Répertoire de soutien administratif(tive)

Messages importants

Nous sommes aussi engagés à instaurer un milieu de travail inclusif et exempt d’obstacles, dès le processus de sélection. Si vous avez besoin de mesures d’adaptation à une étape ou une autre du processus d’évaluation, veuillez envoyer un message à l’adresse indiquée ci-dessous sous la rubrique Personnes-ressources pour en faire la demande. Les renseignements reçus au sujet de mesures d’adaptation seront traités confidentiellement.

Mesures d’adaptation en matière d’évaluation

Lorsque vous présentez une demande pour ce processus de sélection, vous ne postulez pas pour un poste particulier, mais à un répertoire dans l'éventualité de postes à pourvoir. Au fur et à mesure que des postes seront disponibles, les postulants pourraient être contactés aux fins d'examen.

► ► ► Ce répertoire est ouvert aux personnes qui se déclarent membres d’une minorité visible, personnes handicapées ou Autochtones. Par conséquent, seuls les candidats qui indiquent dans leur demande qu’ils sont membres des groupes visés par l’équité en matière d’emploi (EE) seront pris en considération. ◄◄◄

Pour vous autodéclarer, veuillez cocher la case appropriée dans la demande en ligne dans la section Équité en matière d’emploi. Sélectionnez l’option 3 – Je souhaite remplir le formulaire d’autodéclaration pour les groupes visés par l’EE. À l’écran suivant, assurez-vous de sélectionner l’option 1 aux fins de collecte pour que cette possibilité d’emploi soit prise en considération lorsque l’appartenance à l’un des groupes visés par l’EE est une condition d’admissibilité.

Il se peut que nous demandions aux candidats de passer des tests et une entrevue vidéo en ligne à l’aide de la plateforme VidCruiter. Pour de plus amples renseignements à propos de VidCruiter, veuillez consulter son site Web : https://vidcruiter.com/.

Tâches

Voici quelques fonctions que vous pourriez avoir à assumer dans un poste administratif :

• Recevoir en premier lieu les appels téléphoniques, les courriels ou les demandes en personne.
• Recevoir, consigner, compiler et distribuer des documents et des pièces de correspondance.
• Tenir à jour des fichiers, des dossiers, des bases de données, des systèmes de contrôle ou de suivi et tout autre système de référence.
• Saisir des données dans des systèmes ministériels d’information sur les finances, les ressources humaines et l’administration, et tenir ces systèmes à jour.
• Prendre les dispositions nécessaires à la prestation de services de logistique et en assurer le suivi (voyages et réunions).
• Assurer la prestation de services généraux de soutien administratif (p. ex. traitement de texte, tenue des systèmes de bureau et de classement, commande de fournitures de bureau).
• Préparer des marchés et des bons de commande pour acheter des biens et des services.
• Extraire, rapprocher, interpréter et compiler de l’information financière à l’intention de la direction.

Il y a un éventail de postes administratifs à l’Institut océanographique de Bedford, avec des tâches diverses. À certains postes, il faut travailler en équipe; à d’autres, le travail est plus autonome.

Milieu de travail

Les personnes embauchées pendant la pandémie de COVID 19 pourront devoir travailler à domicile jusqu’à ce qu’il soit possible de retourner sur le lieu de travail en toute sécurité.

Le lieu de travail, soit le campus de l’Institut océanographique de Bedford (IOB), à Dartmouth, offre du stationnement gratuit et un accès au service d’autobus. L’IOB est situé près du sentier Canada 150 de Shannon Park et offre de nombreuses initiatives de mieux être en milieu de travail. Consultez le site www.bio.gc.ca pour en savoir plus sur notre campus.

Pour en savoir plus sur l’environnement de travail, consultez le site de Pêches et Océans Canada et la Garde côtière canadienne ou suivez le Ministère et la Garde côtière sur Twitter et Facebook et abonnez vous à leur chaîne YouTube.

Intention du processus

Il s’agit d’une dotation anticipée. Les résultats de ce processus de sélection pourront servir à doter des postes CR 04 ou AS 01 temporaires ou permanents à Dartmouth, Nouvelle Écosse. Les postes sont assortis de différentes exigences en matière de compétence linguistique et de sécurité.

Ce processus de sélection ne vise pas à doter un poste en particulier, mais plutôt à établir un répertoire de candidats en prévision de besoins futurs. Au fur et à mesure que des postes seront offerts, les candidats qui possèdent les qualifications pourront être invités à participer à l’étape suivante du processus. Veuillez vous assurer que vos coordonnées demeurent dans votre compte Emplois GC.

Postes à pourvoir : Nombre à être déterminé

Les renseignements que vous devez fournir

Votre curriculum vitae.

Afin que votre candidature soit retenue, votre demande doit clairement décrire comment vous répondez aux énoncés suivants (qualifications essentielles)

ÉTUDES :
• Diplôme d’études secondaires obtenu conformément aux normes provinciales ou territoriales, ou diplôme d’équivalence.

Équivalence des diplômes

EXPÉRIENCE (postes CR et AS):

• Expérience de la prestation de services à des clients (internes ou externes) ou au public, par téléphone, par écrit ou en personne.

• Expérience de l’utilisation de tableaux, de logiciels de traitement de texte et de courriel électronique comme Microsoft Word, Excel et Outlook.

• Expérience de la préparation et de la révision de correspondance, de documents, de rapports, etc.

Les énoncés suivants seront utilisés / évalués à une date subséquente (essentiels à l'emploi)

Exigences linguistiques variées

Renseignements sur les exigences linguistiques

EXPÉRIENCE (postes AS):
• Expérience d’un système de gestion financière, comme Quicken, le SAGE, le SAP, Abacus, le Système d’information sur la gestion des salaires (SIGS), le Système de rapports de gestion (SRG), etc.

• Expérience de la prestation de services de gestion financière, comme des prévisions, des analyses et des rapports budgétaires.

CAPACITÉS:
• Capacité de communiquer efficacement par écrit.
• Capacité de communiquer efficacement de vive voix.
• Capacité d’organiser une charge de travail et d’établir des priorités.

QUALITÉS PERSONNELLES:
• Faire preuve d’intégrité et de respect;
• Travailler efficacement avec les autres;
• Sens de l’initiative et orientation vers l’action;
• Réflexion approfondie;
• Souci du detail;
• Sens des responsabilités.

Les énoncés suivants pourraient être utilisés / évalués à une date subséquente (pourraient être nécessaires à l'emploi)

Selon le poste à pourvoir, l'une ou l'autre des qualifications suivantes peut également être considérée comme une qualification essentielle, et seuls les candidats et les personnes ayant un droit de priorité qui possèdent ces qualifications seront pris en considération pour ce poste vacant.

Postes CR:
• Expérience d’un système de gestion financière, comme Quicken, le SAGE, le SAP, Abacus, le Système d’information sur la gestion des salaires (SIGS), le Système de rapports de gestion (SRG), etc.
• Expérience de la prestation de services de gestion financière, comme des prévisions, des analyses et des rapports budgétaires.

Postes CR et AS:
• Attestation ou diplôme en administration de bureau ou dans un domaine équivalent.
• Expérience de la coordination et de l’organisation de réunions, de téléconférences, de séminaires ou d’ateliers, y compris la gestion de la logistique, la préparation de documentation contextuelle et la rédaction de comptes rendus.
• Expérience de la tenue de dossiers/fichiers papier ou électroniques.
• Expérience de la prestation de services et de soutien en ressources humaines.
• Expérience de la réservation en ligne de voyages et de la préparation et/ou vérification de demandes de remboursement de voyages.
• Expérience de l’acquisition de biens et de services.
• Expérience de la rédaction de marchés et de la production de bons de commande.
• Expérience de la gestion d’un calendrier électronique pour la haute direction (réservation de réunions et de rendez vous).
• Expérience de la gestion et de l’organisation de comptes de courriel pour la direction.
• Expérience du SAP.
• Expérience des programmes de Pêches et Océans Canada et/ou de la Garde côtière canadiennes.
• Capacité d’utiliser Microsoft Excel à un niveau intermédiaire ou avancé.

La sélection pourrait se limiter aux membres des groupes d'équité en emploi suivants : les autochtones, les personnes handicapées, les minorités visibles

Renseignements sur l'équité en matière d'emploi

Conditions d'emploi

Cote de fiabilité ou cote de sécurité de niveau « Secret »

Autres renseignements

La fonction publique du Canada s’est engagée à se doter d’un effectif compétent qui reflète la diversité de la population canadienne qu’elle dessert. Nous favorisons l’équité en matière d’emploi et vous encourageons à indiquer dans votre demande d’emploi si vous appartenez à un des groupes désignés.

Renseignements sur l’équité en matière d’emploi

Pêches et Océans Canada reconnait et apprécie le rôle important que jouent le travail bénévole et l’expérience de vie dans le développement des compétences et des capacités des employés. Tout au long de ce processus de sélection, nous vous encourageons à démontrer comment toute expérience pertinente a contribué au développement de vos compétences en rapport avec ce poste.

Si vous ne parvenez pas à postuler en ligne, veuillez communiquer avec un agent de la ligne d’information sur les offres d’emploi de la fonction publique fédérale, qui pourra vous aider à présenter votre candidature, au 1 800 645 5605.

Préférence

La préférence sera accordée, dans l’ordre suivant, aux anciens combattants et aux citoyens canadiens, à l’exception d’un poste situé au Nunavut, où les Inuits du Nunavut seront nommés en premier.

Renseignements sur la préférence aux anciens combattants

Nous remercions d'avance ceux et celles qui auront soumis une demande d'emploi, mais nous ne contacterons que les personnes choisies pour la prochaine étape de sélection.