Adjoint(e) administratif(ive), Adjoint/adjointe à la gestion des documents et du courrier

Messages importants

Nous sommes aussi engagés à instaurer un milieu de travail inclusif et exempt d’obstacles, dès le processus de sélection. Si vous avez besoin de mesures d’adaptation à une étape ou une autre du processus d’évaluation, veuillez envoyer un message à l’adresse indiquée ci-dessous sous la rubrique Personnes-ressources pour en faire la demande. Les renseignements reçus au sujet de mesures d’adaptation seront traités confidentiellement.

Mesures d’adaptation en matière d’évaluation

Tâches

Le processus vise à doter deux types de poste.

1. Adjoint administratif/adjointe administrative

Le titulaire du poste relève d’un gestionnaire et soutient la direction en planifiant et en coordonnant le flux de travail administratif au sein de l’unité. Il prépare et produit divers documents et rapports; il crée des présentations pour la distribution interne/externe; il organise et tient à jour les dossiers de travail, organise les voyages et surveille le travail délégué par le directeur pour s’assurer que les délais sont respectés. Coordonne, organise et planifie les réunions de l’unité, les conférences et les ateliers; organise les ordres du jour et la correspondance; assiste à diverses réunions au sein de la direction, rédige et résume les procès-verbaux et les notes et assure le suivi des mesures à prendre. Coordonne divers services tels que l’utilisation des salles de réunion, le traitement des demandes de traduction et l’organisation de téléconférences. Effectue des tâches administratives spécifiques à l’administration des subventions et des contributions.

2. Adjoint/adjointe à la gestion des documents et du courrier

Ce poste relève du superviseur des archives centrales, et consiste à rechercher et à récupérer des informations/dossiers dans les fonds de renseignements de l’Agence et dans d’autres sources d’information. Il classifie les dossiers et télécharge les données dans le dépôt approprié. Il vérifie l’exactitude des dossiers, crée de nouveaux fichiers sur papier et sur support électronique selon les besoins et procède à des inspections des dossiers pour en assurer la qualité. Coordonne les prêts d’équipement, les prêts de véhicules à moteur et les services de livraison par courrier. Reçoit et filtre les appels téléphoniques, les courriers électroniques ou postaux du public et/ou de la direction et du personnel de l’Agence, et y répond ou les renvoie, le tout en faisant preuve de discrétion.

Milieu de travail

À l’Agence de promotion économique du Canada atlantique (APECA), nous nous investissons dans nos employés, nos collectivités et le développement de notre économie. Chacun de nos employés participe à notre réussite… et à celle de notre région. Nous travaillons ensemble afin de favoriser la compétitivité, l’innovation et la productivité des entreprises, de développer et de diversifier les économies de nos collectivités locales et de faire valoir les atouts du Canada atlantique. L’APECA est fière de s’être toujours classée parmi les meilleurs employeurs dans la fonction publique fédérale au cours de la dernière décennie. L’APECA a une équipe de professionnels doués et dynamiques qui :
• réalise de grandes choses au sein d’une petite organisation;
• retire une grande fierté des résultats de son travail;
• facilite l’équilibre entre la vie personnelle et professionnelle;
• procure un milieu qui encourage et soutient l’apprentissage continu tout au long de la carrière.
Voilà qui nous sommes. Si cela correspond à vos aspirations, l’APECA pourrait offrir l’emploi que vous cherchez.

Intention du processus

L’intention est de doter un poste d’adjoint/adjointe à la gestion des documents et du courrier pour une durée indéterminée.

*ANTICIPATOIRE : un bassin de candidats qualifiés peut être établi par ce processus afin de doter des postes identiques ou similaires pour diverses durées, y compris des postes de durée indéterminée, si ce poste ou un autre devait devenir vacant.

Postes à pourvoir : 1

Les renseignements que vous devez fournir

Votre curriculum vitae.

Afin que votre candidature soit retenue, votre demande doit clairement décrire comment vous répondez aux énoncés suivants (qualifications essentielles)

Études
Diplôme d’études secondaires.

Équivalence des diplômes

Expérience
• Expérience de l’exécution de différentes tâches administratives comme le classement de dossiers, le traitement de texte, et la préparation de divers documents (correspondance, notes de service et rapports).
• Expérience de la prestation de services à des clients de l’interne ou de l’extérieur.
• Expérience de travail avec les logiciels comme la Suite Microsoft (Microsoft Word, Outlook, Excel, Powerpoint)

Si vous répondez à certains des énoncés suivants, votre demande doit également clairement décrire comment vous y répondez (autres qualifications)

Études
Diplôme d’études postsecondaires dans un domaine pertinent comme l’administration/soutien de bureau ou en administration/soutien des affaires.

Équivalence des diplômes

Expérience constituant un atout pour le poste d’adjoint à la gestion des documents et du courrier
• Expérience de la gestion de dossiers.

Expérience constituant un atout pour le poste d’adjoint à la gestion des documents et du courrier et d’adjoint administratif
• Expérience de travail avec des organisations du secteur public ou privé.
• Expérience du soutien à l’administration de subventions et de contributions.

Les énoncés suivants seront utilisés / évalués à une date subséquente (essentiels à l'emploi)

Anglais essentiel

Renseignements sur les exigences linguistiques

Compétences
• Souci du détail
• Sens des responsabilités
• Esprit d’initiative
• Esprit d’équipe
• Jugement
• Aptitude à raisonner
• Communication (orale et écrite)

Les énoncés suivants pourraient être utilisés / évalués à une date subséquente (pourraient être nécessaires à l'emploi)

Besoins organisationnels
Pour répondre aux besoins organisationnels actuels ou à venir en ce qui a trait à la représentativité de l’effectif, la préférence pourrait être accordée aux candidats qui se sont volontairement déclarés comme faisant partie d’un des groupes visés par l’équité en matière d’emploi suivants : femmes, minorités visibles, personnes handicapées et Autochtones.

Exigences opérationnelles
• Certains postes exigent de soulever des dossiers ou des lourdes boîtes (jusqu’à 20 lbs).
• Le ou la titulaire pourrait être appelé à faire des heures supplémentaires à bref préavis.
• Consentir à voyager pour participer à des réunions et pour suivre des formations, selon les besoins.

Conditions d'emploi

Sécurité
Fiabilité et sécurité : varié – certains postes exigent une cote de fiabilité et d’autres une cote de sécurité de niveau secret.

Tests

Habileté cognitive - niveau 1

Dans le cadre de l'étape de présélection du processus de sélection, les postulants doivent subir le test d'habileté cognitive - niveau 1. Ce test vise à évaluer les aptitudes de résolution de problèmes et le raisonnement. Vous disposez de 60 minutes pour subir le test. Vous devez le terminer afin de pouvoir soumettre une demande d'emploi pour le poste annoncé.

Pour de plus amples renseignements, veuillez consulter : Test en ligne non supervisé d'habileté cognitive - niveau 1

Autres renseignements

La fonction publique du Canada s’est engagée à se doter d’un effectif compétent qui reflète la diversité de la population canadienne qu’elle dessert. Nous favorisons l’équité en matière d’emploi et vous encourageons à indiquer dans votre demande d’emploi si vous appartenez à un des groupes désignés.

Renseignements sur l’équité en matière d’emploi

- Une vérification de références sera faite.

- Un examen écrit peut être administré.

- Une entrevue sera faite.

- Les candidats convoqués à une entrevue devront apporter des attestations de leurs études, sous forme d'un diplôme ou d'un relevé de notes officiel (documents originaux).

- Chaque personne à le droit de participer à un processus de nomination dans la ou les langues officielles de son choix. Nous demandons aux postulant(e)s de mentionner leur(s) langue(s) préférée(s) dans leur demande d'emploi.

- Nous avons l'intention de communiquer par courriel avec les candidats. Les candidats participant au présent processus de sélection doivent fournir une adresse électronique valide et s'assurer que celle-ci est toujours fonctionnelle et également veiller à ce que leur système accepte les messages d'utilisateurs inconnus (certains systèmes bloquent la réception de ce type de courriels).

Préférence

La préférence sera accordée, dans l’ordre suivant, aux anciens combattants et aux citoyens canadiens, à l’exception d’un poste situé au Nunavut, où les Inuits du Nunavut seront nommés en premier.

Renseignements sur la préférence aux anciens combattants

Nous remercions d'avance ceux et celles qui auront soumis une demande d'emploi, mais nous ne contacterons que les personnes choisies pour la prochaine étape de sélection.