Adjoint(e) exécutif(ve)

Mise à jour : MODIFICATION : Veuillez noter que ce processus de sélection a été modifié pour prolonger la date de clôture jusqu'au 10 janvier, 2020 – 23h59, heure du pacifique.

Messages importants

Nous sommes aussi engagés à instaurer un milieu de travail inclusif et exempt d’obstacles, dès le processus de sélection. Si vous avez besoin de mesures d’adaptation à une étape ou une autre du processus d’évaluation, veuillez envoyer un message à l’adresse indiquée ci-dessous sous la rubrique Personnes-ressources pour en faire la demande. Les renseignements reçus au sujet de mesures d’adaptation seront traités confidentiellement.

Mesures d’adaptation en matière d’évaluation

AAC a la diversité et l’inclusion à cœur. Il est donc fier d’être reconnu comme l’un des meilleurs employeurs pour la diversité au Canada. Nous vous invitons à poser votre candidature et vous encourageons fortement à vous auto-identifier si vous appartenez à l’un des groupes désignés aux fins de l’équité en matière d’emploi (c.-à-d., Autochtones, personnes handicapées, minorités visibles, femmes).

Tâches

À titre d’adjointe exécutive ou d’adjoint exécutif du bureau du directeur, la ou le titulaire fournira des services de soutien administratif au bureau du directeur.

La ou le titulaire aura les responsabilités suivantes :

Gérer le calendrier quotidien, informer le directeur ou la directrice des priorités quotidiennes et hebdomadaires;

Filtrer les demandes de renseignements reçues et y répondre (en personne, au téléphone ou
par voie électronique), effectuer des recherches pour fournir l’information demandée;

Analyser les documents reçus pour en déterminer le sujet, faire des recherches et coordonner la préparation des réponses;

Mettre à jour et maintenir le système de classement de l’unité de travail, vérifier l’entrée des données dans le système budgétaire du Ministère relativement aux processus de prévisions;

Organiser et coordonner les préparatifs de voyage;

Déterminer les besoins logistiques pour divers types de réunions, en fonction du protocole;

Aider à préparer divers rapports;

Superviser le personnel de soutien administratif du bureau.

Milieu de travail

Reconnu comme l’un des meilleurs employeurs du Canada au chapitre de la diversité, AAC estt fier de célébrer sa réalisation sur le plan de la création d’un milieu de travail diversifié, respectueux et positif où tous les employés sont valorisés et reconnus pour les qualités, les idées et les points de vue qui leur sont propres.

Intention du processus

Le besoin immédiat consiste à pourvoir un poste permanent à temps plein.

Un bassin de candidats qualifiés pourrait être établi et pourrait servir à pourvoir des postes permanents ou temporaires au lieu indiqué dans le cadre de ce processus.

Postes à pourvoir : 1

Les renseignements que vous devez fournir

Votre curriculum vitae.

Afin que votre candidature soit retenue, votre demande doit clairement décrire comment vous répondez aux énoncés suivants (qualifications essentielles)

Diplôme d’études secondaires ou équivalence approuvée par l’employeur (voir remarque 1).

Remarque

Norme minimale :

1. Les équivalences à un diplôme d’études secondaires approuvées par l’employeur sont les suivantes :

o avoir obtenu une note satisfaisante à l’examen de la Commission de la fonction publique approuvé comme équivalence à un diplôme d’études secondaires;
o une combinaison acceptable d’études, de formation et/ou d’expérience.

SI VOUS AVEZ DES DIPLÔMES ÉTRANGERS, veuillez suivre le lien ci-dessous pour de plus amples renseignements sur la façon d’obtenir une équivalence de diplôme. Vous devez obtenir une équivalence, à vos propres frais, afin que votre candidature soit prise en considération pour une nomination dans la fonction publique.

Équivalence des diplômes

Expérience de la prestation de services de soutien administratif, notamment la gestion de l’emploi du temps et du calendrier et de la coordination de réunions.

Expérience de l’utilisation d’ordinateurs, de divers logiciels et d’outils de communication électronique (p. ex. Word, Excel, Outlook et PowerPoint).

Expérience du traitement de documents confidentiels, protégés et de nature délicate.

Expérience de la prestation de services de soutien administratif à un membre de la direction.

Expérience de la prestation de services de soutien administratif dans le domaine des finances.

Expérience de la prestation de services de soutien administratif dans le domaine des ressources humaines.

Expérience de l’organisation de voyages pour un cadre supérieur.

Si vous répondez à certains des énoncés suivants, votre demande doit également clairement décrire comment vous y répondez (autres qualifications)

Expérience de la gestion et de l’organisation de l’emploi du temps quotidien d’un cadre supérieur, notamment la gestion de plusieurs réunions, conférences et formations.

Expérience de la rédaction, de l’examen, de la révision et de la coordination de la correspondance officielle avec des membres du personnel à divers échelons.

Expérience de la tenue de dossiers électroniques et de dossiers papier.

Expérience de la prise de notes et de la transcription de comptes rendus de réunions.

Expérience de l’utilisation d’un système ministériel de suivi de la correspondance comme le Système de gestion de la correspondance de la haute direction (SGCHD) ou CCM Mercury.

Les énoncés suivants seront utilisés / évalués à une date subséquente (essentiels à l'emploi)

Bilingue - Impératif (BBB/BBB)

Renseignements sur les exigences linguistiques

Réflexion analytique

Capacité de résoudre des problèmes sous pression

Communication interactive

Planification et organisation

Travail d’équipe

Esprit d’initiative

Les énoncés suivants pourraient être utilisés / évalués à une date subséquente (pourraient être nécessaires à l'emploi)

La sélection pourrait se limiter aux membres des groupes d'équité en emploi suivants : les autochtones, les personnes handicapées, les minorités visibles, les femmes

Renseignements sur l'équité en matière d'emploi

Conditions d'emploi

Autorisation sécuritaire Secret

Être apte et disposé à faire des heures supplémentaires.

Être apte et disposé à voyager.

Posséder un permis de conduire valide ou être en mesure de se déplacer au même titre qu’une personne qui en possède un.

Autres renseignements

La fonction publique du Canada s’est engagée à se doter d’un effectif compétent qui reflète la diversité de la population canadienne qu’elle dessert. Nous favorisons l’équité en matière d’emploi et vous encourageons à indiquer dans votre demande d’emploi si vous appartenez à un des groupes désignés.

Renseignements sur l’équité en matière d’emploi

INFORMATION SUR L’ÉVALUATION

Pour être nommé au poste, vous devez posséder toutes les qualifications essentielles. D'autres qualifications peuvent entrer en ligne de compte dans le choix de la personne nommée au poste. Certaines des qualifications (essentielles ou autres) seront évaluées à l'aide de votre demande d'emploi. Il vous incombe de fournir des exemples pertinents démontrant comment vous répondez à chaque exigence. À défaut de le faire, votre demande pourrait être rejetée.

D'autres sources d'information (tests standardisés, entrevues, vérification des références, connaissance des comités de sélection, etc.)

Toutes les communications associées à ce processus, y compris la correspondance par courriel, peuvent être utilisées pour évaluer les qualifications.

Une sélection aléatoire et / ou descendante des candidats pourrait être utilisée pour déterminer ceux qui pourrait être pris en considération dans le processus d'évaluation.

Un examen peut être administré.

Une entrevue peut être faite.

Une vérification de références peut être faite.

Vous devez fournir des attestations d'études.

Il se peut qu’on ait recours à une sélection utilisant des qualifications constituant un atout pour déterminer qui avancera à la prochaine étape du processus d'évaluation.

RENSEIGNEMENTS SUR LA DEMANDE D’EMPLOI ET LA CORRESPONDANCE

Les demandes soumises par courriel ne seront pas acceptées. Vous devez postuler en ligne à travers le site www.emplois.gc.ca.

Les personnes handicapées qui ne sont pas en mesure de présenter une demande en ligne doivent téléphoner au numéro suivant : 1-800-645-5605.

Chaque personne a le droit de participer à un processus de nomination dans la ou les langues officielles de son choix. Nous demandons aux postulant(e)s de mentionner leur(s) langue(s) préférée(s) dans leur demande d'emploi.

Les communications relatives au processus de sélection se feront par courriel. Il incombe aux candidats de fournir des coordonnées exactes et de les mettre à jour au besoin. Ils devraient s'assurer par ailleurs de fournir une adresse électronique qui accepte les courriels provenant d'utilisateurs inconnus (certains systèmes de messagerie bloquent ce genre de courriels).

Toutes les communications associées à ce processus, y compris la correspondance par courriel, peuvent être utilisées pour évaluer les qualifications.

Les décisions relatives à une nomination peuvent être fondées sur un ou plusieurs des critères suivants :
- Associer l'expérience ou les qualifications de l'individu aux forces et aux faiblesses de
l'équipe de travail.
- Associer l'expérience ou les qualifications de l'individu aux tâches du poste à pourvoir.
- Profondeur, étendue, type d'expérience relative au travail.
- Niveau/degré d'une ou de plusieurs compétences/qualifications.

Préférence

La préférence sera accordée, dans l’ordre suivant, aux anciens combattants et aux citoyens canadiens, à l’exception d’un poste situé au Nunavut, où les Inuits du Nunavut seront nommés en premier.

Renseignements sur la préférence aux anciens combattants

Nous remercions d'avance ceux et celles qui auront soumis une demande d'emploi, mais nous ne contacterons que les personnes choisies pour la prochaine étape de sélection.