Adjoint(e) administratif(ive) / Agent(e), Support opérationnel

Messages importants

Nous sommes aussi engagés à instaurer un milieu de travail inclusif et exempt d’obstacles, dès le processus de sélection. Si vous avez besoin de mesures d’adaptation à une étape ou une autre du processus d’évaluation, veuillez envoyer un message à l’adresse indiquée ci-dessous sous la rubrique Personnes-ressources pour en faire la demande. Les renseignements reçus au sujet de mesures d’adaptation seront traités confidentiellement.

Mesures d’adaptation en matière d’évaluation

Milieu de travail

Entrez à l'emploi du premier organisme de réglementation indépendant du gouvernement fédéral : l'Office des transports du Canada (OTC).

Une mission importante : L'Office des transports du Canada est un petit organisme (d'environ 300 employés) à qui une importante mission a été confiée – promouvoir le bien-être économique et social des Canadiens en :

• veillant au bon fonctionnement et à l'efficacité du réseau de transport national;
• protégeant le droit fondamental des personnes ayant une déficience d'accéder aux services de transport;
• offrant un régime de protection des consommateurs aux voyageurs aériens.

Un excellent milieu de travail :
Nous nous engageons à créer un milieu de travail sain et respectueux. La petite taille de notre organisme incite au dialogue et à la collaboration ‒ à la fois entre les gestionnaires et les employés et par l'intermédiaire de réseaux et d'équipes spéciales inter-directions générales. Vous aurez l'occasion d'apprendre à connaître de nombreux collègues à l'échelle de l'OTC avec lesquels vous collaborerez.

L'Office des transports du Canada dispose d'un nouvel espace de travail reflétant des normes élevées d'accessibilité. Nous sommes situés au cœur de Gatineau (60 Laval), avec un accès facile aux installations de conditionnement physique, aux transports en commun et aux restaurants. Nous offrons des modalités de travail hybrides (un mélange de travail au bureau et de travail virtuel) dans notre nouvel immeuble. Les modalités précises de travail seront discutées avec les gestionnaire en fonction du poste et des besoins opérationnels.

Intention du processus

Ce processus consiste à doter trois postes déterminés. Un bassin de candidats partiellement ou complètement qualifiés sera aussi établi de ce processus de sélection afin de doter des postes(de niveaux équivalents) et de diverses durées d'emploi (indéterminée, déterminée, mutation, intérimaire, affectation/détachement) dans le futur possédant des exigences similaires, divers profils et diverses exigences linguistiques et en matière de sécurité selon le poste à doter.

Les résultats du présent processus de sélection pourront être utilisés pour combler d'autres postes semblables à l'Office des transports du Canada et dans d'autres ministères et organismes du gouvernement fédéral.

Postes à pourvoir : 3

Les renseignements que vous devez fournir

Votre curriculum vitae.

Afin que votre candidature soit retenue, votre demande doit clairement décrire comment vous répondez aux énoncés suivants (qualifications essentielles)

QUALIFICATIONS ESSENTIELLES

ÉTUDES:
Diplôme d'études secondaires ou un agencement acceptable d’études, de formation et/ou d’expérience.

Équivalence des diplômes

EXPÉRIENCES:
AS-01 ET AS-02
Expérience à fournir de l'information, de l'orientation et à transiger avec les clients ou le grand public.

Expérience dans la prestation de services administratifs* et à fournir de l'information préliminaire sur les processus, les procédures ou les exigences.

AS-02 seulement
Expérience de la réalisation de recherches, de la compilation et de l’analyse de renseignements de base pour les réunions, la préparation de rapports ou correspondance.

* Services administratifs incluent des activités financières, de ressources humaines ou de services administratifs générales tels que: la gestion d'agendas, la planification et l'organisation de réunions (en personne et virtuellement) , la préparation et le classement des dossiers pour les réunions et de la documentation connexe, l'obtention de l'équipement et des fournitures de bureau, la tenue d'un système de classement, la révision de documents, la surveillance du rendement et l'établissement de rapports connexes, la codification, la vérification, le contrôle des engagements, les fonctions relatives aux dépenses, support à la gestion du budget, la prestation de services en ressources humaines et autres tâches connexes.

Si vous répondez à certains des énoncés suivants, votre demande doit également clairement décrire comment vous y répondez (autres qualifications)

QUALIFICATIONS CONSTITUANT UN ATOUT
Les candidat(e)s doivent satisfaire à chacune des qualifications essentielles pour être nommé(e)s à un poste. Or, il est souhaitable de satisfaire aux qualifications constituant un atout. Ces derniers pourront constituer un facteur déterminant dans le choix de la personne à nommer.

EXPÉRIENCES:
Expérience de l'utilisation du système de gestion automatisé financier tel que SAP.

Expérience de la planification, de l'organisation et de la coordination de réunions, d'événements ou de conférences de grande envergure.

Expérience de l'organisation de voyages et des demandes de réclamations de voyage.

Expérience de la prestation de soutien dans la gestion d'un budget, enregistrement et conciliation des transactions financières.

Expérience de la prestation de soutien administratif dans un environnement des ressources humaines, tel que la classification, apprentissage, dotation, relations de travail ou planification.

Expérience de travail avec un des systèmes de ressources humaines de la fonction publique, tels que Mes RHGC, Phoenix, SGTCS ou GRFP.

Expérience de la prestation de services de soutien en matière de gestion des dépenses, telles que la conciliation des énoncés de cartes d'achat, paiements des factures, la préparation et l'examen de demandes de remboursement des frais de voyage ou d'accueil, ou l'assurance qualité des transactions financières.

Expérience à fournir du soutien administratif dans un environnement de communications.

Expérience du traitement de questions parlementaires pour un ministère fédéral.

Expérience de travail en rémunération.

Expérience de travail en sécurité du personnel ou en sécurité physique.

Expérience de travail dans la gestion des installations.

Expérience à transiger avec des représentants de la direction (niveau équivalent ou supérieur à celui de directeur).

Expérience à supporter un(e) directeur(trice) général(e) (ou niveau équivalent) pour la planification de réunions multiples, la préparation de document de réunion et le suivi de demandes multiples.

Expérience à offrir du soutien administratif relié à l'approvisionnement.

Expérience de la réalisation d’activités de registrariat au sein d’une organisation qui rend des décisions (p. ex. un tribunal, une cour, une commission, un conseil) ou dans un environnement juridique (p. ex. services juridiques, cabinets d’avocats ou de notaires).

Expérience de travail dans le domaine de l’accès à l’information et de la protection de la vie privée.

Expérience dans la gestion de l'information et ses outils tel que RDIM, GCDOCS, IRIM ou Sharepoint.

Les énoncés suivants seront utilisés / évalués à une date subséquente (essentiels à l'emploi)

Exigences linguistiques variées
Test d'autoévaluation d'expression écrite en langue seconde
Afin de vous aider à décider si vous devriez postuler pour des emplois bilingues, avant de soumettre votre demande, vous pouvez subir un test d'autoévaluation facultatif vous permettant d'évaluer vos aptitudes à la rédaction dans votre seconde langue officielle.

Pour de plus amples renseignements, veuillez consulter le lien ci-dessous:
https://www.canada.ca/fr/commission-fonction-publique/services/outils-ressources-dotation-evaluation/specialistes-ressources-humaines-gestionnaires-embaucheurs/tests-ligne-non-supervises/test-ligne-non-supervise-expression-ecrite-langue-seconde.html

Renseignements sur les exigences linguistiques

Test d'autoévaluation d'expression écrite en langue seconde
Afin de vous aider à décider si vous devriez postuler pour des emplois bilingues, avant de soumettre votre demande, vous pouvez subir un test d'autoévaluation facultatif vous permettant d'évaluer vos aptitudes à la rédaction dans votre seconde langue officielle.

Pour de plus amples renseignements, veuillez consulter :
Test en ligne non supervisé d'expression écrite en langue seconde

COMPÉTENCES :
Faire preuve d'intégrité et de respect.

Travailler efficacement avec les autres.

Faire preuve d'initiative et être orienté vers l'action.

Réflexion approfondie

CAPACITÉS:
Capacité de planifier, organiser et de prioriser la charge de travail afin de respecter plusieurs échéances et en fonction des priorités changeantes.

Capacité de communiquer efficacement de vive voix.

Capacité de communiquer efficacement par écrit.

Les énoncés suivants pourraient être utilisés / évalués à une date subséquente (pourraient être nécessaires à l'emploi)

BESOINS ORGANISATIONNELS
L'office des transports du Canada s’engage à maintenir un effectif représentatif de la société canadienne. Dans le but d’atteindre un effectif diversifié en plus de rencontrer nos objectifs d’équité en matière d’emploi, les candidat(e)s qualifié(e)s qui se seront auto-déclaré(e)s dans le cadre d’un processus en tant qu'Autochtone, personnes handicapées, minorités visibles et/ou femmes pourraient être choisi(e)s aux fins de nomination afin de combler des besoins organisationnels, y compris la réduction des écarts de représentation.

EXIGENCES OPÉRATIONNELLES :
Être apte et disposé à travailler des heures supplémentaires de façon périodique à court préavis.

Disponible pour travailler sur un horaire variable.

Consentir à travailler de 9 h à 17 h (certains postes).

Certains postes pourraient demander un effort physique comme se pencher, grimper et s'étirer sur une base régulière.

Un poste pourrait exiger un permis de conduire valide.

Conditions d'emploi

CONDITIONS D'EMPLOI:
Autorisation sécuritaire Cote de fiabilité. Certains postes requièrent la cote de sécurité secrète.

Autres renseignements

La fonction publique du Canada s’est engagée à se doter d’un effectif compétent qui reflète la diversité de la population canadienne qu’elle dessert. Nous favorisons l’équité en matière d’emploi et vous encourageons à indiquer dans votre demande d’emploi si vous appartenez à un des groupes désignés.

Renseignements sur l’équité en matière d’emploi

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Un examen écrit pourra être administré.

Une entrevue pourra être faite.

Une vérification de références pourra être faite.

Veuillez inclure votre code d'identification de dossier personnel (CIDP) dans votre demande d'emploi (pour les candidat(e)s à l'interne).

Veuillez identifier clairement le groupe et le niveau de votre poste d'attache ainsi que votre statut d'employé(e) dans votre curriculum vitae et/ou la demande d'emploi (pour les candidat(e)s à l'interne).

Chaque personne a le droit de participer à un processus de nomination dans la ou les langues officielles de son choix. Nous demandons aux postulant(e)s de mentionner leur(s) langue(s) préférée(s) dans leur demande d'emploi.

NOTE TRÈS IMPORTANTE:

C'est votre responsabilité, comme candidat(e), de démontrer clairement comment vous répondez à chaque facteur des critères de présélection (expérience) pour toutes les qualifications essentielles et les qualifications constituant un atout applicables, en respectant le format indiqué. Veuillez prendre note qu'il ne suffit pas de déclarer que vous possédez la qualification requise ni de fournir une liste de vos responsabilités actuelles ou antérieures. Vous devez donner des exemples concrets démontrant clairement que vous possédez chaque facteur des critères de présélection (expérience) pour toutes les qualifications essentielles et les qualifications constituant un atout applicables.

Les qualifications constituant un atout dans l'Énoncé des critères de mérite pourront être utilisées comme outil de présélection. Les candidat(e)s doivent satisfaire à chacune des qualifications essentielles pour être nommés à un poste. Un(e) candidat(e) pourra être nommé(e) à un poste même sans posséder l'une ou toutes les qualifications constituant un atout ou les exigences opérationnelles. Toutefois, il est souhaitable de satisfaire à ces critères et ces derniers pourront constituer un facteur déterminant dans le choix de la personne à nommer.

Les communications pour ce processus se feront par courrier électronique. Il incombe aux candidat(e)s de fournir des coordonnées exactes et de les mettre à jour au besoin. Les personnes qui posent leur candidature dans le cadre de ce processus de sélection devraient fournir une adresse électronique qui accepte les courriels provenant d'utilisateurs inconnus, incluant des adresses électroniques de l'extérieur de la fonction publique (certains systèmes de messagerie électronique bloquent ce genre de courriels).

Les employés pour une période indéterminée, dans le même groupe et le même niveau ou l'équivalent, pourraient être considérés pour une mutation. Si aucune mutation n'est faite, les candidat(e)s d'autres groupes et niveaux seront considéré(e)s dans le processus de nomination annoncé (pour les candidat(e)s à l'interne).

Les résultats du présent processus de sélection pourront être utilisés pour combler d'autres postes semblables à l'Office et à d'autres ministères et organismes du gouvernement fédéral.

Une note de passage sera établie pour chaque qualification. Toutefois, l’obtention de la note de passage ne signifie pas que le candidat sera nommé au poste ou qu’il passera à l’étape suivante du processus d’évaluation. Des notes minimales ou une approche descendante pourraient être utilisées à n’importe quelle étape du processus de dotation s’il reste un nombre suffisant de candidats pour répondre aux besoins prévus en matière de dotation.

Toutes les informations recueillies au cours du processus de sélection, y compris le comportement et la communication, du moment de la soumission de candidature jusqu'à la fin du processus, peuvent être utilisées pour évaluer les candidats.

Préférence

La préférence sera accordée aux anciens combattants d’abord, puis aux citoyens canadiens et aux résidents permanents, à l’exception d’un poste situé au Nunavut, où les Inuits du Nunavut seront nommés en premier.

Renseignements sur la préférence aux anciens combattants

Nous remercions d'avance ceux et celles qui auront soumis une demande d'emploi, mais nous ne contacterons que les personnes choisies pour la prochaine étape de sélection.