Adjoint/adjointe des services administratifs

Messages importants

Nous sommes aussi engagés à instaurer un milieu de travail inclusif et exempt d’obstacles, dès le processus de sélection. Si vous avez besoin de mesures d’adaptation à une étape ou une autre du processus d’évaluation, veuillez envoyer un message à l’adresse indiquée ci-dessous sous la rubrique Personnes-ressources pour en faire la demande. Les renseignements reçus au sujet de mesures d’adaptation seront traités confidentiellement.

Mesures d’adaptation en matière d’évaluation

Tâches

Deux types de postes pourraient être dotés à partir de ce processus :

1. Adjoint/adjointe administratif/administrative/adjoint/ajointe de programme

Relève du gestionnaire et soutient la direction en planifiant et coordonnant le déroulement des tâches administratives dans la section. Coordonne divers services
tels que l'utilisation des salles de réunion, le traitement des demandes de traduction, l'organisation des téléconférences, les prêts d'équipement, les prêts de véhicules à moteur et les services de livraison par messagerie. Reçois, filtre et utilise son pouvoir discrétionnaire pour répondre ou renvoyer des appels téléphoniques, des courriels électroniques ou des courriers du public et / ou de la direction et du personnel de l'Agence. Pourrait inclure des tâches administratives spécifiques à l'administration des subventions et des contributions

2. Adjoint/adjointe à la gestion des documents et du courrier

Relève du/de la surveillant/surveillante du Service central des documents et assure la recherche et la récupération d’information/documents à partir des fonds de renseignements de l’Agence et d’autres sources d’information. Classe les documents, télécharge les données dans les bons répertoires. Vérifie l’exactitude des documents, crée les nouveaux fichiers papier et électroniques, au besoin, et inspecte les fichiers pour en assurer la qualité.

Intention du processus

Le but de ce processus est de combler un poste indeterminé et une possibilité d'un term d'une durée d'un an.

*ANTICIPATOIRE : Un bassin de candidat(e)s qualifié(e)s pourrait être établi et sera
utilisé pour doter des postes identiques ou similaires de durées variées incluant
indéterminée si le poste devient vacant.

Postes à pourvoir : 1

Les renseignements que vous devez fournir

Votre curriculum vitae.

Afin que votre candidature soit retenue, votre demande doit clairement décrire comment vous répondez aux énoncés suivants (qualifications essentielles)

Scolarité :
Diplôme d’études secondaires

Équivalence des diplômes

Expérience
• Expérience de l’exécution de diverses tâches administratives telles que le classement, le traitement de texte et la préparation de documents divers tels que la correspondance, les notes de service et les rapports.
• Expérience de la prestation de services à des clients à l’interne et/ou à l’externe.
• Expérience de travail avec des logiciels tels que Microsoft Suite (Microsoft Word, Outlook, Excel, Powerpoint)

Si vous répondez à certains des énoncés suivants, votre demande doit également clairement décrire comment vous y répondez (autres qualifications)

Expérience
• Expérience du processus d’acquisition de biens et de services.
• Expérience de la gestion des dossiers.
• Expérience de la liaison avec des organismes des secteurs public et/ou privé.
• Expérience de l’administration des subventions et des contributions.

Les énoncés suivants seront utilisés / évalués à une date subséquente (essentiels à l'emploi)

Exigences linguistiques variées
Bilingue impératif : BBB/BBB, CBC/CBC et CCC/CCC

Renseignements sur les exigences linguistiques

Compétences
• Minutie
• Fiabilité
• Initiative
• Travail d’équipe
• Jugement
• Faculté d’adaptation
• Communication (orale et écrite)

Les énoncés suivants pourraient être utilisés / évalués à une date subséquente (pourraient être nécessaires à l'emploi)

Besoins de l’organisation
Afin de se doter d’une main-d’œuvre représentative, lors de l’examen des besoins organisationnels actuels ou futurs, nous pourrions devoir prendre en considération les candidats qui se sont volontairement déclarés comme faisant partie d’un des groupes d’équité en emploi suivants : femmes, minorités visibles, personnes handicapées et Autochtones.

Exigences opérationnelles
• Certains postes demandent de posséder un permis de conduire valide.
• Certains postes demandent de soulever des classeurs et des boîtes lourdes. (jusqu’à 40 livres)
• La personne en poste peut être appelée à faire des heures supplémentaires à court préavis.
• Consentement à voyager pour des rencontres ou de la formation.

Conditions d'emploi

Sécurité:
Fiabilité et secret : variées – certains postes exigent une cote de fiabilité, d’autres une cote de sécurité de niveau secret.

Autres renseignements

La fonction publique du Canada s’est engagée à se doter d’un effectif compétent qui reflète la diversité de la population canadienne qu’elle dessert. Nous favorisons l’équité en matière d’emploi et vous encourageons à indiquer dans votre demande d’emploi si vous appartenez à un des groupes désignés.

Renseignements sur l’équité en matière d’emploi

VEUILLER NOTER : Les candidats sont fortement encouragés à soumettre leur
demande en ligne au moyen du site Web emplois.gc.ca, puisque vous devez répondre à un questionnaire de présélection. Si la demande est incomplète, c'est-àdire qu'il manque des réponses aux questions de présélection ou le curriculum vitae, la demande pourrait être rejetée.
• Divers outils d'évaluations pourraient être utilisés.
•La sélection aléatoire pourrait être utilisée pour déterminer quels postulants seront évalués
•Toutes les communications de vive voix et par écrit obtenues au cours du present processus de sélection - du moment de la présentation de la demande jusqu'à la fin du processus - pourrait servir à évaluer les candidats(es).
• Vous devrez fournir des attestations d'études.
• Chaque personne a le droit de participer à un processus de nomination dans la ou les langues officielles de son choix. Nous demandons aux postulant(e)s de mentionner leur(s) langue(s) référée(s) dans leur demande d'emploi.
• Nous avons l'intention de communiquer par courriel avec les candidats. Les candidats participant au présent processus de sélection doivent fournir une adresse électronique valide et s'assurer que celle-ci est toujours fonctionnelle et également veiller à ce que leur système accepte les messages d'utilisateurs inconnus. Les candidat(e)s doivent aussi veiller à ce que les renseignements fournis soient exacts et à jour.

Préférence

La préférence sera accordée, dans l’ordre suivant, aux anciens combattants et aux citoyens canadiens, à l’exception d’un poste situé au Nunavut, où les Inuits du Nunavut seront nommés en premier.

Renseignements sur la préférence aux anciens combattants

Nous remercions d'avance ceux et celles qui auront soumis une demande d'emploi, mais nous ne contacterons que les personnes choisies pour la prochaine étape de sélection.