Agent(e) d'administration

Messages importants

Nous sommes aussi engagés à instaurer un milieu de travail inclusif et exempt d’obstacles, dès le processus de sélection. Si vous avez besoin de mesures d’adaptation à une étape ou une autre du processus d’évaluation, veuillez envoyer un message à l’adresse indiquée ci-dessous sous la rubrique Personnes-ressources pour en faire la demande. Les renseignements reçus au sujet de mesures d’adaptation seront traités confidentiellement.

Mesures d’adaptation en matière d’évaluation

Les candidats doivent démontrer clairement, dans le questionnaire de présélection, comment ils répondent à chacun des critères relatifs à l'éducation et l'expérience faisant partie des qualifications essentielles et qualifications constituant un atout, si applicable. Veuillez noter qu'il n'est pas suffisant d'affirmer que vous possédez les qualifications requises et/ou d'énumérer vos responsabilités actuelles ou passées. Il faut donner des exemples concrets qui démontrent comment vous rencontrez les exigences en respectant le nombre maximal de mots (500 mots) prévu à cet effet. Le curriculum vitae pourrait être utilisé comme source secondaire d'information pour valider les qualifications décrites; les commentaires tels que «veuillez consulter mon curriculum vitae ci-joint» ne seront pas acceptés et pourraient avoir comme résultats le rejet de votre candidature. Seulement les demandes soumises en ligne seront considérées.

*** Cette opportunité pourrait être complétée par un accord de télétravail.

Tâches

Activités principales

En conformité avec la législation, les lignes directrices, politiques et procédures appropriées, diffuser et expliquer les procédures et directives se rapportant aux finances, à l’administration et aux ressources humaines; donner des conseils et des explications au personnel au sujet des procédures; enfin, recommander et mettre en oeuvre des procédures nouvelles ou améliorées régissant le travail.

Élaborer et rédiger des notes de service et de la correspondance sur les projets, les finances, l’administration, les ressources humaines, ainsi que de l’information et des exigences sur les marchés; faire de la recherche, préparer des documents, contrôler et gérer la circulation de la correspondance, des notes et des demandes de renseignements personnels; préparer les rapports de la Division sur les voyages; enfin, produire d’autres rapports spéciaux sur les activités liées aux
programmes et aux projets. Entrer les données dans le système de suivi et de rapports.

Contribuer à l’élaboration de l’éventail complet des documents de classification et de dotation; prévoir les besoins à court terme en matière de ressources humaines et confirmer le financement.

Faire des recherches en vue de planifier les besoins en administration pour veiller à l’exécution efficace et efficiente de tous les aspects du fonctionnement.

Contribuer à la mise en œuvre des mesures de sûreté et de sécurité.

Faire des recommandations à la haute direction sur la disponibilité, l’état et la logistique en ce qui concerne les installations, les télécommunications et les services informatiques. Contribuer à la planification, à la coordination et à la gestion des projets d’installations ou de locaux.

Apporter une aide à la recherche, la négociation et / ou la préparation des cahiers de charges ou des paramètres des soumissions, contrats et protocoles d’entente.

Fournir un soutien administratif en rapport avec le Cycle de gestion budgétaire : faire des recherches,
compiler et rédiger des examens; compléter un large éventail de rapports financiers; préparer et amorcer des opérations de recouvrement de coûts; gérer les comptes créditeurs et débiteurs; vérifier la disponibilité des fonds relativement à des voyages, des frais d’accueil et des marchés de services, des subventions et contributions, des achats d’immobilisations et d’autres dépenses; trier, compiler et formater les données extraites du système de contrôle financier du Ministère; préparer des scénarios financiers sur les besoins relatifs aux programmes; préparer des plans de mesures d’urgence ainsi que des scénarios de réussites; entrer dans les systèmes financiers du Ministère les opérations budgétaires, dépenses, engagements et revenus.

Entrer les données financières, assurer le traitement des factures et les recouvrements, concilier les
données de divers systèmes, rapports, relevés de cartes de crédit / voyage, comptes-rendus de voyage et documents comptables conformément avec les politiques, règlements et procédures du Ministère et de l’agence centrale.

Établir et entretenir un vaste réseau de personnes-ressources au Ministère et se tenir au courant des
tendances et des pratiques exemplaires en ce qui concerne les questions administratives et financières.

Participer aux travaux de groupes de travail et à des séances d’information ou de formation.

Peut être requis de superviser, former et coordonner le travail du personnel.

Milieu de travail

Que diriez-vous de travailler dans une organisation avant-gardiste qui tient votre santé à coeur, votre bien-être physique et psychologique et qui fournit des occasions de perfectionnement professionnel enrichissantes tout en récompensant l’innovation ? Santé Canada est reconnu comme l’un des meilleurs employeurs pour les jeunes pendant cinq années consécutives et l’un des meilleurs employeurs au Canada en matière de diversité depuis les dix dernières années. Ne ratez pas l’occasion de profiter des nombreux avantages de la fonction publique et d’accéder à tellement plus en vous joignant à notre équipe gagnante!

Intention du processus

Bien que l'objectif immédiat de cette Annonce de possibilité d'emploi est de pourvoir de façon indéterminée, les candidats devraient savoir qu’un bassin de candidats (es) qualifié (totalement évalué ou partiellement évalué) pourrait être établi et pourrait être utilisé pour doter des postes semblables à ce groupe et niveau assortis de divers profils linguistiques tel qu'identifié sous la section Exigences linguistiques. Ce processus pourrait être utilisé pour combler des besoins de durées variées (nomination intérimaire, affectation, mutation, durée indéterminée ou déterminée, détachement), exigences en matière de sécurité et conditions d'emploi au sein de Santé Canada. Compte tenu de l'utilisation éventuelle du processus de sélection et du bassin ultérieur établi par les gestionnaires recruteurs, nous invitons tous les employés à la recherche d'une telle expérience à présenter leur candidature.

Postes à pourvoir : 1

Les renseignements que vous devez fournir

Votre curriculum vitae.

Afin que votre candidature soit retenue, votre demande doit clairement décrire comment vous répondez aux énoncés suivants (qualifications essentielles)

Études :
- Diplôme d'études secondaires ou une combinaison acceptable d'études, de formation et/ou d'expérience.

Équivalence des diplômes

Expérience :
- Expérience de la fourniture d'un soutien administratif de bureau à un cadre supérieur.
- Expérience de la fourniture de conseils/de l'orientation aux clients internes ou à la direction.
- Expérience de l'élaboration de procédures ou de lignes directrices.
- Expérience de la fourniture d'un soutien à la planification logistique (voyages, conférences, séminaires, salons professionnels, rapports de dépenses, établissement de budgets, etc.)

Les énoncés suivants seront utilisés / évalués à une date subséquente (essentiels à l'emploi)

Bilingue - Impératif (CBC/CBC)

Renseignements sur les exigences linguistiques

Connaissances :
- Connaissance du mandat de Santé Canada.
- Connaissance des procédures administratives et des divers logiciels utilisés pour produire des documents/rapports (par exemple Word, PowerPoint et Excel).

Capacités :
- Capacité d'organiser des réunions, de rédiger des procès-verbaux et d'assurer le suivi des mesures à prendre.
- Capacité à fournir des conseils sur des questions administratives
- Capacité à communiquer efficacement par écrit.
- Capacité à communiquer efficacement à l'oral.
- Capacité à travailler efficacement dans un environnement de travail sous haute pression.

Qualités personnel :
- Relations interpersonnelles efficaces
- Fiabilité/dépendance
- Initiative
- Respect de la diversité.
- Discrétion
- Jugement
- Souci du détail

Les énoncés suivants pourraient être utilisés / évalués à une date subséquente (pourraient être nécessaires à l'emploi)

Études :
- Achèvement réussi d'un programme d'études postsecondaires dans un domaine lié au poste OU combinaison acceptable d'études, de formation et/ou d'expérience (possession d'un diplôme d'études secondaires et formation/expérience dans un domaine lié au poste).

Équivalence des diplômes

Expérience :
- Expérience de l'appui à un cadre supérieur de niveau directeur et plus.
- Expérience du travail avec des systèmes financiers tels que SAP ou un système similaire.
- Expérience de travail dans un environnement de bureau du secteur public**, ou dans un environnement de bureau situé dans une grande entité du secteur privé*** avec des lieux de travail multiples et variés.

**Le secteur public est défini comme étant les entités fédérales, provinciales, territoriales, municipales ou des Premières nations.
***Le secteur privé de grande taille est défini comme une entité comptant environ 200 employés ou bénévoles ou plus, répartis sur plusieurs sites et exerçant divers types de fonctions.

Conditions d'emploi

Autorisation sécuritaire Secret

Conditions d'emploi :
- Volonté de faire des heures supplémentaires les fins de semaine et en soirée à court préavis. *

* Les candidats doivent satisfaire et maintenir les conditions d'emploi susmentionnées pendant toute la durée de leur emploi dans le poste.

Autres renseignements

La fonction publique du Canada s’est engagée à se doter d’un effectif compétent qui reflète la diversité de la population canadienne qu’elle dessert. Nous favorisons l’équité en matière d’emploi et vous encourageons à indiquer dans votre demande d’emploi si vous appartenez à un des groupes désignés.

Renseignements sur l’équité en matière d’emploi

Les candidat(e)s peuvent être tenu(e)s à satisfaire aux qualifications constituant un atout ou aux besoins de l'organisation selon les exigences du poste spécifique à doter. Posséder une ou plusieurs qualifications constituant un atout pourrait être un facteur déterminant du choix de la personne qui sera nommée au poste parmi les candidats qualifiés. Veuillez noter qu'une, quelques ou toutes les qualifications constituant un atout pourraient être utilisées à la phase de la présélection.

Une vérification de références peut être faite.

Une entrevue peut être faite.

Un test standardisé peut être administré.

Un examen écrit peut être administré.

Aucun accusé de réception des demandes ne sera envoyé. Nous communiquerons avec les candidat(e)s dès que le processus de présélection sera terminé.

Chaque personne a le droit de participer à un processus de nomination dans la ou les langues officielles de son choix. Nous demandons aux postulant(e)s de mentionner leur(s) langue(s) préférée(s) dans leur demande d'emploi.

Les candidats ayant des diplômes étrangers doivent fournir une preuve d'équivalence canadienne. Pour plus d'informations, consultez le Centre d'information canadien sur les diplômes internationaux à l'adresse http://www.cicic.ca/.

Des stratégies de gestion du volume peuvent être utilisées (par exemple : une approche descendante peut être utilisée).

Préférence

La préférence sera accordée, dans l’ordre suivant, aux anciens combattants et aux citoyens canadiens, à l’exception d’un poste situé au Nunavut, où les Inuits du Nunavut seront nommés en premier.

Renseignements sur la préférence aux anciens combattants

Nous remercions d'avance ceux et celles qui auront soumis une demande d'emploi, mais nous ne contacterons que les personnes choisies pour la prochaine étape de sélection.