RÉPERTOIRE AS-03 - À la recherche d'Agent(e)s d'administration et d'Adjoint(e)s exécutif(ve)s!

Messages importants

Joignez-vous à un des ministères qui connaît la croissance la plus rapide au sein de la fonction publique et qui fait une différence dans la santé des canadiens! En soumettant une seule demande, vous aurez la chance de vous qualifier non pas pour une mais bien pour deux organisations de classe mondiale soit Santé Canada (SC) et l’Agence de la santé publique du Canada (ASPC).

Lorsque vous présentez une demande pour ce processus de sélection, vous ne postulez pas un poste particulier, mais à un répertoire dans l'éventualité de postes à pourvoir. Au fur et à mesure que des postes seront disponibles, les postulants qui satisfont aux critères de la préselection pourraient être contactés aux fins d'examen.

Vous souhaitez en savoir plus sur cette offre? Vous connaissez quelqu’un qui serait parfait pour le poste? Partagez l’offre ou cliquez sur le lien pour postuler en ligne!

Tâches

Qu’est-ce que ça veut dire obtenir un poste d'Adjoint(e) exécutif(ve) / Agent(e) d'administration à SC et à l’ASPC ?

Cela veut dire que vous pourriez :
• Gérer l’agenda d’un directeur exécutif (ou équivalent), répondre aux demandes de renseignements généraux et acheminer les appels aux personnes concernées selon le sujet et en fonction de l’urgence
• Mettre en place et tenir un système pour suivre de près l’état d’avancement
• Préparer des documents d’information, des résumés des documents des comités, des ordres du jour et de la documentation pour les réunions hebdomadaires, les séances de groupes de travail et des conférences spéciales.
• Coordonner la prestation de services afin de répondre aux besoins en ce qui concerne les locaux, les télécommunications, l’approvisionnement en matériel et les fournitures de bureau, ainsi que la préparation de contrats de services personnels
• Recommander des procédures administratives et coordonner les processus de planification
• Fournir un soutien administratif en rapport avec le Cycle de gestion budgétaire
• Coordonner l’entrée des données financières, assurer le traitement des factures et les recouvrements, concilier les données de divers systèmes, rapports, relevés de cartes de crédits / voyage, comptes-rendus de voyage et documents comptables
• Passer en revue le travail réalisé et exercer un leadership en transmettant l’information au nom du directeur exécutif (ou équivalent) sur les réalisations attendues
• Superviser, surveiller et entraîner les employés

Milieu de travail

SC est le ministère fédéral chargé d’aider les Canadiennes et les Canadiens à conserver et à améliorer leur santé. Notre mission est de faire du Canada un des pays où la population est le plus en santé au monde.

L’ASPC a pour but de promouvoir et de protéger la santé des Canadiens par la prévention et le contrôle des maladies chroniques et infectieuses et des blessures, ainsi que par la préparation et l'intervention en cas d'urgence de santé publique.

Que diriez-vous de travailler dans une organisation avant-gardiste qui tient votre santé à coeur, votre bien-être physique et psychologique et qui fournit des occasions de perfectionnement professionnel enrichissantes tout en récompensant l’innovation ? SC fait partie des 100 meilleurs employeurs au Canada pour 2021 en plus d’être reconnu comme meilleur employeur pour les jeunes depuis 2015 et comme meilleur employeur en matière de diversité depuis 2010 ! Ne ratez pas l’occasion de profiter des nombreux avantages de la fonction publique et d’accéder à tellement plus en vous joignant à notre équipe gagnante !

Intention du processus

L’objectif du répertoire est de pouvoir compter sur un bassin de candidats au cas où un poste serait vacant, ainsi que de répondre aux besoins actuels et futurs de SC et de l’ASPC à divers endroits au Canada. Les candidatures seront acceptées sur une base continue tant que l’affiche est active.

Comme nous prévoyons un grand nombre de candidatures, il est possible que, tout au long du processus de sélection, nous allons appliquer des stratégies de gestion de volume telles que, sans s’y limiter, l’approche descendante, l’établissement d’un point de coupure et/ou la sélection aléatoire

Postes à pourvoir : Nombre à être déterminé

Les renseignements que vous devez fournir

Votre curriculum vitae.

Réponse à une question texte adressant ce qui suit :

• Les candidats doivent répondre à une questions écrite qui évalura les qualifications de l'initiative et de la communication écrite.

Afin que votre candidature soit retenue, votre demande doit clairement décrire comment vous répondez aux énoncés suivants (qualifications essentielles)

ÉTUDES

Diplôme d’études secondaires

Équivalence des diplômes

EXPÉRIENCE

Expérience (2 ans à temps plein) dans un rôle de soutien administratif dans au moins deux des domaines suivants:
• Ressources humaines (p. ex., dotation, classification)
• Opérations financières (p. ex., gestion du budget et production de rapports)
• Contrat ou acquisition
• Hébergement en lien avec les installations (p. ex., déménagement)
• Coordination et traitement des dépenses liées aux voyages
• Coordination de la gestion de la correspondance, notamment de la relecture et de la révision de la correspondance aux fins du contrôle de la qualité
• Coordination de la logistique de réunions, d’événements et de téléconférence
• Support au programme ou projets
• Coordination et gestion d’un calendrier de la haute gestion et de son emploi du temps

Expérience de travail avec un système de suivi, de la surveillance et du suivi des demandes

Les énoncés suivants seront utilisés / évalués à une date subséquente (essentiels à l'emploi)

Exigences linguistiques variées
BBB, CBC, français essentiel et anglais essentiel

Renseignements sur les exigences linguistiques

ABILITÉS/COMPÉTENCES
• *Capacité de communiquer efficacement par écrit
• Capacité de communiquer efficacement de vive voix
• Capacité de travailler sous pression dans un milieu où les activités se déroulent à un rythme rapide
• Capacité de superviser des employés
• Savoir organiser / orchestrer
• Respect de la diversité
• Jugement
• *Faire preuve d’initiative
• Fiabilité/Sens des responsabilités
• Réflexion approfondie
• Orientation vers la clientèle
• Savoir travailler en équipe

*Faire preuve d'initiave et capacité à communiquer efficacement par écrit sera évaluée en utilisant votre réponse à la question écrite de votre candidature.

Les énoncés suivants pourraient être utilisés / évalués à une date subséquente (pourraient être nécessaires à l'emploi)

ÉTUDES CONSTITUANT UN ATOUT

Diplôme ou grade d’un établissement d’enseignement postsecondaire reconnu

Équivalence des diplômes

EXPÉRIENCE CONSTITUANT UN ATOUT

• Expérience de travail avec le système SAP ou un autre système financier
• Expérience de coordination et de préparation d’un budget
• Expérience de l'utilisation des outils de la gestion des projets
• Expérience d’analyse, de prévision des activités financières et de production de rapports dans ce domaine
• Expérience de préparation et de coordination de voyages et du traitement des dépenses dans le portail de Services de voyage partagés (SVP)
• Expérience de travail dans un bureau de directeur général ou de sous-ministre adjoint
• Expérience d'assurer la liaison avec la haute gestion et leur bureau

EXIGENCES OPÉRATIONNELLES

Être en mesure et avoir la capacité de faire des heures supplémentaires pour rencontrer les exigences opérationnelles

Conditions d'emploi

Autorisation sécuritaire Cote de fiabilité - Il se peut que la cote de sécurité de niveau Secret soit demandée pour certains postes

Autres renseignements

La fonction publique du Canada s’est engagée à se doter d’un effectif compétent qui reflète la diversité de la population canadienne qu’elle dessert. Nous favorisons l’équité en matière d’emploi et vous encourageons à indiquer dans votre demande d’emploi si vous appartenez à un des groupes désignés.

Renseignements sur l’équité en matière d’emploi

Vous avez le droit de participer au processus de nomination dans la langue officielle de votre choix (français ou anglais). Nous vous demandons d’indiquer la langue officielle de votre choix dans votre candidature.

Renseignements sur les mesures d’adaptation pour personnes handicapées:
https://www.canada.ca/fr/commission-fonction-publique/emplois/services/emplois-gc/renseignements-candidats/mesures-adaption-personnes-handicapees.html

Préférence

La préférence sera accordée, dans l’ordre suivant, aux anciens combattants et aux citoyens canadiens, à l’exception d’un poste situé au Nunavut, où les Inuits du Nunavut seront nommés en premier.

Renseignements sur la préférence aux anciens combattants

Nous remercions d'avance ceux et celles qui auront soumis une demande d'emploi, mais nous ne contacterons que les personnes choisies pour la prochaine étape de sélection.