Coordonnateur(trice), Services à la direction

Messages importants

Nous sommes aussi engagés à instaurer un milieu de travail inclusif et exempt d’obstacles, dès le processus de sélection. Si vous avez besoin de mesures d’adaptation à une étape ou une autre du processus d’évaluation, veuillez envoyer un message à l’adresse indiquée ci-dessous sous la rubrique Personnes-ressources pour en faire la demande. Les renseignements reçus au sujet de mesures d’adaptation seront traités confidentiellement.

Mesures d’adaptation en matière d’évaluation

🚩 La fonction publique fédérale est plus forte et plus efficace lorsqu'elle reflète la diversité de la population canadienne qu'elle sert. Emploi et Développement social Canada (EDSC) a pour mission de constituer et de promouvoir un effectif diversifié, équitable et inclusif, représentatif de la société canadienne. Tous les candidats qui croient être qualifiés sont encouragés à postuler, y compris les Noirs, les autres peuples autochtones et racialisés, les femmes, les personnes handicapées et les personnes de la communauté LGBTQ2+.

Tâches

Nous recherchons un joueur d’équipe bilingue, organisé, débrouillard et dynamique, doté de solides compétences analytiques et interpersonnelles. La capacité de travailler de manière autonome, dans un environnement au rythme rapide, l’aptitude à faire preuve de flexibilité, la capacité de s’adapter aux changements tout en respectant des délais serrés et en faisant preuve de discrétion sont des qualifications indispensables.

La candidate ou le candidat retenu(e) sera responsable du soutien opérationnel directement lié au succès du bureau du Directeur(trice) général(e). Les tâches quotidiennes à accomplir sont les suivantes:

• Coordination et gestion de calendrier du Directeur(trice) général(e);
• Fournir les services de soutien administratif et logistique pour les rencontres;
• Coordination et suivi des demandes ministérielles /départemental et demandes corporative;
• Maintenir un système de rappel, bonnes pratiques en gestion de l’information, afin de prioriser la correspondance, les courriels et différents types de documents et assurer un suivi efficace et en temps opportun;
• Utilisation d’un système de correspondance ministérielle (Webcims).

📣 VOUS VOYEZ VOUS DANS CE RÔLE? Défilez l'écran et voyez si vous rencontrez les qualifications identifiées pour la présélection (études et expériences) et soumettez votre application aujourd'hui! ↓ ↓

Intention du processus

Un bassin de candidats qualifiés sera établi et pourrait également servir à doter des postes similaires avec des durées variées, divers titres et différents niveaux de sécurité au sein d’Emploi et développement social Canada.

Postes à pourvoir : Nombre à être déterminé

Les renseignements que vous devez fournir

Votre curriculum vitae.

Afin que votre candidature soit retenue, votre demande doit clairement décrire comment vous répondez aux énoncés suivants (qualifications essentielles)

🎓 ÉTUDES

Un diplôme d’études secondaires ou une combinaison acceptable d’études, de formation et(ou) d’expérience.

Équivalence des diplômes

EXPÉRIENCE

✅ Expérience appréciable* de la prestation d’une aide administrative et de la coordination des activités pour un(e) gestionnaire ou un cadre, notamment ce qui suit:
• Gérer les multiples tâches et les priorités difficiles à concilier dans le cadre de la coordination des calendriers;
• Organisation de réunions et coordonner des documents d’information pour des réunions ou des conférences;
• Tenir à jour un système de classement électronique et de correspondance.

✅ Expérience de l’utilisation des programmes Microsoft Office suivants : Outlook, Word et Excel.

*On entend par « expérience appréciable » une expérience qui, de par son étendue et sa richesse, est normalement acquise par l’exercice à temps plein de ces tâches sur une période d’environ un (1) an continu.

Les énoncés suivants seront utilisés / évalués à une date subséquente (essentiels à l'emploi)

Bilingue - Impératif (BBB/BBB)

Renseignements sur les exigences linguistiques

📌 CAPACITÉS ET COMPÉTENCES

CAPACITÉS
Capacité d’établir des priorités, de respecter des échéances de demandes difficiles à concilier.
Capacité à coordonner le calendrier d’un(e) gestionnaire ou un cadre.
Capacité de communiquer efficacement de vive voix.
Capacité de communiquer efficacement par écrit.

COMPÉTENCES
Travailler efficacement avec les autres
Faire preuve d’initiative et être orienté vers l’action
Adaptabilité
Fiabilité
Jugement
Discrétion

Les énoncés suivants pourraient être utilisés / évalués à une date subséquente (pourraient être nécessaires à l'emploi)

🚩 QUALIFICATIONS CONSTITUANT UN ATOUT
(Les candidat(e)s peuvent être tenus de satisfaire aux qualifications constituant un atout)

• Expérience de l’utilisation de systèmes de suivi comme WebCIMS.
• Expérience dans la rédaction et/ou de la révision de correspondance.
• Expérience à utiliser le système People Soft ou SAP.
• Expérience de la surveillance, le contrôle et les prévisions budgétaires.
• Expérience de la coordination de projets.
• Expérience dans le service de soutien en ce qui a trait à des demandes financières et de ressources humaines.
• Expérience de la planification de voyages au pays ainsi que de la préparation de formulaires de demande de remboursement des frais de déplacement.
• Expérience de l’utilisation de OneNote.

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BESOINS ORGANISATIONNELS

Emploi et Développement social Canada s'est engagé à respecter l'équité en matière d'emploi (EE). Afin d'obtenir une main-d'œuvre représentative, la sélection peut être fondée sur des candidats qualifiés qui déclarent eux-mêmes appartenir à un ou plusieurs des groupes désignés d'EE suivants : Autochtones, personnes handicapées, femmes et minorités visibles. Nous vous encourageons à indiquer si vous appartenez à un ou plusieurs des groupes désignés en remplissant la section EE de votre candidature.

EXIGENCES OPÉRATIONNELLES

• Consentir et être apte à faire des heures supplémentaires, y compris la fin de semaine et à court préavis.
• Consentir et être apte à voyager à l’occasion.
• Consentir et être apte à travailler à temps plein.
• Consentir et être apte à modifier son horaire de travail quotidien.

Conditions d'emploi

Autorisation sécuritaire Cote de fiabilité

Autorisation sécuritaire Secret

Autres renseignements

La fonction publique du Canada s’est engagée à se doter d’un effectif compétent qui reflète la diversité de la population canadienne qu’elle dessert. Nous favorisons l’équité en matière d’emploi et vous encourageons à indiquer dans votre demande d’emploi si vous appartenez à un des groupes désignés.

Renseignements sur l’équité en matière d’emploi

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ÉVALUATIONS
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Pour être nommé(e) au poste, vous devez posséder toutes les qualifications essentielles. Les candidat(e)s peuvent être tenus de satisfaire aux qualifications constituant un atout ou aux besoins organisationnels, selon les exigences du poste à pourvoir.

Une variété d'outils d'évaluation peuvent être utilisées dans l'évaluation des candidat(e)s, tels que: épreuve écrite, auto-évaluation, mise en situation, entretien oral et/ou la vérification des références. À noter que les outils d'évaluation seront administrés par voie électronique et virtuellement.

Des stratégies de gestion de volume pourraient être utilisées à n'importe quelle étape du processus d'évaluation basé sur le nombre d'applications reçues afin d’identifier les candidatures qui seront retenues, tels que mais sans s'y limiter, la sélection descendante, la sélection aléatoire ou qualifications des atouts.

Toute l’information recueillie au cours du processus de sélection, du moment de la présentation de la demande jusqu’à la fin du processus, pourrait être utilisée pour évaluer les candidat(e)s.

Au moment de l’évaluation une preuve d’éducation seront exigées. Si vous avez effectué vos études à l’étranger, vous devez faire évaluer vos certificats et(ou) diplômes en fonction des normes de scolarité canadienne. La fonction publique fédérale acceptera tout diplôme obtenu à l’étranger qui est considéré comparable aux normes canadiennes par l’entremise d’un service d’évaluation de diplômes reconnu. Pour de plus amples renseignements veuillez cliquer sur équivalence des diplômes.

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COMMUNICATION
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Aucun accusé de réception de la candidature ne sera envoyé.

À NOTER: Les candidats seront contactés et invités aux évaluations par courriel. Il est impératif de fournir une adresse courriel valide qui accepte les courriels provenant d’utilisateurs inconnus (certains systèmes de messagerie bloquent ce type de correspondance). Les candidats sont tenus de vérifier régulièrement leurs courriels, ainsi que leurs courriels indésirables. En outre, vous devez nous informer de toute modification de vos coordonnées. Si vous ne suivez pas ces recommandations, vous risquez d’être éliminé(e) du processus de sélection.

Préférence

La préférence sera accordée aux anciens combattants d’abord, puis aux citoyens canadiens et aux résidents permanents, à l’exception d’un poste situé au Nunavut, où les Inuits du Nunavut seront nommés en premier.

Renseignements sur la préférence aux anciens combattants

Nous remercions d'avance ceux et celles qui auront soumis une demande d'emploi, mais nous ne contacterons que les personnes choisies pour la prochaine étape de sélection.