Adjoint/adjointe au soutien administratif

Messages importants

Nous sommes aussi engagés à instaurer un milieu de travail inclusif et exempt d’obstacles, dès le processus de sélection. Si vous avez besoin de mesures d’adaptation à une étape ou une autre du processus d’évaluation, veuillez envoyer un message à l’adresse indiquée ci-dessous sous la rubrique Personnes-ressources pour en faire la demande. Les renseignements reçus au sujet de mesures d’adaptation seront traités confidentiellement.

Mesures d’adaptation en matière d’évaluation

AAC a la diversité et l’inclusion à cœur. Il est donc fier d’être reconnu comme l’un des meilleurs employeurs pour la diversité au Canada. Nous vous invitons à poser votre candidature et vous encourageons fortement à vous auto-identifier si vous appartenez à l’un des groupes désignés aux fins de l’équité en matière d’emploi (c.-à-d., Autochtones, personnes handicapées, minorités visibles, femmes).

Tâches

Êtes-vous une personne efficace et organisée? Aimez-vous réaliser diverses tâches administratives? Et surtout, aimez-vous soutenir et aider les membres de votre équipe?

Ce poste est pour vous!

À titre d’adjoint(e) au soutien administratif, vous serez responsable d’appuyer les services suivants pour le bureau du directeur délégué de la RDT du Centre de recherche et de développement de Brandon :

Fournir des services de soutien administratif au bureau du directeur délégué de la RDT.
Recevoir, enregistrer, compiler et distribuer des documents et de la correspondance.
Gérer les calendriers et les boîtes aux lettres.
Utiliser des systèmes centralisés de production de rapports et de gestion de l’information.
Recueillir et regrouper des informations pour produire divers rapports et documents.
Mettre à jour les informations dans les bases de données financières et administratives.
Trier et classer des documents imprimés ou des fichiers électroniques.
Consigner et tenir à jour des outils et des guides d’information.
Planifier et gérer la logistique des réunions, des ateliers et des autres activités et événements.
Participer aux réunions et rédiger des comptes rendus.
Offrir un soutien aux processus de dotation du bureau du directeur ou du directeur délégué et remplacer l’adjoint administratif ou l’adjointe administrative en son absence.

Intention du processus

L'objectif de ce processus est de doter un poste indéterminé à temps plein.

Un bassin de candidats qualifiés et partiellement qualifiés pourrait être établi et pourrait être utilisé afin de doter des postes similaires, avec des diverses tenures, ainsi que des exigences linguistiques diverses.

Postes à pourvoir : 1

Les renseignements que vous devez fournir

Votre curriculum vitae.

Afin que votre candidature soit retenue, votre demande doit clairement décrire comment vous répondez aux énoncés suivants (qualifications essentielles)

Diplôme d’études secondaires ou combinaison acceptable d’études, de formation ou d’expérience.

SI VOUS AVEZ DES DIPLOMES ETRANGERS, s'il vous plaît suivez le lien ci-dessous pour obtenir des informations sur la façon d'obtenir une équivalence de diplôme. Vous devez obtenir une équivalence, à vos propres frais, afin d’être considéré pour une nomination dans la fonction publique.

Équivalence des diplômes

Expérience de la prestation de services à la clientèle et au public au téléphone, en personne ou par écrit.
Expérience de la planification et de l’organisation du travail ainsi que de l’établissement des priorités dans un environnement de bureau.
Expérience de la réalisation de tâches administratives telles que : planification des réunions, des téléconférences et des vidéoconférences, planification des préparatifs de voyage, etc.
Expérience de la préparation, de la révision, du formatage et de l’examen de divers documents et de la correspondance.
Expérience de l’utilisation de MS Outlook, Word et Excel.

Si vous répondez à certains des énoncés suivants, votre demande doit également clairement décrire comment vous y répondez (autres qualifications)

Diplôme d’un établissement d’enseignement postsecondaire reconnu avec spécialisation acceptable en administration de bureau, en administration des affaires ou dans un domaine lié aux fonctions du poste.

Équivalence des diplômes

Expérience de la rédaction de comptes rendus.
Expérience de la prestation de services de soutien administratif à la haute direction.
Vaste* expérience de l’utilisation de Microsoft Excel (création et gestion de bases de données, création et gestion de tableaux, utilisation de différentes fonctions et formules).
Vaste* expérience de l’utilisation de Microsoft Word (mise en page, création et utilisation de tableaux et de tables des matières).

*Par vaste expérience, on entend une expérience de niveau intermédiaire, au-delà de l’utilisation de base du logiciel.

Les énoncés suivants seront utilisés / évalués à une date subséquente (essentiels à l'emploi)

Anglais essentiel

Renseignements sur les exigences linguistiques

Souci du service à la clientèle
Initiative
Entregent
Jugement

Capacité de planifier et d’organiser le travail et d’établir les priorités.
Capacité de vérifier et de consigner les renseignements pour en garantir l’exactitude et l’intégralité.
Communication écrite.

Les énoncés suivants pourraient être utilisés / évalués à une date subséquente (pourraient être nécessaires à l'emploi)

Capacité de résoudre des problèmes.

Conditions d'emploi

Autorisation sécuritaire Cote de fiabilité

Être apte et disposé à faire des heures supplémentaires en période de pointe.

Autres renseignements

La fonction publique du Canada s’est engagée à se doter d’un effectif compétent qui reflète la diversité de la population canadienne qu’elle dessert. Nous favorisons l’équité en matière d’emploi et vous encourageons à indiquer dans votre demande d’emploi si vous appartenez à un des groupes désignés.

Renseignements sur l’équité en matière d’emploi

INFORMATION SUR L’ÉVALUATION

Pour être nommé au poste, vous devez posséder toutes les qualifications essentielles. D'autres qualifications peuvent entrer en ligne de compte dans le choix de la personne nommée au poste. Ils pourraient en outre devoir posséder les qualifications constituant un atout ou satisfaire aux exigences opérationnelles ou aux besoins organisationnels, selon le poste à doter. Certaines des qualifications (essentielles ou autres) seront évaluées à l'aide de votre demande d'emploi. Il vous incombe de fournir des exemples pertinents démontrant comment vous répondez à chaque exigence. À défaut de le faire, votre demande pourrait être rejetée.

Divers outils d'évaluation peuvent être utilisés, tels que des tests standardisés, des entretiens, des références, les connaissances des membres du comité de sélection.

Toutes les communications associées à ce processus, y compris la correspondance par courriel, peuvent être utilisées pour évaluer les qualifications.

Une sélection aléatoire ou descendante des candidats pourrait être utilisée pour déterminer ceux qui pourrait être pris en considération dans le processus d'évaluation.

Les décisions relatives à une nomination peuvent être fondées sur un ou plusieurs des critères suivants :
- Jumeler l'expérience ou les qualifications du candidat aux forces et aux faiblesses de
l'équipe de travail.
- Jumeler l'expérience ou les qualifications du candidat aux tâches du poste à pourvoir.
- Profondeur, étendue, type d'expérience relative au travail.
- Niveau/degré d'une ou de plusieurs compétences/qualifications.

Un examen peut être administré.

Une entrevue peut être faite.

Une vérification de références peut être faite.

Vous devez fournir des attestations d'études.

Il se peut qu’on ait recours à une sélection utilisant des qualifications constituant un atout pour déterminer qui avancera à la prochaine étape du processus d'évaluation.

RENSEIGNEMENTS SUR LA DEMANDE D’EMPLOI ET LA CORRESPONDANCE

Les demandes soumises par courriel ne seront pas acceptées. Vous devez postuler en ligne sur le site https://www.canada.ca/fr/services/emplois/opportunites/gouvernement.html.

Les personnes handicapées qui ne peuvent pas postuler en ligne sont priées de contacter l'adresse électronique mentionnée ci-dessous sous la rubrique "Personnes-ressources".

Chaque personne a le droit de participer à un processus de nomination dans la ou les langues officielles de son choix. Nous demandons aux postulant(e)s de mentionner leur(s) langue(s) préférée(s) dans leur demande d'emploi.

Les communications relatives au processus de sélection se feront par courriel. Il incombe aux candidats de fournir des coordonnées exactes et de les mettre à jour au besoin. Ils devraient s'assurer par ailleurs de fournir une adresse électronique qui accepte les courriels provenant d'utilisateurs inconnus (certains systèmes de messagerie bloquent ce genre de courriels).

Préférence

La préférence sera accordée, dans l’ordre suivant, aux anciens combattants et aux citoyens canadiens, à l’exception d’un poste situé au Nunavut, où les Inuits du Nunavut seront nommés en premier.

Renseignements sur la préférence aux anciens combattants

Nous remercions d'avance ceux et celles qui auront soumis une demande d'emploi, mais nous ne contacterons que les personnes choisies pour la prochaine étape de sélection.