Adjoint administratif/adjointe administrative

Messages importants

Pour vous donner les meilleures chances de réussir !
À Services publics et Approvisionnement Canada (SPAC), nous nous engageons à mettre en place des processus de recrutement inclusifs et sans obstacles.

Si vous avez une limitation qui peut avoir un impact sur votre performance à n'importe quelle étape du processus d'évaluation (tel que pendant un test écrit ou une entrevue), vous pouvez demander des mesures d’adaptation. Les mesures d’adaptation dans le cadre des évaluations sont conçues pour éliminer les obstacles et pour s’assurer que les candidats ayant des limitations peuvent pleinement démontrer leurs capacités. Si vous souhaitez avoir recours aux mesures d’adaptation, veuillez adresser votre demande à la personne-ressource identifiée au bas de cette affiche. Toutes les informations reçues concernant les mesures d’adaptation resteront confidentielles.

Pour plus d'informations sur les mesures d’adaptation en matière d'évaluation, visitez le site Web suivant: https://www.canada.ca/fr/commission-fonction-publique/services/mesures-d-adaptation-matiere-evaluation.html

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DÉROULEMENT DU PROCESSUS D’ÉVALUATION

ÉTAPE 1 – PRÉSENTATION
Parlez-nous de vous! Dites-nous pourquoi vous seriez la personne idéale pour ce poste et ce que vous y apporteriez. Vous pouvez faire cela en cliquant sur « Postuler en ligne ».

Veuillez prendre le temps de bien répondre aux questions que nous avons incluses dans la demande d’emploi en ligne, car elles seront utilisées pour évaluer votre capacité de communiquer efficacement de vive voix et Réflexion Approfondie, ainsi que votre éducation et expérience. Vous devez fournir les exemples précis et détailler, il ne suffit pas d’indiquer que vous satisfaites aux qualifications et de fournir une liste de responsabilités actuelle. Voici votre chance de nous faire savoir pourquoi vous êtes le ou la candidat(e) idéal(e)!

ÉTAPE 2 – PRÉSÉLECTION DES DEMANDES
Vos réponses aux questions seront examiner pour détermine si vous répondez aux critères de sélection.

ÉTAPE 3 – ENTREVUES
Vous pourriez être convoqué à une entrevue. Cette dernière pourrait comprendre une évaluation écrite et un entretien de vive voix. Une vérification des références pourrait être menée aussi.

Tâches

- Fournir des services de soutien administratif courants au personnel du Bureau du directeur général régional (BDGR) et au représentant principal du Ministère (RPM).
- Planifier, prévoir, coordonner et organiser le soutien logistique nécessaire aux activités courantes du BDGR, notamment les appels, les rendez-vous, les réunions, les déplacements et les conférences, et tenir à jour le calendrier des activités du BDGR pour la région de l’Ouest.
- Planifier, prévoir, coordonner et organiser toutes les exigences d’ordre logistique, et participer à l’établissement de l’ordre du jour des réunions de comités dirigés par le RPM.
- Entretenir de bonnes relations de travail avec les cadres supérieurs régionaux, le grand public, les représentants principaux de la clientèle, les entrepreneurs, les consultants, et les cadres supérieurs du Ministère et de l’administration centrale.
- Assurer une communication constante entre le BDGR, les directeurs régionaux ainsi que les directeurs et le personnel de l’administration centrale.
- Coordonner la préparation, l’élaboration et la présentation de séances d’information, de rapports et de documents de correspondance et participer à ces activités afin de communiquer des renseignements généraux sur des questions, des propositions et des demandes d’information urgentes.
- Compiler des données statistiques et préparer des rapports connexes.
- Créer, consigner et produire divers documents (p. ex. feuilles de calcul, documents Word) à l’aide d’un ordinateur personnel, et tenir à jour des documents de référence et un système de classement général.
- Recueillir, coordonner et résumer des renseignements et en assurer le suivi afin de les intégrer aux réponses des directions générales au nom du RPM.
- Gérer l’administration, le contrôle et la coordination des demandes, des demandes de renseignements, des projets, des documents et des renseignements reçus ou transmis par le RPM et le BDGR.
- S’occuper des achats et de l’acquisition d’équipement, de matériel et de fournitures de bureau.
- Gérer le budget des biens et services pour le RPM, notamment la planification, l’établissement du budget, la production de rapports et le contrôle des dépenses.
- Fournir des services de soutien spécialisés en matière d’électronique au BDGR : apporter un soutien relatif à la page intranet, contrôler l’accès à distance aux systèmes ministériels par le BDGR pendant les déplacements, et utiliser des logiciels et des progiciels graphiques et de présentation.
Accueillir et contrôler les visiteurs, répondre aux demandes de renseignements par téléphone et agir à titre de premier point de contact au BDGR.

Milieu de travail

𝗡𝗼𝘂𝘀 𝘀𝗼𝗺𝗺𝗲𝘀 𝗨𝗻 𝘀𝗲𝘂𝗹 𝗦𝗣𝗔𝗖 !
Services publics et Approvisionnement Canada (SPAC) aide le gouvernement du Canada à servir la population canadienne. Grâce à des principes fortement axés sur la prestation de services de qualité aux clients, nous fournissons à d’autres ministères, organismes et sociétés d’État des services novateurs dans des domaines comme la gestion des biens immobiliers, les achats, les opérations bancaires, la paye et les pensions et la traduction. En dispensant ces services centralisés aux ministères et organismes, nous leur permettons de concentrer leur énergie sur ce qu’ils font de mieux : la prestation de programmes et de services aux Canadiens.

À SPAC, notre approche de l'inclusion est simple : nous nous engageons à créer une main-d'œuvre compétente et représentative qui reflète la diversité de la population canadienne que nous servons, et nous nous efforçons de créer un environnement accueillant, respectueux et inclusif qui favorise la collaboration et l'innovation. Quand vous réussissez, nous réussissons tous.

Intention du processus

Un bassin de candidats qualifies sera etabli et utilise pour doter des postes semblables avec divers duree des fonctions SPAC (indeterminee, determinee, interimaire, affectation, ou detachement).

Postes à pourvoir : 1

Les renseignements que vous devez fournir

Votre curriculum vitae.

Afin que votre candidature soit retenue, votre demande doit clairement décrire comment vous répondez aux énoncés suivants (qualifications essentielles)

Études :
- Diplôme d’études secondaires OU agencement acceptable* d’études, de formation et d’expérience.

*Acceptable est défini comme la réussite de deux années d’études secondaires et pas moins de deux (2) ans d’expérience dans un poste connexe.

Équivalence des diplômes

Expérience :
- Expérience de la coordination d’activités administratives : photocopie, classement de documents électroniques et papier, traitement de texte, gestion des courriels et des calendriers, planification des réunions, des téléconférences et des vidéoconférences, comptes rendus de réunions, préparation de voyages, traitement des demandes de remboursement de frais de déplacement, traitement du courrier reçu et du courrier à expédier, et révision et vérification de la correspondance et des rapports.

- Expérience de l’utilisation de la suite Microsoft Office (doit avoir expérience on utilisent MS Outlook).

Si vous répondez à certains des énoncés suivants, votre demande doit également clairement décrire comment vous y répondez (autres qualifications)

Exigences Opérationnelles:
- Devez être disposé(e) à obtenir une cote de sécurité de niveau Secret.

Les énoncés suivants seront utilisés / évalués à une date subséquente (essentiels à l'emploi)

Anglais essentiel

Renseignements sur les exigences linguistiques

Connaissances :
- Connaissance des pratiques et des procédures administratives.

Compétences :
- Valeurs et éthique
- Réflexion approfondie
- Mobilisation
- Excellence en gestion
- Compétence en service à la clientèle — Niveau 1

Capacités :
- Capacité de communiquer efficacement de vive voix.
- Capacité de communiquer efficacement par écrit.

Les énoncés suivants pourraient être utilisés / évalués à une date subséquente (pourraient être nécessaires à l'emploi)

Qualifications constituant un atout:
- Expérience de la prestation de services de soutien en matière de budget et de finances.
- Expérience de l’utilisation de SIGMA ou du logiciel SAP (systèmes, applications et produits).
- Expérience des politiques et des procédures s’appliquant à la gestion des documents.
- Expérience de la prestation de services de soutien administratif aux cadres supérieurs.
- Expérience de la création et de la modification des préparatifs de voyage au moyen du système de gestion des voyages HRG, y compris l’outil de gestion des dépenses.
- Expérience de la mise à jour des sites Intranet.
- Expérience de travail à titre d’adjoint exécutif ou d’adjointe exécutive.

En soutien à l'atteinte d'une main-d'œuvre diversifiée, une considération pourrait être accordée aux candidats qui, au moment de soumettre leur candidature, s’autodéclarent * comme appartenant à l'un des groupes désignés d'équité en matière d'emploi suivants : les femmes, les Autochtones, les personnes en situation de handicap, et les membres de minorités visibles.

* Nous vous encourageons à vous autodéclarer en cochant la case appropriée dans votre demande en ligne, sous la section Équité en matière d'emploi (ÉE).

Pour plus de détails, veuillez-vous référer à la section « Autres renseignements ».

Renseignements sur l'équité en matière d'emploi

Conditions d'emploi

- Le candidat doit consentir à voyager.
- Le candidat doit consentir à faire des heures supplémentaires.
- Autorisation sécuritaire Cote de fiabilité.
- Tous les employés de l'Administration publique centrale sont tenus d'être entièrement vaccinés contre la COVID-19 et d'attester de leur statut vaccinal, à moins que des mesures d'adaptation ne soient prises en raison d'une contre-indication médicale, de la religion ou d'un autre motif de distinction illicite tel que défini par la Loi canadienne sur les droits de la personne.

Autres renseignements

La fonction publique du Canada s’est engagée à se doter d’un effectif compétent qui reflète la diversité de la population canadienne qu’elle dessert. Nous favorisons l’équité en matière d’emploi et vous encourageons à indiquer dans votre demande d’emploi si vous appartenez à un des groupes désignés.

Renseignements sur l’équité en matière d’emploi

Une vérification de références peut être faite.

Une entrevue sera administrée.

Les employés pour une période indéterminée, dans le même groupe et le même niveau ou l'équivalent, seront considérés pour une mutation. Si aucune mutation n'est faite, les candidats d'autres groupes et niveaux seront considérés dans le processus de nomination annoncé.

Les fonctionnaires jugés qualifiés dans ce processus peuvent être considérés pour un intérim, une affectation, une mutation ou un détachement.

Vous devez fournir des attestations d'études.

Chaque personne a le droit de participer à un processus de nomination dans la ou les langues officielles de son choix.

Il se peut qu'on ait recours à une sélection aléatoire ou descendante pour déterminer qui avancera à la prochaine étape du processus d'évaluation.

L’expérience sera évaluée en fonction de l’étendue et de la diversité des activités, ainsi qu’en fonction de la complexité et de la variété des tâches. Pour l’expérience, on pourrait appliquer le classement par ordre décroissant.

Toutes les demandes d'emploi doivent être soumises en utilisant jobs-emplois.gc.ca. Pour soumettre votre demande d'emploi en ligne, cliquez sur « postulez ».

Veuillez identifier clairement le groupe et le niveau de votre poste d'attache ainsi que votre statut d'employé(e).

Les postulants qui font une demande à l’égard de ce processus de sélection doivent indiquer dans leur demande une adresse électronique valide et s’assurer que cette adresse est fonctionnelle en tout temps et qu'elle accepte les messages d’utilisateurs inconnus.

Chaque personne a le droit de participer à un processus de nomication dans la ou les langues officielles de son choix. Nous demandons aux postulant(e)s de mentionner leur(s) langue(s) préférée(s) dans leur demande d’emploi.

Les candidats handicapés : si vous avez besoin d'une aide technique ou d'une autre méthode d'évaluation afin de garantir une évaluation équitable de vos qualifications, veuillez l'indiquer dans votre demande.

Les candidats ayant des titres de compétence étrangers doivent fournir une attestation de leur équivalence au Canada. Pour obtenir de plus amples renseignements, consulter le Centre d’information canadien sur les diplômes internationaux à http://www.cicic.ca/.

Veuillez noter qu’en plus des méthodes d’évaluation utilisées dans le cadre de ce processus de sélection, toute la correspondance et la communication pourrait être utilisée afin d’évaluer certaines qualifications.

Le 6 octobre 2021, le gouvernement du Canada a annoncé les détails de son intention d'exiger la vaccination dans l'ensemble de la fonction publique fédérale.

Conformément à la nouvelle Politique sur la vaccination contre la COVID-19 applicable à l'administration publique centrale, y compris à la Gendarmerie royale du Canada, les fonctionnaires fédéraux de l'administration publique centrale et les membres de la GRC doivent attester de leur statut vaccinal. L'obligation pour les employés d'être entièrement vaccinés s'applique qu’ils fassent du télétravail, qu'ils travaillent à distance ou sur place. Il s'agit d'une condition d'emploi et elle s'applique à l'embauche pour une période indéterminée (permanente), déterminée (durée déterminée), occasionnelle et aux étudiants. Si vous arrivez à un point du processus de sélection où il est nécessaire de vérifier les conditions d'emploi, le gestionnaire responsable de l’embauche ou un représentant des ressources humaines vous contactera afin de remplir une attestation.

Préférence

La préférence sera accordée aux anciens combattants d’abord, puis aux citoyens canadiens et aux résidents permanents, à l’exception d’un poste situé au Nunavut, où les Inuits du Nunavut seront nommés en premier.

Renseignements sur la préférence aux anciens combattants

Nous remercions d'avance ceux et celles qui auront soumis une demande d'emploi, mais nous ne contacterons que les personnes choisies pour la prochaine étape de sélection.