Spécialiste de la tenue des dossiers

Messages importants

Nous sommes aussi engagés à instaurer un milieu de travail inclusif et exempt d’obstacles, dès le processus de sélection. Si vous avez besoin de mesures d’adaptation à une étape ou une autre du processus d’évaluation, veuillez envoyer un message à l’adresse indiquée ci-dessous sous la rubrique Personnes-ressources pour en faire la demande. Les renseignements reçus au sujet de mesures d’adaptation seront traités confidentiellement.

Mesures d’adaptation en matière d’évaluation

On désigne par « Autochtones » toutes les personnes faisant partie du groupe des Indiens de l’Amérique du Nord ou des Premières Nations ainsi que les Métis et les Inuits. Les Indiens de l’Amériquedu Nord et les Premières Nations comprennent les Indiens visés par un traité, les Indiens inscrits et les Indiens non inscrits. Le terme « Autochtones » est celui utilisé dans la présentepage et correspond à l’usage international. Il s’agit également du terme juridique utilisé dans la Loi sur l’équité en matière d’emploi et le Règlement sur l’équité en matière d’emploi.

Le BSGG est déterminé à bâtir un effectif représentatif de la population canadienne. Cette possibilité d'emploi est réservé aux Autochtones, le candidate selectionné doit signer le Formulaire d’affirmation d’affiliation autochtone car celui‑ci est exigé dans le cadre du processus de dotation.

Si vous ne pouvez pas postuler en ligne et souhaitez nous envoyer votre candidature par courrier électronique, veuillez envoyer un courriel à .

Tâches

Le spécialiste de la tenue de dossiers fournit des services de gestion de l'information et des documents au bureau principal des documents (Rideau Hall) et aide le superviseur à rechercher, identifier et récupérer l'information et les documents pour répondre aux demandes internes et externes.

Milieu de travail

Il n’y a pas de meilleur moment pour se joindre au BSGG, l’un des lieux de travail les plus historiques et les plus prestigieux au Canada. C’est l’occasion de servir les Canadiens et rendre hommage à leurs réalisations. Le bureau est situé sur le magnifique domaine de Rideau Hall à Ottawa.

L'équipe de gestion de l'information joue un rôle clé dans la préservation de l'histoire qui est faite à Rideau Hall pour les générations à venir. Notre équipe de GI est composée de 8 postes à temps plein complétés par la contribution de 4 à 6 étudiants à l'année, à temps partiel. Nous sommes passionnés par la GI et nous avons adopté sa modernisation. Venez vous joindre à notre équipe, car il s'agit d'une occasion unique de travailler au sein d'une organisation qui vise l'excellence.

Intention du processus

L'objectif de ce processus est de combler un poste de spécialiste de la tenue des dossiers CR-04 à temps plein et à durée indéterminée. Un bassin pourrait être créé pour combler des postes similaires.

Postes à pourvoir : 1

Les renseignements que vous devez fournir

Votre curriculum vitae.

Les énoncés suivants seront utilisés / évalués à une date subséquente (essentiels à l'emploi)

Exigences linguistiques variées
Bilingue impératif BBB/BBB
Bilingue impératif BAB/BAB
Anglais essentiel
Français essentiel

Renseignements sur les exigences linguistiques

Test d'autoévaluation d'expression écrite en langue seconde
Afin de vous aider à décider si vous devriez postuler pour des emplois bilingues, avant de soumettre votre demande, vous pouvez subir un test d'autoévaluation facultatif vous permettant d'évaluer vos aptitudes à la rédaction dans votre seconde langue officielle.

Pour de plus amples renseignements, veuillez consulter :
Test en ligne non supervisé d'expression écrite en langue seconde

Étude:
La réussite de deux années d’études secondaires ou les alternatives approuvées par l’employeur (Remarque 1).
Remarques :
1. Les alternatives à deux années d’études secondaires approuvées par l’employeur sont :
* des résultats satisfaisants au test approuvé par la Commission de la fonction publique à titre d’alternative à deux années d’études secondaires; ou
* un agencement acceptable d’études, de formation et (ou) d’expérience.

Équivalence des diplômes

Expériences :
E1 Expérience du travail en équipe ;
E2 Expérience à fournir de services à des clients externes ; et
E3 Expérience de l'utilisation d'un ordinateur, de la création d'un document et de la saisie de données dans un tableur.

Compétences :
CC1 Faire preuve d’intégrité et de respect ;
CC2 Réflexion approfondie ;
CC3 Travailler efficacement avec les autres ;
CC4 Faire preuve d’initiative et être orienté vers l’action ; et
CC5 Communication.

Les énoncés suivants pourraient être utilisés / évalués à une date subséquente (pourraient être nécessaires à l'emploi)

Qualifications constituant un atout :

QA1 Volonté et capacité de suivre une formation en cours d'emploi offerte par le Bureau des documents du BSGG ;
QA2 Volonté et capacité de travailler sur place (bureaux de la résidence du gouverneur général) ;
QA3 Capacité et volonté d'effectuer des saisies de données de bureau et de mettre à jour des informations sur les dossiers ;
QA4 Capacité d'utiliser des scanners pour convertir des documents en format électronique ;
QA5 Intérêt et volonté d'apprendre comment classifier et indexer les dossiers.

Conditions d'emploi

CdE1 Être en mesure d’obtenir et de conserver une cote de sécurité valide de niveau Secret. Veuillez noter que le BSGG aidera tous les candidats qualifiés à passer à travers le processus d’autorisation de sécurité. Cette étape est nécessaire pour toutes les personnes qui se joignent à la fonction publique afin d’assurer la sécurité de l’information et du personnel.
CdE2 Volonté et capacité de soulever des charges allant jusqu’à 25 livres (11 kilos) conformant aux normes de sécurité au travail ;
CdE3 Capacité à travailler sous un minimum de supervision ; et
CdE4 Tous les employés de l'Administration publique centrale sont tenus d'être entièrement vaccinés contre la COVID-19 et d'attester de leur statut vaccinal, à moins que des mesures d'adaptation ne soient prises en raison d'une contre-indication médicale, de la religion ou d'un autre motif de distinction illicite tel que défini par la Loi canadienne sur les droits de la personne.
CdE5 Les Autochtones qui s'auto déclarent dans le cadre du processus de nomination susmentionné doivent remplir le Formulaire d'affirmation d'affiliation Autochtone. Veuillez noter que les renseignements que vous avez fournis dans ce formulaire sont recueillis en vertu de la Loi sur l’emploi dans la fonction publique afin de vérifier l’admissibilité de la personne à un poste destiné aux Autochtones et sont protégés par la Loi sur la protection des renseignements personnels. Pour obtenir plus d’information, veuillez visiter le site Web suivant : http://www.psc-cfp.gc.ca/plcy-pltq/eead-eeed/dg-gd/aaa-fra.htm

Autres renseignements

La fonction publique du Canada s’est engagée à se doter d’un effectif compétent qui reflète la diversité de la population canadienne qu’elle dessert. Nous favorisons l’équité en matière d’emploi et vous encourageons à indiquer dans votre demande d’emploi si vous appartenez à un des groupes désignés.

Renseignements sur l’équité en matière d’emploi

Le 6 octobre 2021, le gouvernement du Canada a annoncé les détails de son intention d'exiger la vaccination dans l'ensemble de la fonction publique fédérale.

Conformément à la nouvelle Politique sur la vaccination contre la COVID-19 applicable à l'administration publique centrale, y compris à la Gendarmerie royale du Canada, les fonctionnaires fédéraux de l'administration publique centrale et les membres de la GRC doivent attester de leur statut vaccinal. L'obligation pour les employés d'être entièrement vaccinés s'applique qu’ils fassent du télétravail, qu'ils travaillent à distance ou sur place. Il s'agit d'une condition d'emploi et elle s'applique à l'embauche pour une période indéterminée (permanente), déterminée (durée déterminée), occasionnelle et aux étudiants. Si vous arrivez à un point du processus de sélection où il est nécessaire de vérifier les conditions d'emploi, le gestionnaire responsable de l’embauche ou un représentant des ressources humaines vous contactera afin de remplir une attestation.

Les candidat(e)s doivent satisfaire à toutes les qualifications essentielles pour être nommé(e)s au poste.

Vous pourriez être évalué(e) par une variété d’outils d’évaluations, tels que, mais non limités à : des examens standardisés, des examens écrits, des entrevues, des exercices de simulation, des vérifications de références, etc.

Les personnes peuvent participer au processus de sélection dans la langue officielle de leur choix. Nous demandons aux candidat(e)s d’indiquer dans leur demande la langue officielle qu’ils préfèrent.

La compétence dans les langues officielles pourrait être évaluée et exigée uniquement au moment de la nomination.

Évaluation de langue seconde (ÉLS), Test d’expression écrite :
Les candidat(e)s qui n’ont pas déjà un résultat valide ou qui ont un résultat expiré au test d’expression écrite pour le niveau B ou un niveau supérieur de l’évaluation de langue seconde de la Commission de la fonction publique pourraient être invité(e)s à passer le nouveau test d’expression écrite non supervisé pour le niveau B de la Commission de la fonction publique.
Pour plus d’information, veuillez consulter le lien suivant :
https://www.canada.ca/fr/commission-fonction-publique/services/evaluation-langue-seconde/test-expression-ecrite-non-supervise-niveau-b-ou-c.html

Évaluation de langue seconde (ÉLS), Test de compréhension écrite :
Les candidat(e)s qui n’ont pas déjà un résultat valide ou qui ont un résultat expiré au test d’expression écrite pour le niveau B ou un niveau supérieur de l’évaluation de langue seconde de la Commission de la fonction publique pourraient être invité(e)s à passer le nouveau test de compréhension de l’écrit non supervisé pour le niveau B de la Commission de la fonction publique.
Pour plus d’information, veuillez consulter le lien suivant :
https://www.canada.ca/fr/commission-fonction-publique/services/evaluation-langue-seconde/test-comprehension-ecrit-non-supervise-niveau-b-ou-c.html

Préférence

La préférence sera accordée aux anciens combattants d’abord, puis aux citoyens canadiens et aux résidents permanents, à l’exception d’un poste situé au Nunavut, où les Inuits du Nunavut seront nommés en premier.

Renseignements sur la préférence aux anciens combattants

Nous remercions d'avance ceux et celles qui auront soumis une demande d'emploi, mais nous ne contacterons que les personnes choisies pour la prochaine étape de sélection.