Adjoint administratif/adjointe administrative, Soutien des programmes

Messages importants

Nous sommes aussi engagés à instaurer un milieu de travail inclusif et exempt d’obstacles, dès le processus de sélection. Si vous avez besoin de mesures d’adaptation à une étape ou une autre du processus d’évaluation, veuillez envoyer un message à l’adresse indiquée ci-dessous sous la rubrique Personnes-ressources pour en faire la demande. Les renseignements reçus au sujet de mesures d’adaptation seront traités confidentiellement.

Mesures d’adaptation en matière d’évaluation

Tâches

Les postes de soutien administratif fournissent une assistance aux employés et aux gestionnaires dans un large éventail de fonctions, selon les besoins de l’organisme et en fonction d’une unité de travail particulière. Ces fonctions peuvent comprendre, sans s’y limiter, les éléments suivants :

• coordonner des réunions, des téléconférences, des réunions en ligne sur Internet, des calendriers ou des présentations;
• s’occuper de la tenue ou de la prise de notes, de la tenue ou du classement des dossiers, de la saisie des données (y compris les dossiers électroniques);
• rechercher, compiler ou vérifier des documents de référence, de la correspondance ou d’autres sources d’information;
• fournir un service et une assistance aux clients internes et externes par des appels téléphoniques, des courriels et des rencontres en personne;
• organiser les demandes de déplacement, les véhicules du parc automobile et les achats;
• créer ou examiner les demandes de remboursement de frais, les dépenses, les factures, les rapports et les paiements.

En tant qu’employé du soutien administratif, vous devrez posséder de solides compétences en matière de relations interpersonnelles, de communication et d’organisation. Si vous avez à cœur d’aider les autres, d’apprendre de nouvelles choses et de relever des défis, alors ce rôle important est fait pour vous.

Milieu de travail

Les principales activités de la Direction générale de la santé des Premières nations et des Inuits en Alberta, qui relève des Services aux Autochtones Canada, se déroulent à Edmonton. Des possibilités de déplacement dans l’ensemble de l’Alberta peuvent exister selon le rôle. Le rythme du travail peut être rapide et le travail effectué peut être exigeant, mais aussi très gratifiant.

Services aux autochtones Canada (SAC) est le ministère fédéral chargé de travailler avec les Premières Nations, les Inuits et les Métis afin d’améliorer leur accès à des services de grande qualité. Notre vision consiste à appuyer les peuples autochtones et à leur donner les moyens de fournir indépendamment des services et de gérer les conditions socioéconomiques dans leurs communautés.

La Direction générale de la santé des Premières nations et des Inuits (DGSPNI) appuie la prestation de services de santé publique et de promotion de la santé dans les réserves et auprès des communautés inuites. Elle fournit également des médicaments, des soins dentaires et des services de santé auxiliaires aux Premières Nations et aux Inuits, quel que soit leur lieu de résidence. La Direction générale fournit également des soins primaires à l’intérieur des réserves dans les régions éloignées et isolées, là où les services provinciaux sont difficilement accessibles.

Nos organisme offrent des salaires, des avantages et des débouchés concurrentiels. Nous sommes axés sur la clientèle et la collaboration et nous valorisons les employés qui s’investissent dans le service aux Canadiens.

Intention du processus

Services aux Autochtones Canada s’est engagé à se doter d’un effectif compétent et diversifié qui représente la population qu’il sert. Dans le cadre de notre stratégie visant à atteindre nos objectifs d’équité en matière d’emploi, l’objectif du processus est de pourvoir ce poste avec des candidats ayant indiqué dans leur dossier de candidature leur appartenance à l’un des groupes suivants, visés par la politique d’équité en matière d’emploi : Autochtones, femmes, membres d’une minorité visible et personnes handicapées. Par conséquent, les besoins organisationnels peuvent être pris en compte et les candidats qui s’identifient comme appartenant aux groupes visés par l’équité en matière d’emploi mentionnés ci-dessus pourraient avoir la priorité.

Ces postes peuvent être pourvus de façon permanente (nomination ou mutation) ou temporaire (durée déterminée, nomination intérimaire, affectation ou détachement).

Un bassin de candidats qualifiés sera établi et pourra servir à doter des postes similaires pour une durée déterminée et/ou en permanence.

Postes à pourvoir : Nombre à être déterminé

Les renseignements que vous devez fournir

Votre curriculum vitae.

Réponse à une question texte adressant ce qui suit :

• La réponse à une question à développement:
  
  Souci du service à la clientèle:
  
  Définition: Cerne les besoins actuels et futurs des clients et y répond; offre un excellent service aux clients. S’engage à fournir des services qui répondent aux attentes des clients ou qui les surpassent en ce qui a trait à la qualité, à la rapidité, à l’exhaustivité, aux connaissances ou aux compétences, à la courtoisie, à l’équité, aux résultats équitables, etc.
  
  Veuillez noter que votre réponse sera utilisée pour évaluer la compétence Souci du service à la clientèle et Communication par écrit.
  • Votre réponse doit, au total, compter au moins 250 mots et au plus 1000 mots.
  • Veuillez utiliser des phrases complètes et des paragraphes, une grammaire et une orthographe correctes, etc.
  • Assurez-vous que votre réponse écrite démontre comment vous répondez à la compétence essentielle Souci du service à la clientèle.
  • Vous devez être l’auteur du travail que vous présentez. Le plagiat n’est pas acceptable.
  
  Question: Vous traitez avec un client qui n’est pas satisfait du service que vous lui offrez et s’impatiente en raison du temps que vous prenez.
  • Quelle est votre responsabilité?
  • Comment pouvez-vous améliorer la relation avec ce client?

Afin que votre candidature soit retenue, votre demande doit clairement décrire comment vous répondez aux énoncés suivants (qualifications essentielles)

Études essentielles:
• Réussite de deux années d’études secondaires ou équivalence approuvée par l’employeur (voir la remarque 1).

* L’expression « études secondaires » fait référence à l’école secondaire telle qu’elle est établie par les autorités scolaires.

Remarques:
1. Les éléments suivants constituent des équivalences approuvées par l’employeur pour deux années d’études secondaires :
• une note satisfaisante à l’examen de la Commission de la fonction publique approuvé comme équivalence aux deux années d’études secondaires;
• une combinaison acceptable d’études, de formation ou d’expérience.

Équivalence des diplômes

Expérience essentielle
1. Expérience de l’analyse d’information et de la résolution de problèmes dans un environnement de service à la clientèle.
2. Expérience de l’utilisation d’un logiciel ou de plusieurs logiciels parmi les suivants : traitement de texte, feuilles de calcul, applications de recherche de données en ligne, tels que Microsoft Word, Excel, courrier électronique, Google Docs, etc.

Remarque – L’expérience essentielle peut avoir été acquise dans le cadre d’un emploi à temps plein ou à temps partiel, d’activités de bénévolat, d’un travail pour un organisme de bienfaisance, de travail social ou d’activités semblables.

Si vous répondez à certains des énoncés suivants, votre demande doit également clairement décrire comment vous y répondez (autres qualifications)

Expérience
• Expérience de travail auprès des membres des Premières Nations, des Inuits ou des Métis.

• Capacité de communiquer dans une langue autochtone, comme le cri.

• Expérience de la fonction publique autochtone (c’est-à-dire bureau gouvernemental communautaire, organisme de revendication territoriale ou de prestation de services, organisations autochtones nationales).

• Expérience de la prestation d’un soutien financier dans un bureau ou une entreprise dans l’un des domaines suivants :
1. achat de biens et de services
2. comptes créditeurs et débiteurs
3. utilisation d’une carte de crédit professionnelle
4. administration de contrats
5. utilisation d’un système de gestion financière, tel que SAP

• Expérience de la prestation d’un soutien administratif ou organisationnel dans l’un des domaines suivants :
1. rédaction, révision ou correction d’épreuves de documents écrits tels que des lettres, des courriels professionnels ou des notes d’information
2. organisation de téléconférences, de vidéoconférences ou de réunions
3. prestation de services de soutien pour les déplacements
4. utilisation d’une base de données ou d’un système électronique de gestion de l’information servant à consigner des documents, des renseignements financiers ou des données sur les ressources humaines

• Expérience de l’organisation, du suivi et de la gestion d’équipement, par exemple les stocks ou les véhicules faisant partie d’un parc automobile.

• Expérience de la prestation de services de gestion des documents tels que la classification, la codification, l’indexation, l’établissement de renvois, le classement, l’extraction, la conservation ou le déclassement.

• Expérience de la détermination de l’admissibilité des demandes de prestations.

• Expérience de travail dans le contexte de subventions ou d’accords de contribution ou avec le Système de gestion de l’information sur les subventions et les contributions (SGISC).

• Expérience de travail dans un environnement de prestation de programmes ou de services dans les domaines de la santé, de la médecine, des laboratoires ou des sciences.

• Expérience de travail dans un centre d’appels.

Les énoncés suivants seront utilisés / évalués à une date subséquente (essentiels à l'emploi)

Anglais essentiel

Renseignements sur les exigences linguistiques

Compétences techniques essentielles:
1. Connaissance de base de Microsoft Word
2. Connaissance de base de Microsoft Excel

Compétences comportementales essentielles:
1. Communication de vive voix
2. Communication par écrit
3. Compétence en matière de culture autochtone
4. Capacité d’adaptation
5. Souci du détail
6. Sens des responsabilités
7. Souci du service à la clientèle
8. Jugement
9. Planification, organisation et surveillance

Le CR-05 doit également faire preuve des compétences essentielles suivantes:
10. Esprit d’équipe et de collaboration
11. Esprit d’initiative

Capacités et compétences essentielles:
1. Capacité de travailler efficacement avec les membres des Premières Nations, les Inuits ou les Métis

Les énoncés suivants pourraient être utilisés / évalués à une date subséquente (pourraient être nécessaires à l'emploi)

Besoins Organisationnels:
Services aux Autochtones Canada s’est engagé à se doter d’un effectif compétent et diversifié qui représente la population qu’il sert. Dans le cadre de sa stratégie pour atteindre ses objectifs d’équité en matière d’emploi, le Ministère pourrait accorder une préférence aux candidats ayant indiqué dans leur dossier de candidature leur appartenance à l’un des groupes suivants, visés par la politique d’équité en matière d’emploi : Autochtones, femmes, membres d’une minorité visible et personnes handicapées.

EXIGENCES OPÉRATIONNELLES
Les exigences varient en fonction du poste. Certains postes peuvent exiger l’un ou l’ensemble des éléments suivants :
• Travail par quarts
• Déplacements
• Détenir un permis de conduire de classe 5 valide
• Consentir à faire des heures supplémentaires ou à prolonger sa journée de travail, et être en mesure de le faire
• Consentir à être sur appel en alternance avec d’autres personnes, et être en mesure de le faire

Conditions d'emploi

Autorisation sécuritaire Cote de fiabilité

Autres renseignements

La fonction publique du Canada s’est engagée à se doter d’un effectif compétent qui reflète la diversité de la population canadienne qu’elle dessert. Nous favorisons l’équité en matière d’emploi et vous encourageons à indiquer dans votre demande d’emploi si vous appartenez à un des groupes désignés.

Renseignements sur l’équité en matière d’emploi

Seules les demandes faites en ligne en utilisant le bouton « Postuler en Ligne» ci - dessus seront acceptées.

Vos qualifications et vos compétences pourraient être évaluées à l’aide de votre demande d’emploi, de votre lettre de présentation, de votre curriculum vitæ, d’une évaluation et d’une vérification des références. Vous devez posséder toutes les qualifications essentielles pour être nommé au poste. D’autres qualifications peuvent constituer un facteur déterminant pour le choix de la personne qui sera nommée. Certaines des qualifications (essentielles ou autres) seront évaluées à l’aide de votre demande d’emploi. Il vous incombe de fournir des exemples appropriés, qui illustrent comment vous possédez chaque qualification. À défaut de le faire, votre demande pourrait être rejetée.

Les candidats pourraient devoir passer un examen écrit.

Les candidats pourraient être interviewés par vidéo enregistrée, en personne ou par vidéo/téléconférence.

Nous communiquons avec les candidats par courriel. Veuillez fournir une adresse courriel valide, qui accepte les messages d’expéditeurs inconnus (certaines messageries électroniques bloquent ce type de courriel). Il incombe aux candidats de s’assurer que leurs coordonnées sont exactes et mises à jour, au besoin.

Les renseignements reçus au sujet de mesures d’adaptation seront traités de manière confidentielle.

La fonction publique du Canada s’est aussi engagée à instaurer des processus de sélection et un milieu de travail inclusifs et exempts d’obstacles. Si l’on communique avec vous au sujet d’une possibilité d’emploi ou pour des examens, veuillez faire part au représentant ou à la représentante de la Commission de la fonction publique ou du Ministère, en temps opportun, de vos besoins pour lesquels des mesures d’adaptation doivent être prises pour vous permettre une évaluation juste et équitable.

Toutes les communications relatives à ce processus, y compris les courriels et les conversations téléphoniques, peuvent être utilisées pour évaluer les qualifications.

Aucun accusé de réception ne sera envoyé. Nous ne communiquerons avec les candidats qu’une fois le processus de présélection terminé.

Les candidats peuvent participer à ce processus de nomination dans la langue officielle de leur choix. Nous leur demandons d’indiquer leur préférence dans leur demande.

Les candidats doivent s’assurer d’être disponibles pour les examens ou les entrevues. Les candidats de l’extérieur de la fonction publique fédérale qui sont invités à se présenter aux examens écrits et aux entrevues devront assumer les frais de déplacement et d’hébergement.

Une attestation d’études sera exigée. Les candidats qui possèdent des titres de compétence étrangers devront fournir une preuve d’équivalence canadienne. Pour plus de renseignements, veuillez consulter le site du Centre d’information canadien sur les diplômes internationaux, à l’adresse https://www.cicdi.ca.

Les candidats doivent fournir une preuve de citoyenneté canadienne.

Une approche descendante pourra être utilisée pour l’évaluation ou la nomination des candidats.

Selon les exigences des postes à doter dans le cadre du présent concours, les qualifications constituant un atout, les exigences opérationnelles et les besoins organisationnels pourraient être pris en considération en vue de la dotation de postes actuellement vacants ou en voie de l’être.

Les candidats pourraient être contactés et évalués en fonction de ces critères à n’importe quelle étape du processus.

Préférence

La préférence sera accordée, dans l’ordre suivant, aux anciens combattants et aux citoyens canadiens, à l’exception d’un poste situé au Nunavut, où les Inuits du Nunavut seront nommés en premier.

Renseignements sur la préférence aux anciens combattants

Nous remercions d'avance ceux et celles qui auront soumis une demande d'emploi, mais nous ne contacterons que les personnes choisies pour la prochaine étape de sélection.