Adjoint(e) administratif(ve) bilingue

Messages importants

Nous sommes aussi engagés à instaurer un milieu de travail inclusif et exempt d’obstacles, dès le processus de sélection. Si vous avez besoin de mesures d’adaptation à une étape ou une autre du processus d’évaluation, veuillez envoyer un message à l’adresse indiquée ci-dessous sous la rubrique Personnes-ressources pour en faire la demande. Les renseignements reçus au sujet de mesures d’adaptation seront traités confidentiellement.

Information sur les mesures d'adaptation pour personnes handicapées

Lorsque vous présentez une demande pour ce processus de sélection, vous ne postulez pas pour un poste particulier, mais à un répertoire dans l'éventualité de postes à pourvoir. Au fur et à mesure que des postes seront disponibles, les postulants pourraient être contactés aux fins d'examen.

TRANSPORTS CANADA (TC) - NOTES IMPORTANTES
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**Le genre masculin est utilisé pour alléger le texte**

Veuillez voir les définitions d'un RÉPERTOIRE/BASSIN à la section «Autres renseignements» à la fin de l’affiche.

Au fur et à mesure que des postes deviendront disponibles, une stratégie de gestion de volume sera invoquée pour déterminer qui sera sélectionné pour passer à la prochaine étape du processus, l'évaluation.

Nous nous attendons à un volume élevé d'applications; après avoir soumis votre application en ligne, il se peut que votre candidature ne soit pas choisie suite à l’application de la stratégie de gestion de volume. Cependant, au fur et à mesure que des opportunités d'emploi se présenteront, vous pourriez être sélectionnés au hasard à une date ultérieure.

Les candidats qui ne sont pas choisis au hasard ne recevront aucune communication, ni une réponse sur le statut de votre application.

Tâches

Un adjoint administratif efficace est une personne motivée qui va au-delà des attentes pour l'équipe, quelqu'un qui se consacre à la prestation de services administratifs/soutien à la clientèle de qualité.

Chaque jour, vous aurez l'occasion de travailler sur une variété de tâches et de développer vos compétences dans de nombreux domaines. Vous établirez des relations, vous aurez la chance de collaborer avec des personnes talentueuses et à développer un riche réseau de collègues ayant des antécédents différents.

Quelqu'un qui a l'expérience de travailler avec les dernières technologies et / ou logiciels efficaces pour améliorer la façon dont le travail est fait serait un atout pour ce poste.

Milieu de travail

Le candidat idéal est dynamique et prospère à travailler dans un environnement de travail où les priorités et les échéanciers changent constamment.

Vous devez être à l'aise à gérer un volume de travail élevé afin d’assurer un bon déroulement des activités et de les mener à bien en priorisant les tâches.

Vous devez avoir une excellente capacité à communiquer à l'écrit et à l'oral et ce, dans les deux langues officielles, supporter et collaborer avec enthousiasme avec les autres, à tous les niveaux hiérarchique de l'organisation, pour assurer la continuité des activités tout en étant orienté vers l'action et la résolution de problèmes.

Intention du processus

L'intention du processus est de combler plusieurs postes AS-01 bilingues pour une période indéterminée, situés dans la région de la capitale nationale (NCR) à Ottawa (Ontario).

L'évaluation se fera en personne et aura lieu à Ottawa, en Ontario. Les candidats devront payer leurs propres frais de déplacement.

Un bassin de candidats qualifiés et/ou partiellement qualifiés pourrait être créé dans le but de doter des postes similaires de différentes durées (indéterminée, déterminé, mutation, intérimaire, détachement ou affectation) au sein de Transports Canada (TC).

QUALIFICATIONS ESSENTIELLES
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Vous devez posséder toutes les qualifications essentielles pour être placé dans le bassin de candidats qualifiés et être considéré pour des nominations actuelles ou futures.

Il est de votre responsabilité de fournir des exemples concrets qui illustrent la façon dont vous répondez à chaque qualification.

Ne pas le faire pourrait entraîner le rejet de votre demande.

QUALIFICATIONS CONSTITUANT UN ATOUT
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Vous n’êtes pas tenu de rencontrer les qualifications constituant un atout afin que votre candidature soit considérée.

Toutefois, si vous rencontrez une ou plusieurs des qualifications, vous êtes fortement encouragé à le démontrer lors de votre application en ligne comme celles-ci pourraient être utilisées à n'importe quelle étape du processus et peuvent être un facteur déterminant dans le choix de la personne qui sera nommée..

Ne pas y répondre n'entraînera pas le rejet de votre candidature.

PRÉSÉLECTION - RÉSUMÉ / QUESTIONS DE PRÉSÉLECTION
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Prenez le temps de répondre aux questions avec autant de détails et d'exemples que possible. C'est votre chance de briller, de nous dire ce que vous avez à offrir et pourquoi vous seriez le candidat idéal.

Soyez précis sur les projets sur lesquels vous avez travaillé, où (titre professionnel, organisation), quand (de, à), quel était votre rôle, expliquez en détail les actions, les considérations et les étapes que vous avez complétées afin d'acquérir l'expérience que vous décrivez. Quel était le résultat final?

Par exemple, lorsque vous répondez à un critère comme suit : « Expérience de la lecture, la rédaction, ET la publication d'instructions pour un processus de sélection » vous devez fournir des exemples concrets de situations où vous avez lu des instructions, des exemples concrets de situations où vous avez rédigé des instructions ainsi que des exemples concrets de situations où vous avez publié des instructions pour un processus de sélection. Il peut s'agir d'un seul et même exemple ceci-dit, vous devez néanmoins vous assurer de fournir suffisamment de détails pour couvrir ces trois actions, puisqu'elles sont toutes essentielles.

D'autre part, lorsque vous répondez à un critère d'expérience comme suit : « Expérience de la lecture, la rédaction, OU la publication d'instructions pour un processus concurrentiel », vous devez fournir des exemples pour au moins une situation où vous avez lu, rédigé ou publié des instructions pour un processus de sélection, puisque l'expérience est essentielle dans au moins une activité. Cela étant dit, lorsque cette structure est utilisée, vous pouvez également fournir des exemples concrets pour tous les mots d'action et toutes les activités, puisque cette approche fournira des renseignements supplémentaires aux membres du jury afin d'évaluer l'étendue de votre expérience.

Si vous indiquez dans vos réponses "Voir mon CV", "J'ai 5 ans d'expérience dans le domaine", "J'ai acquis cette expérience en travaillant au magasin XYZ", "Je réponds à cette qualification" ne sera pas accepté. Les candidats ne seront pas sollicités pour des informations incomplètes ou manquantes.

Enfin, si les exemples que vous fournissez décrivent une expérience acquise au sein d'une équipe, veuillez préciser votre rôle exact dans cette équipe, étant donné que le comité évaluera votre expérience et non celle de votre équipe.

Le manque d'exemples concrets et de détails entraînera le rejet de votre demande.

Postes à pourvoir : Nombre à être déterminé

Les renseignements que vous devez fournir

Votre curriculum vitae.

Réponse à une question texte adressant ce qui suit :

• Décrivez, en 500 mots ou moins.

Afin que votre candidature soit retenue, votre demande doit clairement décrire comment vous répondez aux énoncés suivants (qualifications essentielles)

ÉTUDES
ET: Diplôme d'études secondaires ou des alternatives approuvées par l'employeur.

Les alternatives approuvées par l'employeur à un diplôme d'études secondaires sont:
a. Un résultat satisfaisant au test de la Commission de la fonction publique approuvé comme solution de rechange au diplôme d'études secondaires; OU
b. Une combinaison acceptable d'études et d'expérience, y compris une expérience d'au moins un (1) an dans le soutien administratif ou le service à la clientèle.

Équivalence des diplômes

EXPÉRIENCES
EX1: Expérience de la prestation de soutien administratif et/ou du service à la clientèle*.

*Service à la clientèle est définie comme un environnement dans lequel vous devez être en contact direct avec des clients et offrir un service de qualité en temps opportun.

Si vous répondez à certains des énoncés suivants, votre demande doit également clairement décrire comment vous y répondez (autres qualifications)

ÉTUDES - QUALIFICATION CONSTITUANT UN ATOUT
AET1.1: Avoir terminé avec succès un programme de formation professionnelle, un certificat, un diplôme ou un grade d'un établissement reconnu en secrétariat, en administration de bureau, en administration des affaires, en finances ou en comptabilité ou dans un autre domaine lié au poste; OU
AET1.2: Diplôme d'études secondaires et deux (2) ans d'expérience en administration de bureau.

Équivalence des diplômes

EXPÉRIENCE - QUALIFICATIONS CONSTITUANT UN ATOUT
AEX1: Expérience de la correction, l'édition ou le formatage de divers types de correspondance.

AEX2: Expérience de l'application de politiques, procédures ou directives administratives.

AEX3: Expérience de fournir des conseils et de faire des recommandations aux clients.

AEX4: Expérience de l'utilisation du logiciel Microsoft Office Suite (Word, Excel, Outlook et PowerPoint)

AEX5: Expérience de l'organisation de réunions ou de conférences téléphoniques / vidéoconférences.

AEX6: Expérience dans le soutien des activités de ressources humaines.

AEX7: Expérience de la prestation de services de soutien budgétaire et financier, y compris les achats et les contrats.

AEX8: Expérience de l'utilisation d'un système de gestion financière (par exemple SAP, Oracle).

AEX9: Expérience de la préparation et de l'organisation des préparatifs de voyage ou du traitement des réclamations.

Les énoncés suivants seront utilisés / évalués à une date subséquente (essentiels à l'emploi)

Bilingue - Impératif (BBB/BBB)
REMARQUE : Les candidats doivent être en mesure de travailler en anglais ET en français (lecture, écriture et compétence orale) afin d'être qualifiés et considérés pour une nomination.

Test d'autoévaluation d'expression écrite en langue seconde
Afin de vous aider à décider si vous devriez postuler pour des emplois bilingues, avant de soumettre votre demande, vous pouvez subir un test d'autoévaluation facultatif vous permettant d'évaluer vos aptitudes à la rédaction dans votre seconde langue officielle.

Pour de plus amples renseignements, veuillez consulter : Test en ligne non supervisé d'expression écrite en langue seconde

Renseignements sur les exigences linguistiques

CAPACITÉS
CA1: Capacité d'établir les priorités et de gérer la charge de travail.
CA2: Capacité de bien travailler avec les autres.
CA3: Capacité à résoudre des problèmes et être orienté vers l'action.
CA4: Capacité de communiquer efficacement oralement et par écrit.

QUALITÉS PERSONNELLES
QP1: Fiabilité
QP2: Jugement
QP3: Minutie
QP4: Travail sous pression

Les énoncés suivants pourraient être utilisés / évalués à une date subséquente (pourraient être nécessaires à l'emploi)

1. Faire des heures supplémentaires avec peu ou pas de préavis.
2. Avoir un horaire de travail flexible.

Autres renseignements

La fonction publique du Canada s'est engagée à se doter d'un effectif compétent qui reflète la diversité de la population canadienne qu’elle dessert. Nous favorisons l’équité en matière d’emploi et vous encourageons à indiquer dans votre demande d’emploi si vous appartenez à un des groupes cibles.

Renseignements sur l’équité en matière d’emploi

COMMUNICATION
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La communication avec les candidats se fera par courriel. Il est de votre responsabilité de fournir une adresse électronique valide que vous vérifiez fréquemment et qui accepte les courriels d'utilisateurs inconnus (certains systèmes de messagerie bloquent ces types de courriels).

Toute communication écrite et verbale obtenue dans le cadre du processus de sélection, de la présentation de votre candidature jusqu’à la fin du processus, pourrait servir à évaluer votre capacité de communiquer efficacement par écrit et oralement.

Si vous ne répondez pas à certaines communications, votre candidature risque d'être interprétée comme retirée automatiquement du processus.

NOUVEAUX DIPLÔMÉS / EXPÉRIENCE LIMITÉE / TRAVAIL BÉNÉVOLE
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Si vous êtes récemment diplômé et/ou si vous avez une expérience de travail limitée, incluez des projets scolaires ou des cours qui démontrent des capacités et des compétences pertinentes. Dans ce cas, nous pourrions vous demander de fournir le nom d'un ancien enseignant comme référence pour valider l'information fournie.

Si vous avez contribué au travail de bénévolat, vous êtes encouragé à démontrer comment tout travail bénévole pertinent (p. ex. Travail au sein de comités, activités syndicales, réseaux d'employés, travail communautaire, etc.) a contribué au développement de votre expérience, de vos compétences et de vos qualités personnelles, etc., et comment ils sont liés au poste à doter.

ÉVALUATION – INFORMATION GÉNÉRALE
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La sélection aléatoire sera utilisée en conjonction avec d'autres stratégies de gestion du volume et peuvent être appliquées à n'importe quelle étape du processus de sélection.

Différentes méthodes d’évaluation seront utilisées, notamment: envoyer un vidéo à des fins de présélection, un examen écrit, une présentation orale, une entrevue téléphonique, individuelle et/ou de groupe, un exercice de simulation, une vérification des références, etc.

Le candidat peut participer au processus de nomination dans la langue officielle de son choix, veuillez confirmer cette information dans votre application en ligne.

La considération pour fin d'évaluation pourrait être donnée aux candidats, basée sur:
a. EXPERIENCE APPRÉCIABLE - Profondeur et étendue de l'expérience; OU
b. ÉTUDES - Avoir étudié dans un domaine lié au poste; OU
c. RENOUVELLEMENT DE LA FONCTION PUBLIQUE - Anciens étudiants PFETE, COOP ou PAR qui ont obtenu leur diplôme au cours des cinq (5) dernières années et qui ne sont pas des employés de la fonction publique; OU
d. ÉQUITÉ EN MATIÈRE D'EMPLOI - Être membre de l'un des groupes suivants d'équité en matière d'emploi: Autochtones, personne handicapée et minorités visibles.

ÉVALUATION - PIGE DU RÉPERTOIRE
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La première série de candidats pour l'évaluation en personne sera invitée à une entrevue de groupe le vendredi 6 juillet 2018 à Ottawa, en Ontario.

Les candidats qui sont invités à participer à l'entrevue de groupe doivent faire tous les efforts raisonnables pour se rendre disponibles.

QUAND: Toute la journée, vendredi 6 juillet 2018
ENDROIT: 255, rue Albert, bureau 301, Ottawa (Ontario)
QUOI: Matinée - Entrevue de groupe / Après-midi - Évaluation de langue seconde (ELS)
*ELS - Si vous avez déjà des résultats ELS valides, veuillez apporter une copie le jour de l'évaluation*

Lorsque les opportunités d’emploi se présenteront, nous procéderons à une autre pige de candidats pour passer à l'étape de l'évaluation, à une date ultérieure.

ÉVALUATION – DISPONIBILITÉ
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L'évaluation peut être administrée en dehors des heures normales de travail, y compris le soir et la fin de semaine. Si vous n'êtes pas disponible, vous devez nous en informer immédiatement car chaque demande sera traitée au cas par cas. Une preuve à l'appui sera requise.

ÉVALUATION - FRAIS DE DÉPLACEMENT
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Les candidats seront responsables des frais de voyage liés à l'évaluation.

S'il y a lieu, les candidats peuvent être tenus de payer leurs frais de réinstallation.

ÉVALUATION - VÉRIFICATIONS DE RÉFÉRENCE
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Les candidats sélectionnés pour l'entrevue de groupe devraient être prêts à fournir les noms et les coordonnées de références récentes* (récent* est définie au cours de la dernière année):
a. 2 superviseurs (superviseur actuel et superviseur précédent); ET
b. 1 collègue (travail / activités bénévoles); OU
c. 1 enseignant (nouveau diplômé seulement).

En fournissant leurs noms, vous donnez votre consentement à TC pour les contacter directement. Certaines ou toutes ces personnes peuvent être contactées.

Les références doivent être disponibles, avoir une connaissance approfondie de votre travail / projets, et être capable de répondre à des questions spécifiques relatives à votre expérience, vos réalisations et vos points forts.

Les références qui ne sont pas joignables et/ou qui ne sont pas disponibles en temps opportun, réduisent les chances d’un candidat d'être trouvé pleinement qualifié et d'être considéré pour une nomination.

Lorsque vous fournissez le nom de vos contacts pour la prise de références, il est de votre responsabilité de vous assurer qu'ils sont disponibles pour répondre en temps opportun.

DÉFINITIONS
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Un répertoire est un groupe de postulants non évalués qui peut être utilisé pour fins d’évaluation afin de doter des postes lorsqu’ils deviennent vacants. Si vous êtes jugés qualifiés à la suite d'une évaluation par rapport aux critères de mérite, vous pourriez être considérés pour des nominations futures à des postes AS-01.

Les bassins sont différents des répertoires. Les personnes inscrites dans un bassin ont été évaluées dans une certaine mesure. Dans le cas d'un bassin de candidats entièrement évalués, tous les critères de mérite ont été évalués.

Pour ce qui est des bassins de candidats partiellement évalués, certains critères de mérite ont été évalués, ce qui rend nécessaire le recours à une évaluation supplémentaire avant de rendre les candidats admissibles à une nomination.

PRÉFÉRENCE DE NOMINATION - ANCIENS COMBATTANTS ET CITOYENS CANADIENS
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En vertu de la Loi sur l'emploi dans la fonction publique (LEFP), article 39:
«Les personnes suivantes qui possèdent les qualifications essentielles doivent être nommées en avant les autres candidats, dans l'ordre suivant:
a. les pensionnés de guerre, au sens de l’annexe;
b. les anciens combattants ou les survivants des anciens combattants, au sens de l’annexe;
c. les citoyens canadiens au sens de la Loi sur la citoyenneté, dans les cas où une personne qui n’est pas citoyen canadien est aussi candidat.»

Préférence

La préférence sera accordée, dans l'ordre suivant, aux anciens combattants et aux citoyens canadiens.

Renseignements sur la préférence aux anciens combattants

Nous remercions d'avance ceux et celles qui auront soumis une demande d'emploi, mais nous ne contacterons que les personnes choisies pour la prochaine étape de sélection.