Adjoint administratif

Messages importants

Nous sommes aussi engagés à instaurer un milieu de travail inclusif et exempt d’obstacles, dès le processus de sélection. Si vous avez besoin de mesures d’adaptation à une étape ou une autre du processus d’évaluation, veuillez envoyer un message à l’adresse indiquée ci-dessous sous la rubrique Personnes-ressources pour en faire la demande. Les renseignements reçus au sujet de mesures d’adaptation seront traités confidentiellement.

Information sur les mesures d'adaptation pour personnes handicapées

Les postes à doter de ce processus sont situés à la Direction des services de gestion de l’information (DSGI) de Santé Canada. Le lieu de travail principal est situé à KANATA, dans la région de la capitale nationale.

Une partie de l'évaluation sera effectuée au moyen d'un examen qui devra être fait à la maison, et l'examen aura lieu sur une fin de semaine. Les candidat(e)s devront être disponibles. L'examen ne pourra être reporté, sauf circonstances exceptionnelles, et une justification solide et des preuves seront requises à l'appui de toute demande de report de l'examen. L’examen à la maison sera envoyé par courriel à 10 h HAE le jeudi 16 août 2018 et doit être retourné avant 16 h HAE le lundi 20 août 2018. Veuillez indiquer votre disponibilité pour passer l’examen à la maison dans votre lettre d’accompagnement.

Intention du processus

La Direction des services de gestion de l’information est située aux 340 promenades Legget à Kanata. Le processus servira au départ à doter deux postes de durée indéterminée. Un bassin de candidats pourrait être créé et pourrait servir à doter d'autres postes de durée variée.

Postes à pourvoir : 2

Les renseignements que vous devez fournir

Votre curriculum vitae.

Une lettre d'accompagnement en 5 000 mots (maximum) "Les candidats doivent clairement démontrer dans leur lettre d’accompagnement comment ils répondent aux critères d’études et d’expérience énumérés dans les qualifications essentielles et les qualifications constituant un atout et fournir les renseignements supplémentaires demandés dans la section "Autres renseignements" de l’affiche. Les candidat(e)s doivent utiliser les critères d’études/expérience comme en-tête et rédiger comment ils démontrent chacun utilisant des exemples concrets. Veuillez noter qu’il ne suffit pas uniquement d’indiquer que la qualification est respectée ou de fournir une liste de responsabilités actuelles ou passées. Les curriculum vitae seront utilisés comme source secondaire pour valider l’expérience décrite dans la lettre d’accompagnement. À défaut de démontrer clairement dans votre lettre d’accompagnement comment vous répondez aux critères de présélection (études et expérience, tant essentielles que celles qui constituent un atout) et de fournir les renseignements supplémentaires demandés dans la section "Autres renseignements" de l’affiche, votre demande pourrait être rejetée. *NOTE : La Capacité de suivre des instructions, Communication écrite et Rigueur sera évaluée à l’aide de la lettre d’accompagnement."

Afin que votre candidature soit retenue, votre demande doit clairement décrire comment vous répondez aux énoncés suivants (qualifications essentielles)

Études:
Diplôme d’études secondaires ou un agencement acceptable d’études, de formation et (ou) d’expérience.

Équivalence des diplômes

Expérience:

1. Expérience d’un rôle administratif ou d’un rôle de soutien de projet, notamment de la réalisation d’au moins quatre (4) des tâches suivantes :

- Tenir un calendrier et assurer le suivi des échéances d’un superviseur;
- Organiser des réunions en réservant des salles de réunion et en préparant des documents d’information;
- Contrôler l’acheminement des documents aux fins des demandes de traduction ou de révision;
- Organiser des téléconférences ou des vidéoconférences;
- Préparer des calendriers de projet ou des mises à jour sur l'état d’avancement;
- Préparer des communications à l’intention des divers intervenants du projet;
- Relire des traductions et faire les changements nécessaires pour qu’elles soient claires et sans fautes.

2. Expérience appréciable*de l’utilisation de Microsoft Word, Excel, Outlook, PowerPoint et Internet dans un milieu de travail.

3. Expérience de la prestation d’un soutien dans au moins un des domaines suivants : finances, ressources humaines, approvisionnement ou services administratifs.

*On entend par « expérience appréciable », une expérience dont l’étendue et la portée équivalent normalement à la réalisation des tâches sur une base régulière pendant deux (2) ans ou plus.

Si vous répondez à certains des énoncés suivants, votre demande doit également clairement décrire comment vous y répondez (autres qualifications)

Études:
1. Diplôme d’études postsecondaires décerné par un établissement d’enseignement reconnu.

Expérience:
1. Expérience de la prestation de services de soutien administratif dans le cadre de processus de dotation au sein du gouvernement fédéral.
2. Expérience de l’utilisation de Microsoft Project.
3. Expérience de la prestation des services opérationnelle en gestion de l’information.

Équivalence des diplômes

Les énoncés suivants seront utilisés / évalués à une date subséquente (essentiels à l'emploi)

Bilingue - Impératif (BBB/BBB)

Renseignements sur les exigences linguistiques

Compétences:
1. Planification et organisation
2. Communication orale
3. Communication écrite
4. Rigueur
5. Esprit d’initiative
6. Jugement
7. Fiabilité
8. Travail d'équipe
9. Orientation client
10. Respect de la diversité

Compétences et capacités:
1. Capacité d’utiliser les fonctions avancées des logiciels de la suite MS Office (Word, Excel et PowerPoint).
2. Capacité de suivre des instructions.

Les énoncés suivants pourraient être utilisés / évalués à une date subséquente (pourraient être nécessaires à l'emploi)

Exigences opérationnelles:
Consentir à faire des heures supplémentaires parfois à court préavis;
Consentir à traiter des dossiers et à soulever des boîtes pouvant peser jusqu’à 25 livres.

Conditions d'emploi

Autorisation sécuritaire Cote de fiabilité

Autres renseignements

La fonction publique du Canada s'est engagée à se doter d'un effectif compétent qui reflète la diversité de la population canadienne qu’elle dessert. Nous favorisons l’équité en matière d’emploi et vous encourageons à indiquer dans votre demande d’emploi si vous appartenez à un des groupes cibles.

Renseignements sur l’équité en matière d’emploi

Les études et les expériences qui constituent un atout POURRAIENT servir à gérer le volume et/ou pour justifier le choix de la bonne personne, et pourraient être évaluées à n'importe quelle étape du processus d'évaluation.

Il incombe aux candidats de vérifier régulièrement s’ils ont reçu de nouveaux messages. Le fait de ne pas répondre aux messages importants pourrait entraîner l’élimination automatique de votre candidature de ce processus, sauf si vous avez précisé d’autres dispositions concernant des mesures d’adaptation.

Vous devez confirmer dans votre lettre d’accompagnement si vous aurez accès ou non à un ordinateur de travail équipé de MS Word, Excel et PowerPoint au cours de la fin de
semaine pour passer l’examen à domicile.

Pour gérer le volume, le comité de sélection pourrait utiliser la méthodologie par ordre décroissant pour choisir les candidat(e)s qui pourront passer à la prochaine étape du processus d'évaluation.

Tous les communications écrite obtenus au cours du processus de sélection, de la date de présentation de la candidature à la fin du processus, peuvent être utilises pour évaluer les qualification "Communication écrite".

Nous n'accepterons que les demandes soumises au moyen du site Web emplois.gc.ca. Les personnes handicapées qui ne peuvent pas postuler en ligne sont priées de communiquer avec 1-800-645-5605.

Vous avez le droit de participer au processus de nomination dans la langue officielle de votre choix. À ce titre, veuillez préciser dans votre lettre d'accompagnement la langue officielle que vous préférez pour (1) la correspondance ; et (2) les entrevues. Veuillez préciser : anglais ou français.

Les candidats doivent fournir une attestation d’études. Il est de la responsabilité du candidat d’obtenir les documents appropriés.

Vous devez indiquer, dans votre lettre d'accompagnement, ce qui fait que vous avez le droit de travailler au Canada (citoyenneté canadienne, statut de résident permanent ou permis de travail).


Vous devez indiquer, dans votre lettre d'accompagnement, si vous avez des résultats valides aux tests d’Évaluation de la langue seconde (ELS) de la Commission de la fonction publique (CFP) et les niveaux obtenus. Si vos niveaux sont expirés ou si vous n’avez pas vos résultats aux tests, veuillez également le mentionner dans votre lettre d'accompagnement.

Tous les renseignements se rapportant au processus seront transmis par courriel. Par conséquent, il incombe aux candidats de vérifier régulièrement leur compte de courrier électronique afin de prendre connaissance de toute nouvelle information relative au processus de sélection.

Vous devez inclure votre adresse électronique dans votre lettre d’accompagnement.

Tous les renseignements et communications obtenus au cours du processus de sélection, de la date de présentation de la candidature à la fin du processus, peuvent être utilisés pour évaluer les qualifications.

Selon le nombre de candidats, des stratégies de gestion du volume POURRAIT être appliquées, tels que : la sélection au hasard, la sélection descendante ou les notes de passage. Ainsi, veuillez noter que l’obtention de la note de passage à l’une ou l’autre des évaluations ne signifie pas que votre candidature sera retenue à l’étape suivante du processus de sélection. La direction pourrait décider d’utiliser une note de passage supérieure à la note minimale établie pour l’une ou l’autre des évaluations utilisées au cours du processus de sélection.

Fournir de faux renseignements et/ou des documents frauduleux dans le cadre de ce processus de sélection pourrait entraîner le rejet de la candidature des personnes concernées, leur retrait des bassins de candidats admissibles créés à la suite de ce processus et/ou la révocation de toute offre d’emploi ayant pu découler de ce processus.

Préférence

La préférence sera accordée, dans l'ordre suivant, aux anciens combattants et aux citoyens canadiens.

Renseignements sur la préférence aux anciens combattants

Nous remercions d'avance ceux et celles qui auront soumis une demande d'emploi, mais nous ne contacterons que les personnes choisies pour la prochaine étape de sélection.