Adjoint(e) administratif(ve)

PROCESSUS DE SÉLECTION ANNULÉ

Nous avons le regret de vous informer que cette possibilité d'emploi a été annulée.

Messages importants

Nous sommes aussi engagés à instaurer un milieu de travail inclusif et exempt d’obstacles, dès le processus de sélection. Si vous avez besoin de mesures d’adaptation à une étape ou une autre du processus d’évaluation, veuillez envoyer un message à l’adresse indiquée ci-dessous sous la rubrique Personnes-ressources pour en faire la demande. Les renseignements reçus au sujet de mesures d’adaptation seront traités confidentiellement.

Mesures d’adaptation en matière d’évaluation

En raison de la situation actuelle du COVID-19, les candidat(e)s sélectionné(e)s travailleront à distance depuis leur résidence jusqu’à nouvel ordre. Lorsque la décision sera prise pour les employé(e)s de retourner au travail, les candidat(e)s retenu(e)s devront travailler à Ottawa.

*** REMARQUE: Les candidats DOIVENT soumettre leur demande en ligne à travers le système disponible à: Emplois GC. Les demandes soumises dans tout autre format ne seront pas acceptées. Si des contraintes ou des circonstances particulières vous empêchent de présenter votre demande par le portail en ligne du SRFP, vous devez communiquer avec l'équipe de recrutement de l'ASFC ET obtenir l’autorisation de présenter votre demande par d’autres moyens AVANT la date limite.

*** REMARQUE : Il n’est pas nécessaire de fournir une lettre de présentation pour le présent processus de sélection. Toutefois, les candidats DOIVENT répondre aux questions de présélection qui seront générées automatiquement par le système une fois qu’ils auront posé leur candidature. Les réponses des candidats doivent prouver clairement en quoi ils possèdent les qualifications essentielles (études ET expérience) et les qualifications constituant un atout (le cas échéant).

Des détails à l’appui sont requis pour chacune des qualifications, par exemple l’étendue de l’expérience et les dates pertinentes. Les réponses aux questions de présélection constitueront la principale source d’information, et le curriculum vitæ ne servira que de source d’information secondaire. Des réponses incomplètes pourraient faire en sorte que des candidatures soient exclues d’emblée du processus de sélection.

Les candidats doivent également soumettre un curriculum vitae avec leur demande, qui sera utilisé seulement pour valider les informations fournies dans leurs réponses aux questions de présélection.

Si vos réponses aux questions de présélection ne contiennent pas suffisamment de détails pour démontrer que vous rencontrez les critères de présélection, votre demande ne sera pas retenue pour considération ultérieure dans ce processus. Nous ne communiquerons pas avec les candidat(e)s afin d’obtenir des renseignements incomplets ou manquants.

Milieu de travail

L’Agence des services frontaliers du Canada (ASFC) est une organisation complexe et hautement opérationnelle qui fournit aux voyageurs, aux importateurs et aux exportateurs des services de dédouanement et de traitement, de contrôle et d’examen dans environ 1 200 bureaux d’entrée, y compris des bureaux frontaliers terrestres, des centres de traitement du courrier international, des aéroports, des entrepôts d’attente et un certain nombre d’autres emplacements de services. L’ASFC est située dans sept régions et dans la région de la capitale nationale (RCN) et 75 p. cent de ses employés se trouvent à l’extérieur de la RCN.

L’ASFC envisage de réorganiser ses structures de gestion et d’organisation afin de mieux guider et appuyer la façon dont son personnel de première ligne offre ses services. Ces changements comprennent un large éventail d’initiatives qui modifieront le fonctionnement de l’ASFC. L’ASFC doit aller de l’avant pour favoriser une réflexion continue sur notre façon de travailler, accroître l’innovation, utiliser de façon générale des méthodes de travail plus efficaces et efficientes dans le cadre de notre modèle de prestation des services et optimiser la prise de décisions.

Si le fait de travailler dans un environnement au rythme rapide et l’idée de diriger le changement vous stimule, c’est le moment idéal pour vous joindre à l’Agence.

Intention du processus

Un bassin de candidat(e)s partiellement qualifié(e)s ou entièrement qualifié(e)s pourrait être créé suite à ce processus de sélection et pourrait servir à doter des postes similaires de diverses durées, avec des profils linguistiques variés ainsi qu'avec des cotes de sécurité variées au sein de l’Agence des services frontaliers du Canada.

Postes à pourvoir : Nombre à être déterminé

Les renseignements que vous devez fournir

Votre curriculum vitae.

Afin que votre candidature soit retenue, votre demande doit clairement décrire comment vous répondez aux énoncés suivants (qualifications essentielles)

ÉTUDES
Un diplôme d’études secondaires ou les alternatives approuvées par l’employeur.
Les alternatives au diplôme d’études secondaires approuvées par l’employeur sont :
- des résultats satisfaisants au test approuvé par la Commission de la fonction publique à titre d’alternative à un diplôme d’études secondaires; ou
- un agencement acceptable d’études, de formation et (ou) d’expérience.

Équivalence des diplômes

EXPÉRIENCE
EX01. Expérience de la prestation de services de soutien administratif, comme la surveillance, l’analyse et le triage des demandes reçues, la fixation des dates d’échéance et le respect des dates d’échéance.

EX02. Expérience dans le service à la clientèle.

EX03. Expérience de l’utilisation des applications MS Office, y compris MS Word, MS Excel et MS Outlook

Les énoncés suivants seront utilisés / évalués à une date subséquente (essentiels à l'emploi)

Exigences linguistiques variées
- Bilingue impératif BBB/BBB
- Anglais essentiel

Renseignements sur les exigences linguistiques

CAPACITÉS
A1 Capacité de communiquer efficacement par voie orale.
A2. Capacité de communiquer efficacement par écrit.
A3. Capacité de travailler avec un minimum de supervision.
A4. Capacité de planifier, d’organiser et de coordonner les travaux pour respecter les échéances établies.

QUALITÉS PERSONNELLES
QP1 - Initiative.
QP2 - Habileté interpersonnelles efficaces.
QP3 - Planification et organisation de tâches/activités.
QP4 - Souci du détail.

Les énoncés suivants pourraient être utilisés / évalués à une date subséquente (pourraient être nécessaires à l'emploi)

EXPÉRIENCE CONSTITUANT UN ATOUT
AEX01. Expérience de l’application des politiques et des procédures et de la prestation de conseils et d’orientations à la direction en ce qui concerne un ou plusieurs des éléments suivants :
- Ressources financières.
- Ressources humaines.
- Achats et contrats.
- Services administratifs.
- Voyages.
- Coordination de l’AIPRP.

AEX02. Expérience de l’appui à la planification et à la prévision des besoins en ressources humaines de l’organisation.

AEX03. Expérience de l’utilisation de logiciels de suivi tels que ccmMercury et WebCims.

AEX04. Expérience de l’utilisation de logiciels et d’applications de systèmes financiers et de RH tels que SAP, Visio, Excel, etc.

AEX05. Expérience de la gestion de fichiers et/ou d’informations.

AEX06. Expérience du traitement des mesures liées aux RH, comme la dotation, l’organisation et la classification, la rémunération, les relations de travail, les langues officielles, la formation, les prix et la reconnaissance, la santé et la sécurité et les projets spéciaux.

BESOINS ORGANISATIONNELS
Placement du personnel de l’Agence des services frontaliers du Canada touché par le réaménagement des effectifs.

La sélection pourrait se limiter aux membres des groupes d'équité en emploi suivants : les autochtones, les personnes handicapées, les minorités visibles, les femmes.

EXIGENCES OPÉRATIONNELLES
- Volonté et capacité à faire des heures supplémentaires à court préavis.
- Volonté et capacité d’être physiquement présent au bureau sur demande.

Conditions d'emploi

Autorisation sécuritaire Secret

Tous les employés de l'Administration publique centrale sont tenus d'être entièrement vaccinés contre la COVID-19 et d'attester de leur statut vaccinal, à moins que des mesures d'adaptation ne soient prises en raison d'une contre-indication médicale, de la religion ou d'un autre motif de distinction illicite tel que défini par la Loi canadienne sur les droits de la personne.

Autres renseignements

La fonction publique du Canada s’est engagée à se doter d’un effectif compétent qui reflète la diversité de la population canadienne qu’elle dessert. Nous favorisons l’équité en matière d’emploi et vous encourageons à indiquer dans votre demande d’emploi si vous appartenez à un des groupes désignés.

Renseignements sur l’équité en matière d’emploi

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ÉVALUATION
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Les candidat(e)s doivent posséder toutes les qualifications essentielles pour être nommé(e)s au poste.

Vous pourriez être évalué par une variété d'outils d'évaluations, comme mais non limité à: des examens standardisés, des examens écrits, des entrevues, des exercices de simulation, des vérifications de références, des évaluations de performances passées et récentes, des auto-évaluations, le dossier des réalisations du candidat, etc.

Veuillez noter que votre conduite globale et vos communications, y compris les courriels, tout au long de ce processus de sélection pourraient être utilisées pour évaluer les qualifications et les compétences.

Vous devez fournir des attestations d'études. Si vous avez effectué vos études à l'étranger, vous devez faire évaluer vos certificats et(ou) diplômes en fonction des normes de scolarité canadienne. Pour de plus amples renseignements veuillez cliquer sur « Équivalence des diplômes » dans la section Études ci-dessus.

Il se peut qu’une méthode de sélection descendante soit utilisée. Les candidats qui possèdent les qualifications essentielles en matière d’expérience pourraient être classés en fonction de la richesse et de l’étendue de leur expérience. Seuls les candidats s’étant le mieux classés peuvent être convoqués à l’étape de l’évaluation, dans le cadre du processus. Les qualifications constituant un atout pourraient également être appliquées à l’étape de la présélection.

Une note de passage pourrait aussi être utilisée à n’importe quelle étape de l’évaluation.
Des évaluations du rendement récentes et passées de même que les renseignements relatifs à la gestion des talents pourraient être utilisés dans le cadre du processus d’évaluation.

CONGÉS/ABSENCES DURANT CE PROCESSUS DE NOMINATION: Il incombe à chaque candidat et candidate d'informer la personne-ressource du Ministère de tout congé préautorisé au cours de la durée de ce processus afin de faciliter la mise à l'horaire des évaluations. Une (1) date alternative sera permise si demandée pour les raisons suivantes uniquement: 1) des raisons médicales avec certificat du médecin; 2) un décès dans votre famille immédiate; 3) confirmation de plans de voyage ou de formation approuvés (effectués avant la date de l'affichage) 4) des raisons religieuses ou 5) une participation à une évaluation dans le cadre d'un autre processus de sélection.

Veuillez prendre note que même si vous détenez la note de passage établie pour chacune des méthodes d'évaluation, cela ne veut pas dire que vous serez sélectionné(e) pour passer à l'étape suivante. La gestion pourrait décider d'utiliser une note de passage plus élevée sur n'importe laquelle des méthodes d'évaluation choisies tout au long du processus de nomination.

La gestion pourrait choisir d'invoquer une/des qualification(s) constituant un atout à n'importe quel moment du processus.

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LANGUES OFFICIELLES
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Les personnes peuvent participer au processus de sélection dans la langue officielle de leur choix. Nous demandons aux candidat(e)s d’indiquer dans leur demande la langue officielle qu’ils préfèrent.

Compétence dans les langues officielles : en raison de son caractère particulier, cette qualification essentielle pourrait être évaluée et exigée uniquement au moment de la nomination. Les candidat(e)s sont donc responsables d’informer la personne en charge du processus de sélection s’ils obtiennent les exigences linguistiques après la constitution du bassin. De plus, une personne qui avait échoué initialement ses tests linguistiques pourrait être introduite dans le bassin de candidats qualifiés au cours de la période de validité de ce dernier si elle est évaluée à nouveau dans le cadre d’un autre processus de sélection ou suite à une formation linguistique.

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COMMUNICATIONS
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Dans le cadre de ce processus, nous communiquerons avec vous par courriel. Les candidats DOIVENT consulter leurs courriels fréquemment puisqu'il peut y avoir des dates limites pour les réponses. Il est de la responsabilité des candidats de fournir des coordonnées exactes et de les mettre à jour au besoin. Ils devraient s’assurer par ailleurs de fournir une adresse électronique qui accepte les courriels provenant d’expéditeurs inconnus (certains systèmes de messagerie bloquent ce genre de courriels). Veuillez noter que vous serez considéré comme n'étant plus intéressé à participer au processus de sélection et que vous avez retirez votre candidature si vous manquez à fournir des coordonnées à jour ou des réponses aux communications.

Si vous devez communiquer avec nous pendant ce processus de sélection, veuillez inscrire le numéro du processus de sélection dans le sujet du courriel.

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AUTRES INFORMATIONS
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Assurez-vous d’inscrire votre code d’identification de dossier personnel (CIDP) dans votre demande.

Aucun accusé de réception des demandes ne sera envoyé; nous communiquerons avec les personnes candidates une fois le processus de présélection terminé.

Les employé(e)s pour une période indéterminée, dans le même groupe et le même niveau ou l'équivalent, pourraient être considéré(e)s pour une mutation. Si aucune mutation n'est faite, les candidat(e)s d'autres groupes et niveaux seront considéré(e)s dans le processus de nomination annoncé.

La fonction publique du Canada s’est aussi engagée à instaurer des processus de sélection et un milieu de travail inclusifs et exempts d’obstacles. Si l’on communique avec vous au sujet d’une possibilité d’emploi ou pour des examens, veuillez faire part au représentant ou à la représentante de la Commission de la fonction publique ou de l’organisation, en temps opportun, de vos besoins pour lesquels des mesures d’adaptation doivent être prises de façon à vous assurer une évaluation juste et équitable. Les renseignements reçus au sujet de mesures d’adaptation seront traités de manière confidentielle.

Le 6 octobre 2021, le gouvernement du Canada a annoncé les détails de son intention d'exiger la vaccination dans l'ensemble de la fonction publique fédérale.

Conformément à la nouvelle Politique sur la vaccination contre la COVID-19 applicable à l'administration publique centrale, y compris à la Gendarmerie royale du Canada, les fonctionnaires fédéraux de l'administration publique centrale et les membres de la GRC doivent attester de leur statut vaccinal. L'obligation pour les employés d'être entièrement vaccinés s'applique qu’ils fassent du télétravail, qu'ils travaillent à distance ou sur place.

Il s'agit d'une condition d'emploi et elle s'applique à l'embauche pour une période indéterminée (permanente), déterminée (durée déterminée), occasionnelle et aux étudiants. Si vous arrivez à un point du processus de sélection où il est nécessaire de vérifier les conditions d'emploi, le gestionnaire responsable de l’embauche ou un représentant des ressources humaines vous contactera afin de remplir une attestation.

Préférence

La préférence sera accordée aux anciens combattants d’abord, puis aux citoyens canadiens et aux résidents permanents, à l’exception d’un poste situé au Nunavut, où les Inuits du Nunavut seront nommés en premier.

Renseignements sur la préférence aux anciens combattants

Nous remercions d'avance ceux et celles qui auront soumis une demande d'emploi, mais nous ne contacterons que les personnes choisies pour la prochaine étape de sélection.