Coordonnateur administratif (RE-03), Groupe des petites et moyennes banques, Vancouver

Messages importants

Nous sommes aussi engagés à instaurer un milieu de travail inclusif et exempt d’obstacles, dès le processus de sélection. Si vous avez besoin de mesures d’adaptation à une étape ou une autre du processus d’évaluation, veuillez envoyer un message à l’adresse indiquée ci-dessous sous la rubrique Personnes-ressources pour en faire la demande. Les renseignements reçus au sujet de mesures d’adaptation seront traités confidentiellement.

Mesures d’adaptation en matière d’évaluation

Ceci est un processus anticipatoire.

Tâches

Le BSIF est à la recherche de personnes dynamiques et motivées dans le but de pourvoir un poste de coordonnateur administratif. Le titulaire du poste a pour fonction d’offrir des services de soutien administratif efficaces et efficients aux directeurs et à l’équipe du bureau de Vancouver à l’appui d’activités de surveillance continues fondées sur le risque. Il apporte son soutien aux communications avec divers interlocuteurs, coordonne des réunions, met sur pied des événements et prépare les documents afférents, et participe à la préparation et au suivi de mesures budgétaires, notamment en traitant les demandes de remboursement de frais de voyage et d’accueil. Son sens aigu de l’organisation et de la gestion du temps lui permet de donner suite efficacement à l’évolution des besoins et des priorités du bureau de Vancouver. Ses tâches se déclinent comme suit :

• Aider à planifier, à classer par ordre de priorité et à coordonner les besoins, les projets et les tâches de nature administrative du bureau de Vancouver à l’appui de la prestation efficace et continue de services et d’un soutien.
• Contribuer au maintien d’une relation professionnelle avec les intervenants, y compris avec d’autres organismes gouvernementaux, des associations sectorielles et des représentants des banques et des sociétés de fiducie et de prêt réglementées, et des coopératives de crédit fédérales.
• Fournir un soutien au gestionnaire du centre de coûts de l’équipe, y compris les rapports financiers sur les déplacements, les honoraires professionnels, les frais d’accueil, les frais d’affranchissement et les autres coûts prévus au budget.
• Réserver efficacement les voyages à l’aide des outils disponibles et fournir des rapports généraux sur les dépenses de voyage et les autres dépenses de l’équipe.
• Coordonner et organiser des rencontres, des réunions, des conférences et des déplacements pour les cadres du bureau et s’occuper de l’organisation matérielle connexe et de tous les besoins particuliers.
• Préparer, rédiger, formater et réviser un large éventail de documents, de rapports, d’exposés, de notes de service et de lettres et de courriels en s’appuyant sur des modèles et des normes internes.
• Coordonner, avec l’adjoint administratif, le travail de la réception, les exigences de la gestion de l’immeuble par rapport aux installations, l’entretien des locaux et l’approvisionnement en fournitures de bureau.
• Gérer la réception de lettres et de courriels et distribuer correctement les documents en respectant les pratiques établies en matière de gestion de l’information.

Intention du processus

Ce processus de sélection pourrait servir à dresser une liste de candidats qualifiés, qui pourrait être utilisée pour pourvoir des postes semblables ou identiques ayant divers profils et exigences linguistiques, divers profils de sécurité et diverses durées.

Postes à pourvoir : Nombre à être déterminé

Les renseignements que vous devez fournir

Votre curriculum vitae.

Afin que votre candidature soit retenue, votre demande doit clairement décrire comment vous répondez aux énoncés suivants (qualifications essentielles)

ÉTUDES ESSENTIELLES
• Diplôme d’études postsecondaires OU d’études secondaires et trois à cinq ans d’expérience de travail à un poste pertinent.

Équivalence des diplômes

EXPÉRIENCE ESSENTIELLE
• Expérience récente et appréciable de la prestation de services de soutien administratif à la haute direction et de la gestion de plusieurs demandes prioritaires assorties d’échéanciers conflictuels.
• Expérience récente de la planification, de la préparation et de la coordination de réunions et d’événements, notamment de la préparation de documents à l’appui et du suivi des mesures à prendre au terme de ces réunions.
• Expérience appréciable de l’utilisation de logiciels de traitement de texte, de feuilles de calcul et de gestion des courriels tels que la suite Microsoft Office (Word, Excel, Outlook et PowerPoint).
• Expérience de l’utilisation d’un système de classement de documents papiers et électroniques.

Les énoncés suivants seront utilisés / évalués à une date subséquente (essentiels à l'emploi)

Anglais essentiel

Renseignements sur les exigences linguistiques

CONNAISSANCES ESSENTIELLES
• Connaissance des méthodes, des techniques et des pratiques relatives à la prestation de services de soutien administratif de nature générale.

COMPÉTENCES ESSENTIELLES
• Orientation vers les résultats
• Orientation du service
• Jugement professionnel
• Esprit de collaboration
• Aptitude marquée pour l’expression écrite
• Aptitude marquée pour l’expression orale

Les énoncés suivants pourraient être utilisés / évalués à une date subséquente (pourraient être nécessaires à l'emploi)

Si, en plus des qualités essentielles énumérées ci-dessus, vous répondez au moins à l’un des critères suivants relatifs aux études ou à l’expérience, veuillez fournir des précisions.

ÉTUDES CONSTITUANT UN ATOUT
• Diplôme d’études postsecondaires dans un domaine lié aux fonctions du poste.

Équivalence des diplômes

EXPÉRIENCE CONSTITUANT UN ATOUT
Vous pourriez devoir satisfaire à certains critères constituant un atout en matière d’expérience. Par conséquent, nous vous recommandons d’annoter votre curriculum vitae en ce sens le cas échéant.
• Expérience de travail au sein d’un ministère ou un organisme fédéral dans un rôle relié à l’administration.
• Expérience de la prestation de services administratifs dans le secteur des services financiers*.
• Expérience du soutien à plusieurs groupes ou secteurs.
• Expérience de l’utilisation d’une plateforme fondée sur SharePoint pour le classement électronique des dossiers.
• Expérience de l’utilisation du système SAP (Systems, Applications & Products in Data Processing) ou d’un système équivalent de suivi de dossiers financiers.
• Expérience significative de la préparation et de l’organisation de correspondances, notamment des procès-verbaux, des notes, des présentations, des ordres du jour ou des rapports.
• Expérience de l’organisation de réunions sur place et virtuelles, de téléconférences, de vidéoconférences, de séances d’information et d’événements.
• Expérience de la saisie, de la récupération, de la compilation, du traitement ou de l’archivage de données à l’aide de logiciels ou de systèmes informatiques.
• Expérience de l’édition, du formatage, du suivi et du contrôle de la qualité de documents.
• Expérience de la coordination d’activités financières, telles que le traitement des approbations de frais de voyage et de dépenses, l’organisation et la coordination des approbations liées à l’accueil, le codage et l’approbation des factures, l’extraction ou la préparation de rapports sur le budget.
• Expérience de l’utilisation des Services de voyage partagés (SVP) ou d’autres outils de réservation de voyages.
• Expérience de la coordination, de la saisie, de la récupération et du rapprochement d’activités liées au budget et aux projets dans le SAP (Systems, Applications & Products in Data Processing) ou dans un système électronique de gestion de dossiers financiers.
• Expérience du traitement d’informations financières, notamment le suivi et la prévision de budget ou le rapprochement des transactions portées sur une carte d’achats.

*L’expérience du secteur des services financiers s’entend de l’expérience du travail dans une institution financière, notamment une institution de dépôts, une société d’assurances, un fonds de pension, une entreprise de gestion du patrimoine ou un cabinet de comptabilité (services d’audit) aussi bien que dans un ministère directement responsable de la surveillance et de la réglementation d’institutions financières OU une autre expérience pertinente.

CONNAISSANCES CONSTITUANT UN ATOUT
• Connaissance des lignes directrices du Conseil du Trésor, notamment celles qui traitent des voyages.
• Connaissance des politiques et des directives administratives des groupes centralisés de services administratifs, de l’organisme central et des ministères, et des lois qui ont une incidence sur l’exercice des fonctions, telle que la Loi sur la gestion des finances publiques.

COMPÉTENCES CONSTITUANT UN ATOUT
• Esprit critique
• Perfectionnement des compétences chez soi
• Impact et influence

BESOINS DE L’ORGANISATION
Afin de respecter les principes d’équité en emploi du BSIF dont l’objectif est de se doter d’un effectif diversifié, la sélection pourrait être restreinte aux candidats s’étant identifiés comme personnes handicapées ou autochtones.

Conditions d'emploi

Autorisation sécuritaire Cote de fiabilité

Autres renseignements

La fonction publique du Canada s’est engagée à se doter d’un effectif compétent qui reflète la diversité de la population canadienne qu’elle dessert. Nous favorisons l’équité en matière d’emploi et vous encourageons à indiquer dans votre demande d’emploi si vous appartenez à un des groupes désignés.

Renseignements sur l’équité en matière d’emploi

La mutation ou l’affectation d’employés du BSIF aux mêmes groupe et niveau sera envisagée avant de prendre en compte tout autre candidat.

Dans le cadre du présent processus de sélection, nous avons l’intention de communiquer par courriel avec les candidats qui y participeront. Par conséquent, les candidats doivent fournir une adresse de courriel valide. Il incombe aux candidats de veiller à l’exactitude des renseignements fournis et de les mettre à jour au besoin. Ils doivent donc réviser leurs renseignements personnels qui figurent à leur dossier dans le Système de ressourcement de la fonction publique lorsque ceux-ci changent.

Curriculum vitæ :
Les candidats doivent clairement démontrer, à l’aide d’exemples concrets, qu’ils satisfont aux critères relatifs aux études et à l’expérience énoncés sous la rubrique des qualités essentielles. De plus, ils doivent indiquer les qualités qu’ils possèdent constituant un atout, à quel moment et pendant combien de temps (mois et année) ils ont acquis cette expérience. Dans le cas où, en raison d’une absence de détails, le Comité d’évaluation serait incapable de déterminer si le candidat satisfait à l’ensemble des critères, il pourrait entraîner le rejet de votre candidature.

QUESTIONS DE SÉLECTION (le cas échéant) :
Il incombe à chaque candidat de bien indiquer qu’il rencontre chaque critère de sélection (études et expérience, tant essentielles que constituant un atout) EN répondant AUX QUESTIONS DE SÉLECTION. À noter qu’il n’est pas suffisant de déclarer simplement que l’on possède une qualité donnée ou de décliner ses attributions actuelles ou antérieures; le candidat doit plutôt fournir des exemples indiquant en quoi il satisfait aux attentes. Étant donné que le curriculum vitæ du candidat servira à valider l’information de vos réponses, il doit être suffisamment détaillé en ce qui a trait à ses études et à son expérience.

VÉRIFICATION DES RÉFÉRENCES / ÉVALUATION DU RENDEMENT :
Dans le cadre de cette évaluation, les références seront vérifiées et les candidats pourraient être appelés à soumettre leurs évaluations du rendement. Dans le cas des candidats de la fonction publique, le Comité d’évaluation pourrait communiquer avec le ou les gestionnaires actuels du postulant.

Votre demande d’emploi pourrait servir à évaluer vos compétences en expression écrite.

Les options suivantes pourraient être utilisées à quelconque étape du processus de sélection pour déterminer qui avancera à la prochaine étape : une sélection aléatoire, une sélection descendante ou une sélection parmi les candidats qui satisfont aux qualités constituant un atout.

Une affectation ou un détachement ou une nomination intérimaire doit être approuvé par votre superviseur.

Le BSIF est un organisme distinct ayant son propre système de classification et de rémunération. La dotation de ses postes est assujettie à la Loi sur l’emploi dans la fonction publique (LEFP).

L’organisme client n’accepte que les demandes en ligne. Les postulants doivent par conséquent poser leur candidature par l’entremise du Système de ressourcement de la fonction publique (SRFP). Pour poser leur candidature en ligne, ils sont invités à cliquer sur « Poser votre candidature en ligne » ci-dessous. Les personnes handicapées ne pouvant poser leur candidature en ligne peuvent composer le 1-800-645-5605.

Postulants handicapés : Si vous avez besoin de mesures d’adaptation au cours du processus de sélection, notamment une aide technique pour exprimer vos qualités de façon à ce qu’elles puissent être évaluées équitablement, veuillez nous en informer par courriel à l’adresse que voici : .

Préférence

La préférence sera accordée, dans l’ordre suivant, aux anciens combattants et aux citoyens canadiens, à l’exception d’un poste situé au Nunavut, où les Inuits du Nunavut seront nommés en premier.

Renseignements sur la préférence aux anciens combattants

Nous remercions d'avance ceux et celles qui auront soumis une demande d'emploi, mais nous ne contacterons que les personnes choisies pour la prochaine étape de sélection.