qui possèdent des titres de compétence étrangers devront fournir une preuve d’équivalence canadienne. Pour plus de renseignements, veuillez consulter le site du Centre d’information canadien sur les diplômes internationaux à l’adresse http://www.cicdi.ca.

Une vérification des références sera effectuée.

Les candidats doivent posséder les qualifications essentielles pour être nommés à un poste.

Les candidats pourraient devoir posséder les qualifications constituant un atout ou répondre aux besoins organisationnels, selon les exigences du poste à doter.

Aucun accusé de réception ne sera envoyé. Nous ne communiquerons avec les candidats qu’une fois le processus de présélection terminé.

La fonction publique du Canada s'est engagée à se doter d'un effectif compétent qui reflète la diversité de la population canadienne. Par conséquent, elle favorise l'équité en matière d'emploi et vous encourage à indiquer volontairement sur votre demande si vous êtes une femme, une personne autochtone, une personne handicapée ou un membre d'une minorité visible.

La fonction publique du Canada s'est aussi engagée à instaurer des processus de sélection et un milieu de travail inclusifs et exempts d'obstacles. Si l'on communique avec vous au sujet d'une possibilité d'emploi ou pour des examens, veuillez faire part au représentant ou à la représentante de la Commission de la fonction publique ou de l'organisation, en temps opportun, de vos besoins pour lesquels des mesures d'adaptation doivent être prises pour vous permettre une évaluation juste et équitable. Les renseignements reçus au sujet de mesures d'adaptation seront traités confidentiellement.

Préférence

La préférence sera accordée, dans l'ordre suivant, aux anciens combattants et aux citoyens canadiens.

Renseignements sur la préférence aux anciens combattants

Nous remercions d'avance ceux et celles qui auront soumis une demande d'emploi, mais nous ne contacterons que les personnes choisies pour la prochaine étape de sélection.