AGENT(E) ADMINISTRATIF(IVE)/ ADJOINT(E) EXÉCUTIF(VE)

Mise à jour : La date limite a été modifiée pour le 9 Juillet 2023 à minuit.

Messages importants

𝗣𝗼𝘂𝗿 𝘃𝗼𝘂𝘀 𝗱𝗼𝗻𝗻𝗲𝗿 𝗹𝗲𝘀 𝗺𝗲𝗶𝗹𝗹𝗲𝘂𝗿𝗲𝘀 𝗰𝗵𝗮𝗻𝗰𝗲𝘀 𝗱𝗲 𝗿é𝘂𝘀𝘀𝗶𝗿 !
À Services publics et Approvisionnement Canada (SPAC), nous nous engageons à mettre en place des processus de recrutement inclusifs et sans obstacles.

Si vous avez besoin d'être accommodé pendant n'importe quelle phase du processus d'évaluation, veuillez soumettre votre demande par l'intermédiaire de la personne-ressource identifiée ci-dessous. Toutes les informations reçues concernant les mesures d’adaptations sont confidentielles.

Pour plus d'informations: https://www.canada.ca/fr/commission-fonction-publique/services/mesures-d-adaptation-matiere-evaluation.html

📢AUCUN ACCUSÉ DE RÉCEPTION DE LA CANDIDATURE NE SERA ENVOYÉ. Veuillez noter que seul(e)s les postulant(e)s qui répondront aux critères essentiels d’études et d’expériences seront contacté(e)s. Nous vous remercions de votre intérêt pour ce processus de sélection.

Tâches

✓ Fournit un soutien dans un ou plusieurs domaines administratifs tels que les ressources humaines, les finances et la budgétisation, la gestion du matériel, la gestion des documents, la révision de documents, etc.
✓ Saisit des données financières afin de consigner les engagements et les dépenses. Valide les dépenses, traite les factures à faire signer et à payer, règle les problèmes liés aux factures et fournit des renseignements budgétaires à la gestion.
✓ Surveille les problèmes émergents touchant les activités quotidiennes de l’organisation, détermine le degré d’urgence, de priorité et de pertinence des documents ou de demandes diverses, des renseignements et des communications.
✓ Coordonne les réunions et l’emploi du temps du gestionnaire/directeur/superviseur.

Milieu de travail

✨ Qui sommes-nous? ✨
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Services publics et approvisionnement Canada (SPAC) gèrent l'un des portefeuilles immobilier les plus importants et les plus diversifiés au pays et est le spécialiste des biens immobiliers du gouvernement du Canada.

Plus précisément, nous sommes des professionnels de l'immobilier spécialisés dans l'aménagement du lieu de travail, l'architecture, l'ingénierie, l'immobilier ainsi que la gestion des biens et des installations. Nous intervenons dans tous les aspects de l'immobilier, des stratégies d'investissement initiales et de la construction et la location d'installations, jusqu'à l'entretien, la réparation et l'aliénation des biens immobiliers.

SPAC a beaucoup à offrir :
❋ Salaires concurrentiels et augmentations annuelles;
❋ Apprentissage continu et avancement professionnel – nous avons un centre de carrières exclusif pour vous aider à bâtir votre carrière au sein du gouvernement fédéral;
❋ Régime de pension et d’avantages sociaux avantageux;
❋ Jusqu'à trois (3) semaines de vacances par an, qui augmentent avec le nombre d’années de service;
❋ Conditions de travail souples – possibilité de faire du télétravail et d'avoir un horaire de travail comprimé afin de maintenir un équilibre entre votre travail et votre vie personnelle.

⭐ Nous sommes Un seul SPAC ! ⭐
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Services publics et Approvisionnement Canada (SPAC) aide le gouvernement du Canada à servir la population canadienne. Grâce à des principes fortement axés sur la prestation de services de qualité aux clients, nous fournissons à d’autres ministères, organismes et sociétés d’État des services novateurs dans des domaines comme la gestion des biens immobiliers, les achats, les opérations bancaires, la paye et les pensions et la traduction. En dispensant ces services centralisés aux ministères et organismes, nous leur permettons de concentrer leur énergie sur ce qu’ils font de mieux : la prestation de programmes et de services aux Canadiens.

À SPAC, nous nous engageons à créer une main-d'œuvre compétente et représentative qui reflète la diversité de la population canadienne. Nous travaillons fort pour créer un milieu de travail accueillant, respectueux et inclusif grâce à une variété de programmes et d'initiatives. D’ailleurs, nous avons été nommés l’un des meilleurs employeurs pour la diversité au Canada pour la cinquième année consécutive et voici une liste de certaines de nos réalisations en matière de diversité et d’inclusion :
❋ cinq réseaux de la diversité;
❋ un Groupe de travail sur l’antiracisme, la culture organisationnelle et l’équité;
❋ l’Unité nationale de la réconciliation et de la mobilisation des Autochtones;
❋ un Bureau de l’ombudsman de la santé mentale (premier en son genre au sein du gouvernement);
❋ un Bureau de l’accessibilité et;
❋ un centre d’expertise sur l’analyse comparative entre les sexes plus (ACS+).

Bien que plusieurs programmes et initiatives ont déjà été mis sur pied en lien avec nos engagements en matière de diversité et d’inclusion, nous aspirons à devenir meilleurs! C’est pourquoi nous vous invitons vous aussi à faire partie du changement en joignant une organisation où les différences individuelles sont reconnues, appréciées et respectées. Faites partie de la solution!

Intention du processus

📢 Nous sommes à la recherche de personnes talentueuses pour joindre notre équipe!

Un bassin de candidat(e)s partiellement qualifié(e)s sera établi à partir de ce processus afin de doter, au sein du ministère des Services publics et Approvisionnement Canada, des postes identiques ou similaires ayant diverses exigences de sécurité, et/ou durées avec un profil linguistique BBB/BBB, à Ottawa, ON ou à Gatineau, QC.

Postes à pourvoir : 6

Les renseignements que vous devez fournir

Votre curriculum vitae.

Afin que votre candidature soit retenue, votre demande doit clairement décrire comment vous répondez aux énoncés suivants (qualifications essentielles)

🎓ÉTUDES
𝐄𝐓𝟏. Un diplôme d’études secondaires ou un agencement acceptable d’études, de formation et (ou) d’expérience.

Équivalence des diplômes

💼EXPÉRIENCES
𝐄𝐗𝐏𝟏. Expérience dans l'utilisation de la suite Microsoft Office, tel que : Microsoft Word, Outlook, Power Point ou Excel.
𝐄𝐗𝐏𝟐. Expérience de la prestation de services de soutien administratif. (Par exemple, mais sans s’y limiter, la gestion de la correspondance, les systèmes de classement, la gestion de l’agenda, la gestion des comptes de dépense ou la rédaction de comptes rendus de réunions, etc.)
𝐄𝐗𝐏𝟑. Expérience de la saisie des données, de la vérification des données ou de la correction des erreurs.

📋COMPÉTENCES
𝐂𝟏. Faire preuve d'intégrité et de respect
𝐂𝟐. Faire preuve d'initiative et être orienté vers l'action
𝐂𝟑. Souci du détail
𝐂𝟒. Compétence en service à la clientèle – Niveau 1*

* www.canada.ca/fr/services-publics-approvisionnement/organisation/responsabilisation/service-clientele/competence.html

✍CAPACITÉS
𝐂𝐀𝟏. Capacité à communiquer efficacement par écrit*
𝐂𝐀𝟐. Capacité à communiquer efficacement de vive voix
𝐂𝐀𝟑. Capacité à établir l'ordre des priorités ET à respecter les échéanciers

* La capacité à communiquer efficacement par écrit sera évaluée dans votre application ainsi que dans vos communications écrites tout au long du processus.

Si vous répondez à certains des énoncés suivants, votre demande doit également clairement décrire comment vous y répondez (autres qualifications)

🎓ÉTUDES
𝐄𝐓𝐀𝟏. Diplôme d’un établissement d’enseignement postsecondaire reconnu dans une discipline pertinente au poste à doter.

Équivalence des diplômes

💼EXPÉRIENCES
𝐄𝐗𝐏𝐀𝟏. Expérience de la prestation de services de soutien exécutif dans le bureau d'un gestionnaire/cadre supérieur/directeur.
𝐄𝐗𝐏𝐀𝟐. Expérience de la gestion des courriels ou du calendrier d'un gestionnaire.
𝐄𝐗𝐏𝐀𝟑. Expérience dans l’utilisation d’un système de gestion financière.
𝐄𝐗𝐏𝐀𝟒. Expérience de l'organisation des préparatifs de voyages et de la préparation de demandes de remboursement de frais de voyage.

Les énoncés suivants seront utilisés / évalués à une date subséquente (essentiels à l'emploi)

Bilingue - Impératif (BBB/BBB)

Renseignements sur les exigences linguistiques

Les énoncés suivants pourraient être utilisés / évalués à une date subséquente (pourraient être nécessaires à l'emploi)

En soutien à l'atteinte d'une main-d'œuvre diversifiée, une considération pourrait être accordée aux candidats qui, au moment de soumettre leur candidature, s’autodéclarent * comme appartenant à l'un des groupes désignés d'équité en matière d'emploi suivants : les femmes, les Autochtones, les personnes en situation de handicap, et les membres de minorités visibles.

* Nous vous encourageons à vous autodéclarer en cochant la case appropriée dans votre demande en ligne, sous la section Équité en matière d'emploi (ÉE).

Pour plus de détails, veuillez-vous référer à la section « Autres renseignements ».

Renseignements sur l'équité en matière d'emploi

Conditions d'emploi

Autorisation sécuritaire Cote de fiabilité

Autorisation sécuritaire Secret

Certains postes de la Ligne de service de la gestion des immeubles et installations (LSGII) au sein des Services immobiliers (SI) font partis d’un bassin de plusieurs postes. Comme condition d’emploi pour chacun de ces postes, vous devez être disposé à être réaffecté, sur avis écrit (normalement de 5 jours ouvrables), dans le même poste afin d’effectuer des tâches similaires à n’importe quel site de travail de la Ligne de service de la gestion des immeubles et installations (LSGII) au sein des Services immobiliers (SI) dans la Région de la capitale nationale.

Autres renseignements

📋 PROCESSUS DE DEMANDE D'EMPLOI - Comment postuler – 1ère étape 📋

📌 Les demandes d'emploi doivent être soumises par l'intermédiaire du Système de ressourcement de la fonction publique. Pour postuler en ligne, vous devrez d’abord créer un compte sur le site Emplois GC. Une fois votre compte créé, retournez sur l’affiche d’emploi et sélectionnez le bouton « Postuler en ligne ». Les personnes nécessitant des mesures d'adaptation les empêchant de postuler en ligne sont priées de contacter le 1-800-645-5605.

Votre candidature doit indiquer les lieux où vous accepteriez un emploi.

Aucune lettre de motivation requise. Il suffit de remplir la demande en suivant les instructions et de soumettre votre CV.

👉 SEULES LES DEMANDES D'EMPLOI EN LIGNE SERONT ACCEPTÉES 👈
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📋 PROCESSUS D'ÉVALUATION : 2e étape 📋

Attendez-vous à prendre part à un processus simple!

La Ligne de service de la gestion des immeubles et installations au sein des Services immobiliers de Services Publics et Approvisionnement Canada souhaite établir un bassin de candidat(e)s partiellement qualifié(e)s d'ici septembre 2023 ! Qu'est-ce que ça implique ?

- Deux (2) questions à développement et neuf (9) questions Oui/Non avec justification dans votre application;
- Un court examen pré-entrevue et une entrevue;
- Pas vérification de référence formelle*.

* Les gestionnaires d'embauche pourraient procéder à des vérifications informelles des références après la création du bassin de candidat(e)s partiellement qualifié(e)s.

Le comité d'évaluation ne peut formuler d’hypothèses.

🔎 DIRECTIVES - Lorsque vous répondez aux questions, assurez-vous de :

Ⓐ Montrer clairement comment vous possédez chacun des critères en répondant aux questions en ligne, et donner des exemples concrets et précis d’actions répondant directement au critère recherché.

Ⓑ Inclure quand l’exemple a eu lieu (de « mois à année » à « mois à année »), le contexte de chaque situation, ce que vous avez fait, comment vous l’avez fait, quel était votre rôle dans la situation, et quel a été le résultat.

Ⓒ Concentrez-vous sur ce que vous avez fait. Lorsque vous faites référence à une expérience acquise dans un contexte d’équipe, décrivez comment votre rôle se démarquait du rôle des autres

Ⓓ Validation des qualifications; les commentaires tels que « voir à mon curriculum vitae ci-joint » ne seront pas acceptés et peuvent entraîner le rejet de votre demande. Les informations fournies sur votre expérience devraient être étayées par votre curriculum vitae.

Ⓔ L’absence de DÉTAILS peut entraîner le rejet de votre candidature, car le comité d’évaluation peut ne pas disposer de renseignements suffisants pour déterminer si vous répondez aux qualifications requises.

📌 Chaque personne a le droit de participer à un processus de nomination dans la ou les langues officielles de son choix.

📌Le fait de ne pas participer aux évaluations prévues pourrait entraîner le rejet de votre candidature.

📌 Selon le nombre de candidat(e)s, des besoins du ministère et des plans de gestion des ressources humaines, des stratégies de gestion du volume peuvent être utilisées pour gérer les candidatures.

Toutes les réponses des candidat(e)s doivent être effectuées de manière indépendante, sans consultation.

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📌ÉVALUATIONS LINGUISTIQUES:

Les candidat(e)s doivent posséder au minimum un niveau BBB/BBB ou supérieur pour être nommé(e)s à un poste. Tous les postes à doter sont bilingues, et leur niveau est impératif à la nomination. Les candidat(e)s seront évalué(e)s et devront démontrer qu’ils/elles détiennent un niveau de compétence B au Test de Compréhension de l’écrit (niveau intermédiaire), un niveau de compétence B au Test d’expression écrite (niveau intermédiaire) et un niveau de compétence B au Test de compétence orale (niveau intermédiaire). Les candidat(e)s qui ne présentent pas des résultats d’évaluation de langue seconde (ELS) valides devront se soumettre à une évaluation de langue seconde.

Pour obtenir de plus amples renseignements sur l’ELS, visitez le site Web suivant :
https://www.canada.ca/fr/commission-fonction-publique/services/evaluation-langue-seconde.html

Pour obtenir une copie des résultats de l'ELS, les candidat(e)s peuvent faire une demande sur le site Web suivant: http://www.canada.ca/fr/commission-fonction-publique/organisation/propos-nous/contactez-nous.html

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📌 Vous devez être prêt(e)s à présenter l'original ou une copie certifiée conforme de vos attestations d'études et une preuve de citoyenneté. Pour les candidat(e)s qui ont un grade/diplôme international, l'équivalence canadienne sera également demandée.

Pour obtenir de plus amples renseignements, veuillez consulter le Centre d’information canadien sur les diplômes internationaux (http://www.cicdi.ca/1/accueil.canada) ou la Commission de la fonction publique (http://www.canada.ca/fr/commission-fonction-publique/emplois/services/emplois-gc/equivalence-diplomes.html).

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📌 Toutes les nominations de l’extérieur de la fonction publique sont sujettes à une période de probation de 12 mois.

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📌Réinstallation: Les candidat(e)s retenu(e)s doivent être disposé(e)s et capables de déménager et de travailler à Ottawa ou à Gatineau. Bien que les modalités de travail flexibles soient une option SPAC a opté pour un modèle hybride qui conserve des possibilités de travail à distance combinées à du travail en personnel au bureau.

🔶𝗥𝗲𝘁𝗼𝘂𝗿 𝘀𝘂𝗿 𝗹𝗲𝘀 𝗹𝗶𝗲𝘂𝘅 𝗱𝗲 𝘁𝗿𝗮𝘃𝗮𝗶𝗹🔶
SPAC a transitionné vers un milieu de travail hybride qui fait en sorte que les fonctionnaires travaillent sur place au moins deux ou trois jours par semaine, ou de 40 % à 60 % de leur horaire normal. Ceci pourrait exiger du télétravail et une présence au bureau dans des proportions et à des moments différents. Les sites de cotravail et de « voisinages » permettent de créer un milieu de travail qui est propice à une présence pertinente au bureau, en plus d'offrir un lieu de collaboration. Veuillez visionner le vidéo Réseau d'espaces de travail à SPAC (lien ci-dessus) pour plus d’informations.

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COMMUNICATIONS:

📌 Nous prévoyons communiquer avec les candidat(e)s par courriel. Les candidat(e)s dans le cadre de ce processus de sélection doivent inscrire, dans leur demande d'emploi, une adresse de courriel valide et fonctionnelle en tout temps, et qui accepte les messages d’expéditeurs inconnus.

📌AUCUN ACCUSÉ DE RÉCEPTION DE LA CANDIDATURE NE SERA ENVOYÉ. Veuillez noter que seul(e)s les postulant(e)s qui répondront aux critères essentiels d’études et d’expériences seront invité(e)s à la prochaine étape d’évaluation. Nous vous remercions de votre intérêt pour ce processus de sélection.

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Préférence

La préférence sera accordée aux anciens combattants d’abord, puis aux citoyens canadiens et aux résidents permanents, à l’exception d’un poste situé au Nunavut, où les Inuits du Nunavut seront nommés en premier.

Renseignements sur la préférence aux anciens combattants

Nous remercions d'avance ceux et celles qui auront soumis une demande d'emploi, mais nous ne contacterons que les personnes choisies pour la prochaine étape de sélection.