Adjoint administratif - Anticipatoire

Messages importants

Nous sommes aussi engagés à instaurer un milieu de travail inclusif et exempt d’obstacles, dès le processus de sélection. Si vous avez besoin de mesures d’adaptation à une étape ou une autre du processus d’évaluation, veuillez envoyer un message à l’adresse indiquée ci-dessous sous la rubrique Personnes-ressources pour en faire la demande. Les renseignements reçus au sujet de mesures d’adaptation seront traités confidentiellement.

Information sur les mesures d'adaptation pour personnes handicapées

L’Office national de l’énergie est un organisme fédéral indépendant qui réglemente plusieurs aspects du secteur énergétique au Canada. Il réglemente les pipelines, la mise en valeur des ressources énergétiques et le commerce de l’énergie, dans l’intérêt public canadien, en plaçant la sécurité au cœur de ses préoccupations. L’organisation relève du ministre des Ressources naturelles. L’Office a été mis sur pied par le Parlement pour réglementer notamment la construction, l’exploitation et la cessation d’exploitation des pipelines qui franchissent des frontières provinciales et internationales, des lignes internationales de transport d’électricité et des lignes interprovinciales désignées, les importations de gaz naturel et les exportations de pétrole brut, de liquides de gaz naturel, de gaz naturel, de produits pétroliers raffinés et d’électricité ainsi que des activités d’exploration et de production pétrolières et gazières dans certaines régions. Il lui incombe par ailleurs de diffuser de l’information à jour, exacte et objective sur l’énergie et de fournir des conseils sur des questions énergétiques. Il emploie quelque 500 personnes à son bureau national situé à Calgary, en Alberta, et à ses bureaux régionaux de Montréal, Vancouver et Yellowknife. Son budget annuel se chiffre à plus de 70 millions de dollars.

L’Office est reconnu parmi les 100 meilleurs employeurs au Canada dans le cadre d’un concours national sélectionnant des employeurs qui donnent le ton dans leurs secteurs en offrant un milieu de travail exceptionnel à leurs employés.

Tâches

Relevant du directeur, mais sous la direction fonctionnelle de l’administrateur du secteur, l’adjoint administratif offre, seul ou en équipe, des services de soutien administratif au directeur et aux membres de l’équipe. À ce titre, l’adjoint administratif assure le soutien et la coordination des réunions de l’équipe, participe aux discussions et aux décisions, peut préparer les données pour le budget, organise les voyages, met à jour le calendrier des congés planifiés de l’équipe et gère le bureau de manière efficace en fournissant des services de soutien administratif et de secrétariat.

Intention du processus

Un répertoire de candidats qualifiés pourrait être constitué. Les candidats qualifiés pourraient se voir offrir un poste similaire, temporaire, permanent ou par intérim, à un échelon équivalent ou inférieur. La nomination sera fondée sur les résultats de l’évaluation des qualités essentielles ou de l’évaluation des qualités essentielles, alliée à celle des qualités constituant un atout, ainsi que sur l’étendue et la pertinence de l’expérience.

Postes à pourvoir : Nombre à être déterminé

Les renseignements que vous devez fournir

Votre curriculum vitae.

Une lettre d'accompagnement en 1 100 mots (maximum)

Afin que votre candidature soit retenue, votre demande doit clairement décrire comment vous répondez aux énoncés suivants (qualifications essentielles)

Études : Diplôme d’études secondaires

Équivalence des diplômes

Experience :

E1 Expérience récente* d’échanges efficaces avec des clients internes et externes de divers niveaux hiérarchiques.

E2 Expérience récente* de prestation de services administratifs et du travail de bureau en général (comme la préparation d’ordres du jour, la réservation de voyages ou l’inscription à des conférences et de la formation).

E3 Expérience récente* de travail dans l’environnement Windows avec les applications de la suite Microsoft (comme Word, Excel, Powerpoint et Outlook).

*Par expérience récente il faut entendre une expérience obtenue au cours des deux dernières années sur au moins environ quatre mois.

Les énoncés suivants seront utilisés / évalués à une date subséquente (essentiels à l'emploi)

Anglais essentiel

Renseignements sur les exigences linguistiques

Compétences organisationnelles et opérationnelles

CO1 Leadership et travail d’équipe
Niveau de compétence : Apprentissage / Mise en pratique
• Établit de bonnes relations de travail avec ses coéquipiers et ses collègues d’autres équipes.

CO2 Responsabilité et priorité des résultats
Niveau de compétence : Apprentissage / Mise en pratique
• Sollicite des conseils ou confirme les décisions à prendre dans les situations ambiguës.
• Prend des engagements qui peuvent être respectés, accepte les responsabilités et exécute les tâches qui lui sont confiées.
• Reconnaît les situations ou problèmes élémentaires qui nécessitent une solution.

CO3 Sens de l’initiative et adaptabilité aux changements
Niveau de compétence : Apprentissage / Mise en pratique
• Est réceptif aux nouvelles idées et formule des suggestions en vue d’apporter des changements.

CO4 Gestion de processus et de projets
Niveau de compétence : Apprentissage
• Établit les priorités, organise et planifie le travail assigné.

CO5 Communication orale
Niveau de compétence : Apprentissage
• Communique verbalement de façon claire, concise et efficace avec collègues et clients.

CO6 Communication écrite
Niveau de compétence : Apprentissage
• Communique par écrit de façon claire, concise et efficace, avec collègues et clients.

Compétences techniques

CT1 Administration des affaires et service à la clientèle
Niveau de compétence : Mise en pratique
• Organise et coordonne les activités selon la liste des priorités pour assurer des services continus.
• Fait preuve de jugement et agit vite dans des situations multitâches.

Définition des niveaux de compétence

Apprentissage : Acquiert une connaissance de base de la compétence et les capacités nécessaires à sa mise en pratique.
Mise en pratique : Manifeste une bonne compréhension de la compétence et des capacités nécessaires à sa mise en pratique et à une contribution tangible.
Orientation : Connaît bien et maîtrise la compétence. Peut influencer et guider les autres dans sa mise en pratique.
Façonnement : Est reconnu comme expert. Façonne la direction de l’Office en ce qui concerne la compétence.

Les énoncés suivants pourraient être utilisés / évalués à une date subséquente (pourraient être nécessaires à l'emploi)

Qualités constituant un atout

QA1 Études postsecondaires (et non des cours de niveau secondaire) en programmes d’administration et de gestion de bureau ou encore de secretariat.

Équivalence des diplômes

QA2 Expérience récente de la prestation de services administratifs (notamment la gestion du calendrier et de l’emploi du temps) à un cadre.
QA3 Expérience récente des services financiers (entre autres choses, traitement des factures, rapprochement des dépenses et utilisation d’un logiciel financier).

Conditions d'emploi

1) Accepter de se soumettre à une vérification, afin d’obtenir la cote de fiabilité, et maintenir cette cote.
2) Se conformer au Code régissant la conduite des employés de l’Office national de l’énergie.
Remarque : Il est fortement recommandé aux candidats éventuels de prendre connaissance du code de conduite avant de postuler. Le document est accessible à partir du site Web de l’Office à l’adresse http://www.neb-one.gc.ca/code-regissant-conduite.
3) Accepter et être capable de voyager et de faire des heures supplémentaires au besoin.
4) Consentir à changer d’équipe ou de secteur, selon les exigences opérationnelles ou à mesure que sont établis les besoins de perfectionnement individuels.

Autres renseignements

La fonction publique du Canada s'est engagée à se doter d'un effectif compétent qui reflète la diversité de la population canadienne qu’elle dessert. Nous favorisons l’équité en matière d’emploi et vous encourageons à indiquer dans votre demande d’emploi si vous appartenez à un des groupes cibles.

Renseignements sur l’équité en matière d’emploi

1. Le système de classification de l’Office national de l’énergie est différent de celui de la fonction publique dans son ensemble. À des fins de dotation, un poste NEB-04 correspond à peu de chose près à un poste de niveau CR-04. Les avantages offerts, y compris l’aide à la réinstallation, peuvent différer considérablement de ceux qui sont offerts dans l’ensemble de la fonction publique. Le poste est assujetti à la convention collective de l’Institut professionnel de la fonction publique du Canada applicable à l’Office.

2. Exigences liées à la candidature : Les candidats doivent présenter, d’ici la date limite, un curriculum vitæ et une lettre d’accompagnement qui démontrent clairement qu’ils possèdent les qualités essentielles concernant les études et l’expérience. Il est fortement conseillé aux candidats de démontrer qu’ils possèdent aussi les qualités constituant un atout. Des renseignements insuffisants entraîneront le rejet de la candidature.

REMARQUE : Les candidats doivent préciser dans leur demande une adresse électronique valable et fonctionnelle en tout temps. Ils doivent s’assurer que la boîte de réception ne filtre pas les messages d’utilisateurs inconnus. Les communications à des fins d’évaluation se feront par courriel, qu’il s’agisse par exemple de l’envoi d’invitations pour participer à une épreuve écrite ou assister à une entrevue. Les résultats du processus d’évaluation seront transmis de la même façon.

3. Évaluation : L’évaluation des candidatures pourrait se faire à l’aide d’un ou de plusieurs moyens parmi les suivants : examen écrit, présentation orale, entrevue, vérification des références, interaction avec le personnel à l’interne durant le processus de sélection et connaissances personnelles. Une sélection descendante pourrait être utilisée à n’importe quelle étape du processus de sélection.

4. Exigences à remplir : Les candidats doivent posséder toutes les qualités essentielles et satisfaire aux conditions d’emploi pour être nommés à ce poste. Une personne peut être nommée au poste même si elle ne possède pas toutes les qualités constituant un atout, ni même aucune, et si elle ne satisfait pas aux exigences opérationnelles ou ne répond pas aux besoins organisationnels. Cependant, il est préférable de satisfaire à ces critères, car ils peuvent constituer un facteur déterminant dans le choix du titulaire.

5. Salaire : En vigueur le 1er novembre 2017, NEB-04 – de 43 304 $ à 52 679 $
D’autres formes de rémunération peuvent être accordées par l’Office national de l’énergie en sus du salaire, dont l’admissibilité est établie conformément aux dispositions stipulées dans la convention collective ou les conditions d’emploi pour la durée précisée :
• une indemnité pour Calgary représentant 4,95 % du salaire de base pouvant être versée toutes les deux semaines;
• une rémunération liée au rendement annuel, composée en partie du rendement personnel (60 % du montant) et du rendement de l’organisme (40 % du montant).

6. Conditions d’emploi : Ce poste est classé dans l’unité de négociation représentée par l’Institut professionnel de la fonction publique du Canada.

7. Preuves de scolarité : Des preuves de scolarité sont exigées avant la nomination. Les candidats qui ont fait leurs études à l’extérieur du Canada doivent faire évaluer leurs certificats ou diplômes en fonction des normes d’éducation au Canada. Prière de communiquer avec le Centre d’information canadien sur les diplômes internationaux pour obtenir de plus amples renseignements à ce sujet (http://www.cicdi.ca/1/accueil.canada).

8. Besoins futurs de l’organisme : L’Office est déterminé à se doter d’un effectif compétent et diversifié, qui est représentatif de la population canadienne. Suivant sa stratégie visant l’atteinte des objectifs en matière d’équité d’emploi, il peut limiter sa sélection à des candidats ayant indiqué leur appartenance à l’un des groupes désignés suivants : femmes, Autochtones, minorités visibles ou personnes handicapées.

9. Bureau principal — Calgary (Alberta) : 517, Dixième Avenue S.-O., bureau 210

Préférence

La préférence sera accordée, dans l'ordre suivant, aux anciens combattants et aux citoyens canadiens.

Renseignements sur la préférence aux anciens combattants

Nous remercions d'avance ceux et celles qui auront soumis une demande d'emploi, mais nous ne contacterons que les personnes choisies pour la prochaine étape de sélection.