Coordonnateur administratif ou coordonnatrice administrative - Répertoire

Messages importants

Nous sommes aussi engagés à instaurer un milieu de travail inclusif et exempt d’obstacles, dès le processus de sélection. Si vous avez besoin de mesures d’adaptation à une étape ou une autre du processus d’évaluation, veuillez envoyer un message à l’adresse indiquée ci-dessous sous la rubrique Personnes-ressources pour en faire la demande. Les renseignements reçus au sujet de mesures d’adaptation seront traités confidentiellement.

Mesures d’adaptation en matière d’évaluation

Lorsque vous présentez une demande pour ce processus de sélection, vous ne postulez pas pour un poste particulier, mais à un répertoire dans l'éventualité de postes à pourvoir. Au fur et à mesure que des postes seront disponibles, les postulants pourraient être contactés aux fins d'examen.

Lieu du poste
Le BSIF souhaite offrir de la flexibilité aux employés et créer un milieu de travail productif, stimulant, collaboratif et inclusif, tout en favorisant le bien-être des employés. À ce titre, le BSIF met à l’essai un modèle de travail hybride (combinaison de télétravail et de travail au bureau) qui permettra de définir nos nouvelles normes sur l’utilisation de nos espaces de travail collectifs et d’établir de nouveaux modes de collaboration. Ce modèle sera ajusté en fonction des leçons retenues.

Le bureau d’attache des titulaires sont situés à Ottawa et Toronto, mais les candidats retenus pourraient être autorisés à travailler de l’un des quatre bureaux du BSIF (Toronto, Montréal, Ottawa ou Vancouver).

En raison de la nature du travail et des exigences opérationnelles, ce poste exige une présence physique (travail au bureau) à partir de l’un des bureaux du BSIF suivants à Montréal (Québec), Toronto (Ontario), Vancouver (Colombie-Britannique), ou Ottawa (Ontario).

L’option du télétravail à temps partiel est offerte conformément à la Ligne directrice sur le télétravail du BSIF. Les régimes de télétravail sont établis au cas par cas en fonction de la nature du travail qu’exige le poste, des besoins opérationnels et organisationnels ainsi que des préférences de travail du candidat.

ÉQUITÉ EN MATIÈRE D'EMPLOI :
Le BSIF est résolu à se doter d’un effectif compétent qui reflète la diversité de la population canadienne. Nous sommes déterminés à promouvoir la mise en place d’une main-d’œuvre axée sur la diversité, l’équité et l’inclusion qui soit représentative de tous les Canadiens, peu importe la race, l’ethnicité, la couleur, la religion, le sexe, l’âge, le handicap, l’orientation sexuelle, l’identité ou l’expression de genre, le statut socio économique ou le vécu. En acceptant la diversité et l’inclusion, le BSIF pourra avoir des discussions élargies, prendre des décisions plus éclairées et renforcer la positivité au travail.

Nous vous invitons à faire partie du changement en rejoignant une organisation où les différences individuelles sont reconnues, valorisées et respectées. Nous acceptons les demandes de tous les candidats, et nous encourageons fortement les candidats à déclarer leur appartenance à un groupe visé par l’équité en matière d’emploi, c.-à-d. peuples autochtones; personnes handicapées; femmes ou minorités visibles (Noirs et autres groupes racisés).

*Le terme « peuples autochtone » est utilisé dans la présente offre d’emploi conformément aux exigences de la Loi sur l’équité en matière d’emploi et d’autres cadres législatifs. Ce terme est également utilisé, dans la mesure du possible, conformément à la Déclaration des Nations Unies sur les droits des peuples autochtones.

Parvenir à une main d’œuvre représentative et diversifiée a été déterminé comme un besoin organisationnel et pourrait orienter le processus de nomination. Si ce critère est utilisé, seuls les candidats qui auront mentionné dans leur demande de faire partie du ou des groupes désignés seront considérés. Par conséquent, la nomination d’un candidat ayant déclaré appartenir à l’un ou plusieurs des quatre groupes désignés par l’équité en matière d’emploi (les personnes handicapées, les peuples autochtones, les membres d’une minorité visible, les femmes) peut être envisagée en premier lieu.

Pour déclarer faire partie de ces groupes, cocher la case appropriée dans la demande d’emploi, dans la section portant sur l’équité en matière d’emploi. Par ailleurs, nous vous invitons à lire les rubriques suivantes sur l’équité en matière d’emploi et l’autodéclaration :
• https://www.canada.ca/fr/commission-fonction-publique/emplois/services/emplois-gc/equite-matiere-emploi.html
• https://www.canada.ca/fr/commission-fonction-publique/emplois/services/emplois-gc/postuler-emploi-gouvernement-canada-comment-postuler.html#EE

Tâches

En tant que coordonnateur administratif ou coordonnatrice administrative vous allez aider la division dans diverses initiatives, dont:
• Tenir à jour le calendrier des directeurs et gérer les boîtes de réception, y compris le suivi des actions ouvertes; coordonner et planifier les déplacements; et traiter les demandes de réclamations des divisions.
• Organiser les réunions régulières de la division et y participer; dresser les ordres du jour et rédiger les procès-verbaux; rendre compte des questions d’ordre administratif et assurer le suivi des mesures à prendre.
• Préparer, rédiger, formater et réviser un large éventail de documents, de rapports, d’exposés, de notes de service et de lettres et de courriels.
• Agir à titre de point de contact auprès d’autres divisions du BSIF et des fournisseurs de service externes.
• Tenir à jour et maintenir des dossiers électroniques ou physiques.
• Recueillir, compiler, surveiller et maintenir divers ensembles de données relatifs aux programmes.

Milieu de travail

Notre rôle :
Le Bureau du surintendant des institutions financières (BSIF) est un organisme fédéral indépendant qui réglemente et surveille plus de 400 institutions financières fédérales et 1 200 régimes de retraite pour déterminer s’ils sont en bonne santé financière. Dans l’exécution de son mandat, le BSIF contribue à la réalisation de l’objectif du gouvernement qui consiste à accroître la confiance du public envers le système financier canadien.
En savoir plus 👉 https://www.youtube.com/watch?v=chs-L_O_hno&t=67s

Nos gens et notre culture :
Notre effectif est la pierre angulaire de notre organisme. Vous vous joindrez à une collectivité diversifiée où l’expérience de chacun est valorisée et où un milieu de travail axé sur la communication et le travail d’équipe rehausse l’efficience des activités. Nous avons établi plusieurs réseaux ayant pour mission de continuer à accroître l’inclusion, l’accessibilité, le respect et la diversité au sein du Bureau. Tous les employés sont invités à se joindre aux réseaux que voici et à participer aux activités et événements organisés par ces derniers.
• Diversité des idées
• Responsabilités familiales
• Identité de genre
• 2SLGBTQIA+
• Santé mentale et accessibilité
• Multiculturalisme (Groupes d’affinité : autochtones, asiatiques, noirs)
• Préjugés inconscients
En savoir plus 👉 https://youtu.be/diUspmpYWQI

Nos avantages :
💵 Rémunération : Le BSIF offre des conditions salariales concurrentielles, et ses employés peuvent avoir droit à des augmentations d’échelon salarial et à des ajustements économiques. Les salaires sont établis en fonction de la qualification, de l’expérience et des connaissances. Les employés et l’employeur cotisent à un régime de retraite à prestations déterminées, et le régime de retraite de la fonction publique est indexé en fonction de l’inflation.

💰 Prime au rendement : Les employés du BSIF sont admissibles à une prime de rendement annuelle, établie en fonction de leur rendement.

✈️ Vacances et congés : Les employés du BSIF ont droit à quatre semaines de vacances payées, à deux jours de congé personnel et à cinq jours de congé payé pour obligations familiales, entre autres types de congés payés et non payés.

💻 Modalités de travail flexibles : Le BSIF offre des modalités de travail flexibles et peut autoriser les horaires de travail comprimés, les heures de travail flexibles et le télétravail, afin de permettre aux employés d’atteindre leurs objectifs professionnels, et de trouver un équilibre entre leur travail et leur vie familiale.

📖 Apprentissage et perfectionnement : Le BSIF offre des possibilités d’avancement professionnel et encourage l’innovation dans son milieu de travail. Les employés du BSIF peuvent se faire rembourser les frais d’adhésion à des associations professionnelles.

Intention du processus

Ce répertoire sert à doter les postes vacants immédiats et anticipés au Bureau du surintendant des institutions financières.
Les candidats dont le nom aura été consigné dans le répertoire pourraient être sélectionnés au hasard, et leur candidature pourrait être examinée en fonction de critères de sélection prédéterminés. Comme les gestionnaires peuvent consulter les dossiers en tout temps, assurez-vous de soumettre votre candidature aussitôt que possible.

Ce processus de sélection pourrait servir à dresser une liste de candidats qualifiés ou partiellement qualifiés dans le but de pourvoir des postes semblables ou identiques assortis de caractéristiques diverses en termes de profils et d’exigences linguistiques, de profils de sécurité et de durées au sein du Bureau du surintendant des institutions financières (BSIF), caractéristiques qui pourraient varier selon le poste à doter.

Postes à pourvoir : 3

Les renseignements que vous devez fournir

Votre curriculum vitae.

Une lettre d'accompagnement "Vous devez joindre une lettre de présentation à votre demande d'emploi. Dans cette lettre, vous devez répondre à la question qui sera utilisée pour évaluer les critères suivants: - Pensée critique - Capacité de communiquer efficacement par écrit. Le défaut de répondre à la question sera interprété comme un retrait du processus. Question: Vous êtes le coordonnateur administratif qui seconde le directeur général, Finances. Vous êtes appelé à rédiger un courriel qui sera envoyé à tous les employés de la division des finances. La longueur du courriel ne doit pas dépasser 480 mots. Le courriel doit contenir des précisions sur la prochaine assemblée générale de la division et un message d’accueil d’un nouvel employé. N’hésitez pas à faire appel à votre esprit créatif pour rédiger le contenu sur l’assemblée générale et l’accueil du nouvel employé."

Afin que votre candidature soit retenue, votre demande doit clairement décrire comment vous répondez aux énoncés suivants (qualifications essentielles)

ÉTUDES ESSENTIELLES
• Un diplôme d'études secondaires ou un agencement acceptable d'études, de formation et/ou d'expérience.

Équivalence des diplômes

EXPÉRIENCE ESSENTIELLE
• Expérience* de la prestation de services de soutien administratif**.
**Les services de soutien administratif tel que, mais sans s’y limiter: gérer des calendriers/courriels; rédiger des ordres du jour et comptes rendus de réunions; planifier et organiser des réunions; faire les arrangements/réclamations de frais de voyage/d’accueil; assurer la distribution, le contrôle et l’archivage de documents/correspondances; et autres tâches connexes en utilisant les applications de la suite Microsoft Office: Outlook, Word, Excel et Powerpoint.

*L'expérience s’entend de la portée et de l’étendue de l’expérience associée à l'exécution d'une large gamme d'activités connexes dont le candidat était principalement responsable pour une période d’un (1) an au cours des trois (3) dernières années.
Elle sera évaluée sur la base de l'étendue, de la complexité et de la diversité du travail effectué ainsi que de l'autonomie requise du candidat pour réaliser ces activités.

COMPÉTENCES ESSENTIELLES
• Esprit critique

CAPACITÉS ESSENTIELLES
• Capacité de communiquer efficacement par écrit.

Si vous répondez à certains des énoncés suivants, votre demande doit également clairement décrire comment vous y répondez (autres qualifications)

ÉTUDES CONSTITUANT UN ATOUT
• Diplôme d’études postsecondaires/certificat en administration de bureau ou dans une autre discipline liée au poste à pourvoir.

Équivalence des diplômes

EXPÉRIENCE CONSTITUANT UN ATOUT
• Expérience dans l'exécution d'activités financières pour une division telles que le suivi des dépenses et le suivi budgétaire.
• Expérience de l’organisation de préparatifs de voyage, et le traitement de demandes de remboursement des frais de voyage.
• Expérience de la prestation de services de soutien administratif dans un bureau d’un cadre supérieur (Niveau directeur en montant).
• Expérience de l’utilisation du système de gestion financière SAP.
• Expérience de la coordination de multiples projets ou activités.
• Expérience de la prestation de services de soutien des processus d'approvisionnement et le suivi des contrats.
• Expérience à utiliser un système de gestion électronique des documents et des dossiers tel que, mais sans s'y limiter, à GCDOCS, Sharepoint, etc.

Les énoncés suivants seront utilisés / évalués à une date subséquente (essentiels à l'emploi)

Exigences linguistiques variées
• Bilingue impératif – BBB/BBB
• Bilingue impératif – CBC/CBC
• Anglais essential

Renseignements sur les exigences linguistiques

Test d'autoévaluation d'expression écrite en langue seconde
Afin de vous aider à décider si vous devriez postuler pour des emplois bilingues, avant de soumettre votre demande, vous pouvez subir un test d'autoévaluation facultatif vous permettant d'évaluer vos aptitudes à la rédaction dans votre seconde langue officielle.

Pour de plus amples renseignements, veuillez consulter :
Test en ligne non supervisé d'expression écrite en langue seconde

COMPÉTENCES ESSENTIELLES
• Communication interpersonnelle
• Esprit critique
• Esprit de collaboration
• Orientation vers les résultats

CAPACITÉS ESSENTIELLES
• Capacité de communiquer efficacement par écrit.
• Capacité de communiquer efficacement de vive voix.
• Capacité de planifier le travail et d’établir les priorités pour respecter les délais.
• Capacité de faire preuve de minutie.

Les énoncés suivants pourraient être utilisés / évalués à une date subséquente (pourraient être nécessaires à l'emploi)

CONNAISSANCES CONSTITUANT UN ATOUT
• Connaissance des méthodes, des techniques et des pratiques liées à la prestation de services généraux de soutien administratif.

Autres renseignements

La fonction publique du Canada s’est engagée à se doter d’un effectif compétent qui reflète la diversité de la population canadienne qu’elle dessert. Nous favorisons l’équité en matière d’emploi et vous encourageons à indiquer dans votre demande d’emploi si vous appartenez à un des groupes désignés.

Renseignements sur l’équité en matière d’emploi

Dans le cas des processus externes (désignés par l’abréviation « EA » indiquée dans le numéro du processus de sélection), nous communiquerons seulement avec les candidats retenus pour les prochaines étapes du processus de sélection.

Le BSIF est un organisme distinct ayant son propre système de classification et de rémunération. La dotation de ses postes est assujettie à la Loi sur l’emploi dans la fonction publique (LEFP).

La capacité de communiquer efficacement par écrit pourrait être évaluée à l'aide de la demande des candidats ainsi que par l'entremise du processus d'évaluation.

Les évaluations (tels que les examens écrits, les entrevues et la vérification des références) peuvent se faire virtuellement par courriel, au téléphone ou par vidéoconférence.

Les candidats doivent posséder chacune des qualités essentielles pour être nommés à un poste; toutefois, une ou des qualités constituant un atout pourraient être invoquées à n’importe quelle étape du processus.

Selon le nombre de demandeurs, des stratégies de gestion du volume telles que la sélection aléatoire, l'approche descendante et/ou l'établissement des notes de passages pourraient être utilisées pour déterminer qui avancera à la prochaine étape du processus. Veuillez noter que même si vous obtenez la note de passage établie pour l'une ou l'autre des évaluations utilisées dans ce processus, la direction peut décider d'utiliser un pointage supérieur.

On peut prendre en considération les candidats admissibles et leur offrir une mutation ou une affection sous forme d’échange avant de prendre en compte tout autre candidat.

Chaque personne a le droit de participer à un processus de nomination dans la ou les langues officielles de son choix. Nous demandons aux postulant(e)s de mentionner leur langue préférée dans leur demande d'emploi.

La correspondance avec les candidats de ce processus de sélection se fera principalement par courriel. Veuillez-vous assurer que votre boîte de réception accepte les messages d’utilisateurs inconnus. Vous devez fournir des coordonnées valides à jour.

Toutes les demandes d'emploi doivent être soumises en utilisant le site Web des emplois de la fonction publique du gouvernement du Canada. Les candidatures présentées sous tout autre format (p. ex., courriel ou poste) ne seront pas acceptées. Pour poser votre candidature en ligne, cliquez sur le bouton « Postuler maintenant ». Les personnes qui n'ont pas accès à Internet peuvent aussi consulter les annonces d'emploi pour les postes ouverts au public en utilisant le service INFOTEL, au 1-800-645-5605.

Si vous avez une limitation fonctionnelle qui pourrait nuire à votre participation à l’une des étapes du processus d’évaluation (comme la présentation de votre candidature, l’épreuve écrite ou l’entrevue), vous pouvez demander une mesure d’adaptation. Les mesures d’adaptation ont pour but d’éliminer les obstacles et de permettre aux candidats devant composer avec des limitations fonctionnelles de démontrer pleinement leurs compétences. Si vous avez besoin d’une mesure d’adaptation, veuillez-nous en informer par courriel à l’adresse suivante : . Soyez assurés que les renseignements reçus à ce sujet seront traités confidentiellement.

Préférence

La préférence sera accordée aux anciens combattants d’abord, puis aux citoyens canadiens et aux résidents permanents, à l’exception d’un poste situé au Nunavut, où les Inuits du Nunavut seront nommés en premier.

Renseignements sur la préférence aux anciens combattants

Nous remercions d'avance ceux et celles qui auront soumis une demande d'emploi, mais nous ne contacterons que les personnes choisies pour la prochaine étape de sélection.