Divers postes d’adjoints(es)

Messages importants

Nous sommes aussi engagés à instaurer un milieu de travail inclusif et exempt d’obstacles, dès le processus de sélection. Si vous avez besoin de mesures d’adaptation à une étape ou une autre du processus d’évaluation, veuillez envoyer un message à l’adresse indiquée ci-dessous sous la rubrique Personnes-ressources pour en faire la demande. Les renseignements reçus au sujet de mesures d’adaptation seront traités confidentiellement.

Mesures d’adaptation en matière d’évaluation

Pour être nommé au poste, vous devez posséder toutes les qualifications essentielles. D'autres qualifications peuvent entrer en ligne de compte dans le choix de la personne nommée au poste. Certaines des qualifications (essentielles ou autres) seront évaluées à l'aide de votre demande d'emploi. Il vous incombe de fournir des exemples pertinents démontrant comment vous répondez à chaque exigence. À défaut de le faire, votre demande pourrait être rejetée

*** Attention : La capacité à communiquer efficacement par écrit sera partiellement évaluée par votre application.

Vous devez compléter les QUESTIONS DE PRÉSELECTION et vous devez clairement démonter (en donnant des exemples appropriés) de quelle manière vous rencontrez LES CRITÈRES D’ÉTUDES ET D’EXPÉRIENCE dans l’énoncé des qualifications essentielles et autres qualifications. Il vous incombe de nous fournir une APPLICATION COMPLÈTE incluant les QUESTIONS DE PRÉSÉLECTION et votre C.V., à défaut de quoi votre candidature pourrait être rejetée.

Une aide à la réinstallation d’un montant allant jusqu’à 5000$ est disponible pour les gens du public. Pour les fonctionnaires fédéraux, veuillez-vous référer à la Directive sur la réinstallation à http://www.njc-cnm.gc.ca/directive/d6/fr.

Tâches

Fournit des services administratifs et/ou exécutifs au directeur et au personnel de la division. Coordonne et contrôle le débit d’information entrante et sortante de l’unité de travail assignée, incluant la correspondance, les appels téléphoniques, courriels et requêtes. Répond et/ou transfère les appels à l’endroit approprié.Faire le suivi des échéanciers et s’assurer qu’ils sont rencontrés.

Recherche, recueille, analyse et fourni de l’information administrative ou/et exécutive au gestionnaire et/ou employés d’une unité de travail. Détermine les besoins des gestionnaires et/ou des employés. Détermine la procédure appropriée à être suivi pour des procédures/processus administratifs/exécutifs et résout les problèmes.

Planifie et coordonne la logistique pour les horaires de réunions (incluant la gestion de l’agenda), conférences, ateliers, voyages et autres évènements majeurs pour l’unité de travail assignée.
Reçoit, localise et maintient divers documents papier et électroniques en utilisant le système ministériel de localisation de documents. Classifie, trie et classe des documents. S’assure que les documents sont classés en conformité avec les pratiques ministérielles de la gestion des documents.

Entre de l’information, valide et manipule les systèmes administratifs et/ou exécutifs de base de données ministériels (Free balance, Gestion des salaires, Système de localisation/Contrôle des documents, Contrôle de l’inventaire, etc…). Identifie et corrige les divergences ; prépare des rapports et les points saillants et rapporte les problèmes d’écarts/enjeux critiques à l’attention du gestionnaire.

Participe à des groupes de travail de l’unité et/ou de la direction dédiés à développer des tests et/ou mettre en œuvre de nouvelles procédures administratives et/ou exécutives concernant les méthodes et procédures reliées au travail

Intention du processus

Un bassin de candidat(e)s qualifié(e)s sera établi et pourrait être utilisé pour combler des postes semblables ayant divers profils linguistiques bilingues, diverses exigences de sécurité ainsi que différents statuts au sein de Bibliothèque et Archives Canada.

Postes à pourvoir : Nombre à être déterminé

Les renseignements que vous devez fournir

Votre curriculum vitae.

Afin que votre candidature soit retenue, votre demande doit clairement décrire comment vous répondez aux énoncés suivants (qualifications essentielles)

Études :
Diplôme d'études secondaires OU un diplôme d’études professionnelles lié au poste OU 5 ans à travailler dans un environnement de bureau.

Équivalence des diplômes

Expérience :
Expérience de la prestation de services administratifs ou en finances tels que, mais non limité à : la gestion d’un calendrier électronique, la gestion de courriels, la prise d'appels téléphoniques et le suivi des mesures à prendre ou de services financiers tels que : la préparation de voyages et du traitement des factures.

Les énoncés suivants seront utilisés / évalués à une date subséquente (essentiels à l'emploi)

Exigences linguistiques variées
Bilingue impératif
Profils linguistiques variés
Niveau : BBB/BBB – CBC/CBC

Renseignements sur les exigences linguistiques

Capacités & compétences :
Capacité de communiquer efficacement de vive voix.
Capacité de communiquer efficacement par écrit.
Capacité de planifier et d’organiser la charge de travail ainsi que d’établir des priorités pour respecter des délais serrés.

Qualités personnelles :
Entregent
Fiabilité
Jugement
Souci du détail et de la qualité
Sens du service à la clientèle
Initiative

Les énoncés suivants pourraient être utilisés / évalués à une date subséquente (pourraient être nécessaires à l'emploi)

AGENT(E) SERVICES CORPORATIFS
- Expérience à travailler avec les directives et les politiques liées à la gestion des finances en particulier, la Directive sur la gestion des dépenses de voyages, d'accueil, de conférences et d’événements, la Directive sur les paiements et la Politique sur les marchés .
- Expérience à travailler avec la Loi sur la gestion des finances publiques (LGFP) en particulier l’application des articles 32, 33 et 34.
- Expérience de la préparation de documentation liée aux demandes de ressources humaines.

ADJOINT(E) EXÉCUTIF(IVE)
- Expérience dans la coordination de réunions, de téléconférences, de vidéoconférences, de séances d’information ou d’événements.
- Expérience du traitement de demandes pour des biens et services tels que : fournitures, services de traduction, service d'aide temporaire.
- Expérience de la coordination des activités régionales.
- Expérience à éditer et formater de la correspondance ou des documents tels que : des notes d’information ou de service.
-Expérience de travail dans le bureau d'un cadre supérieur (DG ou supérieur).

COMMUN : AGENT(E) SERVICES CORPORATIFS & ADJOINT(E) EXÉCUTIF(IVE)
- Expérience dans l’utilisation d’un système de gestion de documents électroniques tels que : Microsoft SharePoint, GCDOCS, RDIMS ou autres.
- Expérience de la communication de renseignements et à fournir des options aux cadres supérieurs.
- Expérience dans la recherche de renseignements provenant de diverses sources.

BESOINS ORGANISATIONNELS :
Bibliothèque et Archives Canada s’engage à favoriser un recrutement diversifié et de manière inclusive en vue de corriger la sous-représentation des groupes désignés par la Loi sur l’Équité en matière d’emploi au sein de certaines catégories professionnelles. Dans ce contexte, pour ce processus de sélection, les candidats faisant partis du groupe d’équité des minorités visibles pourraient être considérés en premier lieu lors des nominations. En conséquence, si vous faites partie de ce groupe désigné et que vous désirez être considéré(e) pour un placement à l’aide du critère d’équité en matière d’emploi, il vous appartient de vous assurer de vous auto-identifier à cette fin au moment de poser votre candidature.

Exigences opérationnelles :
Certains postes pourraient exiger d'être apte et de faire des heures supplémentaires à l'occasion et à court préavis.
Certains postes pourraient nécessités de faire des heures de travail fixes.

Conditions d'emploi

Autorisation sécuritaire Cote de fiabilité - Certains postes peuvent exiger une cote de sécurité secrète

Autres renseignements

La fonction publique du Canada s’est engagée à se doter d’un effectif compétent qui reflète la diversité de la population canadienne qu’elle dessert. Nous favorisons l’équité en matière d’emploi et vous encourageons à indiquer dans votre demande d’emploi si vous appartenez à un des groupes désignés.

Renseignements sur l’équité en matière d’emploi

Nous avons l'intention de communiquer par courriel avec les candidats. Les candidat(e)s participant au présent processus de sélection doivent fournir une adresse électronique valide et s'assurer que celle-ci est toujours fonctionnelle et également veiller è ce que leur système accepte les messages d'utilisateurs inconnus (certains systèmes bloquent la réception de ce type de courriels).

Une entrevue pourrait être faite.

Une vérification de références pourrait être faite.

Une auto-évaluation sera utilisée pour évaluer certaines capacités et qualités personnelles et, par la suite, validées avec votre/vos superviseur(s)

Les candidat(e)s doivent satisfaire aux qualifications essentielles pour être nommé(e)s à un poste.

Les atouts (autres qualifications) pourraient être utilisés à la phase de présélection et pourraient être confirmés auprès de vos références.

Aucun accusé de réception des demandes ne sera envoyé. Nous communiquerons avec les candidat(e)s dès que le processus de présélection sera terminé.

Veuillez prendre note que les employés au groupe et niveau AS-01 ou à un groupe et niveau équivalent pourraient être évalués en premier.

Veuillez prendre note que les expériences (Essentielles et Atouts) pourraient être validées auprès des références.

Veuillez identifier clairement le groupe et le niveau de votre poste d'attache ainsi que votre statut d'employé(e) dans votre curriculum vitae et/ou la demande d'emploi. (si applicable)

Veuillez inclure votre code d'identification de dossier personnel (CIDP) dans votre demande d'emploi. (si applicable)

La fonction publique du Canada s'est engagée à se doter d'un effectif compétent qui reflète la diversité de la population canadienne. Par conséquent, elle favorise l'équité en matière d'emploi et vous encourage à indiquer volontairement sur votre demande si vous êtes une femme, une personne autochtone, une personne handicapée ou un membre d'une minorité visible.

La fonction publique du Canada s'est aussi engagée à instaurer des processus de sélection et un milieu de travail inclusifs et exempts d'obstacles. Si l'on communique avec vous au sujet d'une possibilité d'emploi ou pour des examens, veuillez faire part au représentant ou à la représentante de la Commission de la fonction publique ou de l'organisation, en temps opportun, de vos besoins pour lesquels des mesures d'adaptation doivent être prises pour vous permettre une évaluation juste et équitable. Les renseignements reçus au sujet de mesures d'adaptation seront traités confidentiellement.

Préférence

La préférence sera accordée, dans l’ordre suivant, aux anciens combattants et aux citoyens canadiens, à l’exception d’un poste situé au Nunavut, où les Inuits du Nunavut seront nommés en premier.

Renseignements sur la préférence aux anciens combattants

Nous remercions d'avance ceux et celles qui auront soumis une demande d'emploi, mais nous ne contacterons que les personnes choisies pour la prochaine étape de sélection.