Adjoint(e) exécutif(ve)

Messages importants

Nous sommes aussi engagés à instaurer un milieu de travail inclusif et exempt d’obstacles, dès le processus de sélection. Si vous avez besoin de mesures d’adaptation à une étape ou une autre du processus d’évaluation, veuillez envoyer un message à l’adresse indiquée ci-dessous sous la rubrique Personnes-ressources pour en faire la demande. Les renseignements reçus au sujet de mesures d’adaptation seront traités confidentiellement.

Mesures d’adaptation en matière d’évaluation

AAC a la diversité et l’inclusion à cœur. Il est donc fier d’être reconnu comme l’un des meilleurs employeurs pour la diversité au Canada. Nous vous invitons à poser votre candidature et vous encourageons fortement à vous auto-identifier si vous appartenez à l’un des groupes désignés aux fins de l’équité en matière d’emploi (c.-à-d., Autochtones, personnes handicapées, minorités visibles, femmes).

Tâches

L’Adjoint(e) exécutif(ive) fournira un appui administratif au Bureau du directeur et sera responsable de:
- Gérer le calendrier quotidien et l’informer des priorités quotidiennes et hebdomadaires.
- Filtrer les demandes de renseignements reçues et y répondre (en personne, au téléphone ou par voie électronique), effectuer des recherches pour fournir l’information demandée.
- Analyser les documents reçus pour en déterminer le sujet, faire des recherches et coordonner la préparation des réponses.
- Élaborer le système de classement de l’unité de travail, vérifier l’entrée des données dans le système budgétaire du Ministère relativement aux processus de prévisions, traiter les factures et préparer les documents d’approvisionnement au besoin.
- Organiser et coordonner les préparatifs de voyage.
- Déterminer les besoins logistiques pour diverses réunions, selon le protocole.
- Aider à préparer divers rapports; et
- Superviser le personnel de soutien administratif du bureau.

Milieu de travail

Agriculture et Agroalimentaire Canada (AAC) aide les agriculteurs et l’industrie à produire les aliments dont notre pays a besoin. Le Ministère s’efforce également d’accroître les exportations canadiennes tout en exerçant un leadership dans la croissance et le développement d’un secteur canadien de l’agriculture et de l’agroalimentaire compétitif, innovateur et durable.

Situé au cœur de la région des Prairies, à Saskatoon (Saskatchewan), le Centre de recherche et de développement de Saskatoon mène des recherches sur la production agricole des Prairies, afin d'appuyer l'industrie agroalimentaire de l'Ouest canadien. Le Centre est installé sur le campus de l'Université de la Saskatchewan.

Intention du processus

Besoin immédiat : 1 poste permanent à temps plein.

Un bassin de candidats qualifiés pourrait être créé et pourrait être utilisé par Agriculture et Agroalimentaire Canada pour doter des postes similaires dont la durée pourrait être différente et divers cote de sécurité.

Postes à pourvoir : 1

Les renseignements que vous devez fournir

Votre curriculum vitae.

Coordonnées de 2 références.

Afin que votre candidature soit retenue, votre demande doit clairement décrire comment vous répondez aux énoncés suivants (qualifications essentielles)

ÉTUDES:
- Diplôme d'études secondaires ou agencement acceptable d'études, de formation et/ou d'expérience.

Équivalence des diplômes

EXPÉRIENCES:
- Expérience de la prestation de services de soutien administratif, comme planifier et gérer les calendriers, coordonner les réunions et organiser les déplacements.
- Expérience du traitement de documents confidentiels, protégés et de nature délicate.
- Expérience de la prestation de services de soutien administratif dans le domaine des finances ou des ressources humaines.

Si vous répondez à certains des énoncés suivants, votre demande doit également clairement décrire comment vous y répondez (autres qualifications)

EXPÉRIENCES:
- Expérience de la coordination de conférences et de réunions, notamment de la préparation et de la diffusion de procès-verbaux et d’information stratégique.
- Expérience de la mise en forme et de la révision de documents comme des notes d’information, des pièces de correspondance ou des dossiers de présentation.
- Expérience de l’utilisation de SharePoint pour gérer et transmettre des renseignements.
- Expérience de l’utilisation d’un système organisationnel de suivi de la correspondance (p. ex. SSRCHD).
- Expérience de la prestation de services de soutien administratif à un membre de la direction.
- Expérience de la gestion de documents et de l’information.

Les énoncés suivants seront utilisés / évalués à une date subséquente (essentiels à l'emploi)

Bilingue - Impératif (BBB/BBB)

Renseignements sur les exigences linguistiques

CONNAISSANCE:
- Connaissance des procédures administratives dans les domaines des finances et des ressources humaines.

COMPÉTENCES:
- Communication interactive
- Planification et organisation
- Esprit d’équipe
- Esprit d’initiative
- Faculté d’adaptation
- Gestion de projet

CAPACITÉS:
- Capacité d’utiliser son raisonnement pour résoudre des problèmes.
- Capacité de diriger des équipes.
- Capacité de communiquer efficacement de vive voix et par écrit.

Les énoncés suivants pourraient être utilisés / évalués à une date subséquente (pourraient être nécessaires à l'emploi)

La sélection pourrait se limiter aux membres des groupes d'équité en emploi suivants : les autochtones, les personnes handicapées, les minorités visibles, les femmes

Renseignements sur l'équité en matière d'emploi

Conditions d'emploi

Autorisation sécuritaire Secret

Consentir à faire des heures supplémentaires et être en mesure de le faire.
Consentir à voyager dans les provinces des Prairies, au besoin, et être en mesure de le faire.
Être titulaire d’un permis de conduire valide ou être en mesure de se déplacer au même titre qu’une personne qui possède un permis de conduire valide.

Autres renseignements

La fonction publique du Canada s’est engagée à se doter d’un effectif compétent qui reflète la diversité de la population canadienne qu’elle dessert. Nous favorisons l’équité en matière d’emploi et vous encourageons à indiquer dans votre demande d’emploi si vous appartenez à un des groupes désignés.

Renseignements sur l’équité en matière d’emploi

INFORMATION SUR L’ÉVALUATION

Pour être nommé au poste, vous devez posséder toutes les qualifications essentielles. D'autres qualifications peuvent entrer en ligne de compte dans le choix de la personne nommée au poste. Certaines des qualifications (essentielles ou autres) seront évaluées à l'aide de votre demande d'emploi. Il vous incombe de fournir des exemples pertinents démontrant comment vous répondez à chaque exigence. À défaut de le faire, votre demande pourrait être rejetée.

Divers outils d'évaluation peuvent être utilisés, tels que des tests standardisés, des entretiens, des références, les connaissances des membres du comité de sélection.

Toutes les communications associées à ce processus, y compris la correspondance par courriel, peuvent être utilisées pour évaluer les qualifications.

Une sélection aléatoire ou descendante des candidats pourrait être utilisée pour déterminer ceux qui pourrait être pris en considération dans le processus d'évaluation.

Les décisions relatives à une nomination peuvent être fondées sur un ou plusieurs des critères suivants :
- Jumeler l'expérience ou les qualifications du candidat aux forces et aux faiblesses de
l'équipe de travail.
- Jumeler l'expérience ou les qualifications du candidat aux tâches du poste à pourvoir.
- Profondeur, étendue, type d'expérience relative au travail.
- Niveau/degré d'une ou de plusieurs compétences/qualifications.

Un examen peut être administré.

Une entrevue peut être faite.

Une vérification de références peut être faite.

Vous devez fournir des attestations d'études.

Il se peut qu’on ait recours à une sélection utilisant des qualifications constituant un atout pour déterminer qui avancera à la prochaine étape du processus d'évaluation.

RENSEIGNEMENTS SUR LA DEMANDE D’EMPLOI ET LA CORRESPONDANCE

Les demandes soumises par courriel ne seront pas acceptées. Vous devez postuler en ligne sur le site https://www.canada.ca/fr/services/emplois/opportunites/gouvernement.html.

Les personnes handicapées qui ne peuvent pas postuler en ligne sont priées de contacter l'adresse électronique mentionnée ci-dessous sous la rubrique "Personnes-ressources".

Chaque personne a le droit de participer à un processus de nomination dans la ou les langues officielles de son choix. Nous demandons aux postulant(e)s de mentionner leur(s) langue(s) préférée(s) dans leur demande d'emploi.

Les communications relatives au processus de sélection se feront par courriel. Il incombe aux candidats de fournir des coordonnées exactes et de les mettre à jour au besoin. Ils devraient s'assurer par ailleurs de fournir une adresse électronique qui accepte les courriels provenant d'utilisateurs inconnus (certains systèmes de messagerie bloquent ce genre de courriels).

Préférence

La préférence sera accordée, dans l’ordre suivant, aux anciens combattants et aux citoyens canadiens, à l’exception d’un poste situé au Nunavut, où les Inuits du Nunavut seront nommés en premier.

Renseignements sur la préférence aux anciens combattants

Nous remercions d'avance ceux et celles qui auront soumis une demande d'emploi, mais nous ne contacterons que les personnes choisies pour la prochaine étape de sélection.