Agent(e) administratif(ive) des conférences - ANTICIPATOIRE

Messages importants

Nous sommes aussi engagés à instaurer un milieu de travail inclusif et exempt d’obstacles, dès le processus de sélection. Si vous avez besoin de mesures d’adaptation à une étape ou une autre du processus d’évaluation, veuillez envoyer un message à l’adresse indiquée ci-dessous sous la rubrique Personnes-ressources pour en faire la demande. Les renseignements reçus au sujet de mesures d’adaptation seront traités confidentiellement.

Mesures d’adaptation en matière d’évaluation

Tâches

Vous cherchez un nouveau défi où vous pourrez combiner la planification d'événements tout en servant les premiers ministres, les ministres et les sous-ministres de tous les gouvernements fédéraux, provinciaux et territoriaux?

L'agent administratif des conférences est un membre clé de l'équipe de planification des conférences et est chargé de fournir des services de soutien administratif, logistique et technique aux vidéoconférences et aux conférences en personne. Il s'agit notamment de fournir des services de gestion de l'information pour les conférences (coordination, diffusion, stockage et récupération de tous les documents liés à la conférence), de coordonner le processus d'inscription des délégués et des médias avant et sur le site de la conférence, et de coordonner et de réaliser des activités administratives à l'appui du processus de rédaction du communiqué de la conférence.

SITUATION DE TRAVAIL :

Nous servons des événements en personne à travers le Canada ainsi que des vidéoconférences. Les employés sont affectés à environ 12 à 16 événements en personne par an.

Notre bureau utilise un modèle de travail hybride qui oblige les employés à travailler au bureau deux ou trois jours par semaine.

Milieu de travail

Le Secrétariat des conférences intergouvernementales canadiennes (SCIC) est un
organisme impartial dont le mandat est d’offrir des services administratifs de soutien et de planification aux conférences fédérales-provinciales-territoriales et provinciales-
territoriales entre premiers ministres, ministres et sous-ministres, et ce, partout au Canada.

Notre équipe est composée d’employés du gouvernement fédéral et de quelques employés en détachement des gouvernements provinciaux et territoriaux.

Notre raison d’être est d’aider les gouvernements en leur offrant des services de conférence impartiaux et professionnels grâce à des solutions novatrices.

La vie au SCIC :
• Le SCIC est un très petit organisme qui ne compte qu'environ 30 employés et dont la culture est axée sur le TRAVAIL D’ÉQUIPE et le SERVICE À LA CLIENTÈLE. Tant dans nos bureaux que sur les lieux des conférences, tous les membres du personnel s’entraident afin de fournir à nos clients les meilleurs services qui soient. Nous sommes un effectif entièrement mobile.

Ce que nous recherchons :
• Des personnes dynamiques, professionnelles et mobilisées !
• Des gens créatifs et innovants qui sortent des sentiers battus !
• Des personnes minutieuses !

Pour plus de détails au sujet de notre organisation, consultez notre site Web : http://www.scics.ca

Intention du processus

DOTATION ANTICIPATOIRE:
Un bassin de candidat(e)s partiellement ou pleinement qualifié(e)s sera établi à partir de ce processus pour doter des postes identiques ou semblables, lorsque disponible, au sein du Secrétariat des conférences intergouvernementales canadiennes. Ces postes pourraient être dotés de façon indéterminée (nomination ou mutation) ou à base temporaire (période déterminée, intérimaire, affectation, détachement).

Postes à pourvoir : Nombre à être déterminé

Les renseignements que vous devez fournir

Votre curriculum vitae.

Coordonnées de 3 références.

Afin que votre candidature soit retenue, votre demande doit clairement décrire comment vous répondez aux énoncés suivants (qualifications essentielles)

ÉTUDES:
Un diplôme d’études secondaires ou un agencement acceptable d’études, de formation et (ou) d’expérience.

Équivalence des diplômes

EXPÉRIENCE:
E1 - Expérience du soutien administratif et logistique à des conférences ou des réunions.
E2 - Expérience de la prestation de services administratifs à des hauts fonctionnaires *.
E3 - Expérience de la prestation de services à la clientèle.

*Haut fonctionnaire s’entend du niveau du directeur (ou équivalent) et des niveaux supérieurs vice-président, président, etc.).

Les énoncés suivants seront utilisés / évalués à une date subséquente (essentiels à l'emploi)

Exigences linguistiques variées
Bilingue impératif: BBB/BBB ou CBC/CBC

Renseignements sur les exigences linguistiques

CONNAISSANCES:
CO1 - Connaissance de la gestion des dossiers.
CO2 - Connaissance de la suite Microsoft Office.

COMPÉTENCES:
C1 - Communication orale
C2 - Communication écrite*
C3 - Planification et organisation
C4 - Travailler sous pression
C5 - Jugement
C6 - Adaptabilité
C7 - Autonomie
C8 - Minutie

* Veuillez noter que votre demande ainsi que vos réponses aux questions de présélection pourront être utilisées pour évaluer la compétence de la communication écrite (C2).

Les énoncés suivants pourraient être utilisés / évalués à une date subséquente (pourraient être nécessaires à l'emploi)

QUALIFICATIONS CONSTITUANT UN ATOUT:

ÉTUDES:
AET1 - Certificat ou diplôme en gestion d’évènement.

Équivalence des diplômes

EXPÉRIENCES:
AE1 - Expérience de la planification et de la participation à des conférences intergouvernementales.
AE2 - Expérience de la gestion de l’information.

CONNAISSANCE:
AC1 - Connaissance de la directive du Conseil National Mixte sur les voyages et des procédures en matière de voyages.

EXIGENCES ORGANISATIONNELLES:
Afin que l’organisation puisse atteindre ses objectifs d’équité en matière d’emploi et ainsi favoriser la diversification des effectifs, la préférence pourrait être accordée aux candidat(e)s faisant partie de l’un des quatre groupes visé par l’équité en matière d’emploi.

EXIGENCES OPÉRATIONNELLES:
Accepter et être en mesure de voyager et d’effectuer des heures supplémentaires sans préavis.
*Il peut y avoir en moyenne 12 à 16 voyages dans l'année pour une durée de 4 à 5 jours chacun.

Conditions d'emploi

Autorisation sécuritaire Secret

1 - Accepter de voyager régulièrement pour se rendre à des endroits où se tiennent des conférences partout au Canada, y compris les fins de semaine, et être en mesure de le faire.
*Les voyages impliquent environ 12 à 16 voyages par an. Les voyages impliquent généralement cinq jours et quatre nuits (y compris les jours de voyage), mais peuvent durer un jour de moins ou de plus selon l'événement servi.
2 - Accepter de travailler selon un horaire irrégulier et de faire fréquemment des heures supplémentaires dans des installations temporaires sur les lieux de conférences, et être en mesure de le faire.
*La majorité des heures supplémentaires sont accumulées en voyageant et en travaillant lors d'événements en personne.
3 - Avoir accès à une connexion Internet fiable à son domicile et la maintenir.

Autres renseignements

La fonction publique du Canada s’est engagée à se doter d’un effectif compétent qui reflète la diversité de la population canadienne qu’elle dessert. Nous favorisons l’équité en matière d’emploi et vous encourageons à indiquer dans votre demande d’emploi si vous appartenez à un des groupes désignés.

Renseignements sur l’équité en matière d’emploi

Si vous ne répondez pas complètement aux questions de présélection selon les directives, votre candidature sera éliminée à la présélection.

Toutes les communications relatives à ce processus peuvent être utilisées aux fins d’évaluation des autres qualifications.

Les candidats doivent satisfaire aux qualifications essentielles pour être nommés à un poste. Les candidats peuvent être tenus de satisfaire aux qualifications constituant un atout ou aux besoins organisationnels selon les exigences du poste spécifique à doter.

Diverses méthodes d'évaluations peuvent être utilisées (ex.: examen écrit, entrevue, vérification des références, présentation, jeu de rôle, évaluations de rendement, etc.).

Les évaluations de rendement récentes et passées pourrons être prises en compte. Par conséquent, vous pourriez être tenu de soumettre une copie de vos trois (3) évaluations de rendement dans le cadre de ce processus de sélection.

Les coordonnées de trois (3) références seront requises: superviseur immédiat et deux (2) anciens superviseurs (nom, numéro de téléphone et adresse de courriel valide).

La candidature des employés qui occupent un poste de durée indéterminée du même groupe et niveau ou un poste équivalent pourrait être considérée en premier pour une mutation. Si aucune mutation n’est effectuée, la candidature des employés occupant un poste d’autres groupes et niveaux sera prise en considération dans le cadre du processus de nomination annoncé.

Une affectation/un détachement ou une nomination intérimaire constitue une option temporaire de ressourcement. L'approbation du superviseur de votre poste d'attache sera nécessaire avant qu'une offre ne puisse être faite.

Les communications relatives au processus de sélection se feront par courriel. Il incombe aux candidats de fournir des coordonnées exactes et de les mettre à jour au besoin. Les candidats qui soumettent leur candidature au présent processus doivent s’assurer de fournir une adresse électronique qui accepte les courriels provenant d’utilisateurs inconnus (certains systèmes de messagerie bloquent ce genre de courriels).

Préférence

La préférence sera accordée aux anciens combattants d’abord, puis aux citoyens canadiens et aux résidents permanents, à l’exception d’un poste situé au Nunavut, où les Inuits du Nunavut seront nommés en premier.

Renseignements sur la préférence aux anciens combattants

Nous remercions d'avance ceux et celles qui auront soumis une demande d'emploi, mais nous ne contacterons que les personnes choisies pour la prochaine étape de sélection.