Adjoint(e) exécutif(ve) (ANTICIPATOIRE)

Messages importants

Nous sommes aussi engagés à instaurer un milieu de travail inclusif et exempt d’obstacles, dès le processus de sélection. Si vous avez besoin de mesures d’adaptation à une étape ou une autre du processus d’évaluation, veuillez envoyer un message à l’adresse indiquée ci-dessous sous la rubrique Personnes-ressources pour en faire la demande. Les renseignements reçus au sujet de mesures d’adaptation seront traités confidentiellement.

Mesures d’adaptation en matière d’évaluation

Seules les demandes soumises en ligne seront acceptées par l’organisation cliente. Toutes les demandes d’emploi doivent donc être présentées au moyen du Système de ressourcement de la fonction publique.

Avantages de postuler en ligne :

- Le candidat peut ainsi créer un profil de candidature et un curriculum vitæ qu’il pourra réutiliser pour postuler d’autres emplois au lieu de remplir chaque fois une nouvelle demande.
- Le candidat peut modifier sa demande d’emploi et son curriculum vitæ en tout temps AVANT la date limite indiquée dans l’annonce d’emploi.
- Le candidat peut vérifier la situation de sa demande d’emploi à tout moment.
- Le candidat pourra être informé électroniquement de la tenue des examens ou des entrevues ainsi que de ses résultats.
- Pour certains emplois, le candidat pourra trouver des renseignements importants qui sont uniquement accessibles s’il postule en ligne (questionnaire d’emploi et énoncé complet des critères de mérite). Pour transmettre une demande d’emploi en ligne, veuillez cliquer sur le bouton « Postuler en ligne » ci-dessous.

Lorsque vous répondez aux questions de présélection, rappelez-vous que le comité d'évaluation ne peut pas faire de suppositions sur votre expérience. Il ne suffit pas de mentionner que vous possédez les qualifications requises ou de dresser la liste des fonctions que vous exercez actuellement. Au contraire, à l'aide de cet outil, les candidats doivent démontrer qu'ils satisfont aux critères d'éducation et d'expérience figurant dans l'annonce d'emploi en fournissant des exemples clairs et concrets.

Les exemples clairs et concrets sont définis comme des illustrations dans lesquelles vous expliquez de manière exhaustive les actions, les éléments pris en compte et les étapes que vous avez effectuées afin d'acquérir l'expérience que vous décrivez. Ces renseignements contextuels détaillés seront utilisés par les membres du comité passant en revue votre candidature pour évaluer si vous avez suffisamment d'expérience dans un domaine pertinent afin d'exécuter les tâches qui vous seront attribuées si vous êtes retenu pour le poste. Vous devez donc répondre aux questions en donnant un exemple concret comme si vous le faisiez dans le contexte d'une entrevue. De tels exemples doivent habituellement comprendre une description d'au moins une demi-page et de deux pages maximum. Afin de faciliter ce processus, vous pourriez commencer vos réponses avec une phrase similaire à celle-ci : « Un exemple clair et concret d'une situation où j'ai fait X est une situation qui a eu lieu le Y (date) et mon rôle dans le cadre de cette activité était de... ».

Les CV seront utilisés comme une source secondaire de renseignements et strictement pour valider les exemples concrets que vous aurez décrits dans cet outil.

Tâches

À titre d'adjoint(e) executif(ive), vous serez appelé(e) à:

1. Organiser et suivre les réunions, coordonner les invitations et l'organisation des rencontres (gestion de l’agenda) et apporter un soutien actif au quotidien.

2. Remettre à la Secrétaire (membre de la haute direction) les documents qui seront considérés avant chaque réunion.

3. Aider à organiser et à préparer la tenue de comités corporatifs lorsque requis.

4. Faire la révision et le suivi de la correspondance ministérielle et de notes de service pour les cadres supérieurs.

5. Aider à la rédaction de la correspondance lorsque requis, incluant les notes de service et les rapports, et préparer les formulaires ou chiffriers pour différents suivis.

6. Aider à la préparation, à la présentation et à l’uniformisation des documents en assurant le contrôle de la qualité.

7. Recevoir et trier le courier entrant et, s’il y a lieu, en assurer promptement la distribution aux personnes concernées selon les instructions de la secrétaire.

8. Répondre aux urgences téléphoniques et en assurer promptement la retransmission, incluant faire les suivis nécessaires.

9. Préparer les comptes de dépenses et faire les préparatifs de voyage.

Milieu de travail

Le Bureau du Secrétaire du gouverneur général (BSGG) est un petit ministère faisant partie de l’administration publique centrale (APC) situé sur le terrain historique de Rideau Hall, au 1, promenade Sussex, à Ottawa.

Cette personne fournira des services de secrétaire et de soutien administratif en tant qu'adjoint(e) exécutif(ve), sous la supervision de la secrétaire de la gouverneure générale. Il/Elle collaborera également avec les adjoints(es) exécutifs(ves) de la haute direction du BSGG pour assurer la continuité des services administratifs au sein de l'équipe de la haute direction.

Le Bureau est un environnement de travail stimulant, ou l’esprit d’équipe et la camaraderie côtoient le professionnalisme et l’excellence du service.

Ici, nous vivons l’histoire! Venez travailler avec nous!

Intention du processus

Pour combler un (1) poste indéterminé. Un bassin de candidats qualifiés résultant de ce processus sera créé. Le bassin sera valide pour une période de 12 mois avec une possibilité de prolongation.

Postes à pourvoir : 1

Les renseignements que vous devez fournir

Votre curriculum vitae.

Afin que votre candidature soit retenue, votre demande doit clairement décrire comment vous répondez aux énoncés suivants (qualifications essentielles)

ÉTUDES
Un diplôme d’études secondaires terminé avec succès.

Équivalence des diplômes

EXPÉRIENCE
Expérience de l’administration des opérations du bureau d’un cadre supérieur, y compris la gestion, la coordination et la planification d’un calendrier complexe et des rencontres d’un haut fonctionnaire*.

Expérience de la liaison avec les bureaux de hauts fonctionnaires* du gouvernement du Canada ou avec des membres bien en vue du public canadien.

Expérience de l’analyse et du contrôle de la qualité de la correspondance et du materiel de la haute direction, ainsi que de la détermination des mesures à prendre.

Expérience de l’utilisation de la suite Microsoft (Word, Outlook, Excel et PowerPoint).

*Haut fonctionnaire est défini comme étant au niveau d'un sous-ministre adjoint, ministre, président directeur général ou président .

CAPACITÉS
Capacité à analyser des problèmes et à fournir des recommandations.

Capacité à gérer plusieurs tâches et à s’adapter aux demandes et exigences nouvelles et parfois urgentes.

Capacité à communiquer efficacement par écrit dans les deux langues officielles.

Capacité à communiquer efficacement de vive voix dans les deux langues officielles.

QUALITÉS PERSONNELLES
Discrétion

Jugement

Relations interpersonnelles efficaces

Valeurs et éthique

Si vous répondez à certains des énoncés suivants, votre demande doit également clairement décrire comment vous y répondez (autres qualifications)

CONNAISSANCE
Connaissance des rôles et des responsabilités du Bureau du secrétaire du gouverneur général.

Les énoncés suivants seront utilisés / évalués à une date subséquente (essentiels à l'emploi)

Bilingue - Impératif (CCC/CCC)

Renseignements sur les exigences linguistiques

Conditions d'emploi

Autorisation sécuritaire Très secret

Être prêt et disposé à travailler de longues heures et des heures irrégulières, à faire régulièrement des heures supplémentaires, à demeurer disponible, et ce, à court préavis.

Autres renseignements

La fonction publique du Canada s’est engagée à se doter d’un effectif compétent qui reflète la diversité de la population canadienne qu’elle dessert. Nous favorisons l’équité en matière d’emploi et vous encourageons à indiquer dans votre demande d’emploi si vous appartenez à un des groupes désignés.

Renseignements sur l’équité en matière d’emploi

1. Nous n'enverrons aucun accusé de réception des demandes.

2. Les postulant(e)s ont le droit de participer au processus de sélection dans la langue officielle de leur choix. Ils/Elles sont tenu(e)s d'indiquer leur langue officielle préférée dans leur demande.

3. Les candidat(s) qui ont des résultats d'évaluation de langue seconde (ELS) valides devront fournir une preuve de leurs résultats. Il incombe aux candidat(e)s qui n'ont pas une copie de leurs résultats de les obtenir auprès de la Commission de la fonction publique (CFP). http://www.psc-cfp.gc.ca/ppc-cpp/test-examen-result/result-fra.htm.

4. Pour ce processus de sélection, le Bureau du secrétaire du gouverneur general communiquera avec les candidat(e)s par courriel. Dans leur demande, les postulant(e)s doivent fournir une adresse courriel valide, fonctionnelle en tout temps, et qui accepte les messages d'utilisateurs inconnus, car certains systèmes de messagerie bloquent ce genre de courriel.

5. Divers outils d'évaluation peuvent être utilisés dans le cadre de ce processus de sélection, tels qu'un examen écrit, un examen à compléter à la maison, une entrevue, des références, etc.

6. Si un examen écrit est administré, SEULS les candidat(e)s qui réussissent l'examen écrit seront convoqués à une entrevue.

7. RENSEIGNEMENTS À FOURNIR:
Les candidat(e)s doivent fournir les renseignements suivants lorsqu'ils soumettent leur demande d'emploi sur emplois.gc.ca (Système de ressourcement de la fonction publique, SRFP):
- Un curriculum vitae;
- Des réponses à toutes les questions requises relatives aux qualifications essentielles (études et expérience), aux qualifications constituant un atout ainsi qu'aux questions complémentaires;
-Vos réponses constitueront la principale source de renseignements et votre curriculum vitae ne servira qu'à valider l'information.

8. DÉPLACEMENTS DANS LE CADRE D'UN PROCESSUS DE SÉLECTION OU DE NOMINATION
Veuillez noter que les candidat(e)s (y compris les employé(e)s de la fonction publique fédérale) ne seront pas considéré(e)s en situation de voyage/service commandé et que les frais de déplacement ne seront pas remboursés. Par conséquent, les candidat(e)s devront assumer leurs frais de déplacement. Un remboursement minimal des frais de réinstallation pourrait être accordé au (à la) candidat(e) choisi(e) s’il (si elle) déménage pour occuper l’emploi.

9. Une sélection descendante pourrait être utilisée, et une note de passage pourrait être établie une fois que nous aurons reçu tous les résultats. Une sélection aléatoire pourrait être utilisée pendant le processus visant à déterminer les candidat(e)s qui seront retenu(e)s.

10. Une vérification de sécurité sera administrée et une preuve de citoyenneté, preuve d'éducation, au moins 2 références de travail, incluant les noms et numéros de téléphone applicables seront requis. La vérification de sécurité comportera une vérification de crédit et une vérification des empreintes digitales. Les candidats retenus doivent répondre aux conditions d'emploi et ce, pendant toute la durée de l'emploi.

Préférence

La préférence sera accordée, dans l’ordre suivant, aux anciens combattants et aux citoyens canadiens, à l’exception d’un poste situé au Nunavut, où les Inuits du Nunavut seront nommés en premier.

Renseignements sur la préférence aux anciens combattants

Nous remercions d'avance ceux et celles qui auront soumis une demande d'emploi, mais nous ne contacterons que les personnes choisies pour la prochaine étape de sélection.