Adjoint administratif ou adjointe administrative

Messages importants

Nous sommes aussi engagés à instaurer un milieu de travail inclusif et exempt d’obstacles, dès le processus de sélection. Si vous avez besoin de mesures d’adaptation à une étape ou une autre du processus d’évaluation, veuillez envoyer un message à l’adresse indiquée ci-dessous sous la rubrique Personnes-ressources pour en faire la demande. Les renseignements reçus au sujet de mesures d’adaptation seront traités confidentiellement.

Mesures d’adaptation en matière d’évaluation

Les candidats autochtones sont invités à se déclarer comme tels, car la Régie de l’énergie du Canada pourrait leur accorder une préférence à des fins d’équité d’emploi. Un Autochtone est un Indien de l’Amérique du Nord ou un membre d’une Première Nation, un Métis ou un Inuit. Les Indiens de l’Amérique du Nord et les membres d’une Première Nation comprennent les Indiens des traités de même que les Indiens inscrits et non inscrits. Veuillez noter qu’il faut remplir un formulaire d’affirmation d’affiliation autochtone.

La Régie de l’énergie du Canada est à l’œuvre afin d’assurer l’acheminement de l’énergie en toute sécurité partout au pays. Elle examine les projets de mise en valeur des ressources énergétiques et communique de l’information importante sur l’énergie, tout en appliquant des normes de sécurité et environnementales comptant parmi les plus strictes au monde. Elle emploie quelque 500 personnes à son bureau national situé à Calgary, en Alberta, et à ses bureaux régionaux de Montréal, Vancouver et Yellowknife.

La Régie de l’énergie du Canada est reconnue parmi les 100 meilleurs employeurs au Canada dans le cadre d’un concours national sélectionnant des employeurs qui donnent le ton dans leur secteur respectif en offrant un milieu de travail exceptionnel à leurs employés.

Tâches

Relevant du directeur, la personne qui occupe le poste d’adjoint administratif offre au directeur et aux membres de l’équipe les services de soutien administratif nécessaires tant sur le plan individuel que collectif. À ce titre, il assure le soutien et la coordination des réunions de l’équipe, participe aux discussions et aux décisions, peut préparer les données pour le budget, organise les voyages, met à jour le calendrier des congés planifiés de l’équipe et gère le bureau de manière efficace en fournissant des services de soutien administratif et de secrétariat.

Intention du processus

Un répertoire de candidats qualifiés pourrait être constitué. Les candidats qualifiés pourraient se voir offrir un poste similaire, temporaire, permanent ou par intérim, à un échelon équivalent ou inférieur. La nomination sera fondée sur les résultats de l’évaluation des qualités essentielles ou des qualités essentielles et des qualités constituant un atout, ainsi que sur l’étendue et la profondeur de l’expérience.

Postes à pourvoir : 1

Les renseignements que vous devez fournir

Votre curriculum vitae.

Une lettre d'accompagnement en 1 200 mots (maximum)

Coordonnées de 3 références.

Afin que votre candidature soit retenue, votre demande doit clairement décrire comment vous répondez aux énoncés suivants (qualifications essentielles)

Études :
Diplôme d’études secondaires

Équivalence des diplômes

Expérience :

E1 Expérience* dans la prestation d’une gamme de services de soutien administratif, notamment ce qui suit :
planifier et organiser les réunions; faire les comptes rendus de décisions et assurer le suivi; gérer un calendrier électronique; dresser l’ordre du jour des réunions; s’occuper des préparatifs de voyage et des rapports de dépenses.

E2 Expérience* de travail dans l’environnement Windows avec les applications de la suite Microsoft (Word, Excel, Powerpoint, Outlook).

E3 Expérience dans l’interaction efficace avec des clients internes et externes de divers niveaux organisationnels.

*Expérience : expérience acquise au cours d’une année

Les énoncés suivants seront utilisés / évalués à une date subséquente (essentiels à l'emploi)

Bilingue - Impératif (CBC/CBC)
Connaissance des langues officielles : Bilinguisme impératif (CBC/CBC)

Renseignements sur les exigences linguistiques

Compétences organisationnelles et opérationnelles

CO1 Leadership et travail d’équipe (Niveau de compétence : Apprentissage / Mise en pratique)
• Établit des relations de travail efficaces.

CO2 Responsabilités et priorité des résultats (Niveau de compétence : Apprentissage / Mise en pratique)
• Sollicite des conseils ou confirme les décisions à prendre dans les situations ambiguës.
• Prend des engagements qui peuvent être respectés, accepte les responsabilités et exécute les tâches qui lui sont confiées.
• Repère de façon proactive les vulnérabilités et les problèmes potentiels, et tient compte des risques au moment de prendre une décision ou des mesures.

CO3 Gestion de processus et de projets (Niveau de compétence : Apprentissage)
• Organise, priorise et planifie le travail assigné.

CO4 Communication orale (Niveau de compétence : Apprentissage)
• Communique verbalement de façon claire, concise et efficace avec collègues et clients.

CO5 Communication écrite (Niveau de compétence : Apprentissage)
• Communique par écrit de façon claire, concise et efficace, avec collègues et clients.

Compétences techniques

CT1 Administration des affaires et service à la clientèle (Niveau de compétence : Mise en pratique)
• Organise et coordonne les activités selon la liste des priorités pour assurer des services continus.
• Fait preuve de jugement et réagit promptement dans les situations d’affectation multiple.

Définition des niveaux de compétence

Apprentissage : Acquiert une connaissance de base de la compétence et les capacités nécessaires à sa mise en pratique.
Mise en pratique : Manifeste une bonne compréhension de la compétence et des capacités nécessaires à sa mise en pratique et à une contribution tangible.

Les énoncés suivants pourraient être utilisés / évalués à une date subséquente (pourraient être nécessaires à l'emploi)

Qualités constituant un atout

QA1 Études postsecondaires (et non des cours de niveau secondaire) dans un programme d’administration et de gestion de bureau ou encore de secrétariat.
QA2 Expérience récente dans la prestation de services administratifs (notamment gestion du calendrier et emploi du temps) à des gestionnaires ou à des cadres supérieurs ou à une équipe, ou l’un et l’autre.
QA3 Expérience récente dans les services financiers (notamment dans le traitement des factures, le rapprochement des dépenses et l’utilisation d’un logiciel financier).
QA4 Expérience des fonctions de gestionnaire de bureau, responsable des diverses tâches visant à assurer le fonctionnement, sur le plan administratif, d’un petit bureau.

Conditions d'emploi

1) Accepter de se soumettre à une vérification afin d’obtenir la cote de fiabilité, et maintenir cette cote.
2) Se conformer au Code de conduite des employés de la Régie de l’énergie du Canada.
Remarque : Il est fortement recommandé aux candidats éventuels de prendre connaissance du code de conduite avant de postuler. Le document est accessible à partir du site Web de la Régie de l’énergie du Canada à l’adresse http://www.rec-cer.gc.ca/code-regissant-conduite.
3) Accepter et être capable de voyager et de faire des heures supplémentaires au besoin.
4) Consentir à changer d’équipe ou de secteur, selon les exigences opérationnelles ou à mesure que sont établis les besoins de perfectionnement individuels.

Autres renseignements

La fonction publique du Canada s’est engagée à se doter d’un effectif compétent qui reflète la diversité de la population canadienne qu’elle dessert. Nous favorisons l’équité en matière d’emploi et vous encourageons à indiquer dans votre demande d’emploi si vous appartenez à un des groupes désignés.

Renseignements sur l’équité en matière d’emploi

1. Le système de classification de la Régie de l’énergie du Canada est différent de celui de la fonction publique dans son ensemble. À des fins de dotation, ce poste de niveau NEB05 correspond à peu de choses près à un poste de niveau AS-02 pour la rémunération seulement. Les avantages offerts, y compris l’aide à la réinstallation, peuvent différer considérablement de ceux qui sont offerts dans l’ensemble de la fonction publique. Le poste est assujetti à la convention collective de l’Institut professionnel de la fonction publique du Canada applicable à la Régie de l’énergie du Canada.

2. Exigences liées à la candidature : Les candidats doivent présenter, d’ici la date limite, un curriculum vitæ et une lettre d’accompagnement qui démontrent clairement qu’ils possèdent les qualités essentielles concernant les études et l’expérience. Il est fortement conseillé aux candidats de démontrer qu’ils possèdent aussi les qualités constituant un atout. Ces dernières peuvent être utilisées à tout moment au cours du processus de sélection (présélection, évaluation ou les deux). Le défaut de fournir des renseignements suffisants entraînera le rejet de la candidature.

NOTE – Les candidats doivent fournir dans leur demande une adresse électronique valable et fonctionnelle en tout temps. Ils doivent s’assurer que la boîte de réception de courriel ne filtre pas les messages d’expéditeurs inconnus. Les communications à des fins d’évaluation se feront par courriel, qu’il s’agisse par exemple de l’envoi d’une invitation à une épreuve écrite ou à une entrevue. Les résultats du processus d’évaluation seront transmis de la même façon.

3. Évaluation : L’évaluation des candidatures peut se faire à l’aide d’un ou de plusieurs moyens parmi les suivants : dossier de candidature, examen écrit, épreuve normalisée, présentation orale, entrevue, séance de jeu de rôle, évaluation du rendement, vérification des références, interaction avec le personnel interne durant le processus de sélection et test de connaissances personnelles. Une sélection descendante pourrait être utilisée à n’importe quelle étape du processus de sélection.

4. Exigences à remplir : Le candidat doit posséder toutes les qualités essentielles et satisfaire aux conditions d’emploi pour être nommé au poste. Une personne peut être nommée au poste même si elle ne possède pas toutes les qualités constituant un atout, ni même aucune, et si elle ne satisfait pas aux exigences opérationnelles ou ne répond pas aux besoins organisationnels. Cependant, il est préférable de satisfaire à ces critères, car ils peuvent constituer un facteur déterminant dans le choix du titulaire.

5. Salaire : Au 1er novembre 2019, NEB05 : de 51 189$ à 62 426$ (sous réserve de révision)

D’autres formes de rémunération peuvent être accordées par la Régie de l’énergie du Canada en sus du salaire, dont l’admissibilité est établie conformément aux dispositions stipulées dans la convention collective ou les conditions d’emploi pour la durée précisée :
• une rémunération liée au rendement annuel, composée en partie du rendement personnel (60 % du montant) et du rendement de l’organisation (40 % du montant).

6. Conditions d’emploi : Le poste est classé dans l’unité de négociation représentée par l’Institut professionnel de la fonction publique du Canada.

7. Preuves de scolarité : Des preuves de scolarité sont exigées avant la nomination. Les candidats qui ont fait leurs études à l’extérieur du Canada doivent faire évaluer leurs certificats ou diplômes en fonction des normes d’éducation au Canada. Prière de communiquer avec le Centre d’information canadien sur les diplômes internationaux pour obtenir de plus amples renseignements à ce sujet (https://www.cicdi.ca/1/accueil.canada).

Les équivalences accordées par les autorités provinciales canadiennes en ce qui a trait aux diplômes (baccalauréats) d’études appliquées des collèges et instituts de technologie (p. ex., en Ontario, en Colombie-Britannique, en Alberta et au Manitoba) doivent toujours être acceptées comme diplômes correspondant aux baccalauréats décernés dans les provinces concernées.

8. Besoins organisationnels futurs : La Régie de l’énergie du Canada est déterminée à se doter d’un effectif compétent et diversifié, qui est représentatif de la population canadienne. Suivant sa stratégie visant l’atteinte des objectifs en matière d’équité d’emploi, elle peut limiter sa sélection à des candidats ayant indiqué leur appartenance à l’un des groupes désignés suivants : Autochtones*, minorités visibles.

Les candidats autochtones sont invités à se déclarer comme tels, car la Régie de l’énergie du Canada pourrait leur accorder une préférence à des fins d’équité d’emploi.

* Un Autochtone est un Indien de l’Amérique du Nord ou un membre d’une Première Nation, un Métis ou un Inuit. Les Indiens de l’Amérique du Nord et les membres d’une Première Nation comprennent les Indiens des traités de même que les Indiens inscrits et non inscrits. Veuillez noter qu’il faut remplir un formulaire d’affirmation d’affiliation autochtone.

9. Bureau principal – Calgary (AB) : 517, Dixième Avenue S.-O.

Adresses des bureaux régionaux
• Montréal : 505, boulevard De Maisonneuve Ouest

Préférence

La préférence sera accordée, dans l’ordre suivant, aux anciens combattants et aux citoyens canadiens, à l’exception d’un poste situé au Nunavut, où les Inuits du Nunavut seront nommés en premier.

Renseignements sur la préférence aux anciens combattants

Nous remercions d'avance ceux et celles qui auront soumis une demande d'emploi, mais nous ne contacterons que les personnes choisies pour la prochaine étape de sélection.