Dotation collective, Adjoint(e) exécutif(ve) / Agent(e) d'administration

Messages importants

Nous sommes aussi engagés à instaurer un milieu de travail inclusif et exempt d’obstacles, dès le processus de sélection. Si vous avez besoin de mesures d’adaptation à une étape ou une autre du processus d’évaluation, veuillez envoyer un message à l’adresse indiquée ci-dessous sous la rubrique Personnes-ressources pour en faire la demande. Les renseignements reçus au sujet de mesures d’adaptation seront traités confidentiellement.

Mesures d’adaptation en matière d’évaluation

Santé Canada (SC) et l'Agence de la santé publique du Canada (ASPC), s'est engagé à accroître la représentation des employé(e)s noir(e)s et faisant partie d’autres groupes racialisés, des femmes et des Autochtones et des personnes en situation de handicap. SC et l'ASPC souhaite que sa main-d’œuvre reflète la population qu’elle sert. Nous encourageons donc les candidats à indiquer s’ils sont membres de l’un de ces groupes.

Offrez-vous la meilleure chance de réussir! Comme l'objectif de ce processus est d'évaluer les qualifications nécessaires pour le ou les postes à doter, faites nous savoir si vous avez une limitation fonctionnelle/incapacité, qui pourrait affecter votre rendement. Par exemple, contactez-nous si vous avez besoin d'aide pour remplir et soumettre votre demande d’emploi. Si vous passez ensuite à la prochaine étape de l'évaluation, par exemple un examen ou une entrevue, nous vous enverrons un courriel contenant des informations supplémentaires sur le format d'évaluation afin que vous puissiez déterminer si vous pouvez avoir besoin d’une mesure adaptation (tel qu'un format de test différent, une technologie adaptée ou un temps additionnel). Les mesures d’adaptation en matière d’évaluation sont conçues pour éliminer les obstacles sans altérer les critères évalués afin que les candidats ayant des limitations fonctionnelles puissent pleinement démontrer leurs capacités.

SC et L'ASPC Cinvitent les anciens combattants à postuler. Nous reconnaissons votre contribution envers les Canadiens et souhaitons vous offrir la possibilité de poursuivre votre carrière dans un environnement où des employés aux talents multiples et aux compétences variées sont appréciés et soutenus.

TOUS SONT LES BIENVENUS
SC et l'ASPC sont déterminés à se doter d’un effectif ayant un éventail d’identités, de capacités, d’origines, de cultures, de compétences, de points de vue et d’expériences qui sont représentatifs de la population actuelle et future du Canada. Nous avons à cœur de promouvoir un lieu de travail où tous se sentent les bienvenus, peuvent atteindre leur plein potentiel et contribuer au succès de l’équipe par leurs perspectives et leurs expériences particulières.

ACCEPTÉS TELS QUE VOUS ÊTES
Nous invitons les candidats qualifiés à postuler, quel que soit leur situation quant à la race, la couleur de la peau, la religion, le sexe (y compris l’identité ou l’expression de genre), l’origine nationale, l’orientation sexuelle, l’union civile ou l’état matrimonial, le handicap, l’âge, l’état parental, le service militaire ou toute autre situation protégée en vertu de lois fédérales.

Tâches

Dans le cadre de vos fonctions à titre d’agent(e) d’administration ou d’adjoint(e) exécutif(ve), chez SC et l'ASPC vous pourriez :

• Gérer l’agenda d’un directeur, répondre aux demandes de renseignements généraux et acheminer les demandes ; concernées selon le sujet et en fonction de l’urgence ;
• Suivre de près l’état d’avancement des questions en suspens et des demandes ;
• Coordonner la prestation de services administratifs à l’appui de la gestion générale du bureau ;
• Coordonner et préparer des pièces de correspondance qui portent sur les ressources financières, administratives, humaines et sur les exigences contractuelles ;
• Fournir un soutien administratif en rapport avec le Cycle de gestion budgétaire ;
• Entrer les données financières, assurer le traitement des factures et les
recouvrements, concilier les données de divers systèmes, rapports, et documents comptables ;
• Faire partie de comités et de groupes de travail ; et
• Superviser, former et coordonner le travail du personnel.

Milieu de travail

Que diriez-vous de travailler dans une organisation avant-gardiste qui tient votre santé à coeur, votre bien-être physique et psychologique et qui fournit des occasions de perfectionnement professionnel enrichissantes tout en récompensant l’innovation ? Santé Canada fait partie des 100 meilleurs employeurs au Canada pour 2022 en plus d’être reconnu comme meilleur employeur pour les jeunes depuis 2015 et comme meilleur employeur en matière de diversité depuis 2010 ! Ne ratez pas l’occasion de profiter des nombreux avantages de la fonction publique et d’accéder à tellement plus en vous joignant à notre équipe gagnante!

Intention du processus

Ce processus servira à créer un bassin de candidats qualifiés qui pourrait être utilisé pour pourvoir d'autres postes semblables d'un groupe et d'un niveau identiques ou équivalents ayant différentes exigences linguistiques (bilingue impératif BBB/BBB, bilingue impératif CBC/CBC, bilingue impératif CCC/CCC), différents profils de sécurité et différentes durées des fonctions au moyen de diverses activités de dotation pour les postes au sein de Santé Canada et de l'Agence de la santé publique du Canada.

Postes à pourvoir : Nombre à être déterminé

Les renseignements que vous devez fournir

Votre curriculum vitae.

Afin que votre candidature soit retenue, votre demande doit clairement décrire comment vous répondez aux énoncés suivants (qualifications essentielles)

ÉTUDES

• Un diplôme d’études secondaires

Équivalence des diplômes

EXPÉRIENCE

• Au moins deux (2) années d'expérience à temps plein dans la prestation de services de soutien administratif*.
• Expérience dans l'examen, la coordination et le suivi des produits livrables, des dossiers, des dossiers ou de la correspondance.
• Expérience de la recherche, de l'analyse et de la communication d'informations aux clients, au personnel ou à la direction.

*Le soutien administratif est défini comme suit : gérer les agendas de gestion ; planifier et organiser des réunions/téléconférences ; saisie, maintenance et extraction de données
administratives, ressources humaines et/ou financières ; acheter du matériel et des fournitures de bureau; tenir à jour un système de classement ou effectuer d'autres tâches connexes.

Les énoncés suivants seront utilisés / évalués à une date subséquente (essentiels à l'emploi)

Bilingue - Impératif (BBB/BBB)
Au minimum, la compétence requise en langue seconde sera au niveau intermédiaire (BBB/BBB), bien que certains postes puissent exiger une compétence avancée (CBC/CBC, CCC/CCC).

Renseignements sur les exigences linguistiques

COMPÉTENCES

• Souci du détail
• Réflexion approfondie
• Faire preuve d'intégrité et de respect (y compris le respect de la diversité)
• Esprit d’initiative et orientation vers l’action
• Travailler efficacement avec les autres
• Souci du service à la clientèle
• Communications (écrites et orales)

Les énoncés suivants pourraient être utilisés / évalués à une date subséquente (pourraient être nécessaires à l'emploi)

EXPÉRIENCES CONSTITUANT UN ATOUT

Les candidats PEUVENT également être tenus de satisfaire à UN OU PLUS des facteurs d’expérience suivants, selon les exigences du poste précis à pourvoir. Les critères suivants pourraient être considérés comme essentiels ou comme un atout, selon les exigences du poste.

• Expérience de la prestation de services de soutien administratif dans le bureau d'un cadre, y compris, mais sans s'y limiter, la gestion du calendrier d'un cadre, l'organisation de réunions/événements et la coordination et la préparation du matériel de réunion.
• Expérience de la planification et de l'organisation de voyages liés au travail ou du traitement des demandes de remboursement de frais de voyage.
• Expérience dans les rapports financiers ou dans la coordination et le suivi d'un budget, de dépenses, de factures ou de contrats financiers.
• Expérience de l'utilisation des fonctions avancées de Microsoft Excel telles que les tableaux croisés dynamiques et les formules avancées.
• Expérience de travail dans un environnement de services de gestion de l'information.
• Expérience de travail dans le domaine des ressources humaines.
• Expérience de travail dans un environnement de rémunération ou de paie.
• Expérience de travail dans un environnement de biens immobiliers ou de services de gestion des installations.
• Expérience de travail dans un environnement d'opérations de sécurité.
• Expérience dans le traitement des demandes d'accès à l'information et de protection des renseignements personnels (AIPRP).

Conditions d'emploi

Autorisation sécuritaire Cote de fiabilité - Certains postes peuvent nécessiter une cote de sécurité Secret ou Très secret

Autres renseignements

La fonction publique du Canada s’est engagée à se doter d’un effectif compétent qui reflète la diversité de la population canadienne qu’elle dessert. Nous favorisons l’équité en matière d’emploi et vous encourageons à indiquer dans votre demande d’emploi si vous appartenez à un des groupes désignés.

Renseignements sur l’équité en matière d’emploi

ÉVALUATIONS

Pour être nommé au poste, vous devez posséder toutes les qualifications essentielles. Les candidats peuvent être tenus de satisfaire aux qualifications constituant un atout ou aux besoins organisationnels, selon les exigences du poste à pourvoir.

Une variété d'outils d'évaluation peuvent être utilisés dans l'évaluation des candidats, tels que: épreuve écrite, auto-évaluation, mise en situation, entretien oral et/ou la vérification des références. À noter que les outils d'évaluation seront administrés par voie électronique et virtuellement.

Veuillez noter que l’utilisation d’une qualification constituant un atout et/ou la sélection descendante pourrait être utilisée à n’importe quelle étape du processus d’évaluation afin d’identifier les candidatures qui seront retenues.

Qu’est-ce la sélection descendante? C’est lorsque seule la candidature des personnes ayant obtenu les meilleurs résultats soit retenue pour l’étape suivante d’évaluation. Veuillez noter qu'à diverses étapes du processus d'évaluation, il se pourrait que les notes de passage et les notes correspondant au point de coupure diffèrent. Il se peut donc que certains candidats obtiennent la note de passage mais ne soient tout de même pas retenus pour la suite du processus, parce qu'ils n'auront pas obtenu la note correspondant au point de coupure.

Au moment de l’évaluation, une preuve d'étude sera exigée. Si vous avez effectué vos études à l’étranger, vous devez faire évaluer vos certificats et(ou) diplômes en fonction des normes de scolarité canadienne. La fonction publique fédérale acceptera tout diplôme obtenu à l’étranger qui est considéré comparable aux normes canadiennes par l’entremise d’un service d’évaluation de diplômes reconnu. Pour de plus amples renseignements, veuillez sélectionner 'équivalence des diplômes' sous la section 'études'. Une vérification de sécurité peut également être effectuée pendant l’évaluation.

POSTES BILINGUES

Dans le cadre de ce processus de sélection, les candidats qui n'ont pas de résultats valides seront invités à passer des évaluations de langue seconde afin de confirmer qu'ils répondent aux exigences linguistiques bilingues. Veuillez noter que le test de compréhension de l'écrit et le test d'expression écrite seront effectués à l'aide de l'Outil d'évaluation du candidat (OEC) de la Commission publique du Canada. Pour de plus amples renseignements sur l'OEC, veuillez consulter le site Web suivant : https://www.canada.ca/fr/commission-fonction-publique/services/evaluation-langue-seconde/outil-evaluation-candidats.html

Si vous avez fait l’évaluation de langue seconde de la Commission de la Fonction Publique, vous pouvez obtenir une copie de vos résultats en présentant une demande sur le site Web suivant : http://www.psc-cfp.gc.ca/ppc-cpp/test-examen-result/result-fra.htm

Préférence

La préférence sera accordée aux anciens combattants d’abord, puis aux citoyens canadiens et aux résidents permanents, à l’exception d’un poste situé au Nunavut, où les Inuits du Nunavut seront nommés en premier.

Renseignements sur la préférence aux anciens combattants

Nous remercions d'avance ceux et celles qui auront soumis une demande d'emploi, mais nous ne contacterons que les personnes choisies pour la prochaine étape de sélection.