Divers postes administratifs

Messages importants

Nous sommes aussi engagés à instaurer un milieu de travail inclusif et exempt d’obstacles, dès le processus de sélection. Si vous avez besoin de mesures d’adaptation à une étape ou une autre du processus d’évaluation, veuillez envoyer un message à l’adresse indiquée ci-dessous sous la rubrique Personnes-ressources pour en faire la demande. Les renseignements reçus au sujet de mesures d’adaptation seront traités confidentiellement.

Mesures d’adaptation en matière d’évaluation

Ce processus comprend quatre (4) volets afin de créer des bassins pour divers postes administratifs au sein de notre organisation. Vous serez invité(e) à indiquer pour quel(s) volet(s) vous désirez postuler lorsque vous compléterez la demande d'emploi. Veuillez prendre note que certains critères de mérite sont spécifiques à certains volets.

VOLET 1 - CR-05 et AS-01 - Divers postes administratifs*

VOLET 2 - AS-02 - Adjoint de programme/adjoint administratif et autres postes

VOLET 3 - AS-01 - Adjoint(e) administrative(ve) / exécutif (ve) du service extérieur (AAESE)- Postes permutants**

VOLET 4 - AS-02 - Adjoint(e) administratif(ve) exécutif(ve) du service extérieur (AAESE) – Postes permutants**

*Les divers postes comprennent, sans s'y limiter, des postes d'adjoint de programme, adjoint(e) administratif(ve), coordonateur(trice) et agent(e) de services administratifs.

**Postes permutants : Voir les conditions d'emploi pour des renseignements supplémentaires.

Veuillez prendre note qu'un(e) candidat(e) qualifié(e) pourrait se voir offrir une opportunité même si il/elle ne rencontre pas un ou plusieurs des critères constituant un atout. Cependant, les atouts sont souhaitables et peuvent être invoqués à tout moment du processus de sélection, y compris pour la sélection de la bonne personne.

Milieu de travail

Une carrière au Ministère contribue à façonner la place du Canada dans le monde. Affaires mondiales Canada est composé de professionnels qui travaillent dans la région de la Capitale Nationale et ailleurs dans le monde. Affaires mondiales Canada c’est également un réseau mondial de 178 missions dans 110 pays qui appuie le travail international du Ministère et de 37 ministères, organismes et co-locateurs partenaires. Avec six bureaux régionaux au Canada et plus de 11 000 employés qui soutiennent ce réseau, Affaires mondiales Canada vous offre la possibilité de poursuivre une carrière de vaste portée assortie de perspectives stimulantes qui enrichissent les compétences professionnelles et élargissent les perceptions à l’égard des autres cultures.

Notre organisation offre un milieu de travail sain, inclusif et diversifié où le respect, le travail d’équipe et la collaboration font partie de notre culture et où l’innovation est valorisée.

Affaires mondiales Canada s’engage à promouvoir et à appuyer les valeurs que sont le traitement équitable, l’accommodement et un milieu de travail exempt de harcèlement et de discrimination ainsi qu’à encourager les employés à travailler à leur pleine mesure, et à les appuyer à cet égard.

Intention du processus

Notre organisation a présentement des besoins variés pour des postes administratifs et les bassins de candidats pleinement ou partiellement qualifés qui seront créés pourront servir à la dotation de futurs postes vacants temporaires et indéterminés ainsi qu'à combler des postes identiques ou semblables au groupe et niveau CR-05, AS-01 et AS-02 au sein d'Affaires mondiales Canada. La durée et les profils linguistiques pourraient varier selon les postes à doter.

Postes à pourvoir : Nombre à être déterminé

Les renseignements que vous devez fournir

Votre curriculum vitae.

Afin que votre candidature soit retenue, votre demande doit clairement décrire comment vous répondez aux énoncés suivants (qualifications essentielles)

ÉTUDES

TOUS LES VOLETS
Diplôme d’études secondaires*
OU
Un agencement acceptable d’études, de formation et (ou) d’expérience
OU
Avoir réussi l'Examen d'intelligence général - 320 (EIG-320) de la Commission de la fonction publique.

*NOTE : Les personnes qui auront complété leur programme d'études d’ici le 30 juin 2023 peuvent postuler. Une preuve sera exigée plus tard au cours de ce processus.

Équivalence des diplômes

EXPÉRIENCE

VOLETS 1 et 3 (CR-05 et AS-01)
• Expérience de la prestation de services de soutien administratif ou opérationnel ou de service client. **

VOLETS 2 et 4 (AS-02)
• Expérience d’au moins un (1) an à temps plein* de la prestation de services de soutien administratif ou opérationnel ou service client. **

* Par « temps plein », on entend une semaine de travail de minimum 30 heures.

** Les services de soutien administratifs peuvent comprendre l’exécution de tâches telles que la gestion de l'horaire quotidien d'un gestionnaire, la planification ou la coordination de réunions, la préparation ou la révision de documents, la coordination de correspondances entrantes et sortantes, le classement, la rédaction de procès-verbaux, la collecte de données et la préparation de tableaux, etc.
Les services de soutien opérationnels peuvent comprendre l’exécution de tâches telles que la préparation de formulaires, l’entrée de données, la préparation ou la révision de rapports ou autres documents, le classement, la rédaction de correspondance dans milieux opérationnels comme un service de registraire, les finances, l’administration, la sécurité, les ressources humaines, la gestion de cas, ou autres milieux.
Les services de soutien administratif ou opérationnel se définissent également par offrir un soutien à quelqu’un d’autre.

Si vous répondez à certains des énoncés suivants, votre demande doit également clairement décrire comment vous y répondez (autres qualifications)

ÉTUDES CONSTITUANT UN ATOUT

TOUS LES VOLETS
Diplôme* d’études COLLÉGIALES ou diplôme* d’études PROFESSIONNELLES d’un établissement d’enseignement reconnu dans un domaine relié au poste. Exemples de diplômes acceptables : Technique de bureautique, technique de soutien administratif, gestion de l’information, diplôme professionnel en secrétariat, etc. Exemples de diplômes non recevables : Baccalauréat en administration, Maîtrise en relations internationales, etc.

*NOTE : Les personnes qui auront complété leur programme d'études d’ici le 30 juin 2023 peuvent postuler. Une preuve sera exigée plus tard au cours de ce processus.

Équivalence des diplômes

EXPÉRIENCE CONSTITUANT UN ATOUT

TOUS LES VOLETS
• Trois (3) ans d’expérience ou plus de la prestation de services de soutien administratif ou opérationnel.
• Expérience de la manipulation de données dans MS Excel.
• Expérience de travail avec des systèmes financiers et administratifs tels que SFA/SAP, Outil de prévision des salaires, CCM, Oracle ou Visio.
• Expérience dans le maintien et le rapport de données financières à jour (préparer un document de suivi budgétaire).
• Expérience de la planification et de l’organisation des arrangements de voyage et à faire des réclamations de voyages.
• Expérience des logiciels de ressources humaines tels que PeopleSoft, HRMS.
• Expérience dans le traitement de paiements et de suivi.
• Expérience dans l’administration des contrats ou des accords.
• Expérience de la prestation de conseils ou de recommandations aux clients.
• Expérience en matière de subventions et de contributions.
• Expérience de l’application des politiques de passation de marchés du gouvernement du Canada.
• Expérience de l’application des articles 32, 33 et 34 de la Loi sur la gestion des finances publiques.

VOLETS 3 et 4
• Expérience de travail à l’étranger.
• Expérience de travail dans une mission diplomatique du Canada à l’étranger.

Les énoncés suivants seront utilisés / évalués à une date subséquente (essentiels à l'emploi)

Bilingue - Impératif
VOLETS 1 et 2
Bilingue - impératif (BBB/BBB), (CBC/CBC)

VOLET 3
Bilingue – impératif (BBB/BBB)

VOLET 4
Bilingue – impératif (CBC/CBC)

Renseignements sur les exigences linguistiques

COMPÉTENCES

TOUS LES VOLETS
• Capacité de communiquer efficacement de vive voix
• Capacité de communiquer efficacement par écrit
• Capacité à analyser de l’information complexe
• Capacité de travailler en équipe
• Jugement
• Communication interactive efficace
• Souci du service à la clientèle
• Intégrité et respect
• Résilience et adaptabilité
• Lecture*
• Utilisation de documents*
• Calcul*

* Ces critères seront évalués lors d’un examen à choix multiples

VOLET 3 et 4
• Compétences interculturelles
• Jugement dans un contexte mondial
• Planification et organisation

Les énoncés suivants pourraient être utilisés / évalués à une date subséquente (pourraient être nécessaires à l'emploi)

CONNAISSANCES CONSTITUANT UN ATOUT

TOUS LES VOLETS
• Connaissance des lignes directrices du Secrétariat du Conseil du Trésor sur les dépenses de voyages et d’accueil.

COMPÉTENCES CONSTITUANT UN ATOUT

TOUS LES VOLETS
• Capacité à travailler sous pression à l’intérieur de délais serrés.
• Initiative.
• Fiabilité

VOLET 4
• Protocole et Étiquette

La sélection pourrait se limiter aux membres des groupes d'équité en emploi suivants : les autochtones, les personnes handicapées, les minorités visibles, les femmes

Renseignements sur l'équité en matière d'emploi

Besoins organisationnels

Affaires mondiales Canada s’engage à se doter d’un effectif compétent et diversifié représentatif de la population qu’il sert. Pour arriver à cet objectif, la préférence pourrait être accordée aux candidats ayant fait une autodéclaration en tant que membres d'un des groupes suivants désignés aux fins de l'équité en emploi : les Autochtones, les personnes handicapées, les membres des minorités visibles et les femmes.

EXIGENCES OPÉRATIONNELLES

TOUS LES VOLETS
Selon le poste à combler, des exigences opérationnelles pourraient s’appliquer, telles que:
• Prêt et capable de voyager.

Conditions d'emploi

Conditions d’emploi

TOUS LES VOLETS
•    Autorisation sécuritaire Secret
•    Autorisation sécuritaire Très secret pour les postes permutants (Volets 3 et 4) et certains postes non-permutants à l’administration centrale.
•    Selon le poste, le candidat doit être disposé et apte à travailler des heures supplémentaires à court préavis.
•    En raison de la pandémie de Covid-19, Affaires mondiales Canada a demandé aux employés d’adopter un modèle de travail hybride* jusqu'à nouvel ordre.

* Un modèle de travail hybride est une combinaison de travail au bureau et de télétravail.

VOLETS 3 et 4
•    La permutabilité est une condition d’emploi par laquelle l'employé est dans l’obligation d’accepter des affectations à Ottawa et à l’étranger et ce, sur une base régulière et selon les besoins organisationnels.

Autres renseignements

La fonction publique du Canada s’est engagée à se doter d’un effectif compétent qui reflète la diversité de la population canadienne qu’elle dessert. Nous favorisons l’équité en matière d’emploi et vous encourageons à indiquer dans votre demande d’emploi si vous appartenez à un des groupes désignés.

Renseignements sur l’équité en matière d’emploi

SEULEMENT LES DEMANDES D'EMPLOI EN LIGNE VIA CE SITE SERONT ACCEPTÉES.

Un test en ligne sera administré pour évaluer des compétences générales ainsi que certains critères de mérite.

Tous les critères pourraient être évalués tout au long du processus, entre autres lors des communications via courriel.

Suite à la fermeture du processus, la première étape sera l'évaluation de langue seconde. Si vous possédez des résultats valides , vous devez les acheminez à l'adresse d'ici le 4 janvier 2023.

Vous devez fournir des attestations d'études. Vous serez avisé(e) de fournir ces documents à une date ultérieure. Pour les titres de compétences étrangers, le Centre d'information canadien sur les diplômes internationaux (CICDI) vient en aide aux personnes qui souhaitent obtenir une évaluation de leurs
diplômes d'études et compétences professionnelles en les dirigeants vers l'organisme compétent. Vous pouvez consulter leur site Web à l'adresse www.cicic.ca

Les communications relatives au processus de sélection se feront par courriel. Il incombe aux candidats de fournir des coordonnées exactes et de les mettre à jour au besoin. Ils devraient s’assurer par ailleurs de fournir une adresse électronique qui accepte les courriels provenant d’utilisateurs inconnus (certains systèmes de messagerie bloquent ce genre de courriels).

L'information que vous fournirez tout au long de ce processus de sélection doit être vraie et pourrait être vérifiée. Tout renseignement faux ou frauduleux pourrait entraîner les conséquences suivantes :
1. le rejet de votre demande;
2. la révocation de votre embauche à la fonction publique, le cas échéant;
3. la prise de toute mesure corrective jugée comme appropriée par l’employeur;
4. en cas de fraude, en plus des conséquences mentionnées ci-dessus, vous pourriez faire l'objet d'une enquête criminelle.

Les CV seront utilisés comme une source secondaire de renseignements et strictement pour valider les exemples concrets que vous aurez décrits dans le questionnaire de présélection.

Les candidats résidant hors de la Région de la capitale nationale pourraient devoir se déplacer dans une mission à l’étranger, au bureau d'Affaires mondiales Canada ou d’un partenaire pour y être évalués en personne ou via téléconférence, selon le cas.

DÉPENSES : LES CANDIDATS DEVRONT ASSUMER LEURS DÉPENSES DE VOYAGE, Y COMPRIS LES DÉPLACEMENTS AUX FINS D'ÉVALUATION, ET POURRAIENT DEVOIR ASSUMER D'AUTRES DÉPENSES.

Préférence

La préférence sera accordée aux anciens combattants d’abord, puis aux citoyens canadiens et aux résidents permanents, à l’exception d’un poste situé au Nunavut, où les Inuits du Nunavut seront nommés en premier.

Renseignements sur la préférence aux anciens combattants

Nous remercions d'avance ceux et celles qui auront soumis une demande d'emploi, mais nous ne contacterons que les personnes choisies pour la prochaine étape de sélection.