Adjoint(e) administratif(ve)

Messages importants

Nous sommes aussi engagés à instaurer un milieu de travail inclusif et exempt d’obstacles, dès le processus de sélection. Si vous avez besoin de mesures d’adaptation à une étape ou une autre du processus d’évaluation, veuillez envoyer un message à l’adresse indiquée ci-dessous sous la rubrique Personnes-ressources pour en faire la demande. Les renseignements reçus au sujet de mesures d’adaptation seront traités confidentiellement.

Mesures d’adaptation en matière d’évaluation

Tâches

Sans être exhaustives pourraient être:

Évaluer, prioriser et répondre aux demandes et questions transmises au bureau du commissaire adjoint; choisir et adopter les actions à prendre tout en assurant le suivi nécessaire.

Conseiller, recommander et le cas échéant, prendre les actions qui s'imposent sur des questions problématiques.

Consolider et concilier l’information financière; effectuer le codage des factures; créer des bons de commande, produire des rapports.

Assurer le maintien des procédures et pratiques administratives; recommander des changements visant à améliorer l'efficience et l'efficacité des services.

Assurer le suivi de la correspondance exécutive et des échéanciers régionaux

Coordonner et effectuer les transactions des ressources humaines.

Initier et faire le suivi des transactions d'achats, d'installations, d'acquisitions, de gestion de matériel, de télécommunications, de contrats et autres services.

Tenir l'agenda du commissaire adjoint à jour, ajouter les rencontres et les rendez-vous à son horaire. Organiser les réunions, les téléconférences et les événements spéciaux; s'occuper de la logistique, préparer la documentation connexe, rédiger les horaires et les comptes rendus de réunions.

Préparer les demandes de voyages, les rapports de dépenses et s’occuper de la logistique s’y rattachant pour le commissaire adjoint et son adjointe exécutive.

Milieu de travail

Les employés du MPO et de la GCC jouent un rôle important dans la vie des Canadiens et Canadiennes. Nous assurons la sécurité et la protection des voies de navigation du Canada, nous travaillons pour assurer la santé et la durabilité des stocks de poissons, et nous aidons à protéger les écosystèmes aquatiques. Sans oublier que nous sauvons aussi des vies. Pour ces raisons et beaucoup d’autres encore, le travail de notre ministère suscite un fort sentiment de fierté auprès de la population canadienne, et cette fierté est perceptible partout au pays.

Intention du processus

Suite à ce processus, un bassin de candidats sera créé en vue de pourvoir divers postes
adminstratifs ayant des exigences linguistiques variées, diverses exigences de sécurité et différentes durées au sein de la Garde côtière canadienne et du ministère des Pêches et Océans pour diverses localités.

Postes à pourvoir : Nombre à être déterminé

Les renseignements que vous devez fournir

Votre curriculum vitae.

Afin que votre candidature soit retenue, votre demande doit clairement décrire comment vous répondez aux énoncés suivants (qualifications essentielles)

ÉTUDES:
Un diplôme d’études secondaires.

Équivalence des diplômes

EXPÉRIENCES:
Expérience significative* de la prestation de services de soutien administratif**.
Expérience de l'utilisation de Microsoft Word, Excel et Outlook.

*Significative : L’expérience démontrée devrait normalement inclure plusieurs des éléments suivants et avoir été effectuée pendant une durée significative.
**Sans être exhaustive, la prestation de services de soutien administratif pourrait inclure : la gestion de courriels et de calendriers électroniques pour d’autres personnes, le traitement de demandes de voyage, l’organisation de réunion, la préparation de compte-rendu, le traitement financier (facture, bons de commande, etc.), le traitement de la correspondance, la coordination d’activités administratives, l'organisation logistique de conférences ou vidéoconférences.

Les énoncés suivants seront utilisés / évalués à une date subséquente (essentiels à l'emploi)

Exigences linguistiques variées
Note : Les exigences linguistiques varieront selon le poste à doter telles que:
Bilingue impératif (BBB/BBB), Français essentiel

Renseignements sur les exigences linguistiques

CAPACITÉS:
Capacité à gérer sa charge de travail, d’établir ses priorités et assurer les suivis.
Capacité à travailler sous pression.
Capacité de communiquer efficacement à l’oral.
Capacité de communiquer efficacement à l’écrit.

QUALITÉS PERSONNELLES:
Faire preuve d’intégrité et respect.
Réflexion approfondie.
Travailler efficacement avec les autres.
Faire preuve d’initiative et être orienté vers l’action.

Les énoncés suivants pourraient être utilisés / évalués à une date subséquente (pourraient être nécessaires à l'emploi)

ÉTUDES:
Diplôme d’études postsecondaires dans un domaine relié au poste tel que bureautique, secrétariat ou autre.

Équivalence des diplômes

EXPÉRIENCES:
Expérience de la rédaction de compte-rendu et suivi des actions.
Expérience de la rédaction, de la révision et de la correction de correspondance courante.
Expérience dans la coordination et la logistique de préparatifs de voyage.
Expérience de la supervision de personnel.
Expérience dans l’acquisition de biens/services.
Expérience de soutien administratif ayant trait aux ressources humaines.
Expérience de soutien administratif ayant trait aux finances.
Expérience de la prestation de services de soutien administratif à un membre de la haute gestion.

EXIGENCES OPÉRATIONNELLES :
(selon le poste à combler)

Consentir et être disposé à travailler des heures régulières flexibles mais principalement de 9h00 à 17h00.
Consentir et être disposé à travailler des heures supplémentaires.
Consentir et être disposé à voyager.

Conditions d'emploi

La cote de fiabilité ou la cote secrète sera requise selon le poste à combler.
Posséder un permis de conduire valide ou mobilité généralement associée à la possession d'un permis de conduire valide.

Autres renseignements

La fonction publique du Canada s’est engagée à se doter d’un effectif compétent qui reflète la diversité de la population canadienne qu’elle dessert. Nous favorisons l’équité en matière d’emploi et vous encourageons à indiquer dans votre demande d’emploi si vous appartenez à un des groupes désignés.

Renseignements sur l’équité en matière d’emploi

Pour être en mesure de gérer le nombre de candidatures dans ce processus de sélection, la direction peut choisir d'utiliser un processus de sélection descendante ou aléatoire à diverses étapes du processus pour déterminer le nombre de candidates et candidats qui passeront à l'étape suivante.

Lorsque vous présenterez une demande dans le cadre de ce processus de sélection, on vous demandera de répondre à des questions de présélection. Il est de votre responsabilité de fournir des exemples clairs et concrets dans vos réponses à chacune des questions. Nous vous recommandons de décrire votre expérience avec des termes précis et vous assurer de fournir suffisamment de détails pour que les membres du comité de sélection puissent bien comprendre. Votre curriculum vitae pourrait être utilisé comme source secondaire pour valider vos réponses. Si vous indiquez dans votre réponse « veuillez-vous référer à mon curriculum vitae » votre application sera refusée. Un manque d'exemples et de détails pourrait faire en sorte que votre application ne soit pas retenue car les membres du comité de sélection n'auront pas suffisamment d'information pour déterminer si vous rencontrer les critères.

Chaque personne a le droit de participer à un processus de sélection dans la ou les langues officielles de son choix.

Nous avons l'intention de communiquer avec les candidats par courriel et/ou via le compte de postulant dans www.canada.ca/emplois-gouvernement. Les candidats participant au présent processus de sélection doivent fournir une adresse électronique valide dans leur candidature et s'assurer que celle-ci est toujours fonctionnelle et également veiller à ce que leur système accepte les messages d'utilisateurs inconnus (certains systèmes électroniques bloquent la réception de ce type de courriels).

TOUTES LES DEMANDES D'EMPLOI DEVRONT ÊTRE SOUMISES EN UTILISANT LE SITE WEB www.canada.ca/emplois-gouvernement. AUCUNE CANDIDATURE NE SERA ACCEPTÉE PAR COURRIEL.

Les candidat(e)s de l’extérieur de la fonction publique peuvent devoir assumer les frais de déplacement liés au processus de sélection.

Si applicable, vous devrez fournir vos attestations d’études originales lorsque demandé.

Préférence

La préférence sera accordée, dans l’ordre suivant, aux anciens combattants et aux citoyens canadiens, à l’exception d’un poste situé au Nunavut, où les Inuits du Nunavut seront nommés en premier.

Renseignements sur la préférence aux anciens combattants

Nous remercions d'avance ceux et celles qui auront soumis une demande d'emploi, mais nous ne contacterons que les personnes choisies pour la prochaine étape de sélection.