Coordonnateur régional ou coordonnatrice régionale de la gestion des dossiers

Tâches

Comme Coordonnateur régional ou coordonnatrice régionale de la gestion des dossiers, les principales fonctions peuvent être décrites comme suit :

Planifier, organiser et coordonner les services de gestion des documents, de gestion du courrier et d’autres services de la région. Superviser et fournir de la formation au personnel chargé d’en exécuter les tâches.

Assurer l’application des méthodes et des pratiques régionales de gestion des documents et du courrier et d’autres services administratifs déterminés, conformément aux politiques et aux méthodes de l’APECA en la matière, aux lois, aux règlements, aux lignes directrices et aux normes du gouvernement fédéral; prendre des mesures de contrôle de la qualité et de surveillance du déroulement du travail; et identifier et évaluer les possibilités d’amélioration du service à la clientèle, d’accroissement de la productivité et/ou de diminution des coûts.

Analyser et classer les documents; établir les profils de documents; établir ou réviser les titres de séries ou de sujets du système de gestion des documents, en fonction des besoins du programme; et recommander, s’il y a lieu, des changements à la structure du système, pour toute l’Agence.

Contribuer à l’élaboration ou à l’amélioration des politiques, des méthodes, des lignes directrices et des systèmes de l’Agence, qui concernent la gestion des documents et du courrier, en faisant des recommandations à l’administrateur fonctionnel au siège social et en représentant la région dans les groupes de travail et les équipes de projet de l’APECA sur la gestion des documents.

Communiquer avec les fonctionnaires et avec les représentants des fournisseurs gouvernementaux et privés de services (Bibliothèque nationale du Canada, Archives nationales du Canada, messageries, Postes Canada, etc.), pour discuter des besoins de la région, préciser ces besoins, coordonner l’ordonnancement, régler les problèmes ou obtenir des escomptes ou des modifications de service.

Milieu de travail

À l’Agence de promotion économique du Canada atlantique (APECA), nous nous investissons dans nos gens, nos collectivités et notre économie. Chacun de nos employés contribue à notre réussite et à la réussite de notre région. Nous collaborons pour aider les entreprises à devenir plus concurrentielles, novatrices et productives, développer et diversifier les économies locales dans nos collectivités ainsi que promouvoir les forces du Canada atlantique.

Nous sommes une équipe de professionnels dynamiques et talentueux qui :
• est fière des résultats de son travail;
• fait la promotion de l’équilibre travail vie;
• offre un environnement qui encourage et appuie l’apprentissage continu tout au long de la carrière.

Au cours de la dernière décennie, l’APECA s’est constamment classée parmi les meilleurs lieux de travail au gouvernement fédéral. Pour avoir une meilleure idée de qui nous sommes, visionnez cette courte video: https://www.youtube.com/watch?v=Igwp9TH8ZZo

Intention du processus

Le but de ce processus est de combler un poste d'une durée indéterminée (permanentes). Un bassin de candidats pourrait être établi et pourrait être utilisé pour la dotation de postes identiques ou similaires pour des nominations temporaires et/ou permanentes à Fredericton, N.-B.

Postes à pourvoir : 1

Les renseignements que vous devez fournir

Votre curriculum vitae.

Pour être nommé au poste, vous devez posséder toutes les qualifications essentielles. D'autres qualifications peuvent entrer en ligne de compte dans le choix de la personne nommée au poste. Certaines des qualifications (essentielles ou autres) seront évaluées à l'aide de votre demande d'emploi. Il vous incombe de fournir des exemples pertinents démontrant comment vous répondez à chaque exigence. À défaut de le faire, votre demande pourrait être rejetée.

Afin que votre candidature soit retenue, votre demande doit clairement décrire comment vous répondez aux énoncés suivants (qualifications essentielles)

ETUDES:

Diplôme d’études secondaires

Équivalence des diplômes

EXPÉRIENCE:

-Expérience en service à la clientèle pour des clients internes et/ou externes.
-Expérience avec la préparation de la correspondance et des documents
-Expérience de travail avec des logiciels tels que Microsoft Suite (Microsoft Word, Outlook, Excel, Powerpoint)
-Expérience en gestion de l’information (la collecte et la gestion efficace d’information).

Si vous répondez à certains des énoncés suivants, votre demande doit également clairement décrire comment vous y répondez (autres qualifications)

QUALIFICATION CONSTITUANT UN ATOUT

EXPÉRIENCE:

-Expérience en leadership – professionnel ou autre (p. ex. superviseur ou superviseure, président ou présidente d’un comité, chargé ou chargée de projet, etc.).
-Expérience en tenue de documents (gestion de documents corporatifs et accès approprié à ces documents).
-Expérience de la gestion de renseignements numériques (recueillir et gérer efficacement de l’information numérique).

Les énoncés suivants seront utilisés / évalués à une date subséquente (essentiels à l'emploi)

Bilingue - Impératif (CBC/CBC)

Renseignements sur les exigences linguistiques

Test d'autoévaluation d'expression écrite en langue seconde
Afin de vous aider à décider si vous devriez postuler pour des emplois bilingues, avant de soumettre votre demande, vous pouvez subir un test d'autoévaluation facultatif vous permettant d'évaluer vos aptitudes à la rédaction dans votre seconde langue officielle.

Pour de plus amples renseignements, veuillez consulter :
Test en ligne non supervisé d'expression écrite en langue seconde

COMPÉTENCES:

-Esprit d’initiative
-Capacité de jugement
-Accent mis sur le client
-Collecte et traitement de l’information
-Gestion des personnes
-Planification et organisation
-Communication (orale et écrite)

Les énoncés suivants pourraient être utilisés / évalués à une date subséquente (pourraient être nécessaires à l'emploi)

EXIGENCES OPÉRATIONNELLES:

-Posséder un permis de conduire valide.
-Ce poste demande de soulever des classeurs et des boîtes lourdes. (jusqu’à 40 livres)
-La personne en poste peut être appelée à faire des heures supplémentaires à court préavis.
-Consentement à voyager pour des rencontres ou de la formation.

Autres renseignements

•Divers outils d'évaluation peuvent être utilisés dans le cadre de ce processus de sélection.
• Une méthode de présélection descendante pourrait être utilisée. Les candidat(e)s qui possèdent les qualifications essentielles en matière d'expérience pourraient être classés en fonction de la richesse et de l'étendue de leur expérience. Seul(e)s les candidat(e)s s'étant le mieux classé(e)s pourraient être convoqué(e)s à la prochaine étape du processus. Les qualifications constituant un atout pourraient également être appliquées à l'étape de la présélection afin d'assurer un nombre de candidat(e)s plus raisonnable pour les évaluations dans ce processus.
•Les candidats peuvent être tenus de satisfaire aux qualifications constituant un atout ou aux besoins organisationnels selon les exigences du poste spécifique à doter.
• Aucun accusé de réception des demandes ne sera envoyé. Nous communiquerons avec les candidat(e)s dès que le processus de présélection sera terminé.
• La Fonction publique du Canada reconnaît que la diversité de son personnel contribue à son dynamisme et à son intégrité. Elle souscrit au principe d'équité en matière d'emploi et vise à se doter d'un personnel compétent et représentatif de la société canadienne. C'est pourquoi elle invite les femmes (surtout celles qui travaillent dans des domains non traditionnellement féminins), les Autochtones, les personnes handicapées et les membres de minorités visibles à postuler et à signaler leur appartenance à l'un des groupes désignés d'équité en d'emploi.
• Chaque personne a le droit de participer à un processus de nomination dans la ou les langues officielles de son choix. Nous demandons aux postulant(e)s de mentionner leur(s) langue(s) référée(s) dans leur demande d'emploi.

La fonction publique du Canada s'est engagée à se doter d'un effectif compétent qui reflète la diversité de la population canadienne. Par conséquent, elle favorise l'équité en matière d'emploi et vous encourage à indiquer volontairement sur votre demande si vous êtes une femme, une personne autochtone, une personne handicapée ou un membre d'une minorité visible.

La fonction publique du Canada s'est aussi engagée à instaurer des processus de sélection et un milieu de travail inclusifs et exempts d'obstacles. Si l'on communique avec vous au sujet d'une possibilité d'emploi ou pour des examens, veuillez faire part au représentant ou à la représentante de la Commission de la fonction publique ou de l'organisation, en temps opportun, de vos besoins pour lesquels des mesures d'adaptation doivent être prises pour vous permettre une évaluation juste et équitable. Les renseignements reçus au sujet de mesures d'adaptation seront traités confidentiellement.

Préférence

La préférence sera accordée, dans l'ordre suivant, aux anciens combattants et aux citoyens canadiens.

Renseignements sur la préférence aux anciens combattants

Nous remercions d'avance ceux et celles qui auront soumis une demande d'emploi, mais nous ne contacterons que les personnes choisies pour la prochaine étape de sélection.