Répertoire de postes administratifs et cléricaux- Région de l'Ouest

Messages importants

Lorsque vous présentez une demande pour ce processus de sélection, vous ne postulez pas pour un poste particulier, mais à un répertoire dans l'éventualité de postes à pourvoir. Au fur et à mesure que des postes seront disponibles, les postulants pourraient être contactés aux fins d'examen.

Les candidats DEVRONT rencontrer toutes les QUALIFICATIONS ESSENTIELLES ("essentiels à l'emploi") indiquées ci-dessous (et dans l'Énoncé des critères de mérite) afin de se qualifier pour ce basin.

TOUS LES RENSEIGNEMENTS DOIVENT ÊTRE FOURNIS EN LIGNE. NE PAS ENVOYER UN COURRIEL, TÉLÉCOPIER OU POSTER DE DOCUMENTS PAPIER CAR CEUX-CI NE SERONT PAS ACCEPTÉS.

Tâches

Volet 1: Adjoint administratif
Typiquement quelqu'un qui occupent un poste d'ajoint administratfif:
1. Gérer l'emploi du temps personnel du gestionnaire désigné ainsi que le calendrier des réunions, des évenements et des measures prioritaires
2. Coordonner une variété de services de soutien administratif pour l'unité (notamment les services relatifs a la réception, au courrier, aux télecopies, au système de rappel, aux différentes méthods d'approvisionnement en services et fournitures, etc.)
3. Coordoner les préparatifs de voyages individuels et en groupe, préparer la correspondence et les rapports et transmettre les renseignements délicats au nom de gestionnaire
4. Planifier et gérer la logistique et la planification financière relativement aux réunions de la direction, aux conférences et aux ateliers, envoyer des avis aux participants, préparer les ordres du jour et réunir les documents et les informations de base
5. Assurer la liaison, fournir de l'aide et coordonner la distribution des documents pour l'unité au sein des processus et en conformité avec les lignes directrices des RH et des services des finances, et traiter les recus et les factures aux fins d'autorisation en vertu de l'article 34, etc.
6. L’enregistrement et de la diffusion des procès verbaux de réunions.
7. Autres tâches assignees

Volet 2: Divers postes de commis/administratifs
Les postes incluent Préposé(e) au classement des documents, Soutien à la gestion de l'information, Réceptionniste etc.
1. Procéder à la saisie de données, assurer la maintenance du système de base de données et exécuter des manipulations dans ce système
2. Vérifier les renseignements
3. Répondre aux demandes de renseignements et fournir l’information appropriée aux clients
4. Traiter le courier
5. Répondre aux demandes de renseignements provenant d'appels téléphoniques, de visiteurs, du personnel et les diriger vers les services ou les personnes appropriées.
6. Classer, classifier, codifier, répertorier, acheminer, vérifier et modifier le profil de documents ou de dossiers pour tous les dossiers et documents papiers et électroniques dont la gestion de l’information a la charge.
7. Autres tâches assignees.

Milieu de travail

Services publics et Approvisionnement Canada veut joindre à son équipe des membres dynamiques qui veulent faire carrière en soutien administratif (CR-04) aux fins de l'éventuelle dotation de postes dans: Edmonton, Calgary, Regina, Saskatoon, Winnipeg, ou Yellowknife.

*NOTEZ* : Ce bassin pour l'ensemble de la fonction publique ne constitue qu'un des options gestionnaires d'embauche peuvent utiliser pour recruter des employés. D'autres postes vacants peuvent aussi être affichés sur le site www.canada.ca; les candidats devraient donc vérifier les annonces de postes vacants de façon régulière.

Services publics et Approvisionnement Canada (SPAC) aide le gouvernement du Canada à servir la population canadienne. Grâce à des principes fortement axés sur la prestation de services de qualité aux clients, nous fournissons à d'autres ministères, organismes et sociétés d'État des services communs novateurs dans des domaines comme la gestion des biens immobiliers, les achats, les opérations bancaires, la paye et les pensions et la traduction. En dispensant ces services centralisés aux ministères et organismes, nous leur permettons de concentrer leur énergie sur ce qu'ils font de mieux: la prestation de programmes et de services aux Canadiens.

En tant qu'organisation, SPAC s'efforce d'offrir à tous ses employés la possibilité d'atteindre leurs objectifs organisationnels, professionnels et personnels dans un milieu de travail respectueux et inclusif, en étant mobilisés et soutenus par un leadership à tous les niveaux. Pour plus d'information sur la Philosophie de SPAC à l'égard de la gestion des personnes et nos engagements veuillez consulter le lien suivant: http://www.tpsgc-pwgsc.gc.ca/apropos-about/pe-pc-fra.html

Intention du processus

SPAC créera et gérera un bassin de candidats et candidates qualifiés qui pourrait être utilisé afin de doter des divers postes de soutien administratif dans la Région de l'Ouest, qui inclus: Edmonton, Calgary, Regina, Saskatoon, Winnipeg, ou Yellowknife.

Selon les besoins de l’organisation, les candidats pourrait être choisis au hasard dans le répertoire aux fins de l’évaluation. SPAC peut avoir recours au choix au hasard pour établir un bassin de candidats partiellement ou pleinement qualifiés en vue de doter les postes qui requièrent divers profils en matière linguistique et de sécurité et de durées différentes (nomination à durée indéterminée, durée déterminée, poste occasionnel, temps partiel ou temps complet)

Postes à pourvoir : Nombre à être déterminé

Les renseignements que vous devez fournir

Votre curriculum vitae.

Pour être nommé au poste, vous devez posséder toutes les qualifications essentielles. D'autres qualifications peuvent entrer en ligne de compte dans le choix de la personne nommée au poste. Certaines des qualifications (essentielles ou autres) seront évaluées à l'aide de votre demande d'emploi. Il vous incombe de fournir des exemples pertinents démontrant comment vous répondez à chaque exigence. À défaut de le faire, votre demande pourrait être rejetée.

Afin que votre candidature soit retenue, votre demande doit clairement décrire comment vous répondez aux énoncés suivants (qualifications essentielles)

Études :
Études secondaires ou équivalence approuvée par l’employeur*

Alternatives Approuvées par l'employeur au Ddiplôme D'études Secondaires: 1. une note satisfaisante au test de la CFP approuvé comme alternative au diplôme d'études secondaires; ou 2. un agencement acceptable d'études, de formation et (ou) d'expérience.

Équivalence des diplômes

Expérience :
- Expérience du travail avec MS Word et Outlook

- Expérience de la prestation de services à la clientèle au téléphone, en personne et à l’écrit.

Les énoncés suivants seront utilisés / évalués à une date subséquente (essentiels à l'emploi)

Exigences linguistiques variées

Renseignements sur les exigences linguistiques

Test d'autoévaluation d'expression écrite en langue seconde
Afin de vous aider à décider si vous devriez postuler pour des emplois bilingues, avant de soumettre votre demande, vous pouvez subir un test d'autoévaluation facultatif vous permettant d'évaluer vos aptitudes à la rédaction dans votre seconde langue officielle.

Pour de plus amples renseignements, veuillez consulter :
Test en ligne non supervisé d'expression écrite en langue seconde

- Expérience du travail avec Excel (*Remarque : ce critère est essentiel SEULEMENT pour les postes d’adjoint administratif ou d’adjointe administrative – Volet 1) - Veillez les tâches.

Compétences
- Réflexion approfondie – Innovation grâce à l’analyse et les idées.
- Engagement – Collaboration efficace avec les gens, les organisations et les partenaires.
- L’excellence par les résultats – Prestation par le biais de son travail, de ses relations et de ses responsabilités.
- Valeurs et éthique – Service empreint d’intégrité et de respect.
- Service à la clientèle – Niveau 1
*Competences clés:
http://www.tbs-sct.gc.ca/psm-fpfm/learning-apprentissage/pdps-ppfp/klc-ccl/eff-fra.asp#employe

Capacités :
- Capacité d’accomplir les tâches administratives et cléricales générales.
- Capacité de communiquer efficacement de vive voix et par écrit.
- Attention aux détails.

Les énoncés suivants pourraient être utilisés / évalués à une date subséquente (pourraient être nécessaires à l'emploi)

Études constituant un atout :
- Diplôme d’études postsecondaires dans un domaine connexe comme l’administration de bureau.
- Un grade d'une université reconnue avec spécialisation acceptable en gestion des ressources humaines OU avec spécialisation pertinente au travail à exécuter

Équivalence des diplômes

Expérience constituant un atout :
- Expérience du travail lié au budget.
- Expérience du suivi financier de budgets et/ou de dépenses (y compris à l’aide d’un tableur)
- Expérience de l’utilisation d’un système financier comme SIGMA/PRAS.
- Expérience de l’utilisation d’un système de gestion de l’apprentissage comme SABA.
- Expérience de la prestation de services de soutien administratif à une équipe ou un gestionnaire.
- Expérience de la prestation de services de soutien en matière d’acheminement de courrier, notamment la cueillette, la livraison et le tri du courrier, ou des services de messagers.
- Expérience de la prestation de services de gestion des documents, notamment l’indexage, la référence croisée, le classement, la récupération, la conservation, l’archivage et la destruction de données.
- Expérience de la prestation de services de soutien des activités d’approvisionnement.
- Expérience de la vérification et du traitement des demandes de remboursement de frais et des factures de voyage.
- Expérience de la coordination de l’emploi du temps d’autres personnes au moyen d’un agenda électronique.
- Expérience de la prestation de services d’accueil, notamment de la préparation de réponses aux demandes de renseignements, de l’accueil et de l’orientation des visiteurs.
- Expérience de la prestation de services de soutien administratifs tels que la dactylographie, la saisie-clavier, la photocopie et le classement.
- Expérience de la saisie de données dans un système informatisé.
- Expérience de l’enregistrement et de la diffusion des procès verbaux de réunions.
- Expérience de l’utilisation d’un système de paye informatisé.
- Expérience de travail dans un entrepôt (tâches de réception et d’expédition)

- Les gestionnaires d'embauche qui utiliseront ce répertoire pourraient ajouter d'autres qualifications constituant un atout (connaissances, capacités, compétences, qualités personnelles) pertinente au travail à executer.

Autres besoins organisationnels:
- Services publics et Approvisionnement Canada ’engage à mettre en place et à maintenir un effectif représentatif. Ce besoin organisationnel pourrait être pris en considération dans le cadre du présent processus de nomination. Le cas échéant, la préférence pourrait être accordée aux candidats qualifiés ayant indiqué leur appartenance à l’un des groupes suivants : minorités visibles, Autochtones, personnes handicapées et femmes (travaillant dans un domaine non traditionnel).

Exigences opérationnelles
Exigences applicables à certains postes :
- Volonté et capacité de travailler des heures supplémentaires, selon les besoins.
- Consentir à voyager au besoin, et être en mesure de le faire.
- Consentir à soulever des poids de 25 kg, le cas échéant.
- Volonté et capacité de posséder un permis de conduire valide ou avoir la mobilité requise, généralement associée à la détention d’un permis de conduire; selon les besoins.
- D’autres exigences peuvent s’appliquer en fonction des postes à doter.

Conditions d'emploi

Autorisation sécuritaire Cote de fiabilité - Cotes de sécurité variées, selon le poste à doter : fiabilité, secret, très secret.

Autres renseignements

Les demandes doivent être présentées EXCLUSIVEMENT EN LIGNE par le biais du Système de ressourcement de la fonction publique. Les personnes handicapées qui ne sont pas en mesure de postuler en ligne sont priées d’appeler le numéro suivant : 1-800-645-5605.

Nous communiquerons avec les candidats par courriel. Il vous incombe par conséquent de vérifier vos courriels régulièrement afin de ne pas passer à côté de possibilités d’emploi. Si vous ne répondez pas dans les délais prescrits, votre candidature risque de ne pas être transmise au gestionnaire d’embauche. C’est pourquoi vous devez vous assurer de fournir une adresse électronique valide et fonctionnelle en tout temps, et de pouvoir recevoir des messages d’expéditeurs inconnus.

Pour être nommé au poste, vous devez posséder toutes les qualifications essentielles. D'autres qualifications peuvent entrer en ligne de compte dans le choix de la personne nommée au poste. Certaines des qualifications (essentielles ou autres) seront évaluées à l'aide de votre demande d'emploi et certaines qualifications (essentielles ou autres) seront évaluées à l’aide d’une combinaison d’outils normalisés et/ou d’outils sur mesure selon les besoins des postes à pouvoir.

**IMPORTANT**: Les qualifications constituant un atout (les autres qualifications et les qualifications pouvant être requises pour le travail), la méthode de sélection aléatoire, ou la méthode descendante peuvent être utilisées pour choisir les candidats qui seront invités à participer à n’importe quelle étape d’évaluation de ce processus de sélection.

Un examen écrit pourrait être administré.

Des entrevues seront menées.

Une vérification des références sera menée.

N'import quel des examens suivant pourront être utilisé dans l"évaluation les compétences::
- Examen de compétence générale niveau 1 (ECG 1 - 207)
- Examen de compétences en travail de bureau (ECTB - 200)
- Examen d'orthographe, de grammaire et de ponctuation (EOGEP - 220)

Vous pouvez obtenir de l'information au sujet de ces examens ainsi que des échantillons de questions au : http://www.psc-cfp.gc.ca/ppc-cpp/psc-tests-cfp/tst-by-par-lvl-nivo-fra.htm. Notez: Les organismes d'embauche pourraient utiliser des notes de coupure plus élevées que les notes de passage minimale.

*IMPORTANT* : Si vous possédez déjà des résultats valides pour ces tests, assurez-vous d'avoir une copie de vos résultats en main et d'être prêt à les envoyer lorsqu'ils vous seront demandés. L'information pour obtenir une copie de vos résultats antérieurs est disponible sur le site Internet suivant : http://www.psc-cfp.gc.ca/ppc-cpp/test-examen-result/tst-rslt-examn-fra.htm (Un délai de 5 jours est à prévoir)

***REMARQUE***: AUCUNE autre date d’examen ou d’entrevue ne sera proposée, sauf dans des cas exceptionnels, preuves à l’appui.

Les candidats de l'extérieur de la fonction publique fédérale devront défrayer les coûts de leur(s) déplacement(s) pendant les différentes étapes d'évaluation.

Une preuve de citoyenneté sera demandée si votre candidature est retenue pour un poste.

Une preuve d’études peut être demandée si votre candidature est retenue pour un poste.
Les candidats qui possèdent des titres de compétences acquis à l’étranger doivent fournir une preuve d’équivalence canadienne. Pour obtenir de plus amples renseignements à ce sujet, consultez le Centre d’information canadien sur les diplômes internationaux à l’adresse suivante : http://www.cicic.ca/

Les fonctionnaires jugés qualifiés dans ce processus peuvent être considérés pour les nominations affectation, détachement, déterminé ou intérimaire.

L’utilisation du masculin dans ce document est adoptée pour faciliter la lecture. Il n’existe aucune intention discriminatoire.

La fonction publique du Canada s'est engagée à se doter d'un effectif compétent qui reflète la diversité de la population canadienne. Par conséquent, elle favorise l'équité en matière d'emploi et vous encourage à indiquer volontairement sur votre demande si vous êtes une femme, une personne autochtone, une personne handicapée ou un membre d'une minorité visible.

La fonction publique du Canada s'est aussi engagée à instaurer des processus de sélection et un milieu de travail inclusifs et exempts d'obstacles. Si l'on communique avec vous au sujet d'une possibilité d'emploi ou pour des examens, veuillez faire part au représentant ou à la représentante de la Commission de la fonction publique ou de l'organisation, en temps opportun, de vos besoins pour lesquels des mesures d'adaptation doivent être prises pour vous permettre une évaluation juste et équitable. Les renseignements reçus au sujet de mesures d'adaptation seront traités confidentiellement.

Préférence

La préférence sera accordée, dans l'ordre suivant, aux anciens combattants et aux citoyens canadiens.

Renseignements sur la préférence aux anciens combattants

Nous remercions d'avance ceux et celles qui auront soumis une demande d'emploi, mais nous ne contacterons que les personnes choisies pour la prochaine étape de sélection.