Adjoint administratif

Messages importants

Nous sommes aussi engagés à instaurer un milieu de travail inclusif et exempt d’obstacles, dès le processus de sélection. Si vous avez besoin de mesures d’adaptation à une étape ou une autre du processus d’évaluation, veuillez envoyer un message à l’adresse indiquée ci-dessous sous la rubrique Personnes-ressources pour en faire la demande. Les renseignements reçus au sujet de mesures d’adaptation seront traités confidentiellement.

Mesures d’adaptation en matière d’évaluation

Les candidats autochtones sont invités à se déclarer comme tels, car la Régie pourrait leur accorder une préférence à des fins d’équité d’emploi. Un Autochtone est un Indien de l’Amérique du Nord ou un membre d’une Première Nation, un Métis ou un Inuit. Les Indiens de l’Amérique du Nord et les membres d’une Première Nation comprennent les Indiens des traités de même que les Indiens inscrits et non inscrits. Veuillez noter qu’il faut remplir un formulaire d’affirmation d’affiliation autochtone.

Les fonctions du rôle ne se prêtent pas au télétravail.

La Régie de l’énergie du Canada est à l’œuvre afin d’assurer l’acheminement de l’énergie en toute sécurité partout au pays. Elle examine les projets de mise en valeur des ressources énergétiques et communique de l’information importante sur l’énergie, tout en appliquant des normes de sécurité et environnementales comptant parmi les plus strictes au monde. Elle emploie quelque 500 personnes à son bureau national situé à Calgary, en Alberta, et à ses bureaux régionaux de Montréal, Vancouver et Yellowknife.

La Régie est reconnue parmi les 100 meilleurs employeurs au Canada dans le cadre d’un concours national sélectionnant des employeurs qui donnent le ton dans leurs secteurs en offrant un milieu de travail exceptionnel à leurs employés.

Tâches

L’adjoint administratif fournit les services de soutien administratif nécessaires au directeur et aux membres de l’équipe, individuellement et collectivement. À ce titre, il assure le soutien et la coordination des réunions de l’équipe, participe aux discussions et aux décisions, peut préparer les données pour le budget, organise les voyages, met à jour le calendrier des congés planifiés de l’équipe et gère le bureau de manière efficace en fournissant des services de soutien administratif et de secrétariat.

Intention du processus

Un répertoire de candidats qualifiés pourrait être constitué. Les candidats qualifiés pourraient se voir offrir un poste similaire, temporaire, permanent ou par intérim, à un échelon équivalent ou inférieur. La nomination sera fondée sur les résultats de l’évaluation des qualités essentielles ou des qualités essentielles et des qualités constituant un atout, ainsi que sur l’étendue et la profondeur de l’expérience.

Postes à pourvoir : 1

Les renseignements que vous devez fournir

Votre curriculum vitae.

Une lettre d'accompagnement en 1 000 mots (maximum)

Afin que votre candidature soit retenue, votre demande doit clairement décrire comment vous répondez aux énoncés suivants (qualifications essentielles)

Études :
Diplôme d’études secondaires ou combinaison d’études et d’expérience pertinente.

Équivalence des diplômes

E1 Expérience* appréciable de la prestation de services administratifs et du travail de bureau en général (comme la préparation d’ordres du jour, la réservation de voyages ou l’inscription à des conférences et des formations).
E2 Expérience* appréciable liée aux échanges efficaces avec des clients internes et externes de divers niveaux hiérarchiques.
E3 Expérience* de travail dans l’environnement Windows avec les applications de la suite Microsoft (comme Word, Excel, PowerPoint et Outlook).

Si vous répondez à certains des énoncés suivants, votre demande doit également clairement décrire comment vous y répondez (autres qualifications)

La préférence sera accordée à des candidats ayant indiqué leur appartenance à l’un des groupes désignés suivants : * Autochtones, minorités visibles et personnes handicapées.

Les énoncés suivants seront utilisés / évalués à une date subséquente (essentiels à l'emploi)

Exigences linguistiques variées
Connaissance des langues officielles : Diverses -Anglais essentiel et bilinguisme impératif (CBC/CBC).

1. L’objectif immédiat est de doter un poste bilingue impératif (CBC).
2. Le second poste dont la dotation est prévue exige une connaissance de l’anglais.

Renseignements sur les exigences linguistiques

Test d'autoévaluation d'expression écrite en langue seconde
Afin de vous aider à décider si vous devriez postuler pour des emplois bilingues, avant de soumettre votre demande, vous pouvez subir un test d'autoévaluation facultatif vous permettant d'évaluer vos aptitudes à la rédaction dans votre seconde langue officielle.

Pour de plus amples renseignements, veuillez consulter :
Test en ligne non supervisé d'expression écrite en langue seconde

Compétences organisationnelles et opérationnelles OU compétences en leadership

CO1 Leadership et travail d’équipe
Niveau de compétence : Apprentissage / Mise en pratique
• Établit de bonnes relations de travail avec les membres de son équipe et ses collègues d’autres équipes.

CO2 Responsabilité et priorité des résultats
Niveau de compétence : Apprentissage / Mise en pratique
• Sollicite des conseils ou confirme les décisions à prendre dans les situations ambiguës.
• Prend des engagements qui peuvent être respectés, accepte les responsabilités et exécute les tâches qui lui sont confiées.

CO3 Sens de l’initiative et adaptabilité aux changements
Niveau de compétence : Apprentissage / Mise en pratique
• Est réceptif aux nouvelles idées et formule des suggestions en vue d’apporter des changements.

OC4 Communication orale
Niveau de compétence : Apprentissage
• Communique verbalement de façon claire, concise et efficace avec collègues et clients.

CO5 Communication écrite
Niveau de compétence : Apprentissage
• Communique par écrit de façon claire, concise et efficace avec collègues et clients.

Compétences techniques

CT1 Administration des affaires et service à la clientèle
Niveau de compétence : Mise en pratique
• Organise et coordonne les activités selon la liste des priorités pour assurer des services continus.
• Fait preuve de jugement et agit vite dans des situations multitâches.

Définition des niveaux de compétence

Apprentissage : Acquiert une connaissance de base de la compétence et les capacités nécessaires à sa mise en pratique.
Mise en pratique : Manifeste une bonne compréhension de la compétence et des capacités nécessaires à sa mise en pratique et à une contribution tangible.
Orientation : Connaît bien et maîtrise la compétence. Peut influencer et guider les autres dans sa mise en pratique.
Façonnement : Est reconnu comme expert. Façonne l’orientation de la Régie en ce qui concerne la compétence.

Les énoncés suivants pourraient être utilisés / évalués à une date subséquente (pourraient être nécessaires à l'emploi)

Qualités constituant un atout

QA1 Diplôme d’études secondaires.

QA2 Études postsecondaires (et non des cours de niveau secondaire) dans un programme d’administration et de gestion de bureau ou encore de secrétariat.

QA3 Expérience récente de la prestation de services administratifs (notamment la gestion du calendrier et de l’emploi du temps) à un cadre.

QA4 Expérience des services financiers (traitement des factures, rapprochement des dépenses, utilisation d’un logiciel financier, etc.), de l’utilisation de systèmes d’organisation de voyages comme HRG ou des préparatifs de voyage pour des cadres, et de la préparation de contrats.

La sélection pourrait se limiter aux membres des groupes d'équité en emploi suivants : les autochtones, les personnes handicapées, les minorités visibles

Renseignements sur l'équité en matière d'emploi

Conditions d'emploi

1) Accepter de se soumettre à une vérification afin d’obtenir la cote de fiabilité, et maintenir cette cote.
2) Se conformer au code de conduite des employés de la Régie.
Remarque – Il est fortement recommandé aux candidats éventuels de prendre connaissance du code de conduite avant de postuler. Le document est accessible à partir du site Web de la Régie à l’adresse http://www.cer-rec.gc.ca/code-regissant-conduite.
3) Accepter et être capable de voyager et de faire des heures supplémentaires au besoin.
4) Consentir à changer d’équipe ou de secteur, selon les exigences opérationnelles ou à mesure que sont établis les besoins de perfectionnement individuels.

Autres renseignements

La fonction publique du Canada s’est engagée à se doter d’un effectif compétent qui reflète la diversité de la population canadienne qu’elle dessert. Nous favorisons l’équité en matière d’emploi et vous encourageons à indiquer dans votre demande d’emploi si vous appartenez à un des groupes désignés.

Renseignements sur l’équité en matière d’emploi

1. Le système de classification de la Régie est différent de celui de la fonction publique dans son ensemble. Ce poste de niveau NEB-04 correspond à peu de choses près à un poste de niveau CR-04 pour la rémunération seulement. Les avantages offerts, y compris l’aide à la réinstallation, peuvent différer considérablement de ceux qui sont offerts dans l’ensemble de la fonction publique. Le poste est assujetti à la convention collective de l’Institut professionnel de la fonction publique du Canada applicable à la Régie.

2. Exigences liées à la candidature : Les candidats doivent démontrer clairement dans leur demande qu’ils possèdent les qualités essentielles concernant les études et l’expérience. Il est fortement conseillé aux candidats de démontrer qu’ils possèdent aussi les qualités constituant un atout. Ces dernières peuvent être utilisées à tout moment durant le processus de sélection (présélection, évaluation ou les deux). Le défaut de fournir des renseignements suffisants entraînera le rejet de la candidature.

REMARQUE – Les candidats doivent fournir dans leur demande une adresse électronique valable et fonctionnelle en tout temps. Ils doivent s’assurer que la boîte de réception de courriel ne filtre pas les messages d’expéditeurs inconnus. Les communications à des fins d’évaluation se feront par courriel, qu’il s’agisse par exemple de l’envoi d’une invitation à une épreuve écrite ou à une entrevue. Les résultats du processus d’évaluation seront transmis de la même façon.

3. Évaluation : L’évaluation des candidatures pourrait se faire à l’aide de l’un ou l’autre des moyens suivants : demande, examen écrit, présentation orale, entrevue, vérification des références, interaction avec le personnel à l’interne durant le processus de sélection et connaissances personnelles. Une sélection descendante pourrait être utilisée à n’importe quelle étape du processus de sélection.

4. Exigences à remplir : Les candidats doivent posséder toutes les qualités essentielles et satisfaire aux conditions d’emploi pour être nommés à ce poste. Une personne peut être nommée au poste même si elle ne possède pas toutes les qualités constituant un atout, ni même aucune, et si elle ne satisfait pas aux exigences opérationnelles ou ne répond pas aux besoins organisationnels. Cependant, il est préférable de satisfaire à ces critères, car ils peuvent constituer un facteur déterminant dans le choix du titulaire.

5. Salaire : Au 1er novembre 2017, NEB-04 : de 43 304 $ à 52 679 $ (sous réserve de révision)
D’autres formes de rémunération peuvent être accordées par la Régie en sus du salaire, dont l’admissibilité est établie conformément aux dispositions stipulées dans la convention collective ou les conditions d’emploi pour la durée précisée :
• une indemnité pour Calgary représentant 4,95 % du salaire de base versée toutes les deux semaines;
• une rémunération liée au rendement annuel, composée en partie du rendement personnel (60 % du montant) et du rendement de l’organisme (40 % du montant).
• La convention collective entre la Régie et l’Institut professionnel de la fonction publique du Canada a pris fin le 31 octobre 2018. Jusqu’à la signature et à la mise en œuvre d’une nouvelle convention, toutes les dispositions de l’ancienne, y compris celles qui ont trait aux indemnités, continuent de prévaloir.

6. Conditions d’emploi : Ce poste est classé dans l’unité de négociation représentée par l’Institut professionnel de la fonction publique du Canada.

7. Preuves de scolarité : Des preuves de scolarité sont exigées avant la nomination. Les candidats qui ont fait leurs études à l’extérieur du Canada doivent faire évaluer leurs certificats ou diplômes en fonction des normes d’éducation au Canada. Prière de communiquer avec le Centre d’information canadien sur les diplômes internationaux pour obtenir de plus amples renseignements à ce sujet (https://www.cicdi.ca/1/accueil.canada).

8. Besoins organisationnels futurs : La Régie est déterminée à se doter d’un effectif compétent et diversifié, qui est représentatif de la population canadienne. Suivant sa stratégie visant l’atteinte des objectifs en matière d’équité d’emploi, elle limitera sa sélection à des candidats ayant indiqué leur appartenance à l’un des groupes désignés suivants : * Autochtones, minorités visibles et personnes handicapées.

* Un Autochtone est un Indien de l’Amérique du Nord ou un membre d’une Première Nation, un Métis ou un Inuit. Les Indiens de l’Amérique du Nord et les membres d’une Première Nation comprennent les Indiens des traités de même que les Indiens inscrits et non inscrits. Veuillez noter qu’il faut remplir un formulaire d’affirmation d’affiliation autochtone.


9. Bureau principal – Calgary (Alberta) : 517, Dixième Avenue S.-O., bureau 210

Préférence

La préférence sera accordée, dans l’ordre suivant, aux anciens combattants et aux citoyens canadiens, à l’exception d’un poste situé au Nunavut, où les Inuits du Nunavut seront nommés en premier.

Renseignements sur la préférence aux anciens combattants

Nous remercions d'avance ceux et celles qui auront soumis une demande d'emploi, mais nous ne contacterons que les personnes choisies pour la prochaine étape de sélection.