Adjoint(e) exécutif(ve) / Adjoint(e) administratif(ive)

Messages importants

Nous sommes aussi engagés à instaurer un milieu de travail inclusif et exempt d’obstacles, dès le processus de sélection. Si vous avez besoin de mesures d’adaptation à une étape ou une autre du processus d’évaluation, veuillez envoyer un message à l’adresse indiquée ci-dessous sous la rubrique Personnes-ressources pour en faire la demande. Les renseignements reçus au sujet de mesures d’adaptation seront traités confidentiellement.

Mesures d’adaptation en matière d’évaluation

• Les personnes nécessitant des mesures d’accommodement et qui ne peuvent pas postuler en ligne sont priées de communiquer avec la personne contacte identifiée ci-dessous. Autrement, votre demande d’emploi devrait être soumise en utilisant le Système de ressourcement de la fonction publique.

• Vous pouvez aussi consulter les annonces d'emploi pour les postes ouverts au public en utilisant le service INFOTEL, au 1-800-645-5605. Le numéro du service INFOTEL pour les personnes utilisant un téléimprimeur ou un appareil de télécommunication pour malentendants est le 1-800-532-9397.

► CONSIGNES À SUIVRE

Les renseignements que vous devez fournir

Une lettre d'accompagnement en 5 000 mots (maximum). Les candidats doivent clairement démontrer dans leur lettre d’accompagnement comment ils répondent aux critères d’études et d’expérience énumérés dans les qualifications essentielles et les qualifications constituant un atout et fournir les renseignements supplémentaires demandés dans la section "Autres renseignements" de l’affiche. Les candidat(e)s doivent utiliser les critères d’études/expérience comme en-tête et rédiger comment ils démontrent chacun utilisant des exemples concrets. Veuillez noter qu’il ne suffit pas uniquement d’indiquer que la qualification est respectée ou de fournir une liste de responsabilités actuelles ou passées.
À défaut de démontrer clairement dans votre lettre d’accompagnement comment vous répondez aux critères de présélection (études et expérience, tant essentielles que celles qui constituent un atout) et de fournir les renseignements supplémentaires demandés dans la section "Autres renseignements" de l’affiche, votre demande pourrait être rejetée.

*NOTE : La Capacité de suivre des instructions et Communication écrite sera évaluée à l’aide de la lettre d’accompagnement.

Milieu de travail

Nos priorités sont d’offrir des services numériques aux Canadiens, de fournir des services juridiques au gouvernement et de tirer parti des services et des données numériques internes afin de permettre la prestation d’un système de justice moderne et de services juridiques de grande qualité au gouvernement. Nous sommes à la recherche de nouvelles méthodes, de nouveaux outils et de nouvelles idées pour améliorer notre façon de concevoir, d’élaborer et d’offrir des services. Le ministère de la Justice du Canada est unique au sein du gouvernement fédéral. Ses clients sont situés dans les quatre coins du pays et travaillent dans quelque 40 ministères et organismes fédéraux.

Notre organisation de gestion de l’information et de technologie de l’information est conçue pour offrir des fonctions stratégiques et opérationnelles. La principale fonction des Opérations de gestion de l’information est de favoriser l’économie et l’efficience dans la création, la tenue à jour, la récupération et l’élimination des dossiers du ministère de la Justice. À l’aide du Système de gestion des documents et des dossiers électroniques du Ministère, le titulaire est chargé; de fournir des services de gestion des documents au personnel du Ministère; d'assurer la liaison avec les clients et les intervenants afin d'optimiser la gestion des documents; de maintenir et d'organiser les documents en format physique et électronique ; de préparer les documents pour qu'ils soient éliminés conformément aux procédures établies de gestion du cycle de vie des documents et d'assurer la préservation des renseignements historiques ; de compiler des statistiques et des rapports sur les activités des services de gestion des documents, de gérer une équipe de techniciens en gestion des documents et d'informer la direction sur les questions opérationnelles.

Intention du processus

Le besoin immédiat est de doter (4) postes pour une durée indéterminée - bilingue impératif (BBB/BBB), dans des lieux variés.

Un bassin partiellement ou entièrement évalués pourrait être créé afin de doter des postes semblables au sein du Ministère de la Justice ayant diverses durées d’emploi, exigences linguistiques (bilingue impératif seulement), lieux de travail, exigences opérationnelles et/ou conditions d’emplois. Sur demande, ce bassin pourrait aussi être partagé à d’autres organisations fédérales énumérées aux annexes I, IV et V de la Loi sur la gestion des finances publiques (LGFP) pour doter des postes similaires au sein de leur organisation. En postulant à ce processus, vous consentez à ce que votre candidature et les informations relatives à votre évaluation soient partagées avec d'autres organisations fédérales au cas où ils en feraient la demande, afin d'examiner votre candidature pour doter un poste similaire au sein de leur organisation.

Postes à pourvoir : 4

Les renseignements que vous devez fournir

Une lettre d'accompagnement

Les énoncés suivants seront utilisés / évalués à une date subséquente (essentiels à l'emploi)

Exigences linguistiques variées
Bilingue impératif seulement

Renseignements sur les exigences linguistiques

ÉTUDES

(ET1) Un diplôme d’études secondaires ou un agencement acceptable d’études, de formation et (ou) d’expérience.

Équivalence des diplômes

EXPÉRIENCES

(EX1) Expérience de la planification et de l'organisation de réunions, de conférences, de sessions de formation ou d'autres événements nécessitant un soutien administratif.

(EX2) Expérience de la prestation de soutien administratif, comme la rédaction de correspondance, l’entrée de données, la réponse aux demandes de renseignements, la tenue de dossiers, etc.

(EX3) Expérience de l’utilisation d’un ordinateur personnel et de logiciels, tel que MS Excel, MS Word et MS Outlook.

COMPÉTENCES :

(C1) Planification et organisation
(C2) Communication orale
(C3) Communication écrite
(C4) Esprit d’initiative
(C5) Fiabilité
(C6) Orientation client

CAPACITÉS :

(A1) Capacité de suivre des instructions.

Les énoncés suivants pourraient être utilisés / évalués à une date subséquente (pourraient être nécessaires à l'emploi)

(AEX1) Expérience de la prestation de services de soutien administratif dans le cadre de processus de dotation au sein du gouvernement fédéral.

(AEX2) Expérience de la prestation d’un soutien dans au moins un des domaines suivants : finances, ressources humaines, approvisionnement ou services administratifs.

BESOIN ORANISATIONNELS :

Le ministère de la Justice estime que pour être en mesure de servir efficacement le public, son effectif doit refléter la diversité de la population canadienne. La diversité est une grande source de force qui motive l'équipe juridique du Canada à faire en sorte que le système de justice du Canada soit aussi équitable, accessible et efficace que possible. Le ministère s'est engagé à ce que son effectif soit représentatif de la population canadienne qu'il sert. Si vous êtes un Autochtone, une femme, une personne en situation de handicap ou un membre d’un groupe racialisé* et que vous souhaitez apporter des perspectives et des points de vue différents, nous vous encourageons à faire une autodéclaration dans le cadre de ce processus de dotation. Ces renseignements d’autodéclaration peuvent être pris en compte dans les stratégies ministérielles et les décisions de sélection afin de respecter notre engagement à éliminer les écarts pour ces groupes.

* Veuillez noter que ce groupe est désigné en ce moment comme les membres des minorités visibles dans la Loi sur l'équité en matière d'emploi et le formulaire d'autodéclaration.

EXIGENCES OPÉRATIONNELLES :

Capable et disponible à faire du temps supplémentaire, pafois dans un court préavis

Conditions d'emploi

Sécurité - Variées; cote de fiabilité et secrète

Vaccination - Tous les employés de l'Administration publique centrale sont tenus d'être entièrement vaccinés contre la COVID-19 et d'attester de leur statut vaccinal, à moins que des mesures d'adaptation ne soient prises en raison d'une contre-indication médicale, de la religion ou d'un autre motif de distinction illicite tel que défini par la Loi canadienne sur les droits de la personne.

Autres renseignements

La fonction publique du Canada s’est engagée à se doter d’un effectif compétent qui reflète la diversité de la population canadienne qu’elle dessert. Nous favorisons l’équité en matière d’emploi et vous encourageons à indiquer dans votre demande d’emploi si vous appartenez à un des groupes désignés.

Renseignements sur l’équité en matière d’emploi

- Le ministère de la Justice encourage les bénéficiaires de priorité à poser eux-mêmes leur candidature aux processus de sélection du Ministère lorsqu’ils croient posséder les qualifications essentielles pour le poste annoncé.

- Le 6 octobre 2021, le gouvernement du Canada a annoncé les détails de son intention d'exiger la vaccination dans l'ensemble de la fonction publique fédérale.
Conformément à la nouvelle Politique sur la vaccination contre la COVID-19 applicable à l'administration publique centrale, y compris à la Gendarmerie royale du Canada, les fonctionnaires fédéraux de l'administration publique centrale et les membres de la GRC doivent attester de leur statut vaccinal. L'obligation pour les employés d'être entièrement vaccinés s'applique qu’ils fassent du télétravail, qu'ils travaillent à distance ou sur place. Il s'agit d'une condition d'emploi et elle s'applique à l'embauche pour une période indéterminée (permanente), déterminée (durée déterminée), occasionnelle et aux étudiants. Si vous arrivez à un point du processus de sélection où il est nécessaire de vérifier les conditions d'emploi, le gestionnaire responsable de l’embauche ou un représentant des ressources humaines vous contactera afin de remplir une attestation.

- Les candidats peuvent être tenus de satisfaire aux qualifications constituant un atout, exigences opérationnelles ou aux besoins organisationnels selon les exigences du poste spécifique à doter.

- D'autres qualifications pourraient être prises en considération dans le cadre de la décision de sélection.

- La correspondance dans le cadre de ce processus se fera par courriel. Il est de la responsabilité du candidat de s’assurer qu'une adresse courriel valide et à jour est fournie avec sa demande et que celle-ci accepte les messages provenant d'expéditeurs inconnus.

- Les candidats devront soumettre leurs attestations d’études au moment de l’évaluation. Si vous avez effectué vos études à l’étranger, vous devez faire évaluer vos certificats et (où) diplômes en fonction des normes de scolarité canadienne. La fonction publique fédérale acceptera tout diplôme obtenu à l’étranger qui est considéré comparable aux normes canadiennes par l’entremise d’un service d’évaluation de diplômes reconnus. Pour de plus amples renseignements, veuillez cliquer sur Équivalence des diplômes.

- Tous les communications écrite obtenus au cours du processus de sélection, de la date de présentation de la candidature à la fin du processus, peuvent être utilises pour évaluer les qualification "Communication écrite".

- Tous les renseignements et communications obtenus au cours du processus de sélection, de la date de présentation de la candidature à la fin du processus, peuvent être utilisés pour évaluer les qualifications.

- Vous devez indiquer, dans votre lettre d'accompagnement, si vous avez des résultats valides aux tests d’Évaluation de la langue seconde (ELS) de la Commission de la fonction publique (CFP) et les niveaux obtenus. Si vos niveaux sont expirés ou si vous n’avez pas vos résultats aux tests, veuillez également le mentionner dans votre lettre d'accompagnement.

- Vous devez inclure votre adresse électronique dans votre lettre d’accompagnement.

- Une partie de l'évaluation sera effectuée au moyen d'un examen qui devra être fait à la maison, et l'examen aura lieu sur une fin de semaine. Les candidat(e)s devront être disponibles. L'examen ne pourra être reporté, sauf circonstances exceptionnelles, et une justification solide et des preuves seront requises à l'appui de toute demande de report de l'examen. L’examen à la maison sera envoyé par courriel à 10 h HAE le jeudi 25 novembre 2021 et doit être retourné avant 16 h HAE le lundi 29 novembre 2021. Veuillez indiquer votre disponibilité pour passer l’examen à la maison dans votre lettre d’accompagnement.

***REMARQUE TRÈS IMPORTANTE : IL EST DE LA RESPONSABILITÉ DU CANDIDAT D'INDIQUER CLAIREMENT, DANS UNE LETTRE DE PRÉSENTATION, QU'ILS SATISFONT À TOUS LES CRITÈRES DE PRÉSÉLECTION (C.-À-D. FACTEURS LIÉS AUX ÉTUDES ET À L'EXPÉRIENCE). PRIÈRE DE NOTER QU'IL NE SUFFIT PAS AUX CANDIDATS D'AFFIRMER QU'ILS POSSÈDENT LES QUALIFICATIONS REQUISES OU D'ÉNUMÉRER LEURS RESPONSABILITÉS ACTUELLES OU ANTÉRIEURES. ILS DOIVENT PLUTÔT DONNER DES EXEMPLES CONCRETS QUI ILLUSTRENT CLAIREMENT EN QUOI ILS SATISFONT AUX EXIGENCES. IL EST CONSEILLÉ D'UTILISER CHACUN DES CRITÈRES LIÉS À L'EXPÉRIENCE COMME TITRE DE RUBRIQUE ET DE DÉMONTRER PAR UNE DESCRIPTION (1 ou 2 paragraphes par critère) COMMENT VOUS RENCONTREZ CE CRITÈRE. Si vous ne possédez aucune expérience pour un critère en particulier, veuillez inscrire « aucune expérience dans cette section » sous la rubrique correspondante. Il faut utiliser une rubrique pour les études et CHACUN des critères relatifs à l'expérience (« Qualifications essentielles » ET « Qualifications constituant un atout »). LES CANDIDATS QUI NE FOURNIRONT PAS CES RENSEIGNEMENTS VERRONT LEUR CANDIDATURE REJETÉE.***

Préférence

La préférence sera accordée aux anciens combattants d’abord, puis aux citoyens canadiens et aux résidents permanents, à l’exception d’un poste situé au Nunavut, où les Inuits du Nunavut seront nommés en premier.

Renseignements sur la préférence aux anciens combattants

Nous remercions d'avance ceux et celles qui auront soumis une demande d'emploi, mais nous ne contacterons que les personnes choisies pour la prochaine étape de sélection.