Coordonnateur administratif (RE-03)

Messages importants

Nous sommes aussi engagés à instaurer un milieu de travail inclusif et exempt d’obstacles, dès le processus de sélection. Si vous avez besoin de mesures d’adaptation à une étape ou une autre du processus d’évaluation, veuillez envoyer un message à l’adresse indiquée ci-dessous sous la rubrique Personnes-ressources pour en faire la demande. Les renseignements reçus au sujet de mesures d’adaptation seront traités confidentiellement.

Mesures d’adaptation en matière d’évaluation

Tâches

Le BSIF est à la recherche de personnes dynamiques et motivées dans le but de pourvoir des postes de coordonnateur administratif. Le coordonnateur administratif a pour fonction d’offrir des services de soutien administratif efficaces et efficients à la division du BSIF à laquelle il est rattaché. Il apporte son soutien aux communications avec divers interlocuteurs, coordonne des réunions, met sur pied des événements et préparer les documents afférents, et participe à la préparation et au suivi de mesures budgétaires, notamment en traitant les demandes de remboursement de frais de voyage et de dépenses d’accueil. Son sens aigu de l’organisation et de la gestion du temps lui permet de donner suite efficacement à l’évolution des besoins et des priorités des divisions. Ses tâches se déclinent comme suit :

• Aider à planifier, à classer par ordre de priorité et à coordonner les besoins, les projets et les tâches de nature administrative de sa division à l’appui de la prestation efficace et continue de services et d’un soutien.
• Coordonner des réunions de service et y participer, dresser des ordres du jour et des procès verbaux de réunions, rendre compte de questions d’ordre administratif et assurer le suivi des mesures à prendre, s’il y a lieu, pour veiller à ce que les résultats attendus, en termes de produits à livrer, des normes à respecter et de délais de production, soient atteints.
• Organiser, contrôler et gérer les documents de la division dans le système de gestion des fonds documentaires.
• Conseiller et guider ses collègues au sujet des procédures approuvées de gestion de l’information organisationnelle de la division.
• Coordonner et organiser des rencontres, des réunions, des conférences et des déplacements pour les cadres de la division et s’occuper de la logistique connexe et de tous les besoins spéciaux.
• Préparer, rédiger et réviser un large éventail de documents, de rapports, d’exposés, de notes de service et de lettres en s’appuyant sur des modèles et de normes internes.
• Gérer la réception de lettres et de courriels et distribuer correctement les documents en respectant les pratiques établies en matière de gestion de l’information.

Milieu de travail

Qui nous sommes :
Le Bureau du surintendant des institutions financières (BSIF) est un organisme indépendant du gouvernement du Canada, établi en 1987 dans le but de rehausser la sûreté et la solidité du système financier canadien. Il surveille et réglemente les banques et les sociétés d’assurances, les sociétés de fiducie et de prêt, ainsi que les régimes de retraite privés de compétence fédérale.

Ce que nous offrons :
Le BSIF est un organisme distinct qui offre un salaire concurrentiel et la possibilité d’une rémunération au rendement une fois l’an. Les gens sont les assises de notre organisme. Vous ferez partie d’une équipe multidisciplinaire qui reconnaît que nous avons tous une expérience qui nous est propre et qui favorise un milieu où communication et esprit de corps sont synonymes d’efficacité. Travailler au BSIF s’accompagne des avantages suivants :
• Mandat : Le travail que vous accomplissez au BSIF compte vraiment. Les efforts que vous y mettez contribuent à la sûreté et à la solidité du secteur financier canadien. Un secteur financier robuste favorise la concurrence et tous les Canadiens y trouvent leur compte.
• Apprentissage et perfectionnement : Notre organisme comprend bien que l’apprentissage et le perfectionnement continus sont essentiels et nécessaires et que ces domaines doivent évoluer de pair avec les faits nouveaux dans le secteur financier. L’apprentissage et le perfectionnement sont un volet de notre Stratégie du capital humain.
• Sentiment d’appartenance et culture – Nous nous efforçons d’offrir aux employés un milieu de travail qui leur permet de donner le meilleur d’eux-mêmes. Nous tâchons de contribuer à leur bien-être, notamment en conciliant travail et besoins personnels. Dans la mesure du possible, nous offrons des modalités de travail souples.
• Avantages sociaux – En qualité d’organisme fédéral, le BSIF offre à ses employés des avantages concurrentiels, dont un régime de retraite à prestations déterminées, des prestations de congé de maternité et parental, des congés annuels (quatre semaines) et des congés pour des motifs personnels et familiaux.

Intention du processus

Le BSIF doit pourvoir dans de brefs délais des postes indéterminés au sein du Secteur de soutien du risque et de la Division des politiques comptables.

Ce processus de sélection pourrait servir à créer un bassin de candidats qualifiés, qui pourrait être utilisé pour doter des postes similaires ou identiques ayant divers profils et exigences linguistiques, diverses exigences de sécurité, et diverses durées au sein des différents secteurs du BSIF.

Postes à pourvoir : 2

Les renseignements que vous devez fournir

Votre curriculum vitae.

Afin que votre candidature soit retenue, votre demande doit clairement décrire comment vous répondez aux énoncés suivants (qualifications essentielles)

ÉTUDES ESSENTIELLES
• Diplôme d’études postsecondaires OU d’études secondaires et trois à cinq ans d’expérience de travail à un poste pertinent.

Équivalence des diplômes

EXPÉRIENCE ESSENTIELLE
• Expérience récente et appréciable de la prestation de services de soutien administratif à la haute direction et de la gestion de plusieurs demandes prioritaires assorties d’échéanciers conflictuels.
• Expérience récente de la planification, de la préparation et de la coordination de réunions et d’événements, notamment de la préparation de documents à l’appui et du suivi des mesures à prendre au terme de ces réunions.
• Expérience appréciable de l’utilisation de logiciels de traitement de texte, de feuilles de calcul et de gestion des courriels tels que la suite Microsoft Office (Word, Excel, Outlook et PowerPoint).
• Expérience de l’utilisation d’un système de classement de documents papiers et électroniques.

Les énoncés suivants seront utilisés / évalués à une date subséquente (essentiels à l'emploi)

Anglais essentiel

Renseignements sur les exigences linguistiques

CONNAISSANCES ESSENTIELLES
• Connaissance des méthodes, des techniques et des pratiques relatives à la prestation de services de soutien administratif de nature générale.

COMPÉTENCES ESSENTIELLES
• Orientation vers les résultats
• Orientation du service
• Jugement professionnel
• Esprit de collaboration
• Aptitude marquée pour l’expression écrite
• Aptitude marquée pour l’expression orale

Les énoncés suivants pourraient être utilisés / évalués à une date subséquente (pourraient être nécessaires à l'emploi)

Si, en plus des qualités essentielles ci-dessus, vous répondez au moins à l’un des critères relatifs aux études ou à l’expérience constituant un atout, veuillez fournir des précisions.

ÉTUDES CONSTITUANT UN ATOUT
• Diplôme d’études postsecondaires dans un domaine lié aux fonctions du poste.

Équivalence des diplômes

EXPÉRIENCE CONSTITUANT UN ATOUT
Vous pourriez devoir satisfaire à certains critères constituant un atout en matière d’expérience. Par conséquent, nous vous recommandons d’annoter votre curriculum vitae en ce sens le cas échéant.
• Expérience de travail au sein d’un ministère ou un organisme fédéral dans un rôle relié à l’administration.
• Expérience de la prestation de services administratifs dans le secteur des services financiers*.
• Expérience du soutien à plusieurs groupes ou secteurs.
• Expérience de l’utilisation d’une plateforme fondée sur SharePoint pour le classement électronique des dossiers.
• Expérience de l’utilisation du système SAP (Systems, Applications & Products in Data Processing) ou d’un système équivalent de suivi de dossiers financiers.
• Expérience significative de la préparation et de l’organisation de correspondances, notamment des procès-verbaux, des notes, des présentations, des ordres du jour ou des rapports.
• Expérience de l’organisation de réunions sur place et virtuelles, de téléconférences, de vidéoconférences, de séances d’information et d’événements.
• Expérience de la saisie, de la récupération, de la compilation, du traitement ou de l’archivage de données à l’aide de logiciels ou de systèmes informatiques.
• Expérience de l’édition, du formatage, du suivi et du contrôle de la qualité de documents.
• Expérience de la coordination d’activités financières, telles que le traitement des approbations de frais de voyage et de dépenses, l’organisation et la coordination des approbations liées à l’accueil, le codage et l’approbation des factures, l’extraction ou la préparation de rapports sur le budget.
• Expérience de l’utilisation des Services de voyage partagés (SVP) ou d’autres outils de réservation de voyages.
• Expérience de la coordination, de la saisie, de la récupération et du rapprochement d’activités liées au budget et aux projets dans le SAP (Systems, Applications & Products in Data Processing) ou dans un système électronique de gestion de dossiers financiers
• Expérience du traitement d’informations financières, notamment le suivi et la prévision de budget ou le rapprochement des transactions portées sur une carte d’achats.

*L’expérience du domaine ou du secteur des services financiers s’entend de l’expérience acquise auprès d’une institution financière, à savoir une banque, une société d’assurances, un régime de retraite, une société de gestion du patrimoine ou un cabinet d’experts-comptables (services d’audit), ou au sein d’un organisme gouvernemental dont la mission est directement liée à la réglementation et à la surveillance de ces institutions financières ou à des domaines connexes.

CONNAISSANCES CONSTITUANT UN ATOUT
• Connaissance des lignes directrices du Conseil du Trésor, notamment celles qui traitent des voyages.
• Connaissance des politiques et des directives administratives des groupes centralisés de services administratifs, de l’organisme central et des ministères, et des lois qui ont une incidence sur l’exercice des fonctions, telle que la Loi sur la gestion des finances publiques.

COMPÉTENCES CONSTITUANT UN ATOUT
• Esprit critique
• Perfectionnement des compétences chez soi
• Impact et influence

BESOINS DE L’ORGANISATION
Afin de respecter les principes d’équité en emploi du BSIF dont l’objectif est de se doter d’un effectif diversifié, la sélection pourrait être restreinte aux candidats s’étant identifiés comme personnes handicapées ou autochtones.

Conditions d'emploi

Autorisation sécuritaire Cote de fiabilité

Autres renseignements

La fonction publique du Canada s’est engagée à se doter d’un effectif compétent qui reflète la diversité de la population canadienne qu’elle dessert. Nous favorisons l’équité en matière d’emploi et vous encourageons à indiquer dans votre demande d’emploi si vous appartenez à un des groupes désignés.

Renseignements sur l’équité en matière d’emploi

La mutation ou l’affectation d’employés du BSIF aux mêmes groupe et niveau sera envisagée avant de prendre en compte tout autre candidat.

Dans le cadre du présent processus de sélection, nous avons l’intention de communiquer par courriel avec les candidats qui y participeront. Par conséquent, les candidats doivent fournir une adresse de courriel valide. Il incombe aux candidats de veiller à l’exactitude des renseignements fournis et de les mettre à jour au besoin. Ils doivent donc réviser leurs renseignements personnels qui figurent à leur dossier dans le Système de ressourcement de la fonction publique lorsque ceux-ci changent.

Curriculum vitæ :
Les candidats doivent clairement démontrer, à l’aide d’exemples concrets, qu’ils satisfont aux critères relatifs aux études et à l’expérience énoncés sous la rubrique des qualités essentielles. De plus, ils doivent indiquer les qualités qu’ils possèdent constituant un atout, à quel moment et pendant combien de temps (mois et année) ils ont acquis cette expérience. Dans le cas où, en raison d’une absence de détails, le Comité d’évaluation serait incapable de déterminer si le candidat satisfait à l’ensemble des critères, il pourrait entraîner le rejet de votre candidature.

QUESTIONS DE SÉLECTION (le cas échéant) :
Il incombe à chaque candidat de bien indiquer qu’il rencontre chaque critère de sélection (études et expérience, tant essentielles que constituant un atout) EN répondant AUX QUESTIONS DE SÉLECTION. À noter qu’il n’est pas suffisant de déclarer simplement que l’on possède une qualité donnée ou de décliner ses attributions actuelles ou antérieures; le candidat doit plutôt fournir des exemples indiquant en quoi il satisfait aux attentes. Étant donné que le curriculum vitæ du candidat servira à valider l’information de vos réponses, il doit être suffisamment détaillé en ce qui a trait à ses études et à son expérience.

VÉRIFICATION DES RÉFÉRENCES / ÉVALUATION DU RENDEMENT :
Dans le cadre de cette évaluation, les références seront vérifiées et les candidats pourraient être appelés à soumettre leurs évaluations du rendement. Dans le cas des candidats de la fonction publique, le Comité d’évaluation pourrait communiquer avec le ou les gestionnaires actuels du postulant.

Votre demande d’emploi pourrait servir à évaluer vos compétences en expression écrite.

La direction peut choisir d’invoquer un atout (des atouts) en tout temps pendant le processus.

Une affectation ou un détachement ou une nomination intérimaire doit être approuvé par votre superviseur.

Le BSIF est un organisme distinct ayant son propre système de classification et de rémunération. La dotation de ses postes est assujettie à la Loi sur l’emploi dans la fonction publique (LEFP).

L’organisme client n’accepte que les demandes en ligne. Les postulants doivent par conséquent poser leur candidature par l’entremise du Système de ressourcement de la fonction publique (SRFP). Pour poser leur candidature en ligne, ils sont invités à cliquer sur « Poser votre candidature en ligne » ci-dessous. Les personnes handicapées ne pouvant poser leur candidature en ligne peuvent composer le 1-800-645-5605.

Postulants handicapés : Si vous avez besoin de mesures d’adaptation au cours du processus de sélection, notamment une aide technique pour exprimer vos qualités de façon à ce qu’elles puissent être évaluées équitablement, veuillez nous en informer par courriel à l’adresse que voici : .

La direction peut décider d’avoir recours à une sélection descendante à l’une ou l’autre des étapes du processus.

Préférence

La préférence sera accordée, dans l’ordre suivant, aux anciens combattants et aux citoyens canadiens, à l’exception d’un poste situé au Nunavut, où les Inuits du Nunavut seront nommés en premier.

Renseignements sur la préférence aux anciens combattants

Nous remercions d'avance ceux et celles qui auront soumis une demande d'emploi, mais nous ne contacterons que les personnes choisies pour la prochaine étape de sélection.