Réceptionniste et adjoint administratif ou adjointe administrative

Messages importants

Nous sommes aussi engagés à instaurer un milieu de travail inclusif et exempt d’obstacles, dès le processus de sélection. Si vous avez besoin de mesures d’adaptation à une étape ou une autre du processus d’évaluation, veuillez envoyer un message à l’adresse indiquée ci-dessous sous la rubrique Personnes-ressources pour en faire la demande. Les renseignements reçus au sujet de mesures d’adaptation seront traités confidentiellement.

Mesures d’adaptation en matière d’évaluation

Les candidats autochtones sont invités à se déclarer comme tels, car l’Office pourrait leur accorder une préférence à des fins d’équité d’emploi. Un Autochtone est un Indien de l’Amérique du Nord ou un membre d’une Première Nation, un Métis ou un Inuit. Les Indiens de l’Amérique du Nord et les membres d’une Première Nation comprennent les Indiens des traités de même que les Indiens inscrits et non inscrits. Veuillez noter que vous devrez remplir un formulaire d’affirmation d’affiliation autochtone.

L’Office national de l’énergie est un organisme fédéral indépendant qui réglemente plusieurs aspects du secteur énergétique au Canada. Il réglemente les pipelines, la mise en valeur des ressources énergétiques et le commerce de l’énergie, dans l’intérêt public canadien, en plaçant la sécurité au cœur de ses préoccupations. L’organisation relève du ministre des Ressources naturelles. L’Office a été mis sur pied par le Parlement pour réglementer notamment la construction, l’exploitation et la cessation d’exploitation des pipelines qui franchissent des frontières provinciales et internationales, des lignes internationales de transport d’électricité et des lignes interprovinciales désignées, les importations de gaz naturel et les exportations de pétrole brut, de liquides de gaz naturel, de gaz naturel, de produits pétroliers raffinés et d’électricité ainsi que des activités d’exploration et de production pétrolières et gazières dans certaines régions. Il lui incombe par ailleurs de diffuser de l’information à jour, exacte et objective sur l’énergie et de fournir des conseils sur des questions énergétiques. Il emploie quelque 500 personnes à son bureau national situé à Calgary, en Alberta, et à ses bureaux régionaux de Montréal, Vancouver et Yellowknife. Son budget annuel se chiffre à plus de 70 millions de dollars.

L’Office est reconnu parmi les 100 meilleurs employeurs au Canada dans le cadre d’un concours national sélectionnant des employeurs qui donnent le ton dans leurs secteurs en offrant un milieu de travail exceptionnel à leurs employés.

Tâches

À titre de membre-pivot de l’équipe du bureau de la secrétaire et des services de réglementation, la personne occupant les fonctions de réceptionniste et adjoint administratif constitue le premier point de contact avec tous les employés de l’Office et les clients externes. Elle a notamment la responsabilité d’offrir des services d’accueil complètement bilingues. Ses fonctions comprennent ce qui suit : utilisation d’un système téléphonique informatisé, réception des appels entrants et classement par ordre de priorité, réponse aux questions d’ordre général et complexes des appelants internes et externes, accueil des visiteurs et remise de laissez-passer de sécurité. Le ou la titulaire du poste de réceptionniste et adjoint administratif prodigue des services généraux de soutien administratif à l’unité (photocopie, classement, mise à jour d’une base de données, préparation des envois postaux, commande des fournitures de bureau, etc.).

Intention du processus

Un répertoire de candidats qualifiés pourrait être constitué. Les candidats qualifiés pourraient se voir offrir un poste similaire, temporaire, permanent ou par intérim, à un échelon équivalent ou inférieur. La nomination sera fondée sur les résultats de l’évaluation des qualités essentielles ou des qualités essentielles et des qualités constituant un atout, ainsi que sur l’étendue et la profondeur de l’expérience.

Postes à pourvoir : 1

Les renseignements que vous devez fournir

Votre curriculum vitae.

Une lettre d'accompagnement en 1 200 mots (maximum)

Coordonnées de 3 références.

Afin que votre candidature soit retenue, votre demande doit clairement décrire comment vous répondez aux énoncés suivants (qualifications essentielles)

Études : Diplôme d’études secondaires.

Équivalence des diplômes

Expérience :

E1. Expérience récente avec le public, par téléphone et en personne
E2. Expérience dans la prestation de services de soutien administratif dans un bureau
E3. Expérience dans l’utilisation d’ordinateurs personnels et de logiciels bureautiques généraux connexes
E4. Expérience récente dans le traitement de questions délicates avec professionnalisme, tact et diplomatie.

* Expérience récente = expérience acquise dans les 5 dernières années
** Les services de soutien administratif comprennent entre autres ce qui suit : fournir les services d’accueil; répondre aux demandes de renseignements; tenir l’information ou les dossiers dans un système de classement ou une base de données; s’occuper des fournitures de bureau, du classement et de la photocopie.

Si vous répondez à certains des énoncés suivants, votre demande doit également clairement décrire comment vous y répondez (autres qualifications)

La préférence peut être accordée aux candidats qualifiés ayant indiqué leur appartenance à l’un des groupes désignés suivants : Autochtones* ou minorités visibles.

Les énoncés suivants seront utilisés / évalués à une date subséquente (essentiels à l'emploi)

Bilingue - Impératif (CBC/CBC)

Renseignements sur les exigences linguistiques

Test d'autoévaluation d'expression écrite en langue seconde
Afin de vous aider à décider si vous devriez postuler pour des emplois bilingues, avant de soumettre votre demande, vous pouvez subir un test d'autoévaluation facultatif vous permettant d'évaluer vos aptitudes à la rédaction dans votre seconde langue officielle.

Pour de plus amples renseignements, veuillez consulter :
Test en ligne non supervisé d'expression écrite en langue seconde

Compétences organisationnelles et opérationnelles OU compétences en leadership:

CO2 Responsabilité et priorité des résultats (Apprentissage / Mise en pratique)
• Prend des engagements qui peuvent être respectés, accepte les responsabilités et exécute les tâches qui lui sont confiées.
• Prend des décisions opportunes et justes sur des questions courantes, de façon autonome.

CO2 Initiative et adaptabilité aux changements (Apprentissage / Mise en pratique)
• Est réceptif aux nouvelles idées et formule des suggestions en vue d’apporter des changements.

CO3 Gestion de processus et de projets (Apprentissage)
• Établit les priorités, organise et planifie le travail assigné.

CO4 Communication orale (Apprentissage / Mise en pratique)
• Communique oralement de façon claire, concise et efficace, avec collègues et clients.

CO5 Communication écrite (Apprentissage / Mise en pratique)
• Communique par écrit de façon claire, concise et efficace avec collègues et clients.

Compétences techniques:

CT1 Administration des affaires et services aux clients (Apprentissage / Mise en pratique)

• Utilise des techniques et outils administratifs pour réaliser des tâches courantes (tenue des dossiers, rédaction de lettres courantes, saisie de données, organisation de réunions, etc.).
• Organise et coordonne les activités selon la liste des priorités pour assurer des services continus.
• Fait preuve de jugement et réagit promptement dans les situations exigeant de faire plusieurs choses en même temps.

Définition des niveaux de compétence

Apprentissage : Acquiert une connaissance de base de la compétence et les capacités nécessaires à sa mise en pratique.
Mise en pratique : Manifeste une bonne compréhension de la compétence et des capacités nécessaires à sa mise en pratique et à une contribution tangible.
Orientation : Connaît bien et maîtrise la compétence. Peut influencer et guider les autres dans sa mise en pratique.
Façonnement : Est reconnu comme expert. Façonne l’orientation de l’Office en ce qui concerne la compétence.

Les énoncés suivants pourraient être utilisés / évalués à une date subséquente (pourraient être nécessaires à l'emploi)

Qualités constituant un atout

QA1 * Expérience récente des interactions avec des hauts fonctionnaires
QA2 Cours reliés au poste suivis et réussis (p. ex., cours offerts par le programme d’éducation permanente d’un collège ou d’une université)

* Expérience récente = expérience acquise dans les 5 dernières années.

Conditions d'emploi

1) Accepter de se soumettre à une vérification afin d’obtenir la cote de fiabilité, et maintenir cette cote.
2) Se conformer au Code régissant la conduite des employés de l’Office national de l’énergie.
Remarque : Il est fortement recommandé aux candidats éventuels de prendre connaissance du code de conduite avant de postuler. Le document est accessible à partir du site Web de l’Office à l’adresse http://www.neb-one.gc.ca/code-regissant-conduite.
3) Accepter et être capable de voyager et de faire des heures supplémentaires au besoin.
4) Consentir à changer d’équipe ou de secteur, selon les exigences opérationnelles ou à mesure que sont établis les besoins de perfectionnement individuels.

Autres renseignements

La fonction publique du Canada s’est engagée à se doter d’un effectif compétent qui reflète la diversité de la population canadienne qu’elle dessert. Nous favorisons l’équité en matière d’emploi et vous encourageons à indiquer dans votre demande d’emploi si vous appartenez à un des groupes désignés.

Renseignements sur l’équité en matière d’emploi

1. Le système de classification de l’Office national de l’énergie est différent de celui de la fonction publique dans son ensemble. Ce poste de niveau NEB-04 correspond à peu de choses près à un poste de niveau CR-04 pour la rémunération seulement. Les avantages offerts, y compris l’aide à la réinstallation, peuvent différer considérablement de ceux qui sont offerts dans l’ensemble de la fonction publique. Le poste est assujetti à la convention collective conclue par l’Office avec l’Institut professionnel de la fonction publique du Canada.

2. Exigences liées à la candidature : Les candidats doivent présenter, d’ici la date limite, un curriculum vitæ et une lettre d’accompagnement qui démontrent clairement qu’ils ou elles possèdent les qualités essentielles concernant les études et l’expérience. Il est fortement conseillé aux candidats de démontrer qu’ils ou elles possèdent aussi les qualités constituant un atout. Ces dernières peuvent être utilisées à tout moment durant le processus de sélection (présélection, évaluation ou les deux). Le défaut de fournir des renseignements suffisants entraînera le rejet de la candidature.

REMARQUE : Les candidats doivent fournir dans leur demande une adresse électronique valable et fonctionnelle en tout temps. Ils doivent s’assurer que la boîte de réception de courriel ne filtre pas les messages d’expéditeurs inconnus. Les communications à des fins d’évaluation se feront par courriel, qu’il s’agisse par exemple de l’envoi d’une invitation à une épreuve écrite ou à une entrevue. Les résultats du processus d’évaluation seront transmis de la même façon.

3. Évaluation : L’évaluation des candidatures pourrait se faire à l’aide de l’un ou de plusieurs des moyens suivants : examen écrit, entrevue, vérification des références, interactions avec le personnel à l’interne durant le processus de sélection et connaissances personnelles. Une sélection descendante pourrait être utilisée à n’importe quelle étape du processus de sélection.

4. Exigences à remplir : Les candidats doivent posséder toutes les qualités essentielles et satisfaire aux conditions d’emploi pour être nommés à ce poste. Une personne peut être nommée au poste même si elle ne possède pas toutes les qualités constituant un atout, ni même aucune, et si elle ne satisfait pas aux exigences opérationnelles ou ne répond pas aux besoins organisationnels. Cependant, il est préférable de satisfaire à ces critères, car ils peuvent constituer un facteur déterminant dans le choix du titulaire.

5. Salaire : Au 1er novembre 2017, NEB-04 : de 43 304 $ à 52 679 $ (sous réserve de révision)

D’autres formes de rémunération peuvent être accordées par l’Office national de l’énergie en sus du salaire, dont l’admissibilité est établie conformément aux dispositions stipulées dans la convention collective ou les conditions d’emploi pour la durée précisée :
• une indemnité pour Calgary représentant 4,95 % du salaire de base versée toutes les deux semaines;
• une rémunération liée au rendement annuel, composée en partie du rendement personnel (60 % du montant) et du rendement de l’organisme (40 % du montant).
• La convention collective entre l’Office et l’Institut professionnel de la fonction publique du Canada a pris fin le 31 octobre 2018. Jusqu’à la signature et à la mise en œuvre d’une nouvelle convention, toutes les dispositions de l’ancienne, y compris celles qui ont trait aux indemnités, continuent de prévaloir.

6. Conditions d’emploi : Ce poste est classé dans l’unité de négociation représentée par l’Institut professionnel de la fonction publique du Canada.

7. Preuves de scolarité : Des preuves de scolarité sont exigées avant la nomination. Les candidats qui ont fait leurs études à l’extérieur du Canada doivent faire évaluer leurs certificats ou diplômes en fonction des normes d’éducation au Canada. Prière de communiquer avec le Centre d’information canadien sur les diplômes internationaux pour obtenir de plus amples renseignements à ce sujet (https://www.cicdi.ca/1/accueil.canada).

8. Besoins organisationnels futurs : L’Office est déterminé à se doter d’un effectif compétent et diversifié, qui est représentatif de la population canadienne. Suivant sa stratégie visant l’atteinte des objectifs en matière d’équité d’emploi, il peut limiter sa sélection à des candidats ayant indiqué leur appartenance à l’un des groupes désignés suivants : Autochtones*, minorités visibles.

Les candidats autochtones sont invités à se déclarer comme tels, car l’Office pourrait leur accorder une préférence à des fins d’équité d’emploi.

* Un Autochtone est un Indien de l’Amérique du Nord ou un membre d’une Première Nation, un Métis ou un Inuit. Les Indiens de l’Amérique du Nord et les membres d’une Première Nation comprennent les Indiens des traités de même que les Indiens inscrits et non inscrits. Veuillez noter que vous devrez remplir un formulaire d’affirmation d’affiliation autochtone.

9. Bureau principal – Calgary (Alberta) : 517, Dixième Avenue S.-O., bureau 210

Préférence

La préférence sera accordée, dans l’ordre suivant, aux anciens combattants et aux citoyens canadiens, à l’exception d’un poste situé au Nunavut, où les Inuits du Nunavut seront nommés en premier.

Renseignements sur la préférence aux anciens combattants

Nous remercions d'avance ceux et celles qui auront soumis une demande d'emploi, mais nous ne contacterons que les personnes choisies pour la prochaine étape de sélection.