Assistant exécutif

Mise à jour : Date de clôture changée au 26 février 2018

Messages importants

Répondez aux questions de présélection sur le site Web de la demande du Système de ressourcement de la fonction publique. Cet outil peut servira à évaluer la communication écrite, en plus des qualifications essentielles en matière d’études et d’expérience. Si vous ne répondez pas complètement aux questions de sélection conformément aux directives, il se pourrait que votre candidature soit éliminée à la présélection. EN PLUS DE VOTRE CURRICULUM VITAE, VOUS DEVEZ FOURNIR DES RÉPONSES DÉTAILLÉES AUX QUESTIONS DE SÉLECTION DE LA DEMANDE.

Tâches

Résultats axés sur le service à la clientele :

Services de coordination pour le compte du bureau de la direction (EX) et de l’organisation.

Activités principals :

Fournir un soutien administratif et coordonner un ensemble d’activités à l’intention du bureau du dirigeant.

Coordonner le cheminement de l’information en provenance et à destination du bureau du dirigeant, notamment la correspondance, les appels téléphonique, les courriels et d’autres demandes de renseignements, puis transmettre les demandes aux agents appropriés au sein de l’organisation pour qu’ils prennent les mesures appropriées ou s’occupent du suivi, ou répondre directement, s’il y a lieu.

Coordonner l’horaire du dirigeant et réserver les voyages et l’hébergement.

Planifier et gérer la logistique relative aux réunions, conférences, ateliers et autres activités importantes.

Participer aux réunions, prendre note des points clés et préparer l’ébauche de comptes rendus fidèles à l’état des délibérations et des besoins de suivi.

Assurer la liaison avec les bureaux des cadres dirigeants, des députés et des ministres afin de demander ou de fournir des renseignements pour le compte de l’organisation.

Contrôler et analyser les dépenses en fonction des plans approuvés et des politiques, lignes directrices, procédures, critères, buts et objectifs établis; préparer les rapports financiers.

Contribuer à mettre en place des procédures internes financières, administratives et de ressources humaines ainsi qu’à en orienter l’application au sein de l’organisation du dirigeant.

Donner de la formation non structurée, en plus de conseiller et d’aider le personnel-client du bureau en ce qui concerne les processus, les politiques et les systèmes financiers, administratifs et de ressources humaines du Ministère.

Coordonner la planification et déterminer les spécifications pour l’achat et l’entretien des locaux, du mobilier, de l’équipement et des systèmes de communication ainsi que des services informatiques.

Diriger des projets dans le domaine des services administratifs et des ressources humaines au sein de l’organisation du dirigeant.

Intention du processus

Veuillez noter que ce processus ne sera utilisé que pour combler le poste à Yellowknife (Northwest Territories). Les candidats et les candidates sont encouragés à présenter une demande seulement s’ils et elles sont prêts et capables de travailler à Yellowknife (Northwest Territories) ou d’y déménager.

Postes à pourvoir : Nombre à être déterminé

Les renseignements que vous devez fournir

Votre curriculum vitae.

Pour être nommé au poste, vous devez posséder toutes les qualifications essentielles. D'autres qualifications peuvent entrer en ligne de compte dans le choix de la personne nommée au poste. Certaines des qualifications (essentielles ou autres) seront évaluées à l'aide de votre demande d'emploi. Il vous incombe de fournir des exemples pertinents démontrant comment vous répondez à chaque exigence. À défaut de le faire, votre demande pourrait être rejetée.

Afin que votre candidature soit retenue, votre demande doit clairement décrire comment vous répondez aux énoncés suivants (qualifications essentielles)

Études :

Diplôme d'études secondaires ou les alternatives approuvées par l’employeur (une note satisfaisante au test de la CFP approuvé comme alternative au diplôme d'études secondaires; ou un agencement acceptable d'études, de formation et (ou) d'expérience)

Équivalence des diplômes

Expérience :

EX1 Expérience de l'utilisation de la technologie (p. ex. logiciels de courrier électronique ou de traitement de texte, Internet)

EX2 Expérience de la prestation d’un soutien administratif général de bureau (par exemple : préparer de la correspondance et du courrier, répondre au téléphone, faire du classement, envoyer des
télécopies et établir des calendriers)

EX3 Expérience de la coordination d’activités, de projets ou de services dans un bureau ou une organisation

Les énoncés suivants seront utilisés / évalués à une date subséquente (essentiels à l'emploi)

Anglais essentiel

Renseignements sur les exigences linguistiques

Capacités et qualités personnelles :

PS1 Communication (orale)
PS2 Communication (écrite)
PS3 Souci du détail
PS4 Fiabilité
PS5 Jugement
PS6 Planification et organisation
PS7 Ouverture aux autres

Les énoncés suivants pourraient être utilisés / évalués à une date subséquente (pourraient être nécessaires à l'emploi)

Études :

A1 Réussite de deux (2) années d’études postsecondaires dans un établissement d’enseignement reconnu (p. ex. collège communautaire, CEGEP, université)

Équivalence des diplômes

Expérience :

A2 de la réalisation d’activités d’approvisionnement pour l’acquisition de biens et de services, notamment traiter des paiements de factures et des contrats ou en faire le suivi

A3 de l'organisation de réunions, de conférences ou de téléconférences

A4 de l’analyse, de la prévision et de la surveillance du budget d’un bureau ou d’un secteur d’activité, et de la préparation de rapports budgétaires

A5 de l’organisation des préparatifs de voyage, et de la préparation de demandes de remboursement des frais de voyage

Capacités :

A6 Application des règles et modalités

Qualités personnelles :

A7 Évolution et apprentissage

Autres besoins de l'organisation :

À Emploi et Développement social Canada, la diversité fait notre force. Si vous êtes une femme, Autochtone, une personne handicapée ou une minorité visible et désirez apporter différentes perspectives et divers points de vue, complétez la section d’équité
en matière d’emploi (EE) de votre demande d’emploi afin de nous en informer. Des membres de ces groupes d’EE pourraient être nommés afin de s’assurer que notre effectif soit inclusif et représentatif de la population canadienne que nous servons.

EXIGENCES OPÉRATIONNELLES :

• Consentir à faire des heures supplémentaires au besoin, et être en mesure de le faire
• Consentir à voyager et être en mesure de le faire

Conditions d'emploi

Autorisation sécuritaire Secret

Autres renseignements

ÉTUDES :

Veuillez indiquer clairement votre niveau d’études. La preuve sera requise plus tard pendant l’évaluation.

Les candidats ayant les diplômes étrangers doivent pourvoir l’équivalence canadienne. Ces candidats peuvent consulter le site web du Centre d'information canadien sur les diplômes internationaux au www.cicdi.ca pour plus d’amples informations.

La correspondance (y compris les invitations pour l’évaluation) relative au présent processus se fera par courriel. Il incombe aux candidats de s’assurer que leurs coordonnées sont exactes et mises à jour, au besoin. Les candidats qui postulent dans le cadre du présent processus de sélection doivent fournir une adresse électronique qui accepte les courriels transmis par des utilisateurs inconnus (certains systèmes de courriels bloquent ce type de messages). Nous incitons fortement les candidats à vérifier régulièrement leur boîte de courrier électronique.

Les candidats peuvent participer à ce processus de nomination dans la langue officielle de leur choix.

Aucun accusé de réception des demandes ne sera envoyé. Nous ne communiquerons qu’avec les candidats retenus à la présélection.

Toutes communications reliées au processus incluant les courriels pourront être utilisées dans l'évaluation de vos qualifications.

Une sélection aléatoire ou descendante pourrait être utilisée à tout moment durant le processus d’évaluation.

Les candidats doivent satisfaire à chacune des qualifications essentielles pour être nommés à un poste.

Les candidats pourraient devoir posséder les qualifications constituant un atout et/ou répondre aux besoins organisationnels, selon les exigences du poste à doter.

Une vérification de références peut être faite.

Un examen peut être administré.

Un exercice situationnel peut être fait.

Une entrevue peut être faite.

La fonction publique du Canada s'est engagée à se doter d'un effectif compétent qui reflète la diversité de la population canadienne. Par conséquent, elle favorise l'équité en matière d'emploi et vous encourage à indiquer volontairement sur votre demande si vous êtes une femme, une personne autochtone, une personne handicapée ou un membre d'une minorité visible.

La fonction publique du Canada s'est aussi engagée à instaurer des processus de sélection et un milieu de travail inclusifs et exempts d'obstacles. Si l'on communique avec vous au sujet d'une possibilité d'emploi ou pour des examens, veuillez faire part au représentant ou à la représentante de la Commission de la fonction publique ou de l'organisation, en temps opportun, de vos besoins pour lesquels des mesures d'adaptation doivent être prises pour vous permettre une évaluation juste et équitable. Les renseignements reçus au sujet de mesures d'adaptation seront traités confidentiellement.

Préférence

La préférence sera accordée, dans l'ordre suivant, aux anciens combattants et aux citoyens canadiens.

Renseignements sur la préférence aux anciens combattants

Nous remercions d'avance ceux et celles qui auront soumis une demande d'emploi, mais nous ne contacterons que les personnes choisies pour la prochaine étape de sélection.