Coordonnateur(trice) administratif(ve)

Messages importants

Nous sommes aussi engagés à instaurer un milieu de travail inclusif et exempt d’obstacles, dès le processus de sélection. Si vous avez besoin de mesures d’adaptation à une étape ou une autre du processus d’évaluation, veuillez envoyer un message à l’adresse indiquée ci-dessous sous la rubrique Personnes-ressources pour en faire la demande. Les renseignements reçus au sujet de mesures d’adaptation seront traités confidentiellement.

Mesures d’adaptation en matière d’évaluation

ÉQUITÉ EN MATIÈRE D'EMPLOI: Parvenir à une main d’œuvre représentative et diversifiée a été identifié comme un besoin organisationnel et pourrait orienter le processus de nomination. Si ce critère est utilisé, seuls les candidats qui auront mentionné dans leur demande faire partie du ou des groupes désignés seront considérés. Par conséquent, la nomination d’un candidat ayant déclaré appartenir à l’un des quatre groupes désignés aux fins de l’équité en matière d’emploi (les personnes handicapées, les peuples autochtones, les minorités visibles, les femmes) peut être envisagée en premier lieu.

Pour déclarer faire partie de ces groupes, cocher la case appropriée dans la demande d’emploi, dans la section portant sur l’équité en matière d’emploi. Par ailleurs, nous vous invitons à lire les rubriques suivantes sur l’équité en matière d’emploi et l’autodéclaration :

• https://www.canada.ca/fr/commission-fonction-publique/emplois/services/emplois-gc/equite-matiere-emploi.html
• https://www.canada.ca/fr/commission-fonction-publique/emplois/services/emplois-gc/postuler-emploi-gouvernement-canada-comment-postuler.html#EE

LIEU : Le bureau d’attache du titulaire du poste est à Montréal, Québec. En raison de la pandémie, les employés du BSIF travaillent actuellement à domicile. Advenant qu’il ne soit plus nécessaire de télétravailler, le candidat retenu devra se présenter et travailler sur les lieux du bureau de Montréal.

Tâches

Relevant du directeur général du Groupe des petites et moyennes banques (GPMB) du bureau de Montréal, le coordonnateur administratif offre un soutien administratif à la direction ainsi qu’aux membres de l’équipe du Groupe des PMB et du bureau de Montréal en général. Il doit, entre autres, gérer l’horaire du directeur général (DG), compiler des documents et effectuer des recherches pour aider le DG à se préparer à assister à des réunions et à livrer des exposés, organiser des réunions et des événements, rédiger des procès-verbaux, créer des registres de décisions et en assurer le suivi, préparer des demandes d’autorisation et faire des réservations de voyage, surveiller et tenir le budget ainsi que surveiller et faire le suivi des contrats et des abonnements, coordonner l’approbation de documents et la gestion de la circulation de l’information, aider le DG dans le déroulement des tâches liées aux opérations quotidiennes du bureau de Montréal et coordonner les exigences en matière de ressources humaines.

Milieu de travail

Le Bureau du surintendant des institutions financières (BSIF) est un organisme fédéral distinct, créé en 1987, dans le but de contribuer à la sûreté et à la stabilité du système financier canadien. Il a pour mandat de surveiller et de réglementer les banques, les sociétés d’assurances, les sociétés de fiducie et de prêt ainsi que les régimes de retraite privés de compétence fédérale.

Notre offre
Le BSIF est un organisme distinct offrant des conditions salariales concurrentielles et la possibilité de recevoir une prime de rendement annuelle. Notre effectif est la pierre angulaire de notre organisme. Vous vous joindrez à une collectivité diversifiée où l’expérience variée de chacun est reconnue et où un milieu de travail axé sur la communication et le travail d’équipe rehausse l’efficience des activités.

Voici ce que le BSIF vous propose :

Mandat
Le travail que vous faites au BSIF compte vraiment. Vos efforts contribueront à accroître la sûreté et la stabilité du secteur financier au Canada. La vigueur du secteur financier favorise la concurrence, au profit de toute la population canadienne.

Apprentissage et perfectionnement professionnel
Notre organisme comprend que l’éducation continue et le perfectionnement professionnel sont d’une importance capitale et essentielle et que le BSIF doit suivre l’évolution du secteur financier. Ainsi, l’apprentissage et le perfectionnement font partie intégrante de notre stratégie du capital humain.

Sentiment d’appartenance et culture
Nous nous efforçons d’offrir aux employés un milieu de travail qui leur permet de réaliser leur plein potentiel. Nous nous donnons pour objectif de promouvoir le bien-être des employés, notamment par la conciliation du travail et de la vie personnelle. Lorsque les circonstances s’y prêtent, nous offrons des modalités de travail flexibles.

Avantages sociaux
En qualité d’organisme fédéral, le BSIF offre une gamme d’avantages concurrentiels à ses employés, dont un régime de retraite à prestations déterminées, des prestations de congé de maternité et parental, quatre semaines de vacances annuelles et des congés pour des raisons personnelles et familiales.

Intention du processus

Le présent processus de nomination vise à pourvoir un poste de durée indéterminée avec un profil linguistique bilingue de niveau CCC/CCC impératif à la nomination. Une liste de candidats qualifiés pourrait être établie à partir de ce processus de dotation et pourrait servir à pourvoir des postes semblables au Bureau du surintendant des institutions financières dans la région de Montréal.

Postes à pourvoir : 1

Les renseignements que vous devez fournir

Votre curriculum vitae.

Afin que votre candidature soit retenue, votre demande doit clairement décrire comment vous répondez aux énoncés suivants (qualifications essentielles)

ÉTUDES ESSENTIELLES
- Diplôme d’un établissement d’enseignement postsecondaire.

Équivalence des diplômes

EXPÉRIENCE ESSENTIELLE
- Expérience *récente et **appréciable de la prestation de services de soutien administratif à un ***dirigeant dans les domaines suivants : gestion d’une boîte de courriel et d’une horaire, organisation de réunions, rédaction d’ordres du jour de réunions, coordination et gestion de la circulation d’information liée aux approbations, révision de documents tels que notes de service et correspondance courante à des fins d’assurance de la qualité, rédaction de procès-verbaux de réunions et préparation de compte rendu des décisions.
- Expérience de la coordination des préparatifs de voyages.
- Expérience de la coordination des activités financières (par exemple, la surveillance des dépenses et la tenue d’un budget).
- Expérience de la coordination de multiples projets ou activités.
- Expérience du travail avec les outils de la suite Microsoft Office (c.-à-d. Word, Excel, PowerPoint).

*S’entend de l’expérience acquise au cours des cinq dernières années.
** S’entend de la portée et de l’étendue de l’expérience normalement acquise au cours d’au moins trois ans d’exercice des fonctions inhérentes au poste.
*** S’entend d’un échelon équivalent ou supérieur à celui de directeur.

Si vous répondez à certains des énoncés suivants, votre demande doit également clairement décrire comment vous y répondez (autres qualifications)

ÉTUDES CONSTITUANT UN ATOUT
- Diplôme d’études postsecondaires en administration de bureau ou dans une autre discipline liée au poste à pourvoir.

Équivalence des diplômes

EXPÉRIENCE CONSTITUANT UN ATOUT
- Expérience du portail des Services de voyage partagés (SVP).
- Expérience du progiciel SAP.
- Expérience du logiciel Microsoft Visio.
- Connaissance de l’application des dispositions de la Loi sur la gestion des finances publiques au sujet des pouvoirs d’imputation et de paiement.
- Expérience de l’application des directives et lignes directrices sur les déplacements et les mesures d’accueil.

Les énoncés suivants seront utilisés / évalués à une date subséquente (essentiels à l'emploi)

Bilingue - Impératif (CCC/CCC)

Renseignements sur les exigences linguistiques

CONNAISSANCE ESSENTIELLE
- Connaissance des méthodes, des techniques et des pratiques liées à la prestation de services généraux de soutien administratif.

COMPÉTENCES ESSENTIELLES
- Travailler en équipe
- Jugement professionnel
- Orientation vers les résultats
- Orientation du service
- Souci du détail

CAPACITÉS ESSENTIELLES
- Capacité de communiquer efficacement de vive voix.
- Capacité de communiquer efficacement par écrit.
- Capacité de planifier le travail et d’établir les priorités pour respecter les délais impartis.

Les énoncés suivants pourraient être utilisés / évalués à une date subséquente (pourraient être nécessaires à l'emploi)

CONNAISSANCES CONSTITUANT UN ATOUT
- Connaissance des dispositions de la Loi sur la gestion des finances publiques au sujet des pouvoirs d’imputation et de paiement
- Connaissance des directives et lignes directrices sur les déplacements et les mesures d’accueil

BESOINS DE L’ORGANISATION
- Le BSIF est résolu à se doter d’un effectif compétent qui reflète la diversité de la population canadienne. Afin de satisfaire à ses objectifs axés sur l’équité en matière d’emploi, il pourrait pourvoir le poste parmi les candidats qualifiés qui auront déclaré appartenir à l’un des groupes suivants visés par l’équité en matière d’emploi : les personnes handicapées, les peuples autochtones, les minorités visibles, les femmes. Soucieux de respecter ses engagements sur le plan de la diversité et de l’inclusion, le BSIF encourage donc fortement les candidats qui font partie de l’un des groupes désignés à l’indiquer dans leur demande d’emploi.

EXIGENCES OPÉRATIONNELLES
- Être apte et disposé à faire des heures supplémentaires à l’occasion.

Conditions d'emploi

CONDITIONS D’EMPLOI
- Sécurité : Cote de fiabilité
- Dans l’environnement de télétravail actuel, être apte à travailler à domicile (au Canada) en ayant accès à un réseau Internet depuis son lieu de résidence constitue une condition d’emploi.

Autres renseignements

La fonction publique du Canada s’est engagée à se doter d’un effectif compétent qui reflète la diversité de la population canadienne qu’elle dessert. Nous favorisons l’équité en matière d’emploi et vous encourageons à indiquer dans votre demande d’emploi si vous appartenez à un des groupes désignés.

Renseignements sur l’équité en matière d’emploi

Vous devez soumettre un questionnaire complété afin que votre candidature soit considérée. Vous devez démontrer dans quelle mesure vous possédez les critères d'études et d'expérience (essentiel et atout) lors de la présélection, en répondant aux questions de présélection en ligne. IL NE SUFFIT PAS d'indiquer que vous possédez les qualifications requises ou de fournir une liste de vos responsabilités antérieures ou actuelles. Il faut plutôt démontrer COMMENT, QUAND et OÙ vous avez acquis ces qualifications en donnant des exemples. Les renseignements que vous fournissez sur vos études et votre expérience dans vos réponses aux questions de présélection doivent être confirmés dans votre curriculum vitae. Si vous ne fournissez pas les renseignements ci-dessus de la façon indiquée, votre candidature pourrait être rejetée.

Les candidats pourraient devoir passer un examen écrit.

Les candidats seront convoqués à une entrevue.

Les références pourraient être vérifiées.

La capacité de communiquer efficacement par écrit pourrait être évaluée à l'aide de la demande des candidats ainsi que par l'entremise du processus d'évaluation.

Les candidats convoqués à une entrevue devront fournir des attestations de leurs études, sous forme d'un diplôme ou d'un relevé de notes officiel.

Les candidats doivent satisfaire à chacune des qualités essentielles pour être nommés à un poste. Un candidat peut être nommé à un poste sans avoir une ou l'ensemble des qualifications constituant un atout. Toutefois, satisfaire à ces critères est souhaitable et peut constituer un facteur déterminant dans le choix de la personne à nommer.

Parvenir à une main d'œuvre représentative a été identifié comme un besoin organisationnel et pourrait être appliqué dans ce processus de nomination. Si ce critère est utilisé, seulement les candidats qui ont mentionné dans leur demande qu'ils sont membres du groupe désigné spécifié seront considérés.

Il se peut qu'on ait recours à une sélection descendante pour déterminer qui avancera à la prochaine étape du processus d'évaluation.

Chaque personne a le droit de participer à un processus de nomination dans la ou les langues officielles de son choix. Nous demandons aux postulant(e)s de mentionner leur langue préférée dans leur demande d'emploi.

Dans le cas du présent processus de sélection, nous avons l'intention de communiquer avec les postulants par courriel (y compris l'envoi d'invitations aux tests écrits et aux entrevues). Les postulants qui font une demande à l'égard de ce processus de sélection doivent indiquer dans leur demande une adresse électronique valide et s'assurer que cette adresse est fonctionnelle en tout temps et qu'elle accepte les messages d'utilisateurs inconnus.

Toutes les demandes d'emploi doivent être soumises en utilisant le site Internet du Gouvernement du Canada d’emplois à la fonction publique. Les soumissions envoyées par courriel, télécopieur, ou par la poste ne seront pas acceptées. Pour soumettre votre demande d'emploi en ligne, cliquez sur le bouton « postulez »

Si vous n'avez pas accès à Internet chez vous, ou chez vos parents, amis, ou voisins, nous vous suggérons de vous rendre à l'un des endroits suivants : centres d'emploi pour étudiants, bibliothèques, centres communautaires, cafés Internet et Centre de Service Canada. Vous pouvez également composer le 1-800-O-Canada (1-800-622-6232), ou ATS 1-800-926-9105, pour obtenir des renseignements sur le point d'accès public à Internet le plus près de chez vous. Les personnes qui n'ont pas accès à Internet peuvent aussi consulter les annonces d'emploi pour les postes ouverts au public en utilisant le service INFOTEL, au 1-800-645-5605.

Postulants handicapés : Si vous avez besoin de mesures d'adaptation à une étape quelconque du processus de sélection, y compris une aide technique en vue d'une évaluation équitable de vos qualifications, veuillez nous en informer par courriel à l'adresse suivante : .

Préférence

La préférence sera accordée, dans l’ordre suivant, aux anciens combattants et aux citoyens canadiens, à l’exception d’un poste situé au Nunavut, où les Inuits du Nunavut seront nommés en premier.

Renseignements sur la préférence aux anciens combattants

Nous remercions d'avance ceux et celles qui auront soumis une demande d'emploi, mais nous ne contacterons que les personnes choisies pour la prochaine étape de sélection.