Commis à l'administration et Adjoint(e) administratif(ve)

Messages importants

Nous sommes aussi engagés à instaurer un milieu de travail inclusif et exempt d’obstacles, dès le processus de sélection. Si vous avez besoin de mesures d’adaptation à une étape ou une autre du processus d’évaluation, veuillez envoyer un message à l’adresse indiquée ci-dessous sous la rubrique Personnes-ressources pour en faire la demande. Les renseignements reçus au sujet de mesures d’adaptation seront traités confidentiellement.

Mesures d’adaptation en matière d’évaluation

Tâches

AS-01 :
Évaluer, prioriser et répondre aux demandes et questions transmises au bureau du directeur(rice); choisir et adopter les actions à prendre tout en assurant le suivi nécessaire.

Conseiller, recommander et le cas échéant, prendre les actions qui s’imposent sur des questions problématiques.

Effectuer et étudier les sommaires financiers mensuels, trimestriels et ad hoc ainsi que les rapports d’écarts; consolider et concilier l’information financière; procéder à des analyses financières et soumettre des solutions au directeur(rice).

Élaborer et assurer le maintien des procédures et pratiques administratives; recommander des changements visant à améliorer l’efficience et l’efficacité des services.

Coordonner et effectuer les transactions des ressources humaines.

Initier et faire le suivi des transactions d’achats, d’installations, d’acquisitions, de gestion de matériel, de télécommunications, de contrats et autres services.

Tenir l’agenda du directeur(rice) à jour, porter les rencontres et les rendez-vous à son horaire. Organiser les réunions, les téléconférences et les événements spéciaux; s’occuper de la logistique, préparer la documentation connexe, rédiger les horaires et les comptes rendus de réunions.

CR-04 :
Accueillir les visiteurs et recevoir les appels téléphoniques ;

Exécuter des travaux relatifs à la prestation de services de gestion interne en matière de ressources humaines, finances, administration et gestion de l’information conformément aux règlements, directives et procédures administratives ;

Assister le gestionnaire dans la réalisation des activités relatives au contrôle des ressources budgétaires et matérielles ;

Opérer les systèmes de gestion financière et administratives ;

Maintenir un système de classement et de rappel des dossiers incluant le courrier ;

Exécuter des travaux de traitement de texte et concevoir des tableaux, graphiques à partir de différents logiciels.

Intention du processus

*Ce processus de sélection annoncé est anticipatoire.

Un bassin de candidats qualifiés pourrait être créé afin de combler des postes similaires au sein de Pêches et Océans Canada, dans la région du Québec.

Postes à pourvoir : Nombre à être déterminé

Les renseignements que vous devez fournir

Votre curriculum vitae.

Coordonnées de 2 références.

Afin que votre candidature soit retenue, votre demande doit clairement décrire comment vous répondez aux énoncés suivants (qualifications essentielles)

Diplôme d’études post secondaires ou un agencement acceptable d’études, de formation et/ou d’expérience.

Équivalence des diplômes

Expérience en travail administratif*

*Sans être exhaustive, le travail administratif pourrait inclure : la gestion de calendrier électronique pour d’autres personnes, logistique de voyage, le traitement financier (facture, bons de commande, etc.), le traitement de la correspondance, la préparation de compte-rendu, la préparation de rapports sur la situation financière, la coordination d’activités administratives, l'organisation logistique de conférences ou vidéoconférences, la préparation de documents contextuels en vue de réunions, etc.

Si vous répondez à certains des énoncés suivants, votre demande doit également clairement décrire comment vous y répondez (autres qualifications)

Expérience dans la rédaction de comptes rendus de réunions et de suivis des actions.

Expérience dans l’établissement de calendriers d’activités, de logistiques et de préparatifs de voyage.

Expérience de la rédaction, de la révision et de la correction de correspondance courante.

Expérience de soutien administratif ayant trait aux ressources humaines.

Expérience de la prestation de services de soutien administratif à un membre de la haute gestion.

Expérience dans le suivi de la correspondance et suivi de l’agenda d'un directeur(rice).

Expérience de soutien administratif ayant trait aux finances.

Les énoncés suivants seront utilisés / évalués à une date subséquente (essentiels à l'emploi)

Exigences linguistiques variées

Renseignements sur les exigences linguistiques

1. Capacité à gérer sa charge de travail.
2. Capacité d'exécuter des travaux administratifs à l'aide de logiciels couramment utilisés (par exemple MSWord, MSExcel, MSPowerPoint etc.).
3. Capacité de communiquer efficacement à l’oral et à l’écrit.
4. Capacité d’analyser et d’interpréter.
5. Capacité à coordonner des activités administratives (AS-01).
6. Capacité à formuler des recommandations pour faciliter la prise de décision. (AS-01).

1. Réflexion approfondie.
2. Travailler efficacement avec les autres.
3. Faire preuve d’initiative et orienté vers l’action.
4. Faire preuve d’intégrité et de respect.

Les énoncés suivants pourraient être utilisés / évalués à une date subséquente (pourraient être nécessaires à l'emploi)

La sélection pourrait se limiter aux membres des groupes d'équité en emploi suivants : les autochtones, les personnes handicapées, les minorités visibles, les femmes

Renseignements sur l'équité en matière d'emploi

Conditions d'emploi

Autorisation sécuritaire Cote de fiabilité

Détenir un permis de conduire valide.

Autres renseignements

La fonction publique du Canada s’est engagée à se doter d’un effectif compétent qui reflète la diversité de la population canadienne qu’elle dessert. Nous favorisons l’équité en matière d’emploi et vous encourageons à indiquer dans votre demande d’emploi si vous appartenez à un des groupes désignés.

Renseignements sur l’équité en matière d’emploi

Veuillez prendre note que la "Capacité à communiquer à l'écrit" sera évaluée à l'aide de votre candidature et de vos réponses aux questions de pré-sélection.

Une vérification de références sera faite.

Une entrevue sera faite.

Un examen écrit sera administré.

Compétence dans les langues officielles : en raison de son caractère particulier, cette qualification essentielle pourrait être évaluée et exigée uniquement au moment de la nomination. Les candidats sont donc responsables d’informer la personne en charge du processus de sélection s’ils obtiennent les exigences linguistiques après la constitution du bassin. De plus, une personne qui avait échoué initialement ses tests linguistiques pourrait être réintroduite dans le bassin des candidats qualifiés au cours de la période de validité de ce dernier si par exemple, elle est évaluée à nouveau dans le cadre d’un autre processus de sélection ou suite à une formation linguistique.

Les candidates et candidats de l’extérieur de la fonction publique fédérale pourraient devoir assumer la responsabilité de leurs frais de déplacement lors de l'évaluation.

Nous avons l'intention de communiquer avec les candidats par courriel et/ou via le compte de postulant dans www.canada.ca/emplois-gouvernement. Les candidats participant au présent processus de sélection doivent fournir une adresse électronique valide dans leur candidature et s'assurer que celle-ci est toujours fonctionnelle et également veiller à ce que leur système accepte les messages d'utilisateurs inconnus (certains systèmes électroniques bloquent la réception de ce type de courriels).

TOUTES LES DEMANDES D'EMPLOI DEVRONT ÊTRE SOUMISES EN UTILISANT LE SITE WEB www.canada.ca/emplois-gouvernement. AUCUNE CANDIDATURE NE SERA ACCEPTÉE PAR COURRIEL.

Chaque personne a le droit de participer à un processus de sélection dans la ou les langues officielles de son choix.

Vous devez fournir des attestations d'études.

Il se peut qu'on ait recours à une sélection aléatoire ou descendante pour déterminer qui avancera à la prochaine étape du processus d'évaluation.

Préférence

La préférence sera accordée, dans l’ordre suivant, aux anciens combattants et aux citoyens canadiens, à l’exception d’un poste situé au Nunavut, où les Inuits du Nunavut seront nommés en premier.

Renseignements sur la préférence aux anciens combattants

Nous remercions d'avance ceux et celles qui auront soumis une demande d'emploi, mais nous ne contacterons que les personnes choisies pour la prochaine étape de sélection.