Adjoint(e) exécutif(ive)

Messages importants

Nous sommes aussi engagés à instaurer un milieu de travail inclusif et exempt d’obstacles, dès le processus de sélection. Si vous avez besoin de mesures d’adaptation à une étape ou une autre du processus d’évaluation, veuillez envoyer un message à l’adresse indiquée ci-dessous sous la rubrique Personnes-ressources pour en faire la demande. Les renseignements reçus au sujet de mesures d’adaptation seront traités confidentiellement.

Mesures d’adaptation en matière d’évaluation

SEULES LES DEMANDES EN LIGNE SERONT ACCEPTÉES.

Le Service administratif des tribunaux judiciaires rémunère ses employé(e)s au moyen de Phoénix, mais dispose de ses propres services de rémunération qui comprennent un accès direct au conseiller(ère) en rémunération à Ottawa, garantissant une résolution opportune de tout problème lié à la paie qui pourrait survenir.

Tâches

L’adjoint(e) exécutif(ive) fournit un service de support administratif complet à l’Administrateur en chef adjoint (ACA) de la Gestion ministérielle et Dirigeant principal des finances du Service administratif des tribunaux judiciaires (SATJ). L’ACA est équivalent à un Sous-ministre adjoint.

Un rôle clé de l’adjoint(e) exécutif(ive) est d’effectuer un suivi actif des nombreux livrables, tâches, décisions et enjeux qui exigent de l’action de la part de l’ACA ou de la part d’autres à l’intérieur et à l’extérieur des Cours et du SATJ, qui sont souvent de haut niveau.

Les responsabilités de l’adjoint(e) exécutif(ive) incluent : gérer le flux général de l’information, de la correspondance et de la documentation au sein du bureau de l’ACA; céduler des rencontres, coordonner les documents nécessaires et documenter les procès-verbaux; arranger les voyages d’un cadre et traiter des réclamations de dépenses; vérifier que des documents soumis sont précis, complets et conformes aux procédures administrative; surveiller et suivre diverses décisions, enjeux et approbations; communiquer des tâches aux hauts gestionnaires sous la direction de l’ACA; maintenir les dossiers officiels du bureau de l’ACA; et d’autres responsabilités d’administration générale.

Le ou la candidat(e) idéal(e) est un(e) joueur d’équipe digne de confiances qui est en mesure de communiquer efficacement avec des personnes de tous les niveaux, y compris les juges en chef et des membres des quatre cours fédérales,l’Administrateur en chef et son bureau, ainsi que les cadres supérieurs à l’intérieur et à l’extérieur du SATJ. Ce doit posséder d’excellentes habiletés en communication orale dans les deux langues officielles, ainsi que de l’étiquette, du tact et de la discrétion.

L’adjoint(e) exécutif(ive) produit divers documents et correspondances, tels que des réponses aux courriels, des invitations à des évènements, des mémos, des procès-verbaux des rencontres, des procédures administratives et autres. Ceci exige de la communication écrite efficace dans les deux langues officielles, le souci du détail et une familiarité avec les conventions qui sont propres au type de document.

L’adjoint(e) exécutif(ive) est résilient(e) en situation de stress et capable de prioriser dans un environnement où de nombreuses activités et livrables se déroulent à un rythme rapide, les demandes sont concurrentes et les priorités changent. L’adjoint(e) exécutif(ive) est sensible et réagit aux besoin d’un cadre, tout en possédant l’initiative et le jugement pour travailler de façon autonome.

Milieu de travail

Le Service administratif des tribunaux judiciaires (SATJ) offre des services à la Cour d’appel fédérale, la Cour fédérale, la Cour d’appel de la cour martiale du Canada et la Cour canadienne de l’impôt.

La mission du SATJ est de fournir des services de greffe, judiciaires et ministériels opportuns et adéquats aux quatre cours supérieures et à leurs clients, de la manière la plus créatrice et rentable, tout en faisant la promotion d’un milieu de travail sain et en encourageant la contribution continue des employés à l’excellence de la prestation des services.

Joignez-vous à notre équipe dans un milieu de travail qui favorise la créativité et les nouvelles idées pour améliorer nos façons de faire et la qualité de nos services.

*Appuyer l’administration de la justice pour tous les Canadiens*

Intention du processus

Un bassin de candidat(e)s partiellement ou totalement qualifié(e)s pourrait être créé afin de doter des postes similaires ou identiques de durées variées, présentant différents profils linguistiques et exigences de sécurité au sein du Service administrative des tribunaux judiciaires.

Postes à pourvoir : 1

Les renseignements que vous devez fournir

Votre curriculum vitae.

Coordonnées de 2 références.

Afin que votre candidature soit retenue, votre demande doit clairement décrire comment vous répondez aux énoncés suivants (qualifications essentielles)

Au minimum, un diplôme d’études postsecondaires par un établissement reconnu OU une combinaison acceptable d’études, de formation ou d’expérience.

Équivalence des diplômes

Expérience récente* et appréciable** à fournir un service de support administratif complet à un cadre supérieur*** tel que décrit sous la rubrique Tâches de cette affiche.

Expérience récente* et appréciable** de suivi sur toute une gamme de tâches, de décisions et d’enjeux qui exigent une action à un niveau élevé de gestion***.

Expérience récente* à supporter la gestion d’un budget.

Expérience appreciable** à utiliser les logiciels de la Suite Microsoft Office (2007, ou version plus récente) incluant Word, Excel, Outlook et PowerPoint.

Expérience à la gestion de la correspondance entrante et sortante d'un cadre supérieur***.

Expérience à faire les arrangements de voyage et de traitement des demandes de remboursement.

* Par « récente » on entend de l'expérience acquise au cours des trois (3) dernières années.
** On entend par expérience « appréciable » la profondeur et l'étendue de l'expérience normalement associées à une combinaison du temps consacré lors de l'exercice de ces fonctions et le type de travail (portée, étendue et complexité) liées aux responsabilités principales selon cette qualification. Des exemples clairs et spécifiques doivent être fournis par les candidats dans leur application.
*** «Cadre supérieur» se définit par Directeur général et l’équivalent ou un poste plus élevé.

Si vous répondez à certains des énoncés suivants, votre demande doit également clairement décrire comment vous y répondez (autres qualifications)

Baccalauréat décerné par un établissement postsecondaire reconnu.

Équivalence des diplômes

Expérience de travail dans un environnement judiciaire ou quasi judiciaire.

Expérience à préparer et à réviser des documents budgétaires.

Les énoncés suivants seront utilisés / évalués à une date subséquente (essentiels à l'emploi)

Bilingue - Impératif (CBC/CBC)

Renseignements sur les exigences linguistiques

Test d'autoévaluation d'expression écrite en langue seconde
Afin de vous aider à décider si vous devriez postuler pour des emplois bilingues, avant de soumettre votre demande, vous pouvez subir un test d'autoévaluation facultatif vous permettant d'évaluer vos aptitudes à la rédaction dans votre seconde langue officielle.

Pour de plus amples renseignements, veuillez consulter :
Test en ligne non supervisé d'expression écrite en langue seconde

Connaissance des procédures administratives générales de bureau.
Connaissance des procédures administratives liées aux ressources humaines et finances.
Connaissance de la directive sur les voyages du Secrétariat du conseil du trésor.

Capacité à gérer les priorités et de respecter les délais dans un environnement où les activités se déroulent à un rythme rapide.
Capacité de gérer et d'endurer la pression au travail.
Capacité de communiquer efficacement par écrit.
Capacité de communiquer efficacement de vive voix.

Relations interpersonnelles efficaces
Fiabilité
Initiative
Jugement
Discrétion
Souci du détail

Les énoncés suivants pourraient être utilisés / évalués à une date subséquente (pourraient être nécessaires à l'emploi)

Consentir à travailler de 8h30 à 16h30.
Consentir à travailler du temps supplémentaire lorsque nécessaire et à court préavis.

Conditions d'emploi

Autorisation sécuritaire Secret

Autres renseignements

La fonction publique du Canada s’est engagée à se doter d’un effectif compétent qui reflète la diversité de la population canadienne qu’elle dessert. Nous favorisons l’équité en matière d’emploi et vous encourageons à indiquer dans votre demande d’emploi si vous appartenez à un des groupes désignés.

Renseignements sur l’équité en matière d’emploi

Si vous êtes déjà un(e) fonctionnaire, veuillez indiquer les éléments suivants dans votre demande d'emploi : groupe et niveau du poste d'attache; situation de l’emploi; code d'identification de dossier personnel (CIDP).

Chaque personne a le droit de participer à un processus de nomination dans la ou les langues officielles de son choix. Nous demandons aux postulant(e)s de mentionner leur(s) langue(s) préférée(s) dans leur demande d'emploi.

Les candidat(e)s doivent démontrer clairement dans le questionnaire de présélection comment ils/elles rencontrent les critères d'étude et d'expérience, essentiels et constituant un atout, se retrouvant dans l'énoncé de critères de mérite. Pour ce faire, le candidat ou la candidate doit fournir l’information en lien avec la question de présélection, à l’aide d’exemples concrets, dans la section fournie et selon la limite de caractères allouée par le système. Le comité d'évaluation ne peut présumer de votre expérience et ne fera aucune supposition à cet effet. Notez qu'il ne sera pas suffisant de mentionner que le critère est rencontré ou de fournir une liste de responsabilités passées
ou présentes. Le curriculum vitae pourrait être utilisé en source secondaire afin de valider l'information fournie dans le questionnaire sur l’expérience. Si les critères d'étude et d'expérience essentiels et constituant un atout, ne sont pas démontrés clairement, votre dossier de candidature pourrait être rejeté. Nous ne communiquerons pas avec les candidat(e)s pour leur demander de fournir ou de clarifier des informations qui auraient pu être omises.

Les communications relatives au processus de sélection se feront par courriel. Il incombe aux candidats de fournir des coordonnées exactes et de les mettre à jour au besoin. Ils devraient s'assurer par ailleurs de fournir une adresse électronique qui accepte les courriels provenant d'utilisateurs inconnus (certains systèmes de messagerie bloquent ce genre de courriels).

Les employé(e)s qui occupent un poste du même groupe et du même niveau pour une période indéterminée (ou l’équivalent) pourraient postuler en vue d’une mutation. Si aucune mutation n’est effectuée, on examinera la candidature des employé(e)s d’autres groupes et niveaux dans le cadre de ce processus de nomination annoncé.

Une sélection descendante des candidat(e)s pourrait être utilisée pour déterminer ceux et celles qui pourraient être pris en considération dans le processus d'évaluation.

Veuillez fournir les coordonnées (incluant une adresse courriel valide) de deux références récentes (au cours des 2 dernières années). Une de celles-ci doit être un superviseur/gestionnaire actuel.

Le comité d'évaluation se réserve le droit de contacter des références autres que celles fournies par les candidat(e)s (au sein de la fonction publique seulement), si jugé nécessaire, pour faire une évaluation adéquate des candidat(e)s.

Toute l'information recueillie au long du processus de sélection, du moment de la présentation de la demande jusqu'à la fin du processus, sera utilisée pour évaluer les candidat(e)s.

Le(s) qualification(s) constituant un atout pourrait(ent) être utilisé(e) dans ce processus de sélection.

La communication écrite pourrait être évaluée au moyen de la demande d'emploi.

Préférence

La préférence sera accordée, dans l’ordre suivant, aux anciens combattants et aux citoyens canadiens, à l’exception d’un poste situé au Nunavut, où les Inuits du Nunavut seront nommés en premier.

Renseignements sur la préférence aux anciens combattants

Nous remercions d'avance ceux et celles qui auront soumis une demande d'emploi, mais nous ne contacterons que les personnes choisies pour la prochaine étape de sélection.