Adjoint ou adjointe de direction du directeur exécutif, Finances et Gestion ministérielle

Messages importants

REMARQUE : Les candidats qui ont déjà postulé au processus de sélection 22-WCO-IA-HQ-210 (numéro de référence : WCO22J-021635-000274) ne sont pas tenus de présenter une nouvelle demande.

Vous aimez travailler dans un environnement au rythme rapide, axé sur les résultats et valorisant l’excellence du service? Vous voulez laisser votre marque dans une petite organisation qui joue un grand rôle pour ce qui est d’aider les Canadiens?

PrairiesCan veut vous rencontrer! Nous sommes motivés à être les meilleurs dans notre domaine. Nous embauchons les meilleurs talents et offrons une expérience d’emploi qui fait ressortir le meilleur des gens. Nous sommes motivés par l’obtention d’excellents résultats pour les Canadiens. PrairiesCan est le ministère qui diversifie l’économie dans les Prairies canadiennes. PrairiesCan est un chef de file dans l’établissement d’une économie canadienne forte et compétitive en soutenant les entreprises, l’innovation et le développement économique communautaire propres à l’Alberta, à la Saskatchewan et au Manitoba.

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Nous nous employons à offrir un environnement de travail inclusif et exempt d’obstacles, ce qui commence par le processus de dotation. Si vous avez besoin de mesures d’adaptation à l’une ou l’autre étape du processus, veuillez communiquer avec Nathaniel Harrigan par courriel à . Tous les renseignements reçus concernant l’adaptation sont confidentiels.

Tâches

Le ou la titulaire de ce poste joue un rôle essentiel dans l’organisation en offrant des services d’aide à la direction, une coordination administrative et un soutien au bureau du directeur exécutif, Finances et Gestion ministérielle, et à l’équipe de la haute direction.

Les fonctions comprendront les tâches suivantes :
• gérer des activités quotidiennes et des priorités du bureau en surveillant et en gardant à jour l’emploi du temps du directeur exécutif;
• assurer la liaison avec les cadres supérieurs et leurs représentants au cabinet du ministre, au bureau du sous-ministre, aux bureaux des sous-ministres adjoints et dans les autres ministères fédéraux et provinciaux;
• recueillir des renseignements sur des questions prioritaires et des dossiers à traiter afin de gérer efficacement l’emploi du temps du directeur exécutif;
• coordonner la préparation de documents généraux, de documents d’information et de recherche pour soutenir la participation du directeur exécutif aux réunions;
• planifier, participer et effectuer le suivi des comités de la haute direction et autres réunions présidées par le directeur exécutif ou auxquels assiste le directeur exécutif.

Intention du processus

Il s’agit d’un processus de sélection anticipée. Un bassin de candidats qualifiés (entièrement évalués ou partiellement évalués) sera établi et utilisé pour doter des postes semblables à ce groupe et à ce niveau. Ce processus peut être utilisé pour divers postes et diverses périodes d’affectation (y compris, mais sans s’y limiter, les nominations pour une période déterminée ou indéterminée, les affectations internes, les détachements, les mutations, les nominations intérimaires, les nominations à un poste occasionnel), ainsi qu’à divers endroits et pour diverses exigences de sécurité, exigences linguistiques et conditions d’emploi.

Postes à pourvoir : 1

Les renseignements que vous devez fournir

Votre curriculum vitae.

Afin que votre candidature soit retenue, votre demande doit clairement décrire comment vous répondez aux énoncés suivants (qualifications essentielles)

Études:
• Diplôme d’études secondaires ou autres qualifications approuvées par l’employeur avec une combinaison acceptable d’études, de formation ou d’expérience.

Équivalence des diplômes

Expérience:
• Expérience considérable* de la prestation de services administratifs dans un bureau de cadre supérieur (tels que la gestion d’agenda, des arrangements de déplacements, du courrier).
• Expérience de la prestation de services de soutien en matière de finances, tels que le traitement des dépenses liées aux déplacements et des factures et la prévision budgétaire.
• Expérience de travail pour assurer la liaison avec des cadres supérieurs et leurs représentants.
• Expérience de la gestion d’échéanciers, d’évènements, de projets ou du flux de travail.

*Par « expérience considérable », on entend l’exécution de ces tâches pendant au moins deux ans au cours des cinq dernières années.

Connaissances:
• Connaissance des procédures administratives ou financières relatives à la gestion d’un bureau.

Compétences:
• Communiquer efficacement à l’oral
• Communiquer efficacement à l’écrit
• Faire preuve d’intégrité et de respect
• Réfléchir rigoureusement
• Travailler efficacement avec les autres
• Faire preuve d’initiative et être orienté(e) vers l’action

Si vous répondez à certains des énoncés suivants, votre demande doit également clairement décrire comment vous y répondez (autres qualifications)

Qualifications constituant un atout:

Études:
• Diplôme ou grade d’un établissement d’enseignement postsecondaire reconnu dans un domaine se rapportant aux tâches du poste à pourvoir.

Équivalence des diplômes

Expérience:
• Expérience de la gestion des priorités concurrentes et du respect des délais dans un milieu exigeant.
• Expérience de l’utilisation d’un disque partagé et d’un système électronique de gestion des dossiers, tel que GCDocs.
• Expérience de l’utilisation d’un système intégré de gestion des voyages, tel que HRG.
• Expérience de l’utilisation de logiciels de suivi (tels que GX, CRM, CCM).
• Expérience de la manipulation de documents confidentiels, protégés et de nature délicate.
• Expérience de la gestion ou de l’organisation de l’emploi du temps quotidien de la direction (p. ex. les réunions, les conférences, les voyages et les formations).
• Expérience de la préparation et de la gestion de la correspondance et des informations (p. ex. la rédaction, la révision, la mise en page, le contrôle, le suivi, ainsi que le classement de la correspondance et des notes d’information, des courriels, la compilation de renseignements ou de données de projet dans un système d’information électronique).
• Profondeur, étendue et portée d’un facteur d’expérience ou d’une combinaison de ceux-ci.

Besoins organisationnels
• Représentation de l’équité en matière d’emploi. Dans le but de mettre sur pied une main-d’œuvre diversifiée, la candidature des personnes se déclarant appartenir à un des groupes désignés suivants aux fins de l’équité en matière d’emploi pourrait être prise en considération : Autochtones, personnes ayant une incapacité, minorités visibles et femmes.

Exigences opérationnelles
• Les candidats pourraient à l’occasion être appelés à faire des heures supplémentaires.

Les énoncés suivants seront utilisés / évalués à une date subséquente (essentiels à l'emploi)

Bilingue - Impératif (BBB/BBB)

Renseignements sur les exigences linguistiques

Conditions d'emploi

Conditions d’emploi:
• Cote de sécurité de niveau « secret ».
• Être entièrement vacciné(e) contre la COVID-19, à moins de bénéficier de mesures d’adaptation fondées sur une contre-indication médicale certifiée ou sur un motif de distinction illicite comme défini dans la Loi canadienne sur les droits de la personne.

Autres renseignements

La fonction publique du Canada s’est engagée à se doter d’un effectif compétent qui reflète la diversité de la population canadienne qu’elle dessert. Nous favorisons l’équité en matière d’emploi et vous encourageons à indiquer dans votre demande d’emploi si vous appartenez à un des groupes désignés.

Renseignements sur l’équité en matière d’emploi

CONSEILS À L’INTENTION DES CANDIDATS : Lorsque vous répondez aux questions de sélection, veillez à fournir des informations complètes et détaillées sur votre expérience. Ne supposez pas que le comité de sélection possède une connaissance préalable de votre parcours, de vos qualifications ou de vos antécédents professionnels. Vous devez être précis et fournir des exemples/détails concrets pour chaque élément relatif à l’expérience, car les candidatures seront examinées uniquement sur la base des informations fournies. Si vous ne fournissez pas suffisamment d’informations, votre candidature pourrait être rejetée.

En raison de la pandémie de COVID-19, nous travaillons principalement à distance pour le moment. Les entrevues et les évaluations connexes seront effectuées virtuellement tout au long de ce processus de dotation. Les candidats doivent s’assurer de disposer d’une connexion et d’un accès Internet fiables. Si vous êtes nommé(e) à un poste, PrairiesCan fournira des outils et du matériel pour le travail à distance.

Pour ce processus de sélection, notre intention est de communiquer avec les candidats par courriel. Les candidats qui postulent à ce processus de sélection doivent inscrire dans leur dossier de candidature une adresse courriel valide et s’assurer que cette adresse est fonctionnelle en tout temps et accepte les messages d’utilisateurs inconnus (certains systèmes de messagerie bloquent ce type de courriels).

En fonction du nombre de candidats, des besoins ou des plans de ressources humaines, des stratégies de gestion du volume telles que la sélection aléatoire, la sélection descendante ou l’établissement de seuils pour choisir les candidats qui poursuivront le processus de recrutement PEUVENT ÊTRE UTILISÉES pour gérer les candidatures.

Conformément à la nouvelle Politique sur la vaccination contre la COVID-19 applicable à l’administration publique centrale, y compris la Gendarmerie royale du Canada, les fonctionnaires fédéraux de l’administration publique centrale et les membres de la GRC doivent remplir une attestation de vaccination. L’obligation d’être entièrement vacciné vise tous les employés, qu’ils fassent du télétravail ou qu’ils travaillent à distance ou sur place. Il s’agit d’une condition d’emploi et elle s’applique aux postes dotés pour une période indéterminée (postes permanents), aux postes dotés pour une période déterminée, aux postes occasionnels et aux postes pour étudiants. Si vous parvenez à une étape du processus de sélection où il est nécessaire de vérifier les conditions d’emploi, le gestionnaire d’embauche ou un représentant des ressources humaines communiquera avec vous pour que vous remplissiez une attestation.

Préférence

La préférence sera accordée aux anciens combattants d’abord, puis aux citoyens canadiens et aux résidents permanents, à l’exception d’un poste situé au Nunavut, où les Inuits du Nunavut seront nommés en premier.

Renseignements sur la préférence aux anciens combattants

Nous remercions d'avance ceux et celles qui auront soumis une demande d'emploi, mais nous ne contacterons que les personnes choisies pour la prochaine étape de sélection.