Adjoint(e) administratif(ve)

Messages importants

Nous sommes aussi engagés à instaurer un milieu de travail inclusif et exempt d’obstacles, dès le processus de sélection. Si vous avez besoin de mesures d’adaptation à une étape ou une autre du processus d’évaluation, veuillez envoyer un message à l’adresse indiquée ci-dessous sous la rubrique Personnes-ressources pour en faire la demande. Les renseignements reçus au sujet de mesures d’adaptation seront traités confidentiellement.

Mesures d’adaptation en matière d’évaluation

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BÂTIR UNE ÉQUIPE INCLUSIVE ET POUR QUOI C’EST IMPORTANT POUR NOUS ✨
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Comme le Canada continue de se transformer, avoir une organisation inclusive, dont les employés et les gestionnaires représentent une diversité d’expériences, de perspectives et d’antécédents, qui reflète le Canada d’aujourd’hui et de demain est important pour nous. La diversité, l’inclusion et l’engagement à la réconciliation avec les peuples autochtones font partie de l’avancement de nos priorités et de la création d’un lieu de travail respectueux, inclusif et soutenant.

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COMMENT POSTULER
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Vous devrez démontrer comment vous répondez aux études et à chacun des critères d'expérience énumérés dans les qualifications essentielles et toutes les qualifications constituant un atout applicables sur l'énoncé des critères de mérite pour la présélection en répondant aux questions de présélection en ligne.

Prenez le temps de répondre aux questions avec autant de détails et d'exemples que possible. C'est votre chance de briller, de nous dire ce que vous avez à offrir et pourquoi vous seriez le candidat idéal.

Soyez précis sur les projets sur lesquels vous avez travaillé, où (titre professionnel, organisation), quand (de, à), quel était votre rôle, expliquez en détail les actions, les considérations et les étapes que vous avez complétées afin d'acquérir l'expérience que vous décrivez. Quel était le résultat final?

Si vous indiquez dans vos réponses "Voir mon CV", "J'ai 5 ans d'expérience dans le domaine", "J'ai acquis cette expérience en travaillant au magasin XYZ", "Je réponds à cette qualification" NE SERA PAS ACCEPTÉ. Les candidats ne seront pas sollicités pour des informations incomplètes ou manquantes.

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QUALIFICATIONS CONSTITUANT UN ATOUT
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Vous n’êtes pas tenu de rencontrer les qualifications constituant un atout afin que votre candidature soit considérée.

Toutefois, si vous rencontrez une ou plusieurs des qualifications, vous êtes fortement encouragé à le démontrer lors de votre application en ligne comme celles-ci pourraient être utilisées à n'importe quelle étape du processus et peuvent être un facteur déterminant dans le choix de la personne qui sera nommée.

Tâches

Un(e) adjoint(e) administratif/ve efficace est une personne motivée qui va au-delà des attentes pour l'équipe, quelqu'un qui se consacre à la prestation de services administratifs et soutien à la clientèle de qualité.

Chaque jour, vous aurez l'occasion de travailler sur une variété de tâches et de développer vos compétences dans de nombreux domaines. Vous établirez des relations, vous aurez la chance de collaborer avec des personnes talentueuses et à développer un riche réseau de collègues ayant des antécédents différents.

Quelqu'un qui a l'expérience de travailler avec les dernières technologies et / ou logiciels efficaces pour améliorer la façon dont le travail est fait serait un atout pour ce poste.

Milieu de travail

Le/La candidat(e) idéal(e) est dynamique et prospère à travailler dans un environnement de travail où les priorités et les échéanciers changent constamment.

Vous devez être à l'aise à gérer un volume de travail élevé afin d’assurer un bon déroulement des activités et de les mener à bien en priorisant les tâches.

Vous devez avoir une excellente capacité à communiquer à l'écrit et à l'oral et ce, dans les deux langues officielles, supporter et collaborer avec enthousiasme avec les autres, à tous les niveaux hiérarchique de l'organisation, pour assurer la continuité des activités tout en étant orienté vers l'action et la résolution de problèmes.

Vous travaillerez une combinaison de travail à distance et dans un lieu de travail désigné par TC. Il existe une grande flexibilité au sein du Ministère quant à la façon dont ces aménagements fonctionneront. Il est obligatoire de se présenter au bureau au moins 40 % du temps par mois. Le télétravail reste une modalité de travail flexible formelle qui peut être modifiée au fil du temps en fonction de diverses considérations telles que les exigences opérationnelles.

Intention du processus

Les résultats de ce processus seront initialement utilisés pour combler un (1) poste avec un profil linguistique au niveau BBB/BBB de façon indéterminée à Ottawa (ON) à Transports Canada.

Un bassin de candidats qualifiés sera établi pour doter des postes semblables à durée indéterminée, déterminé ou par intérimaire à Transports Canada.

Postes à pourvoir : Nombre à être déterminé

Les renseignements que vous devez fournir

Votre curriculum vitae.

Coordonnées de 2 références.

Afin que votre candidature soit retenue, votre demande doit clairement décrire comment vous répondez aux énoncés suivants (qualifications essentielles)

ÉTUDES:
ED: Un diplôme d'études secondaires ou des alternatives approuvées par l'employeur.

Les alternatives approuvées par l'employeur à un diplôme d'études secondaires sont:
• Un résultat satisfaisant au test de la Commission de la fonction publique approuvé comme solution de rechange au diplôme d'études secondaires; ou
• Une combinaison acceptable d'études et d'expérience, y compris une expérience d'au moins un (1) an dans le soutien administratif ou le service à la clientèle.

Équivalence des diplômes

EXPÉRIENCE :
EX1: Expérience dans la prestation de services aux clients (en personne, par téléphone ou par écrit).

EX2: Expérience de l'utilisation du logiciel Microsoft Office Suite (MS team, Word, Excel, Outlook et (ou) PowerPoint).

EX3: Expérience de la prestation de services de soutien administratif*.

*Exemples de services de soutien administratif : suivi et coordination des tâches, contrôle régulier proactif des courriels, classer, prestation des services de messagerie.

EX4: Expérience dans l'exécution de services administratifs dans au moins quatre (4) des domaines suivants :
o La coordination de réunion, de téléconférences et/ou de vidéoconférences;
o La rédaction de procès-verbaux;
o La gestion des correspondances entrante et sortante;
o La saisie de données;
o Le suivi de diverses sources d’information et/ou de rapports;
o La vérification de la correspondance et/ou des rapports.

Si vous répondez à certains des énoncés suivants, votre demande doit également clairement décrire comment vous y répondez (autres qualifications)

ÉTUDES CONSTITUANT UN ATOUT
EDA: Avoir terminé avec succès un diplôme ou un grade d'un établissement reconnu en secrétariat, en administration de bureau, en administration des affaires, en finances ou en comptabilité ou dans un autre domaine lié au poste.

Équivalence des diplômes

EXPÉRIENCE CONSTITUANT UN ATOUT
AEX1 : Expérience en matière de soutien dans le domaine des ressources humaines

AEX2 : Expérience de la prestation de services de soutien budgétaire et financier (approvisionnement et contrats, etc.) ainsi que du traitement des factures et des paiements.

AEX3 : Expérience de la prestation de services de soutien administratif à la haute direction.

AEX4 : Expérience de la prestation de services de soutien en matière de gestion des questions d’intérêt (rédaction et correction de divers documents, de notes de service, de notes d’information et de pièces de correspondance, etc.).

EXIGENCES OPÉRATIONNELLES
Être disponible pour effectuer des heures supplémentaires au besoin.

Les énoncés suivants seront utilisés / évalués à une date subséquente (essentiels à l'emploi)

Bilingue - Impératif (BBB/BBB)
REMARQUE : Les candidats doivent être en mesure de travailler en anglais ET en français (lecture, écriture et compétence orale). Le niveau de compétence linguistique varie en fonction du poste, cependant, BBB/BBB est le minimum requis.

Renseignements sur les exigences linguistiques

COMPÉTENCES
C1: Habileté (littéracie) numérique
C2: Travaille efficacement avec les autres (Travail d’équipe)
C3: Jugement
C4: Réflexion stratégique

CAPACITÉS
CA1: Capacité à s'autogérer et à travailler sous pression.
CA2: Capacité à résoudre des problèmes et être orienté vers l'action.
CA3: Capacité à communiquer efficacement oralement.
CA4: Capacité à communiquer efficacement par écrit.

Les énoncés suivants pourraient être utilisés / évalués à une date subséquente (pourraient être nécessaires à l'emploi)

La sélection pourrait se limiter aux membres des groupes d'équité en emploi suivants : les autochtones, les personnes handicapées, les minorités visibles, les femmes

Renseignements sur l'équité en matière d'emploi

Transports Canada s'engage à avoir une main-d’œuvre compétente et diversifiée, représentative de la population qu'il dessert. À cette fin, nous pouvons prendre en considération les candidats qualifiés qui s’autodéclarent comme appartenant à l'un des groupes d'équité en matière d'emploi suivant : Autochtones, personnes en situation de handicap, membres de communautés racisées et femmes. Par conséquent, nous encourageons les candidats à indiquer volontairement sur leur demande s'ils sont membres de l'un de ces groupes en cochant la case appropriée sous la section Équité en matière d'emploi (ÉE).

Pour remplir le questionnaire, vous devez être membre d'un groupe visé par l’équité en matière d’emploi et sélectionner l’objectif de collecte 1 pour être pris en considération pour les possibilités d’emploi où l'appartenance à un groupe visé par l'ÉE est une condition d'admissibilité, ou un critère de présélection ou de sélection ciblant spécifiquement les groupes visés par l'ÉE.

Conditions d'emploi

Autorisation sécuritaire Cote de fiabilité

Autorisation sécuritaire Secret - En fonction du poste à pourvoir, une habilitation de sécurité de type "fiabilité" OU "secret" sera exigée.

La demande d’autorisation de sécurité est la responsabilité du Ministère d’embauche. Les candidates et les candidats doivent rencontrer et maintenir ces conditions d’emploi pendant toute la durée de leur emploi.

Autres renseignements

La fonction publique du Canada s’est engagée à se doter d’un effectif compétent qui reflète la diversité de la population canadienne qu’elle dessert. Nous favorisons l’équité en matière d’emploi et vous encourageons à indiquer dans votre demande d’emploi si vous appartenez à un des groupes désignés.

Renseignements sur l’équité en matière d’emploi

Selon le nombre de candidat(e)s, les besoins de Transports Canada ou les plans de RH, des stratégies de gestion de volume (par exemple sélection aléatoire, invocation d’un ou plusieurs atouts, approche descendante) peuvent être utilisées pour la gestion des demandes/candidat(e)s.

Des vérifications de références seront effectuées.
Un entretien peut être organisé.
Un examen écrit peut être administré.
Les candidats doivent satisfaire aux qualifications essentielles pour être nommés à un poste.
Les candidats peuvent être tenus de satisfaire aux qualifications constituant un atout ou aux besoins organisationnels, selon les exigences du poste spécifique à pourvoir.

Préférence

La préférence sera accordée aux anciens combattants d’abord, puis aux citoyens canadiens et aux résidents permanents, à l’exception d’un poste situé au Nunavut, où les Inuits du Nunavut seront nommés en premier.

Renseignements sur la préférence aux anciens combattants

Nous remercions d'avance ceux et celles qui auront soumis une demande d'emploi, mais nous ne contacterons que les personnes choisies pour la prochaine étape de sélection.