Agent(e) administratif(ive)

Messages importants

Nous sommes aussi engagés à instaurer un milieu de travail inclusif et exempt d’obstacles, dès le processus de sélection. Si vous avez besoin de mesures d’adaptation à une étape ou une autre du processus d’évaluation, veuillez envoyer un message à l’adresse indiquée ci-dessous sous la rubrique Personnes-ressources pour en faire la demande. Les renseignements reçus au sujet de mesures d’adaptation seront traités confidentiellement.

Mesures d’adaptation en matière d’évaluation

Vous devrez démontrer dans quelle mesure vous répondez aux critères d'études et à chacun des critères d'expérience figurant sous la rubrique des qualifications essentielles et constituant un atout, le cas échéant, de l'énoncé des critères de mérite pour la présélection, en répondant aux questions de présélection en ligne. Assurez-vous d'inclure des détails justificatifs qui expliquent clairement l'étendue de votre expérience ainsi que les dates pertinentes.

Si vous ne démontrez pas clairement comment vous rencontrez les critères de présélection (études, expérience, qualifications essentielles et constituant un atout (le cas échéant), votre demande pourrait être rejetée. Les candidats ne seront pas contactés pour fournir des informations incomplètes ou omises.

Intention du processus

Un bassin de candidat(e)s qualifié(e)s pourrait être établi à partir de ce processus afin de doter des postes identiques dans la région de la capitale nationale. Il pourrait aussi servir à doter des postes similaires avec des durées et des profil linguistiques variées dans le futur au sein de Transports Canada.

Postes à pourvoir : Nombre à être déterminé

Les renseignements que vous devez fournir

Votre curriculum vitae.

Coordonnées de 2 références.

Afin que votre candidature soit retenue, votre demande doit clairement décrire comment vous répondez aux énoncés suivants (qualifications essentielles)

Études
ET1: Diplôme d'études secondaires ou un agencement acceptable d'études, de formation et (ou) d'expérience*.

*Une combinaison acceptable d'études et d'expérience, y compris une expérience d'au moins un (1) an dans le soutien administratif ou le service à la clientèle.

Équivalence des diplômes

Expériences
EX1: Expérience récente* de la prestation d'un soutien administratif général** à l'intention de la direction et aux clients.

EX2: Expérience de l’utilisation d’outils ou de logiciels de suivi pour attribuer des tâches, assurer le suivi des mesure à prendre et préparer des rapports d’étapes ou des présentations pour la direction et aux clients.

EX3: Expérience de la recherche et de la compilation d’informations à partir de sources multiples.

*On entend par « expérience récente » une expérience acquise au cours des cinq (5) dernières années.
**On entend par « soutien administratif général » la gestion des horaires, l’organisation et la préparation de réunions/téléconférences, la préparation et le rassemblement de dossiers de réunion et de documents d’information, surveiller et répondre aux courriels et aux messages téléphoniques, l’approvisionnement en équipement et en fournitures de bureau, le maintien d’un système de classement et d’autres tâches connexes.

Compétences
CCL1: Faire preuve d’intégrité et de respect
CCL2: Réflexion approfondie
CCL3: Collaboration efficace avec les autres
CCL4: Esprit d’initiative et orientation vers l’action
CCL5: Souci du service à la clientèle

Capacités
CA1: Capacité de communiquer efficacement de vive voix.
CA2: Capacité de communiquer efficacement par écrit.
CA3: Capacité à gérer des priorités multiples et concurrentes dans des délais serrés sous pression.
CA4: Capacité de travailler de façon autonome avec une supervision minimale.

Qualités personnelles
QP1: Souci du détail
QP2: Jugement
QP4: Fiabilité

Si vous répondez à certains des énoncés suivants, votre demande doit également clairement décrire comment vous y répondez (autres qualifications)

EXIGENCES OPÉRATIONNELLES
Consentir à faire des heures supplémentaires à court préavis et être en mesure de le faire.
Être disponible pour travailler, selon un horaire de travail variable.

Les énoncés suivants seront utilisés / évalués à une date subséquente (essentiels à l'emploi)

Exigences linguistiques variées
Anglais essentiel
Français essentiel
Bilingue impératif BBB/BBB
Bilingue impératif CBC/CBC

Renseignements sur les exigences linguistiques

Les énoncés suivants pourraient être utilisés / évalués à une date subséquente (pourraient être nécessaires à l'emploi)

QUALIFICATIONS CONSTITUANT UN ATOUT

Études
AET1: Diplôme d’études postsecondaires dans un domaine lié aux fonctions du poste.

Équivalence des diplômes

Expériences
AEX1: Expérience de la gestion des courriels et des calendriers des cadres supérieurs*, de la préparation de matériel pour les réunions et de la rédaction de procès-verbaux au besoin.

AEX2: Expérience de l’organisation et de la coordination d’événements, de comités de gouvernance et/ou de retraites de cadres supérieurs*, de vidéoconférences et de la diffusion rapide et exacte de l’information pertinente.

AEX3: Expérience de travail au sein du Gouvernement fédérale.

AEX4: Expérience dans la prestation de conseils et services aux gestionnaires concernant les finances, la gestion de l’information/gestion des dossiers et gestion des données, les ressources humaines ou approvisionnements.

Exemples de conseils et services financières: les prévisions budgétaires, la vérification et réconciliation des comptes, la préparation et traitement de factures, codage des transactions, accords/transferts interministériels, l’organisation/réservation des déplacements et de l’exécution des demandes de remboursement de frais de voyage, préparation des rapports financiers, la saisie des données dans le système financier.

Exemples de conseils et de services en gestion de l’information et des dossiers (GI/RM) et en gestion des données : interprétation et application des politiques, directives régissant la gestion des ressources d’information, y compris la classification, la sécurité et la disposition de l’information, et appuyant l’élaboration et la mise en œuvre de processus, de procédures ou de lignes directrices ministériels en matière de gestion de l’information.

Exemples de conseils et service en ressources humaines: assurer la liaison avec les autorités en RH ou les gestionnaires clients pour clarifier les exigences, remplir les formulaires appropriés, obtenir les signatures déléguées, soumettre et faire le suivi des demandes.

Exemples de conseils et services en approvisionnement: la recherche, liaison avec les autorités en approvisionnement ou les gestionnaires clients pour clarifier les exigences, remplir les bons de commande, contrats de service, obtenir les signatures afin d’obtenir des biens services par l’entremise de véhicules d’approvisionnement tels que les offres à commandes, les achats de faible valeur et les cartes d’achat.

AEX5: Expérience d'élaboration de documents tels que du matériel de sensibilisation, des communications et des présentations et/ou expérience de documentation des procédures.

AEX6: Expérience de prestation de sessions de formation en groupe ou individuelles.

AEX7: Expérience de l’utilisation des logiciels Microsoft Office (MS, Word, Excel, Outlook et PowerPoint).

AEX8: Expérience dans l'utilisation d'applications gouvernementales telles que SAP (Systèmes, applications et produits), PeopleSoft ou CCM Mercury/MEC.

AEX9: Expérience de l’utilisation des systèmes de gestion d’enregistrement des documents électroniques tel que SGDDI, GCDOCs, OneDrive ou Sharepoint.

Connaissances
ACO1: Connaissance des politiques et des procédures financières.
ACO2: Connaissance des politiques et des procédures liées à la Loi sur la gestion des finances publiques.
ACO3: Connaissance des politiques et des pratiques de gestion des ressources humaines.
ACO4: Connaissance des politiques et directives du gouvernement du Canada en matière de gestion de l'information (GI)/gestion des dossiers et la gestion des données.

Transports Canada s’engage à établir et à maintenir un effectif représentatif. Les candidats qualifiés qui déclarent appartenir à l'un des groupes d'équité en emploi (membres de minorités visibles, Autochtones, personnes handicapées et/ou femmes) pourraient être sélectionnés en vue d'une nomination afin de combler un besoin organisationnel.

Conditions d'emploi

Autorisation sécuritaire Cote de fiabilité

Tests

Examen d'entrée à la fonction publique TELNS

Les postulants doivent subir l'Examen d'entrée à la fonction publique - Test en ligne non supervisé comme première étape de présélection pour le processus annoncé. L'examen comprend deux sous-tests : un test de raisonnement et un test de jugement. Tous les postulants doivent subir le premier sous-test. Vous ne serez invité à subir le second sous-test que si nous avons besoin de renseignements additionnels pour compléter l'évaluation. Vous disposez de 90 minutes pour subir le test de raisonnement et de 75 minutes pour le test de jugement (au besoin). Vous devez le(s) terminer afin de pouvoir soumettre une demande d'emploi pour le poste annoncé.

Pour de plus amples renseignements, veuillez consulter : Examen d'entrée à la fonction publique - Test en ligne non supervisé

Autres renseignements

La fonction publique du Canada s’est engagée à se doter d’un effectif compétent qui reflète la diversité de la population canadienne qu’elle dessert. Nous favorisons l’équité en matière d’emploi et vous encourageons à indiquer dans votre demande d’emploi si vous appartenez à un des groupes désignés.

Renseignements sur l’équité en matière d’emploi

• Transports Canada acceptera uniquement les demandes d'emploi en ligne.

• Aucun accusé de réception des demandes ne sera envoyé aux postulants.

• Transports Canada communiquera avec les candidats une fois que le processus de présélection sera terminé.

• Les communications relatives au processus de sélection se feront par courriel. Il incombe aux candidats de fournir des coordonnées exactes et de le mettre à jour au besoin. Ils devraient s'assurer par ailleurs, de fournir une adresse électronique qui accepte les courriels provenant d'utilisateurs inconnus (certains systèmes de messagerie bloquent ce genre de courriels). Veuillez noter que si vous ne nous fournissez pas une adresse électronique à jour pour vous contacter, nous considérerons que vous n'êtes plus intéressés à participer au processus de sélection et votre candidature sera retirée.

• un examen écrit, une entrevue et la prise de références pourront servir en tant que méthodes l’évaluation dans le cadre de ce processus.

• Les candidats doivent répondre aux qualifications essentielles pour être nommés à un poste.

• Les candidats devront fournir une attestation des études plus tard au cours du processus.

• Les candidats ayant effectué des études à l'étranger devront faire évaluer les certificats et/ou diplômes en fonction des normes de scolarité canadienne. Ceci permettra de fournir une preuve d'équivalence canadienne au moment de postuler un emploi au sein de la fonction publique. Le Centre d'information canadien sur les diplômes internationaux offre un soutien aux personnes qui souhaitent faire évaluer leurs diplômes et leurs titres de compétences professionnels en les dirigeants vers les organisations appropriées. Le Centre d'information canadien sur les diplômes internationaux peut être contacté via son site internet : http://www.cicdi.ca.

• Chaque personne a le droit de participer à un processus de nomination dans la ou les langues officielles de leur choix. Nous demandons aux postulants de mentionner leur(s) langue(s) préférée(s) dans la demande d'emploi.

• Toutes les demandes d'emploi doivent être soumises en utilisant le Système de ressourcement de la fonction publique (SRFP). Il est nettement avantageux de postuler en direct car:
- cela permet de créer un profil de candidature et un curriculum vitae qui peut être réutiliser pour postuler sur d'autres emplois au lieu de remplir chaque fois une nouvelle demande;
- cela permet de vérifier le statut d'une demande d'emploi à tout moment;
- pour certains emplois, cela permet également de trouver des renseignements importants qui sont uniquement accessibles lorsque l'on postule en ligne (incluant le questionnaire d'emploi et l'énoncé des critères de mérite).

• Pour soumettre une demande d'emploi en ligne, sélectionnez "Postulez" ci-dessous.

• Les personnes handicapées qui ne peuvent pas postuler en ligne sont priées de communiquer avec 1-800-645-5605.

Préférence

La préférence sera accordée, dans l’ordre suivant, aux anciens combattants et aux citoyens canadiens, à l’exception d’un poste situé au Nunavut, où les Inuits du Nunavut seront nommés en premier.

Renseignements sur la préférence aux anciens combattants

Nous remercions d'avance ceux et celles qui auront soumis une demande d'emploi, mais nous ne contacterons que les personnes choisies pour la prochaine étape de sélection.